11
Pada pasal 3 Undang-Undang No 7 Tahun 1971, antar lain dirumuskan bahwa:
“Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan penanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dana
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk meyediakan bahan penanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan”. Bathos, Basir,
2007 :2
Sementara itu peranan Arsip dapat dikatakan antara lain: 1.
Alat utama ingatan Organisasi 2.
Bahan atau alat pembuktian bukti otentik. 3.
Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. 4.
Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan Informasi kegiatan ilmiah lainnya. Sedarmayanti, 2003:19
Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu
daya ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dana pelaksanaan kehidupan bangsa. Selain itu arsip juga merupakan salah satu
bahan untuk penelitian ilmiah, usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan
terkumpul, tersimpan baik dan teratur. Oleh karena itu arsip harus disusun dengan baik dan terpelihara sebagaimana mestinya, agar jika di perlukan sewaktu-waktu
dapat ditemukan lembali dengan baik.
2.3 Sistem Penataan Arsip
Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga
perlu diperlukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Dewasa ini, dikenal 5 lima macam sistem penataan arsip yaitu:
1. Sistem Abjad Alphabetical Filling System.
2. Sistem Masalah Perihal Subject Filling System.
3. Sistem Nomor Numerical Filling System.
4. Sistem Tanggal Urutan Waktu Chromological Filling System.
5. SistemWilayahDaerahRegionalGeographical Filling System
Sedarmayanti, 2003:70
Universitas Sumatera Utara
12
2.3.1 Sistem Abjad Sistem abjad disebut juga sistem Alfabetis atau Alfabeticital Filling
System. Sistem abjad atau Alfabetical Filling System adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem abjad, yaitu menyusun subjek dalam urutan A-Z.
Penyimpanan arsip menurut abjad yang dihasilkan atau yang dibuat dan yang diterima oelh suatu kantor atau lembaga yang didalamnya termuat nama-nama,
seperti : 1.
Nama perseorangan 2.
Nama organisasi 3.
Nama perusahaan 4.
Nama tempat atau nama wilayah Contoh :
Menyusun nama-nama dalam suatu urutan menurut abjad, harus memperhatikan seluruh huruf-huruf dalam nama-nama bersangkutan. Misalnya
nama bulan, apabila disusun menurut kronologis dan menurut abjad maka susunannyasebagai berikut.
Tabel: Sistem Abjad Alphabetical Filling System Susunan Kronologis
Susunan Abjad Januari
Februari Maret
April Mei
Juni Juli
Agustus Dst
Agustus April
Februari Januari
Maret Mei
Juli Juni
Dst
Contoh diatas adalah surat yang disimpan dengan satu judul, menurut bulan tetapi apabila surat yang disimpan terdapat judul yang lebih dari satu, maka
Universitas Sumatera Utara
13
untuk memudahkan penemuaan kembali pada waktu tetentu malah surat tersebut perlu dibuat kolom catatan kartu kendali.
2.3.2 Sistem Masalah Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip disusun dan dikelompokan
berdasarkanjudul masalah. Suatu masalah dapat dipecahkan kedalam sub masalah, sub-sub masalah dapat dipecahkan lagi, demikian seterusnya sampai kepada
masaalah yang terkecil. Contoh :
Masalah-masalah yang berkenaan dengan “kepegawaian” dikelompokan menjadi satu masalah pokok subjek didalam kelompok masalah
“kepegawaian”. Tabel : Sistem Masalah Subject Filling System
Kode Masalah
KP
01 02
03 04
05 06
07 05
KU
01 02
03 04
05 06
07
KEPEGAWAIAN
Pengadaan Pengangkatan dan Mutasi
Kependudukan Kesejahteraan Pegawai
Cuti Penilaian
Pendidikan Pemberhentian
KEUANGAN
Gaji Biaya Perjalanan
Pendapatan Pajak
Tagihan Laporan Keuangan
Perbendaharaan
Universitas Sumatera Utara
14
Dalam menyusun dokumen atau arsip seperti tersebut diatas, selain diperlukan folder, juga diperlukan guide. Guide dan folder diberi tanda atau label
untuk menempatkan judul masalahnya. Dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih dari folder yang sudah diberi label tadijuga
setiap dokumen yang ada dalam folder dituliskan judul pada pinggir atas sebelah kanan secara horozontal. Susunan judul maslah, baik yang terdapat pada guide
maupun folder, hendaknya mengikuti tingkat permasalahan. Misalnya masalah yang berhubungan dengan “kepegawaian” dikelompokan menjadi satu masalah
pokok subjek didalam kelompok masalah “kepegawaian” untuk itu perlu dibuatkan daftar indeksnya.
2.3.3 Sistem Nomor Dalamsistem ini susunan dokumen atau arsip didalam file diatur
berdasarkan nomorkode klasifikasi persepuluh, juga memerlukan guide, dan folder. Susunan folder adalah menurut tingkat nomorkode klasifikasi desimal
yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat pemecahan dari yangbesar sampai kepada yang lebih kecil. Sarana utama
penemuan kembali ialah nomorkode desimal.
Tabel: Sistem Nomor Numerical Filling System Pola klasifikasi Arsip
000 UMUM 010 Urusan Dalam
011 Gedung Kantor 012 Rumah Dinas
013 Listrik dan Telpon 020 Peralatan
030 Penelitian 040 Perencanaan
100 KEPEGAWAIAN 110 Pengadaan
120 Mutasi
Universitas Sumatera Utara
15
130 Kedudukan 140 Kesejahteraan Pegawai
200 KEUANGAN 210 Gaji
220 Biaya Perjalanan
2.3.4 Sistem Tanggal Urutan Waktu Chromological Filling System. Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat akan lebih baik
bila berpedoman pada cap datangnya surat.Penulisan indeksnya adalah: tanggal, bulan dan tahun bentuk penulisannya harus dengan angka.
Contoh : KODE 011213 Menyatakan tanggal 01, bulan Desember, Tahun 2013 atau
sebaliknya KODE 131201 Menyatakan tahun 13, bulan Desember, Tanggal 01.
Dari sistem kronologistanggal ini dapat memberikan informasi dan dapat mempermudah pengguna asrip untuk menemukan kembali arsip yang
dibutuhkan karena sudah tersusun dengan baik menurut tahun, bulan dan tanggal atau sebaliknya.
2.3.5 Sistem Wilayah DaerahRegionalGeographical Filling System Dalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan nama
wilayahtempat. Sistem ini sama halnya dengan Subject dan Numeric Filing , susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkat caption geographic negara,
provinsi, kabupaten dsb. Dalam sistem ini, dokumen yang disimoan dalam folder dapat berupa
dokumen tentang nama penggunaannya atau pegawai, oleh karena itu sistem ini dikombinasikan penggunaanya dengan alphabetical filling sistem, demikian juga
dengan subject filling sistem. Sesuai dengan kebutuhan, sistem geografis dapat dikelola menurut 3
tingkatan, yaitu menurut nama negara, nama pengambilan wilayah administrasi
Universitas Sumatera Utara
16
negara dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.Contohnya: pengelompokan surat dilihat dari tempat asal surat dan tujuan surat tersebut.
Misalnya surat dari Keduber Indonesia di America akan dikelompokan pada “America” demikian pula surat-surat yang diterima dari America lainnya seperti
bank, restoran, perusahaan swasta ataupun Kedubes asing lainnya yang beralokasi di America akan dikelompokan label America.
2.4 Prosedur Penataan Arsip