Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
66 Tahun 1988 tentang Koordinasi Kegiatan Instansi
Vertikal di Daerah, koordinasi ini disebut dengan koordinasi instansional. Koordinasi ini dapat dibedakan
atas koordinasi fungsional horizontal, koordinasi fungsional diagonal dan koordinasi fungsional teritorial.
1 Koordinasi fungsional horizontal, dilakukan oleh
seorang pejabat atau suatu unitinstansi terhadap pejabat atau unitinstansi lain yang setingkat.
Misalnya Sekretaris Jenderal mengkoordinasikan para Direktur Jenderal, Inspektur Jenderal dan
Kepala Badan dalam menyusun rencana di lingkungan
departemennya. Dinas
Kesehatan mengkoordinasikan kegiatan Dinas Pendidikan dan
Pengajaran, Dinas Kebersihan dan lain-lain yang mempunyai kaitan tugas dengan pelaksanaan
program kesehatan; 2
Koordinasi fungsional diagonal, dilakukan oleh seorang pejabat atau instansi terhadap pejabat atau
instansi lain yang lebih rendah tingkatannya tetapi bukan bawahannya. Misalnya Biro Keuangan pada
Sekretariat Jenderal mengkoordinasikan kegiatan- kegiatan
Bagian Keuangan
dari Sekretariat
Direktorat Jenderal dalam lingkungan departemen yang bersangkutan, Badan Kepegawaian Negara
mengkoordinasikan Biro-biro Kepegawaian pada Departemen atau Instansi Pemerintah lainnya dalam
bidang Kepegawaian;
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
67 3
Koordinasi fungsional teritorial, dilakukan oleh seorang pejabat pimpinan atau instansi lainnya yang
berada dalam suatu wilayah teritorial tertentu dimana dalam semua urusan yang ada dalam wilayah
teritorial tersebut menjadi wewenang atau tanggung jawab
pejabatpimpinan yang
bersangkutan. Misalnya,
koordinasi yang
dilakukan oleh
Administrator Pelabuhan, koordinasi oleh Pembina Lokasi Transmigrasi yang belum diserahkan kepada
pemerintah daerah, koordinasi oleh Gubernur selaku kepala wilayah, wakil Pemerintah Pusat terhadap
instansi-instansi vertikal yang ada diwilayahnya.
2. Pedoman Koordinasi
Beberapa hal yang perlu diperhatikan atau dipedomani dalam koordinasi antara lain:
a. Koordinasi sudah harus dimulai pada saat perumusan
kebijakan; b.
Perlu ditentukan secara jelas siapa atau satuan kerja mana
yang secara
fungsional berwenang
dan bertanggung jawab atas sesuatu masalah;
c. Pejabat atau instansi yang secara fungsional berwenang
dan bertanggung jawab menangani sesuatu masalah, berkewajiban
memprakarsai penyelenggaraan
koordinasi; d.
Perlu kejelasan wewenang, tanggung jawab dan tugas unitinstansi yang terkait;
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
68 e.
Perlu dirumuskan program kerja organisasi secara jelas yang memperlihatkan keserasian kegiatan di antara
satuan-satuan kerja; f.
Perlu ditetapkan prosedur dan tata cara melaksanakan koordinasi;
g. Perlu dikembangkan komunikasi dan konsultasi timbal-
balik untuk menciptakan kesatuan bahasa dan kerjasama; h.
Koordinasi akan lebih efektif apabila pejabat yang berkewajiban
mengkoordinasikan mempunyai
kemampuan kepemimpinan dan kredibilitas yang tinggi; i.
Dalam pelaksanaan koordinasi perlu dipilih sarana koordinasi yang paling tepat.
3. Sarana atau Mekanisme Koordinasi
a. Kebijakan
Kebijakan sebagai alat koordinasi memberikan arah tujuan yang harus dicapai oleh segenap organisasi atau
instansi sebagai pedoman, pegangan atau bimbingan untuk
mencapai kesepakatan
sehingga tercapai
keterpaduan, keselarasan
dan keserasian
dalam pencapaian tujuan.
b. Rencana
Rencana dapat digunakan sebagai alat koordinasi karena di dalam rencana yang baik tertuang secara jelas, sasaran,
cara melakukan, waktu pelaksanaan, orang yang melaksanakan dan alokasi.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
69 c.
Prosedur dan Tata Kerja Prosedur dan tata kerja pada prinsipnya dapat digunakan
sebagai alat untuk kegiatan yang sifatnya berulang-ulang. Prosedur dan tata kerja dapat digunakan sebagai alat
koordinasi karena di dalamnya memuat ketentuan siapa melakukan apa, kapan dilaksanakan dan dengan siapa
harus berhubungan. Untuk itu prosedur perlu dituangkan dalam manual, petunjuk pelaksanaan juklak, petunjuk
teknis juknis atau pedoman kerja agar mudah diikuti oleh semua pihak-pihak yang berkepentingan.
d. Rapat Briefing
Untuk menyatukan bahasa dan saling pengertian mengenai sesuatu masalah, rapat dapat digunakan
sebagai sarana koordinasi. Rapat sebagai sarana koordinasi digunakan untuk memberikan pengarahan,
memperjelas atau menegaskan kebijakan sesuatu masalah.
e. Surat Keputusan Bersama SKBSurat Edaran Bersama
SEB Untuk memperlancar penyelesaian sesuatu kegiatan yang
tidak dapat dilaksanakan hanya oleh satu instansi, dapat diterbitkan Surat Keputusan Bersama atau Surat Edaran
Bersama. Sarana koordinasi ini sangat efektif dalam mewujudkan kesepakatan dan kesatuan gerak dalam
pelaksanaan tugas antara dua atau lebih instansi yang terkait. Namun demikian, SKBSEB perlu ditindaklanjuti
dengan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis yang
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
70 disusun oleh masing-masing instansi secara serasi dan
saling menunjang. f.
Tim, Panitia, Kelompok Kerja, Gugus Tugas atau Satuan Tugas
Apabila sesuatu kegiatan yang dilakukan bersifat kompleks,
mendesak, multisektor,
multidisiplin, multifungsi sehingga asas fungsionalisasi secara teknis
operasional sulit dilaksanakan, maka untuk lebih memantapkan koordinasi dapat dibentuk Tim, Panitia,
Kelompok Kerja, Gugus Tugas atau Satuan Tugas yang bersifat sementara dengan anggota-anggota dari berbagai
instansi terkait. g.
Dewan atau Badan Dewan atau Badan sebagai sarana koordinasi, untuk
menangani masalah yang sifatnya kompleks, sulit dan terus menerus, serta belum ada sesuatu instansi yang
secara fungsional menangani atau tidak mungkin dilaksanakan oleh sesuatu instansi fungsional yang sudah
ada. Misalnya, Dewan Ketahanan Pangan, Dewan Maritim Nasional, Badan Pertimbangan Pendidikan
Nasional, Badan Koordinasi Nasional Penanggulangan Bencana dan Penanganan Pengungsi BAKORNAS
PBP. h.
Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap SAMSAT atau One Roof System dan Sistem Pelayanan Satu Pintu
One Door Service: 1
SAMSAT dibentuk untuk memperlancar dan mempercepat pelayanan kepentingan masyarakat
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
71 yang kegiatannya diselenggarakan dalam satu atap.
Misalnya dalam pengurusan surat-surat kendaraan bermotor, pelayanan pembayaran pajak kendaran
bermotor dan bea balik nama diberikan oleh Dinas Pendapatan Daerah, asuransi kecelakaan lalu lintas
oleh Perum Asuransi Jasa Raharja, sedangkan pengurusan surat-surat kendaraan bermotor seperti
BPKB dan plat nomor serta STNK diberikan kepolisian, yang semuanya dilakukan pada satu
tempat. 2
Sistem pelayanan satu pintu diselenggarakan untuk memperlancar
dan mempercepat
pelayanan kepentingan masyarakat oleh satu instansi yang
mewakili berbagai instansi lain yang masing-masing mempunyai kewenangan tertentu atas sebagian
urusan yang harus diselesaikan. Misalnya dalam proses penanaman modal yang dilakukan oleh Badan
Koordinasi Penanaman Modal. Baik pelayanan satu atap maupun satu pintu
dimaksudkan juga untuk mempermudah masyarakat dalam mengurus kepentingannya yang melibatkan
berbagai instansi.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
72
4. Pelaksanaan Koordinasi dalam Sistem Penyelenggaraan
