18
pun tidak mungkin dapat berfungsi dengan baik, kalau informasi atau data yang terdapat dalam file atau record tidak tersusun dengan baik atau sistematis pula.
Penemuan kembali secara manual harus baik sistematis pula terlebih dulu , sehingga untuk selanjutnya otomatis penemuan kembali surat atau file tidak
terganggu. Dalam latihan kerja atau penerapan sistem tersebut penemuan kembali surat atau file akan lebih jelas dan mudah terlaksana.
2.6 Pengamanan dan Pemeliharaan arsip
2.6.1 Pengamanan Arsip Upaya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada dasarnya menyangkut
dua aspek penting, yaitu: a.
Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai faktor perusak
b. Pemeliharaaan dan pengamanaan terhadap lingkungan penyimpanan arsip.
Martono, Budi.1997:81 Pemeliharaan pengamanan itu sendiri sebenarnya merupakan suatu
kegiatan untuk melindungi, mengawasi dan mengambil langkah agar tetap terjamin keselamatannya. Keselamatan di sini baik menyangkut kondisi fisik arsip
maupun infromasinya. Dengan menjamin kondisi fisik arsip serta lingkungan penyimpanannya berarti menjamin kelestarian arsip selama-lamanya. Menjamin
keselamatan berarti menjamin arsip baik dari kerusakan, kemusnahan, maupun kebocoran terhadap informasinya.
Pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Dalam UU No 7 Tahun 1971 pasal 11, diutarakan ketentuan sebagai
berikut: 1.
Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud pasal 1 UU No 7 Tahun 1971 ini dapat
dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun. 2.
Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a No. 7 Tahun 1971 ini yang dengan sengaja
memberitahukan hal-hak tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga
Universitas Sumatera Utara
19
yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajidkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidanakan dengan penjara selama-lamanya 20
tahun atau dipidanakan seumur hidup.Sedarmayanti, 2003:109
Ketentuan diatas dimaksudkan untuk mengamankan arsip dari segi informasi. Untuk arsip milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi
hukum diatur pada KUHP maupun KUHD. Secara fisik, semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena
faktor internal dan faktor external. 1.
Faktor Internal a.
Kwalitas Kertas Kertas yang mempunyai kualitas yang kurang baik akan mempengaruhi
keutuhan kertas itu sendiri. Maka kerusakan aan lebih cepat dibandingkan dengan kertas yang berkualitas baik.Dalam penggunaan kertas hendaknya dipilih kertas
yang baik dan cukup tebal. b.
Tinta Tinta yang digunakan untuk menulis dengan mutu atau kualitas yang
kurang baik akan menyebabkan kerusakan pada arsip menjadi lebih cepat. Karena penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan merugikan kita. Terutama bila
secara tidak sengaja tersentuh air, atau karena udara yang lembab, yang mengakibatkan identitaskertas tersebut sulit atau sukar dikenal.
c. Bahan perekat
Dalam penggunaan bahan perekat seperti lem, atau pasta juga mempunyai penurunan yang merugikan dalam daya tahan kertas dan kulit, oleh karena itu
dalam penggunaan perekat pun harus dicarikan yang lebih baik mutunya. 2.
Faktor External a.
Lingkungan Pada tingkat kelembaban lebih dari 75, menyebabkan arsip yang
disimpan cepat rusak.Hendaknya suhu udara diatur anatar 65 derajat sampai 85
Universitas Sumatera Utara
20
derajat, agar tingkat kelembaban jangan menyebabkan arsip yang disimpan cepat rusak.
b. Sinar matahari
Sinar matahari mengandung sinar ultra violet yang dapat merusak tulisan dana kertas. Oleh sebab itu arsip jangan terkena matahari langsung.
c. Debu
Debu yang menempel pada arsip terdiri dari bermacam-macam bahan seperti asap, tanah dan kotoran-kotoran lain sehingga dapat merusak arsip.
d. Serangga dan kutu, serta sejenisnya
Munculnya serangga dana kutu dapat dicegah antara lain dengan: bahan kimia, kebersihan tempat penyimpanan, pengaturan kelembaban udara dan lain-
lain e.
Jamur dan jenisnya Tingkat kelembaban diatas 75 deajat menyebabkan tumbuhnya jamur dan
sejenisnya. Jamur yang tumbuh pada kertas “arsip” merupakan penghancur kertas yang cepat.
2.6.2 Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip adalah membersihkan arsip secara rutin untuk
mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus : a
Dijaga agar tetap kering temperatur ideal antara 60-75 derajat, dengan kelembaban antara 50-60.
b Terang terkena sinar matahari tak langsung
c Mempunyai ventilasi udara yang merata.
d Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dsb.
Universitas Sumatera Utara
21
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diingkan perlu
dipenuhi. 3.
Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus kamper ditempat
penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala
4. Larangan-larangan
Perlu dibuat larangan yang harus dilaksanakan, antara lain: 1.
Dilarang membawa danatau makan ditempat penyimpanan arsip 2.
Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merikok karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran.
5. Kebersihan
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Tujuan pemeliharaan arsip adalah:
a Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan asip itu sendiri. Dengan
demikian setiap pejabat yang bertanggungjawab ataspengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada
tempat yang seharusnya.
b Agar penanggungjawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah
sesuatu telah diproses menurut prosedur yang seharusnya. Sedarmayanti, 2003:109
2.7 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
