Berdasarkan Tabel 3 dapat diketahui bahwa tingkat pendidikan para pegawai di Kantor Dinas Perhubungan Propinsi SUMUT sudah cukup tinggi. Hal ini ditunjukkan
dengan banyaknya responden yang berpendidikan sarjana S-1, dilanjutkan dengan responden yang berpendidikan SMU.
Tabel 4 : Karakteristik Responden Menurut Golongan No
Golongan Frekuensi
1 I
- 2
II 2
5 3
III 32
80 4
IV 6
15 Jumlah
40 100
Sumber : Kuesioner Penelitian 2009 Berdasarkan tabel 4 dapat diketahui bahwa mayoritas responden bergolongan III
yakni sebanyak 32 orang 80 dilanjutkan dengan golongan IV sebanyak 6 orang 15 dan golongan II sebanyak 2 orang 5. Ini menunjukkan bahwa penyebaran kuesioner
merata pada tiap golongan.
Tabel 5 : Karakteristik Responden Menurut Jabatan No
Golongan Frekuensi
1 Kepala Bagian
- -
2 Kepala Seksi
5 12,5
3 Staff
35 87,5
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian 2009
Berdasarkan tabel 5 dapat diketahui bahwa mayoritas responden memiliki jabatan sebagai staff yakni sebanyak 35 orang 87,5 dilanjutkan dengan kepala seksi sebanyak 5
orang 12,5.
B. Variabel X Pengelolaan Kearsipan
Universitas Sumatera Utara
Variabel bebas dalam penelitian ini adalah pengelolaan kearsipan dengan indikator- indikator sebagai berikut : penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengurusan, penyimpanan,
penemuan kembali, peminjaman dan penyusutanpemusnahan arsip.
Tabel 6 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Menerima Naskah Dinas Secara Rutin
No Kategori
Frekuensi
1 Selalu
4 10
2 Sering
7 17,5
3 Kadang-kadang
29 72,5
4 Hampir Tidak Pernah
- 5
Tidak Pernah -
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 6 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan kadang-kadang menerima naskah dinas secara rutin. Hal ini menunjukkan bahwa Kantor
DISHUB Propinsi SUMUT memang kadang-kadang menerima naskah dinas.
Tabel 7 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kebenaran Alamat Naskah Dinas
No Kategori
Frekuensi
1 Selalu
20 50
2 Sering
17 42,5
3 Kadang-kadang
3 7,5
4 Hampir Tidak Pernah
- -
5 Tidak Pernah
- -
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 7 dapat diketahui bahwa untuk pertanyaan tentang ditelitinya kebenaran alamat naskah dinas kebanyakan responden menjawab selalu, artinya bahwa
para pegawai yang menangani masalah kearsipan selalu teliti dalam melaksanakan tugasnya, yaitu pada saat menerima naskah dinas yang masuk diteliti kebenaran alamatnya.
Ini dilakukan dengan tujuan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan yang dapat
Universitas Sumatera Utara
merusak nama baik kantor ataupun nama baik pemimpin karena kesalahan dalam pembalasan surat.
Tabel 8 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibubuhkan Paraf Pada Penerimaan Naskah Dinas
No Kategori
Frekuensi
1 Selalu
20 50
2 Sering
16 40
3 Kadang-kadang
3 7,5
4 Hampir Tidak Pernah
1 2,5
5 Tidak Pernah
- -
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 8 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan selalu membubuhkan paraf sebagai bukti pada naskah dinas yang diterima. Hal ini menunjukkan
bahwa para pegawai menyadari betapa pentingnya membubuhkan paraf pada setiap naskah dinas yang diterima, karena dengan demikian berarti naskah dinas yang masuk sudah
sampai dan sudah diterima oleh pihak yang bersangkutan. Hal tersebut juga dilakukan untuk menghindari bila terjadinya penyimpangan, misalnya kemungkinan surat yang telah
disampaikan hilang atau ada pemberitahuan belum dikirimkan, sehingga mudah untuk mengurusnya karena sudah ada bukti penerimaan.
Tabel 9 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kelengkapan Lampiran Naskah Dinas
No Kategori
Frekuensi
1 Selalu
5 12,5
2 Sering
27 67,5
3 Kadang-kadang
6 15
4 Hampir Tidak Pernah
1 2,5
5 Tidak Pernah
1 2,5
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan Tabel 9 dapat diketahui bahwa para pegawai sering meneliti kelengkapan lampiran naskah dinas. Hal ini dilakukan untuk memudahkan petugas bagian
kearsipan dalam memproses naskahsurat dinas tersebut.
Tabel 10 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Naskah Dinas Penting atau Naskah Dinas Biasa
No Kategori
Frekuensi
1 Selalu
4 10
2 Sering
10 25
3 Kadang-kadang
25 62,5
4 Hampir Tidak Pernah
1 2,5
5 Tidak Pernah
- -
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 10 dapat diketahui bahwa untuk pertanyaan ditentukannya naskah dinas penting atau biasa kebanyakan responden menjawab kadang-kadang. Hal ini
berarti hanya kadang-kadang saja pegawai menentukan naskah dinas penting atau naskah dinas biasa. Hal ini perlu
Tabel 11 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Kode Klasifikasi dan Indeks
No Kategori
Frekuensi
1 Selalu
22 55
2 Sering
16 40
3 Kadang-kadang
1 2,5
4 Hampir Tidak Pernah
1 2,5
5 Tidak Pernah
- -
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 11 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menjawab selalu ditentukan kode klasifikasi dan indeks. Hal ini dilakukan sebagai tanda pengenal surat yang
paling tepat sehingga pada saat pegawai memerlukan arsip maka dapat dengan mudah ditemukan kembali. Dengan demikian dapat menghemat waktu dan tenaga pegawai.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 12 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakan Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar
No Kategori
Frekuensi
1 Selalu
17 42,5
2 Sering
13 32,5
3 Kadang-kadang
10 25
4 Hampir Tidak Pernah
- -
5 Tidak Pernah
- -
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 12 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menjawab selalu dilaksanakan pencatatan terhadap surat masuk dan surat keluar. Hal ini dilakukan untuk
mempermudah pelaksanaan pengelolaan kearsipan atau dengan kata lain pencatatan arsip dilakukan agar arus jalannya surat masuk dan surat keluar lebih teratur dan tertib.
Tabel 13 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Sarana Dan Prasarana Kearsipan
No Kategori
Frekuensi
1 Sangat Memadai
1 2,5
2 Memadai
12 30
3 Cukup Memadai
24 60
4 Kurang Memadai
2 5
5 Tidak Memadai
1 2,5
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 13 dapat diketahui bahwa mayoritas responden yang menyatakan sarana dan prasarana kearsipan di Kantor DISHUB Propinsi SUMUT cukup
memadai berjumlah 24 orang 60, dilanjutkan dengan memadai 12 orang 30, kurang memadai 2 orang 5, sangat memadai dan tidak memadai masing-masing berjumlah 1
orang 2,5. Demi menunjang kelancaran para pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya perlu didukung sarana dan prasarana kearsipan yang baik. Oleh karena itu,
Universitas Sumatera Utara
Kantor DISHUB Propinsi SUMUT harus lebih memperhatikan sarana dan prasarana yang telah dimiliki.
Tabel 14 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Arsip yang Penting Dicatat dalam Kartu Kendali
No Kategori
Frekuensi
1 Selalu
24 60
2 Sering
9 22,5
3 Kadang-kadang
- -
4 Hampir Tidak Pernah
- -
5 Tidak Pernah
7 17,5
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan tabel 14 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan selalu mencatat arsipsurat yang penting dalam kartu kendali. Hal ini dilakukan karena
kartu kendali berfungsi untuk mencatat arsipsurat yang sifatnya penting. Tabel 15 : Distribusi Jawaban Responden Tentang
Disusunnya Kartu kendali Berdasarkan Urutan Nomor Kode
No Kategori
Frekuensi
1 Selalu
20 50
2 Sering
12 30
3 Kadang-kadang
4 10
4 Hampir Tidak Pernah
2 5
5 Tidak Pernah
2 5
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 15 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan selalu mennyusun kartu kendali berdasarkan urutan nomor kode. Hal ini dilakukan untuk
mempermudah petugas bagian kearsipan dalam menemukanmencari arsip bila diperlukan.
Tabel 16 : Distribusi Jawaban Responden Tentang
Universitas Sumatera Utara
Disusunnya Kartu Kendali Berdasarkan Instansi dan Menurut Urutan Waktu
No Kategori
Frekuensi
1 Selalu
5 12,5
2 Sering
13 32,5
3 Kadang-kadang
21 52,5
4 Hampir Tidak Pernah
1 2,5
5 Tidak Pernah
- -
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 16 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan kadang-kadang menyusun kartu kendali berdasarkan instansi dan urutan waktu. Hal ini
dilakukan untuk mempermudah petugas bagian kearsipan dalam menemukanmencari arsip bila diperlukan.
Tabel 17 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Penyediaan Tempat Khusus bagi
Penyimpanan Arsip
No Kategori
Frekuensi
1 Selalu
27 67,5
2 Sering
9 22,5
3 Kadang-kadang
- -
4 Hampir Tidak Pernah
2 5
5 Tidak Pernah
2 5
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 17 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan selalu disediakan tempat khusus bagi penyimpanan arsip. Tempat khusus yang dimaksud
seperti filling cabinet dan lemari arsip. Dengan adanya tempat khusus tersebut maka keutuhan dan keamanan arsip dapat terpelihara.
Tabel 18 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilakukannya Penyimpanan Di Tempat
Universitas Sumatera Utara
yang Mudah Dijangkau No
Kategori Frekuensi
1 Selalu
24 67,5
2 Sering
7 17,5
3 Kadang-kadang
9 22,5
4 Hampir Tidak Pernah
- -
5 Tidak Pernah
- -
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 18 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan selalu dilakukan penyimpanan di tempat yang mudah dijangkau. Ini berarti para pegawai
tidak perlu mengeluarkan tenaga dan waktu yang terlalu besar pada saat menemukan arsip dan dapat dijangkau oleh seluruh pegawai tanpa memandang usia ataupun fisik.
Tabel 19 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditemukannya Arsip dengan Cepat
Bila Diperlukan
No Kategori
Frekuensi
1 Selalu
5 12,5
2 Sering
5 12,5
3 Kadang-kadang
23 57,5
4 Hampir Tidak Pernah
4 10
5 Tidak Pernah
3 7,5
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 19 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan kadang-kadang dapat menemukan arsip dengan cepat bila diperlukan. Hal ini menunjukkan
bahwa penyimpanan arsip di Kantor DISHUB Propinsi SUMUT masih belum sempurna, sehingga masih perlu diperbaiki dan ditingkatkan lagi.
Tabel 20 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ketepatan
Universitas Sumatera Utara
Ditemukan Arsip di Rak Katalog Cocok No
Kategori Frekuensi
1 Selalu
5 12,5
2 Sering
20 50
3 Kadang-kadang
11 27,5
4 Hampir Tidak Pernah
3 7,5
5 Tidak Pernah
1 2,5
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 20 dapat diketahui bahwa untuk pertanyaan tentang ketepatan ditemukannya arsip di rak katalog kebanyakan responden menjawab sering. Hal ini
disebabkan arsip-arsip telah dikelompokkan menurut pola klasifikasi tertentu sehingga pada saat pegawai membutuhkan arsip tidak lagi menemui kesalahan.
Tabel 21 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dipergunakannya Prosedur Tertentu dalam
Meminjam Arsip
No Kategori
Frekuensi
1 Selalu
10 25
2 Sering
25 62,5
3 Kadang-kadang
4 10
4 Hampir Tidak Pernah
- -
5 Tidak Pernah
1 2,5
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 21 dapat diketahui untuk pertanyaan tentang dipergunakannya prosedur tertentu dalam meminjam arsip kebanyakan responden menjawab sering. Hal ini
berarti pegawai dalam meminjam arsip menggunakan prosedur tertentu.
Tabel 22 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Tanda Bukti Peminjaman
Bagi Instansi Lain
Universitas Sumatera Utara
No Kategori
Frekuensi
1 Selalu
1 2,5
2 Sering
- -
3 Kadang-kadang
- -
4 Hampir Tidak Pernah
11 27,5
5 Tidak Pernah
28 70
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 22 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan tidak pernah membuat tanda bukti peminjaman arsip. Hal ini disebabkan Kantor DISHUB
Propinsi SUMUT tidak meminjamkan arsipnya pada instansi lain. Peminjaman hanya dilakukan pada masing-masing bagian.
Tabel 23 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditetapkannya Jangka Waktu dalam
Peminjaman Arsip
No Kategori
Frekuensi
1 Selalu
- -
2 Sering
- -
3 Kadang-kadang
- -
4 Hampir Tidak Pernah
19 47,5
5 Tidak Pernah
21 52,5
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 23 dapat diketahui bahwa Kantor DISHUB Propinsi SUMUT juga tidak melaksanakan proses penetapan jangka waktu dalam peminjaman arsip. Hal ini
dikarenakan kantor tersebut tidak ada meminjamkan arsipnya pada instansi atau kantor lain. Peminjaman hanya dilakukan oleh kepala bagian atau kepala seksi. Para staf juga tidak
diperbolehkan meminjam arsip kecuali untuk urusan yang sangat penting.
Tabel 24 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Sanksi yang Diberikan Bila Terlambat Mengembalikan
Arsip
No Kategori
Frekuensi
Universitas Sumatera Utara
1 Selalu
- -
2 Sering
- -
3 Kadang-kadang
- -
4 Hampir Tidak Pernah
7 17,5
5 Tidak Pernah
33 82,5
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 24 dapat diketahui bahwa Kantor DISHUB Propinsi SUMUT tidak memberikan sanksi bagi pegawai yang terlambat mengembalikan arsip. Hal ini dapat
memicu para pegawai berlambat-lambat dalam mengembalikan arsip yang dipinjam. Oleh Karena itu kantor tersebut perlu memberikan sanksi bagi para peminjam arsip demi
keamanan arsip yang dimilikinya. Sehingga informasi yang terkandung di dalam arsip tidak berkurang.
Tabel 25 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakannya Pemusnahan Arsip
No Kategori
Frekuensi
1 Selalu
- -
2 Sering
- -
3 Kadang-kadang
- -
4 Hampir Tidak Pernah
9 22,5
5 Tidak Pernah
31 77,5
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan Tabel 25 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan tidak pernah melakukan pemusnahan arsip. Hal ini dikarenakan Kantor DISHUB Propinsi
SUMUT tidak melakukaan pemusnahan melainkan mengirimkan arsip yang tidak dipergunakan lagi ke Badan kepegawaian Daerah BKD. Pemindahan ini dilakukan satu
kali dalam 5 tahun.
Tabel 26 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Jadwal Retensi Terhadap Arsip
No Kategori
Frekuensi
Universitas Sumatera Utara
1 Selalu
6 15
2 Sering
16 40
3 Kadang-kadang
18 45
4 Hampir Tidak Pernah
- -
5 Tidak Pernah
- -
Jumlah 40
100 Sumber : Kuesioner Penelitian, 2009
Berdasarkan tabel 26 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan kadang-kadang dibuat jadwal retensi terhadap arsip. Hal ini terjadi karena pada Kantor
DISHUB Propinsi SUMUT proses pemusnahan atau pemindahan terhadap arsip yang tidak diperlukan lagi masih belum sempurna, sehingga untuk dikemudian hari perlu diperbaiki
dan ditingkatkan lagi.
C. Variabel Y Efisiensi Kerja