Variabel X Pengelolaan Kearsipan

Berdasarkan Tabel 3 dapat diketahui bahwa tingkat pendidikan para pegawai di Kantor Dinas Perhubungan Propinsi SUMUT sudah cukup tinggi. Hal ini ditunjukkan dengan banyaknya responden yang berpendidikan sarjana S-1, dilanjutkan dengan responden yang berpendidikan SMU. Tabel 4 : Karakteristik Responden Menurut Golongan No Golongan Frekuensi 1 I - 2 II 2 5 3 III 32 80 4 IV 6 15 Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian 2009 Berdasarkan tabel 4 dapat diketahui bahwa mayoritas responden bergolongan III yakni sebanyak 32 orang 80 dilanjutkan dengan golongan IV sebanyak 6 orang 15 dan golongan II sebanyak 2 orang 5. Ini menunjukkan bahwa penyebaran kuesioner merata pada tiap golongan. Tabel 5 : Karakteristik Responden Menurut Jabatan No Golongan Frekuensi 1 Kepala Bagian - - 2 Kepala Seksi 5 12,5 3 Staff 35 87,5 Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian 2009 Berdasarkan tabel 5 dapat diketahui bahwa mayoritas responden memiliki jabatan sebagai staff yakni sebanyak 35 orang 87,5 dilanjutkan dengan kepala seksi sebanyak 5 orang 12,5.

B. Variabel X Pengelolaan Kearsipan

Universitas Sumatera Utara Variabel bebas dalam penelitian ini adalah pengelolaan kearsipan dengan indikator- indikator sebagai berikut : penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengurusan, penyimpanan, penemuan kembali, peminjaman dan penyusutanpemusnahan arsip. Tabel 6 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Menerima Naskah Dinas Secara Rutin No Kategori Frekuensi 1 Selalu 4 10 2 Sering 7 17,5 3 Kadang-kadang 29 72,5 4 Hampir Tidak Pernah - 5 Tidak Pernah - Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 6 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan kadang-kadang menerima naskah dinas secara rutin. Hal ini menunjukkan bahwa Kantor DISHUB Propinsi SUMUT memang kadang-kadang menerima naskah dinas. Tabel 7 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kebenaran Alamat Naskah Dinas No Kategori Frekuensi 1 Selalu 20 50 2 Sering 17 42,5 3 Kadang-kadang 3 7,5 4 Hampir Tidak Pernah - - 5 Tidak Pernah - - Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 7 dapat diketahui bahwa untuk pertanyaan tentang ditelitinya kebenaran alamat naskah dinas kebanyakan responden menjawab selalu, artinya bahwa para pegawai yang menangani masalah kearsipan selalu teliti dalam melaksanakan tugasnya, yaitu pada saat menerima naskah dinas yang masuk diteliti kebenaran alamatnya. Ini dilakukan dengan tujuan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan yang dapat Universitas Sumatera Utara merusak nama baik kantor ataupun nama baik pemimpin karena kesalahan dalam pembalasan surat. Tabel 8 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibubuhkan Paraf Pada Penerimaan Naskah Dinas No Kategori Frekuensi 1 Selalu 20 50 2 Sering 16 40 3 Kadang-kadang 3 7,5 4 Hampir Tidak Pernah 1 2,5 5 Tidak Pernah - - Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 8 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan selalu membubuhkan paraf sebagai bukti pada naskah dinas yang diterima. Hal ini menunjukkan bahwa para pegawai menyadari betapa pentingnya membubuhkan paraf pada setiap naskah dinas yang diterima, karena dengan demikian berarti naskah dinas yang masuk sudah sampai dan sudah diterima oleh pihak yang bersangkutan. Hal tersebut juga dilakukan untuk menghindari bila terjadinya penyimpangan, misalnya kemungkinan surat yang telah disampaikan hilang atau ada pemberitahuan belum dikirimkan, sehingga mudah untuk mengurusnya karena sudah ada bukti penerimaan. Tabel 9 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kelengkapan Lampiran Naskah Dinas No Kategori Frekuensi 1 Selalu 5 12,5 2 Sering 27 67,5 3 Kadang-kadang 6 15 4 Hampir Tidak Pernah 1 2,5 5 Tidak Pernah 1 2,5 Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Universitas Sumatera Utara Berdasarkan Tabel 9 dapat diketahui bahwa para pegawai sering meneliti kelengkapan lampiran naskah dinas. Hal ini dilakukan untuk memudahkan petugas bagian kearsipan dalam memproses naskahsurat dinas tersebut. Tabel 10 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Naskah Dinas Penting atau Naskah Dinas Biasa No Kategori Frekuensi 1 Selalu 4 10 2 Sering 10 25 3 Kadang-kadang 25 62,5 4 Hampir Tidak Pernah 1 2,5 5 Tidak Pernah - - Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 10 dapat diketahui bahwa untuk pertanyaan ditentukannya naskah dinas penting atau biasa kebanyakan responden menjawab kadang-kadang. Hal ini berarti hanya kadang-kadang saja pegawai menentukan naskah dinas penting atau naskah dinas biasa. Hal ini perlu Tabel 11 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Kode Klasifikasi dan Indeks No Kategori Frekuensi 1 Selalu 22 55 2 Sering 16 40 3 Kadang-kadang 1 2,5 4 Hampir Tidak Pernah 1 2,5 5 Tidak Pernah - - Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 11 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menjawab selalu ditentukan kode klasifikasi dan indeks. Hal ini dilakukan sebagai tanda pengenal surat yang paling tepat sehingga pada saat pegawai memerlukan arsip maka dapat dengan mudah ditemukan kembali. Dengan demikian dapat menghemat waktu dan tenaga pegawai. Universitas Sumatera Utara Tabel 12 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakan Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar No Kategori Frekuensi 1 Selalu 17 42,5 2 Sering 13 32,5 3 Kadang-kadang 10 25 4 Hampir Tidak Pernah - - 5 Tidak Pernah - - Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 12 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menjawab selalu dilaksanakan pencatatan terhadap surat masuk dan surat keluar. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pelaksanaan pengelolaan kearsipan atau dengan kata lain pencatatan arsip dilakukan agar arus jalannya surat masuk dan surat keluar lebih teratur dan tertib. Tabel 13 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Sarana Dan Prasarana Kearsipan No Kategori Frekuensi 1 Sangat Memadai 1 2,5 2 Memadai 12 30 3 Cukup Memadai 24 60 4 Kurang Memadai 2 5 5 Tidak Memadai 1 2,5 Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 13 dapat diketahui bahwa mayoritas responden yang menyatakan sarana dan prasarana kearsipan di Kantor DISHUB Propinsi SUMUT cukup memadai berjumlah 24 orang 60, dilanjutkan dengan memadai 12 orang 30, kurang memadai 2 orang 5, sangat memadai dan tidak memadai masing-masing berjumlah 1 orang 2,5. Demi menunjang kelancaran para pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya perlu didukung sarana dan prasarana kearsipan yang baik. Oleh karena itu, Universitas Sumatera Utara Kantor DISHUB Propinsi SUMUT harus lebih memperhatikan sarana dan prasarana yang telah dimiliki. Tabel 14 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Arsip yang Penting Dicatat dalam Kartu Kendali No Kategori Frekuensi 1 Selalu 24 60 2 Sering 9 22,5 3 Kadang-kadang - - 4 Hampir Tidak Pernah - - 5 Tidak Pernah 7 17,5 Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan tabel 14 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan selalu mencatat arsipsurat yang penting dalam kartu kendali. Hal ini dilakukan karena kartu kendali berfungsi untuk mencatat arsipsurat yang sifatnya penting. Tabel 15 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Disusunnya Kartu kendali Berdasarkan Urutan Nomor Kode No Kategori Frekuensi 1 Selalu 20 50 2 Sering 12 30 3 Kadang-kadang 4 10 4 Hampir Tidak Pernah 2 5 5 Tidak Pernah 2 5 Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 15 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan selalu mennyusun kartu kendali berdasarkan urutan nomor kode. Hal ini dilakukan untuk mempermudah petugas bagian kearsipan dalam menemukanmencari arsip bila diperlukan. Tabel 16 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Universitas Sumatera Utara Disusunnya Kartu Kendali Berdasarkan Instansi dan Menurut Urutan Waktu No Kategori Frekuensi 1 Selalu 5 12,5 2 Sering 13 32,5 3 Kadang-kadang 21 52,5 4 Hampir Tidak Pernah 1 2,5 5 Tidak Pernah - - Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 16 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan kadang-kadang menyusun kartu kendali berdasarkan instansi dan urutan waktu. Hal ini dilakukan untuk mempermudah petugas bagian kearsipan dalam menemukanmencari arsip bila diperlukan. Tabel 17 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Penyediaan Tempat Khusus bagi Penyimpanan Arsip No Kategori Frekuensi 1 Selalu 27 67,5 2 Sering 9 22,5 3 Kadang-kadang - - 4 Hampir Tidak Pernah 2 5 5 Tidak Pernah 2 5 Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 17 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan selalu disediakan tempat khusus bagi penyimpanan arsip. Tempat khusus yang dimaksud seperti filling cabinet dan lemari arsip. Dengan adanya tempat khusus tersebut maka keutuhan dan keamanan arsip dapat terpelihara. Tabel 18 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilakukannya Penyimpanan Di Tempat Universitas Sumatera Utara yang Mudah Dijangkau No Kategori Frekuensi 1 Selalu 24 67,5 2 Sering 7 17,5 3 Kadang-kadang 9 22,5 4 Hampir Tidak Pernah - - 5 Tidak Pernah - - Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 18 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan selalu dilakukan penyimpanan di tempat yang mudah dijangkau. Ini berarti para pegawai tidak perlu mengeluarkan tenaga dan waktu yang terlalu besar pada saat menemukan arsip dan dapat dijangkau oleh seluruh pegawai tanpa memandang usia ataupun fisik. Tabel 19 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditemukannya Arsip dengan Cepat Bila Diperlukan No Kategori Frekuensi 1 Selalu 5 12,5 2 Sering 5 12,5 3 Kadang-kadang 23 57,5 4 Hampir Tidak Pernah 4 10 5 Tidak Pernah 3 7,5 Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 19 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan kadang-kadang dapat menemukan arsip dengan cepat bila diperlukan. Hal ini menunjukkan bahwa penyimpanan arsip di Kantor DISHUB Propinsi SUMUT masih belum sempurna, sehingga masih perlu diperbaiki dan ditingkatkan lagi. Tabel 20 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ketepatan Universitas Sumatera Utara Ditemukan Arsip di Rak Katalog Cocok No Kategori Frekuensi 1 Selalu 5 12,5 2 Sering 20 50 3 Kadang-kadang 11 27,5 4 Hampir Tidak Pernah 3 7,5 5 Tidak Pernah 1 2,5 Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 20 dapat diketahui bahwa untuk pertanyaan tentang ketepatan ditemukannya arsip di rak katalog kebanyakan responden menjawab sering. Hal ini disebabkan arsip-arsip telah dikelompokkan menurut pola klasifikasi tertentu sehingga pada saat pegawai membutuhkan arsip tidak lagi menemui kesalahan. Tabel 21 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dipergunakannya Prosedur Tertentu dalam Meminjam Arsip No Kategori Frekuensi 1 Selalu 10 25 2 Sering 25 62,5 3 Kadang-kadang 4 10 4 Hampir Tidak Pernah - - 5 Tidak Pernah 1 2,5 Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 21 dapat diketahui untuk pertanyaan tentang dipergunakannya prosedur tertentu dalam meminjam arsip kebanyakan responden menjawab sering. Hal ini berarti pegawai dalam meminjam arsip menggunakan prosedur tertentu. Tabel 22 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Tanda Bukti Peminjaman Bagi Instansi Lain Universitas Sumatera Utara No Kategori Frekuensi 1 Selalu 1 2,5 2 Sering - - 3 Kadang-kadang - - 4 Hampir Tidak Pernah 11 27,5 5 Tidak Pernah 28 70 Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 22 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan tidak pernah membuat tanda bukti peminjaman arsip. Hal ini disebabkan Kantor DISHUB Propinsi SUMUT tidak meminjamkan arsipnya pada instansi lain. Peminjaman hanya dilakukan pada masing-masing bagian. Tabel 23 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditetapkannya Jangka Waktu dalam Peminjaman Arsip No Kategori Frekuensi 1 Selalu - - 2 Sering - - 3 Kadang-kadang - - 4 Hampir Tidak Pernah 19 47,5 5 Tidak Pernah 21 52,5 Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 23 dapat diketahui bahwa Kantor DISHUB Propinsi SUMUT juga tidak melaksanakan proses penetapan jangka waktu dalam peminjaman arsip. Hal ini dikarenakan kantor tersebut tidak ada meminjamkan arsipnya pada instansi atau kantor lain. Peminjaman hanya dilakukan oleh kepala bagian atau kepala seksi. Para staf juga tidak diperbolehkan meminjam arsip kecuali untuk urusan yang sangat penting. Tabel 24 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Sanksi yang Diberikan Bila Terlambat Mengembalikan Arsip No Kategori Frekuensi Universitas Sumatera Utara 1 Selalu - - 2 Sering - - 3 Kadang-kadang - - 4 Hampir Tidak Pernah 7 17,5 5 Tidak Pernah 33 82,5 Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 24 dapat diketahui bahwa Kantor DISHUB Propinsi SUMUT tidak memberikan sanksi bagi pegawai yang terlambat mengembalikan arsip. Hal ini dapat memicu para pegawai berlambat-lambat dalam mengembalikan arsip yang dipinjam. Oleh Karena itu kantor tersebut perlu memberikan sanksi bagi para peminjam arsip demi keamanan arsip yang dimilikinya. Sehingga informasi yang terkandung di dalam arsip tidak berkurang. Tabel 25 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakannya Pemusnahan Arsip No Kategori Frekuensi 1 Selalu - - 2 Sering - - 3 Kadang-kadang - - 4 Hampir Tidak Pernah 9 22,5 5 Tidak Pernah 31 77,5 Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan Tabel 25 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan tidak pernah melakukan pemusnahan arsip. Hal ini dikarenakan Kantor DISHUB Propinsi SUMUT tidak melakukaan pemusnahan melainkan mengirimkan arsip yang tidak dipergunakan lagi ke Badan kepegawaian Daerah BKD. Pemindahan ini dilakukan satu kali dalam 5 tahun. Tabel 26 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Jadwal Retensi Terhadap Arsip No Kategori Frekuensi Universitas Sumatera Utara 1 Selalu 6 15 2 Sering 16 40 3 Kadang-kadang 18 45 4 Hampir Tidak Pernah - - 5 Tidak Pernah - - Jumlah 40 100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009 Berdasarkan tabel 26 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan kadang-kadang dibuat jadwal retensi terhadap arsip. Hal ini terjadi karena pada Kantor DISHUB Propinsi SUMUT proses pemusnahan atau pemindahan terhadap arsip yang tidak diperlukan lagi masih belum sempurna, sehingga untuk dikemudian hari perlu diperbaiki dan ditingkatkan lagi.

C. Variabel Y Efisiensi Kerja

Dokumen baru

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

98 2947 16

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

36 752 43

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

33 650 23

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

15 422 24

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

24 578 23

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

49 969 14

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

49 881 50

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

14 536 17

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

21 792 30

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

33 955 23