Sistem Penataan Arsip Sistem Penataan Arsip In-Aktif Akta Perkawinan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

11 Pada pasal 3 Undang-Undang No 7 Tahun 1971, antar lain dirumuskan bahwa: “Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan penanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dana penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk meyediakan bahan penanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan”. Bathos, Basir, 2007 :2 Sementara itu peranan Arsip dapat dikatakan antara lain: 1. Alat utama ingatan Organisasi 2. Bahan atau alat pembuktian bukti otentik. 3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. 4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. 5. Bahan Informasi kegiatan ilmiah lainnya. Sedarmayanti, 2003:19 Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dana pelaksanaan kehidupan bangsa. Selain itu arsip juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah, usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur. Oleh karena itu arsip harus disusun dengan baik dan terpelihara sebagaimana mestinya, agar jika di perlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan lembali dengan baik.

2.3 Sistem Penataan Arsip

Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu diperlukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Dewasa ini, dikenal 5 lima macam sistem penataan arsip yaitu: 1. Sistem Abjad Alphabetical Filling System. 2. Sistem Masalah Perihal Subject Filling System. 3. Sistem Nomor Numerical Filling System. 4. Sistem Tanggal Urutan Waktu Chromological Filling System. 5. SistemWilayahDaerahRegionalGeographical Filling System Sedarmayanti, 2003:70 Universitas Sumatera Utara 12 2.3.1 Sistem Abjad Sistem abjad disebut juga sistem Alfabetis atau Alfabeticital Filling System. Sistem abjad atau Alfabetical Filling System adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem abjad, yaitu menyusun subjek dalam urutan A-Z. Penyimpanan arsip menurut abjad yang dihasilkan atau yang dibuat dan yang diterima oelh suatu kantor atau lembaga yang didalamnya termuat nama-nama, seperti : 1. Nama perseorangan 2. Nama organisasi 3. Nama perusahaan 4. Nama tempat atau nama wilayah Contoh : Menyusun nama-nama dalam suatu urutan menurut abjad, harus memperhatikan seluruh huruf-huruf dalam nama-nama bersangkutan. Misalnya nama bulan, apabila disusun menurut kronologis dan menurut abjad maka susunannyasebagai berikut. Tabel: Sistem Abjad Alphabetical Filling System Susunan Kronologis Susunan Abjad Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus Dst Agustus April Februari Januari Maret Mei Juli Juni Dst Contoh diatas adalah surat yang disimpan dengan satu judul, menurut bulan tetapi apabila surat yang disimpan terdapat judul yang lebih dari satu, maka Universitas Sumatera Utara 13 untuk memudahkan penemuaan kembali pada waktu tetentu malah surat tersebut perlu dibuat kolom catatan kartu kendali. 2.3.2 Sistem Masalah Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip disusun dan dikelompokan berdasarkanjudul masalah. Suatu masalah dapat dipecahkan kedalam sub masalah, sub-sub masalah dapat dipecahkan lagi, demikian seterusnya sampai kepada masaalah yang terkecil. Contoh : Masalah-masalah yang berkenaan dengan “kepegawaian” dikelompokan menjadi satu masalah pokok subjek didalam kelompok masalah “kepegawaian”. Tabel : Sistem Masalah Subject Filling System Kode Masalah KP 01 02 03 04 05 06 07 05 KU 01 02 03 04 05 06 07 KEPEGAWAIAN Pengadaan Pengangkatan dan Mutasi Kependudukan Kesejahteraan Pegawai Cuti Penilaian Pendidikan Pemberhentian KEUANGAN Gaji Biaya Perjalanan Pendapatan Pajak Tagihan Laporan Keuangan Perbendaharaan Universitas Sumatera Utara 14 Dalam menyusun dokumen atau arsip seperti tersebut diatas, selain diperlukan folder, juga diperlukan guide. Guide dan folder diberi tanda atau label untuk menempatkan judul masalahnya. Dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih dari folder yang sudah diberi label tadijuga setiap dokumen yang ada dalam folder dituliskan judul pada pinggir atas sebelah kanan secara horozontal. Susunan judul maslah, baik yang terdapat pada guide maupun folder, hendaknya mengikuti tingkat permasalahan. Misalnya masalah yang berhubungan dengan “kepegawaian” dikelompokan menjadi satu masalah pokok subjek didalam kelompok masalah “kepegawaian” untuk itu perlu dibuatkan daftar indeksnya. 2.3.3 Sistem Nomor Dalamsistem ini susunan dokumen atau arsip didalam file diatur berdasarkan nomorkode klasifikasi persepuluh, juga memerlukan guide, dan folder. Susunan folder adalah menurut tingkat nomorkode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat pemecahan dari yangbesar sampai kepada yang lebih kecil. Sarana utama penemuan kembali ialah nomorkode desimal. Tabel: Sistem Nomor Numerical Filling System Pola klasifikasi Arsip 000 UMUM 010 Urusan Dalam 011 Gedung Kantor 012 Rumah Dinas 013 Listrik dan Telpon 020 Peralatan 030 Penelitian 040 Perencanaan 100 KEPEGAWAIAN 110 Pengadaan 120 Mutasi Universitas Sumatera Utara 15 130 Kedudukan 140 Kesejahteraan Pegawai 200 KEUANGAN 210 Gaji 220 Biaya Perjalanan 2.3.4 Sistem Tanggal Urutan Waktu Chromological Filling System. Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat.Penulisan indeksnya adalah: tanggal, bulan dan tahun bentuk penulisannya harus dengan angka. Contoh : KODE 011213 Menyatakan tanggal 01, bulan Desember, Tahun 2013 atau sebaliknya KODE 131201 Menyatakan tahun 13, bulan Desember, Tanggal 01. Dari sistem kronologistanggal ini dapat memberikan informasi dan dapat mempermudah pengguna asrip untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan karena sudah tersusun dengan baik menurut tahun, bulan dan tanggal atau sebaliknya. 2.3.5 Sistem Wilayah DaerahRegionalGeographical Filling System Dalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan nama wilayahtempat. Sistem ini sama halnya dengan Subject dan Numeric Filing , susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkat caption geographic negara, provinsi, kabupaten dsb. Dalam sistem ini, dokumen yang disimoan dalam folder dapat berupa dokumen tentang nama penggunaannya atau pegawai, oleh karena itu sistem ini dikombinasikan penggunaanya dengan alphabetical filling sistem, demikian juga dengan subject filling sistem. Sesuai dengan kebutuhan, sistem geografis dapat dikelola menurut 3 tingkatan, yaitu menurut nama negara, nama pengambilan wilayah administrasi Universitas Sumatera Utara 16 negara dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.Contohnya: pengelompokan surat dilihat dari tempat asal surat dan tujuan surat tersebut. Misalnya surat dari Keduber Indonesia di America akan dikelompokan pada “America” demikian pula surat-surat yang diterima dari America lainnya seperti bank, restoran, perusahaan swasta ataupun Kedubes asing lainnya yang beralokasi di America akan dikelompokan label America.

2.4 Prosedur Penataan Arsip