Hubungan Housekeeping Departemen Dengan Front Office departemen

2.3 Hubungan Housekeeping Departmen dengan Departmen lainnya

Keberhasilan suatu hotel merupakan kerja sama yang baik antar semua departemen yang saling mendukung untuk memberikan pelayanan yang memuaskan, cepat dan tepat yang dilakukan secara efektif dan efesien. Dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari, housekeeping departemen melakukan kerja sama yang erat dengan departemen lainnya. Guna mencapai target yang ditentukan, pihak Housekeeping tidak dapat bekerja sendiri. dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, Housekeeping harus bekerja sama dengan bagian lain. Hubungan kerja tersebut meliputin antara lain

2.3.1 Hubungan Housekeeping Departemen Dengan Front Office departemen

A. Dari Pihak Housekeeping Kepada Front Office 1. Room Division

Dalam Room Division, hubungan housekeeping paling utama ialah berkumunikasi dengan departemen front office. Kedua departemen ini ibarat dua sisi mata uang yang berbeda, Housekeeping yang membersihkan kemudian front office sebagai penjualnya.

2. Laporan status kamar

Laporan room status terintegrasi dengan system secara online melalui computer, sehingga status kamar dengan mudah dapat diketahui oleh front office. Housekeeping bertanggung jawab meng-update status kamar tersebut Universitas Sumatera Utara secepat mungkin setelah diperiksa oleh housekeeping supervisor. Laporan room status termasuk Vacant Clean VC, Vacant Clean Inspection VCI, Vacant Dirty VD, Sleep out SO, Occupaid No Lugagge ONL, Out of Service OS, Out of order OO, Do not disturb DND.

3. Laporan Discrepancy

Housekeeping memeriksa secara langsung status dari tiap-tiap kamar berdasarkan status yang ada di computer. Perbedaan status di computer dengan sebenarnya disebut Room Discrepancy. Laporan ini biasanya dilakukan minimum 2 kali sehari yaitu antara pukul 10 pagi dan 5 sore.

4. Laporan kehilangan dan penemuan barang

Setelah check out, kamar diperiksa oleh housekeeping dan memastikan bahwa kelengkapan barang-barang milik hotel tidak ada yang hilang. Jika ada hilang, housekeeping melaporkan ke front office untuk memproses pengembalian atau pembayarannya. Housekeeping juga melaporkan setiap penemuan barang yang tertinggal, kemudian disimpan di housekeeping sebagai barang Lost and Found.

5. Laporan Lainnya

Laporan ini termasuk Extra bed, baby cot, Loan items, baby sister, dan laporan kerusakan oleh tamu. Hubungan Front Office dengan Housekeeping Antara lain:  Room Blocking Universitas Sumatera Utara  Front office melaporkan perubahan status tiap-tiap kamar yaitu kamar VIP, Expected Arrival, Expected Departure, Group, Check out, show room dan change room.

6. Peremintaan Tamu

Front office memberitahukan kebutuhan tambahan yang diperlukan oleh tamu, misalnya extra bed, baby cot, baby sister, kursi dan juga setiap masalahcomplain dari tamu yang berhubungan dengan pelayanan housekeeping .Hubungan housekeeping dengan kantor depan dibagi menjadi dua hal,yaitu dari pihak tatagraha dan pihak kantor depan. Tatagraha melakukan hal-hal berikut :  Laporan status kamar room report housekeeping melaporkan kepada kantor depan mengenai status kamar sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Hal ini penting karena kantor depan akan tahu mengenai kamar-kamar yang akan disewa oleh tamu, kamar yang bersih, dan kamar yang sedang dibersihkan.  Laporan dikirim oleh housekeeping pada pukul 08.00 dan 15.00 ke kantor depan.  Laporan mengenai kehilangan barang-barang milik hotel yang dibawa tamu room articles missing report  Laporan mengenai kehilangan barang-barang milik tamu yang tertinggal dikamar sesudah tamu berangkat check out Universitas Sumatera Utara

B. Dari Pihak Front Office Kepada Housekeeping Meliputi Hal-Hal Berikut :

1. Front Office memberi informasi kepada tatagraha bahwa ada tamu segera masuk check-in sehingga tatagraha dapat menyiapkan kamar untuk tamu tersebut. 2. mengirimkan daftar penghuni kamar setiap pagi. 3. mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu,meliputi tamu perorangan Tamu rombongan,atau tamu penting VIP. 4. memberitahukan kepada Housekeeping mengenai kamar-kamar yang tamunya sudah check out sehingga kamarnya dapat di bersihkan. 5. memberikan guest slip agar tatagraha tahu tamu yang baru check in. 6. .memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain. 7. jika terjadi laporan perbedaan penghuni kamar,antara Housekeeping dengan Front Office . report maka room discrepancy dan diadakan pengecekan langsung.

2.3.2 Hubungan Housekeeping Departmen dengan Engineering Departmen