Pengaruh Sistem Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai Pada Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara

DAFTAR PUSTAKA

Buku dan Makalah

Arikunto, Suharsimi.2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta : Rineka Cipta.

Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara.

Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty Idrus, Muhammad.2009. Metode Penelitian Ilmu Sosial Pendekatan Kualitatif

dan Kuantitatif. Jakarta : Erlangga.

Martono, Budi. 1994. Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan. Pustaka Sinar Harapan.

Moekijat. 1993. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.

Moekijat. 2002. Tata Laksana Kantor. Bandung : Mandar Maju.

Sedarmayanti. 2001. Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar Maju.

Sedarmayanti.2003.Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.Bandung :Mandar Maju

Singarimbun, Masri. 2008. Metode Penelitian Survei. Jakarta : LP3ES

Sitompul, Sri Lastri. 2010. Pelaksanaan Sistem Kearsipan Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU ( Tugas Akhir D-3). Medan. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sugiyono. 2005. Metode Penelitian Administrasi. Bandung : Alfabeta.

Sugiyono.2008. Metode Penelitian Pendidikan.Bandung : Alfabeta.

Sukoco, Badri. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga

Suyanto, Bagong. 2005. Metode Penelitian Sosial Berbagai Alternatif.Pendekatan. Jakarta: Prenada Media.

Wursanto. 1991. Kearsipan II. Yogyakarata : Kanisius Peraturan Perundangan

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.

Referensi Lainnya

http://repository.ipb.ac.id1 tgl 26 Okt 2011 pukul 15.50 http://bpadjogja.info tgl 26 Okt 2011 pukul 15.50 http://arsip.ugm.ac.id/ tgl 27 okt 2011 pukul 13.20 http://koleksipengetahuan.wordpress.com

BAB III

DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN

A. Sejarah Singkat Fakultas Kedokteran Gigi USU

Fakultas Kedokteran Gigi USU merupakan Fakultas Kedokteran Gigi pertama yang berada di luar pulau Jawa, didirikan pada tanggal 19 Oktober 1961 berdasarkan SK Menteri PTIP No. 0048/Sek/PU dan diresmikan pada tanggal 3 Nopember 1961.

Pada awalnya Fakultas Kedoktearn Gigi USU hanya memiliki satu gedung berupa Dental Clinic yang dibangun atas bantuan Pemerintah Djerman Barat yang berdiri di atas tanah seluas 27.448 m2 dan diserahkan kepada Universitas Sumatera Utara. Seiring dengan berjalannya waktu, Fakultas Kedokteran Gigi USU terus berkembang hingga pada saat ini Fakultas Kedokteran Gigi USU telah memiliki sejumlah gedung meliputi gedung perkuliahan berlantai tiga, laboratorium, Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan (RSGM-P), ruang baca, ruang internet, ruang Program Pendidikan Dokter Gigi Spesialis (PPDGS), ruang rapat/pertemuan, ruang Administrasi dan Laboratorium Unit Usaha Jasa dan Industri. Disamping itu, Fakultas Kedokteran Gigi USU juga memiliki sejumlah fasilitas pendukung, diantaranya : kantin mahasiswa, mushola, lapangan olahraga, taman dan lapangan parkir yang memadai. Fasilitas pendukung lainnya seperti Perpustakaan Pusat dan Sistem Informasi, Pusat Kesehatan Mahasiswa, Asrama Mahasiswa, Gelanggang Mahasiswa, Bank, Kantor Pos dan fasilitas olahraga

yang lebih lengkap tersedia di dalam lingkungan kampus USU yang dapat dimanfaatkan oleh semua sivitas akademika USU.

Fakultas Kedokteran Gigi USU berada di dalam kampus USU dengan alamat Jl. Alumni No. 2 Kampus USU Padang Bulan, Medan-20155. Nomor telfon : 061-8216131, dan Nomor faksimil : 061-8213421.

Untuk penyelenggaraan kegiatan akademik, Fakultas Kedokteran Gigi USU menyediakan 8 ruang kuliah dengan kapasitas tempat duduk berkisar antara 60 – 150 orang. Setiap ruangan kuliah dilengkapi dengan fasilitas media pembelajaran berupa white board, OHP, LCD dan alat pengeras suara. Untuk kenyamanan dalam kegiatan belajar mengajar, maka pada setiap ruangan dilengkapi pula dengan alat pendingin ruangan (AC) dan alat penerangan yang cukup. Disamping ruang kuliah, Fakultas Kedokteran Gigi USU memiliki 3 laboratorium, yaitu : laboratorium Multipurpose, laboratorium Biologi Oral, dan unit Radiologi Dental. Ketiga laboratorium ini digunakan untuk mendukung kegiatan praktikum, khususnya praktikum yang berkaitan dengan bidang ilmu kedokteran gigi,sedangkan untuk penyelenggaraan praktikum bidang ilmu dasar kedokteran dan ilmu kedokteran dasar, Fakultas Kedokteran Gigi USU bekerjasama dengan Fakultas Kedokteran USU menggunakan laboratorium Ilmu Dasar Kedokteran dan Ilmu Kedokteran Dasar yang ada di Fakultas Kedokteran USU. Untuk pelaksanaan praktikum ilmu kedokteran klinik, khususnya Ilmu Penyakit Dalam dan Ilmu Bedah, mahasiswa Program Akademik Fakultas Kedokteran Gigi USU menjalani kegiatan Junior Clerk Ship (JCS) di RSUP H. Adam Malik Medan.

Sejak beberapa tahun yang lalu, di Fakultas Kedokteran Gigi USU sudah terpasang jaringan internet baik cable maupun nir cable (hotspot) yang dapat dimanfaatkan secara cuma-cuma oleh seluruh sivitas akademika Fakultas Kedokteran Gigi USU baik untuk keperluan pendidikan, pengajaran, maupun kepentingan administrasi akademik.

Jumlah Dosen Tetap yang dimiliki Fakultas Kedokteran Gigi USU saat ini adalah 89 orang, terdiri dari 5 orang Guru Besar , 3 orang Sp2, 32 orang (S2/Sp1), dan 44 orang (S1) sedangkan jumlah Dosen Tidak Tetap adalah 168 orang yang berasal dari USU dan luar USU. 3 orang diantara dosen tetap saat ini sedang mengikuti pendidikan program Doktor, 13 orang program Spesialis, dan 5 orang program Magister.

Untuk menunjang kegiatan pendidikan di Fakultas Kedokteran Gigi USU terdapat 55 orang tenaga adminsitrasi PNS, terdiri dari 15 orang memiliki kualifikasi pendidikan sarjana (S1), 8 orang (Program Diploma), dan 32 orang (SLTA atau yang sederajat) dan 33 Tenaga honorer.

Daya tampung Fakultas Kedokteran Gigi USU setiap tahunnya adalah 120 orang dengan jumlah peminat berkisar antara 1100-1300 orang. Berdasarkan izin Dikti tanggal 15 Juli 2002 (SK No. 1412/D/T/2002) maka sejak tahun ajaran 2002 Fakultas Kedokteran Gigi USU membuka Kelas Reguler Mandiri untuk menampung minat masyarakat yang tidak tertampung pada Kelas Reguler. Mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi USU tidak saja berasal dari daerah Sumatera Utara, akan tetapi juga berasal dari propinsi lain di Indonesia seperti NAD, Sumbar, Riau, Sumsel, dan lain-lain. Disamping itu mahasiswa Fakultas

Kedokteran Gigi USU juga ada yang berasal dari negara tetangga seperti Malaysia. Sampai dengan Tahun Akademik 2010/2011 jumlah mahasiswa asing Fakultas Kedokteran Gigi USU mencapai 254 orang.

Pelaksanaan pendidikan dokter Gigi di Fakultas Kedoktearn Gigi USU terdiri dari 2 (dua) tahap, yaitu : Tahap Program Pendidikan Akademik dan Tahap Program Pendidikan Profesi yang merupakan satu kesatuan yang utuh. Tahap Program Pendidikan Akademik dijadwalkan selama 8 semeter dengan beban studi 145 SKS, sedangkan Tahap Program Pendidikan Profesi dijadwalkan 2 semester dengan beban studi 30 SKS. Mahasiswa yang menamatkan program pendidikan akademik berhak menyandang gelar Sarjana Kedokteran Gigi (SKG), sedangkan mahasiswa yang berhasil menamatkan program pendidikan profesi akan mendapat gelar Dokter Gigi (drg).

Sampai dengan wisuda sarjana USU Periode III T.A. 2010/2011, Fakultas Kedokteran Gigi USU Medan telah meluluskan sebanyak 888 orang Sarjana Kedokteran Gigi (SKG) dan 2531 orang Dokter Gigi.

Berdasarkan Surat Keputusan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) No. 006/BAN-PT/Ak-X/S1/VI/2006 tanggal 15 Juni 2006, Fakultas Kedokteran Gigi USU ditetapkan sebagai salah satu Fakultas Kedokteran Gigi Negeri yang memiliki akreditasi “A".

B. Visi Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara sebagai Fakultas Kedokteran Gigi unggulan dalam menghasilkan lulusan yang memiliki daya saing

global untuk mendukung pencapaian visi Universitas Sumatera Utara, yaitu “The University for Industry”.kebutuhan pasar dalam persaingan global.

C. Misi Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara Misi Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Menyelenggarakan pendidikan bidang kedokteran gigi yang bertumpu pada aktifitas belajar mahasiswa yang berorientasi pada perkembangan IPTEK dan kebutuhan masyarakat dalam bidang kesehatan gigi dan mulut untuk menghasilkan Sarjana Kedokteran Gigi dan Dokter Gigi yang berpengetahuan dan berketerampilan, bersikap demokratis, penuh tanggung jawab, dan berbudi pekerti yang luhur sesuai dengan etika profesi kedokteran gigi.

2. Melaksanakan penelitian yang berorientasi pada pengembangan IPTEK untuk

dapat menyelesaikan masalah kesehatan gigi dan mulut secara ilmiah yang merupakan landasan utama untuk menumbuhkan dan membina kemampuan menguasai metode penyelesaian masalah, melalui kemampuan berpikir kritis, penalaran ilmiah, berpikir alternatif dan kemampuan pengambilan keputusan secara benar.

3. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan gigi dan mulut kepada masyarakat melalui Pengalaman Belajar Klinik (PBK) dan Pengalaman Belajar Lapangan

(PBL) dengan memanfaatkan kemajuan IPTEK secara tepat guna untuk meningkatkan kesehatan gigi dan mulut masyarakat.

D. Tujuan Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara adalah mendidik mahasiswa melalui proses belajar berdasarkan suatu kurikulum untuk menghasilkan dokter gigi yang humanis, bermoral Pancasila dan mentaati Undang-Undang Dasar 1945, serta mempunyai sikap, pengetahuan dan keterampilan untuk :

a. Melakukan tugas profesi dalam tatanan sistem pelayanan kesehatan yang

berlaku di Indonesia, dengan berpedoman pada rasa kemanusiaan dan etika

Kedokteran Gigi yang mencakup :

1. Pengelolaan masalah kesehatan gigi dan mulut dengan pendekatan promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif, dengan penekanan pada pemeliharaan dan pemulihan fungsi optimal sistem stomatognatik baik perorangan maupun masyarakat dengan memperhatikan sistem rujukan, berdasarkan keyakinan bahwa kesehatan gigi dan mulut merupakan bagian integral dari kesehatan individu secara keseluruhan.

2. Kemampuan bekerjasama secara tepat guna dan daya guna dalam satu tim kesehatan gigi maupun tim pelayanan atau asuhan kesehatan yang lain, untuk melaksanakan pelayanan kesehatan gigi dan mulut, guna mengembalikan fungsi stomatognatik dalam rangka meningkatkan taraf kesehatan masyarakat.

3. Pengetahuan dan pemahaman tentang prinsip pengelolaan kesehatan serta mengik utsertakan masyarakat untuk meningkatkan taraf kesehatan gigi dan mulut dari masyarakat.

a. Berkemampuan untuk senantiasa mengembangkan diri sesuai dengan kemajuan

ilmu pengetahuan dan teknologi secara tepat guna melalui penambahan ilmu dan penelitian, sebagai upaya pendidikan yang berkelanjutan.

b. Peka terhadap perubahan dan perkembangan masyarakat serta lingkungan demi peningkatan dan kelancaran pelayanan kesehatan.

E.Kompetensi Lulusan

Setelah mengikuti pendidikan di Fakultas Kedokteran Gigi USU, diharapkan lulusan :

a. Mampu melakukan praktik di bidang Kedokteran Gigi sesuai dengan keahlian, tanggung jawab, kesejawatan, etika dan hukum yang relevan. b. Mampu memahami Ilmu Kedokteran Dasar dan Klinik, Kedokteran Gigi

Dasar dan Klinik yang relevan sebagai dasar profesionalisme serta pengembangan ilmu kedokteran gigi.

c. Mampu memeriksa, mendiagnosis dan menyusun rencana perawatan untuk mencapai kesehatan gigi dan mulut yang prima melalui tindakan promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif.

d. Mampu melakukan tindakan pemulihan fungsi sistem stomatognatik melalui penatalaksanaan klinik.

e. Mampu menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat menuju kesehatan gigi dan mulut yang prima.

f. Mampu menerapkan fungsi manajemen dalam menjalankan praktek kedokteran gigi.

F. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah

untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :

G. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha, sub bagian akademik, sub bagian umum dan keuangan, sub bagian kepegawaian, dan sub bagian perlengkapan di bagian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara.

1. Bagian Tata Usaha Tugas bagian tata usaha adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas,

b. menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan,

c. mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan,

d. melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan,

e. melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas,

f. melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat,

g. melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas, h. melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas,

i. melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi,

j. melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas,

k. menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugas sub bagian akademik adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat,

c. melakukan administrasi akademik,

d. melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik,

e. menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum, f. melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas,

g. melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas,

h. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan, c. melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas, d. melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas,

e. mengumpulkan dan mengolah data keuangan,

f. melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan,

g. melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya,

h. mengoperasionalkan sistem informasi keuangan,

i. melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan,

j. menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugas sub bagian kepegawaian adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian, c. melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai, d. melaksanakan urusan mutasi pegawai,

e. memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional,

f. memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti,

g. melaksanakan pemberian penghargaan pegawai, h. memproses SK jabatan struktural dan fungsional, i. memproses pelanggaran disiplin pegawai,

j. menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan,

d. melakukan urusan pemberian uzin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan, e. mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi,

f. mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas, g. melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa,

h. melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan, i. mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni,

j. melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni,

k. menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugas sub bagian perlengkapan adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan,

c. mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan, d. melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan,

e. melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan, f. melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan,

g. menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

H. Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba). Seperti perusahaan penghasil jasa

pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

I. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara Medan. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan

masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

J. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

a. persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil, b. perkuliahan semester genap / ganjil,

c. ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil, d. wisuda mahasiswa.

BAB IV

PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA

PENYAJIAN DATA DAN ANALISA DATA

Penelitian ini menggunakan teknik pengumpulan data melalui pengumpulan data primer dan data sekunder. Data primer didapatkan melalui hasil wawancara dengan informan kunci dan informan biasa. Wawancara dilakukan dengan menggunakan pertanyaan wawancara yang telah ditulis sebelumnya, tetapi tidak menutup kemungkinan pertanyaan akan dikembangkan pada saat wawancara untuk menyesuaikan dengan permasalahan penelitian yang sebenarnya dan juga berdasarkan teori yang ada. Tidak hanya wawancara saja tetapi juga penulis melakukan observasi langsung ke lokasi penelitian. Sedangkan data-data sekunder diperoleh melalui studi kepustakaan dan dokumentasi yang berhubungan dengan penelitian.

Data mengenai Sistem Kearsipan di Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara peneliti peroleh dari dokumen di Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara berupa peraturan perundangan-undangan mengenai Sistem Kearsipan seperti Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009.

Sedangkan hasil wawancara yang diperoleh dari informasi kunci akan penulis coba sajikan dalam bentuk wawancara tertulis. Adapun hasil wawancara tertulis ini merupakan salinan atas wawancara yang pernah penulis lakukan di lokasi penelitian mengenai Pengaruh Sistem Kearsipan dalam meningkatkan

Efisiensi Kerja Pegawai Pada Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan kepada para informan merupakan pertanyaan yang berasal dari panduan wawancara yang telah penulis susun sebelumnya, namun dalam pelaksanaan wawancara yang penulis lakukan pertanyaan-pertanyaan tersebut mengalami pengembangan yang disesuaikan dengan permasalahan penelitian.

Dalam data penelitian ini ada beberapa tahapan utama yang penulis lakukan. Pertama, penelitian diawali dengan pengumpulan dokumen yang berhubungan dengan masalah penelitian. Kedua, penulis melakukan wawancara dengan informan kunci dan informan biasa untuk dapat mengetahui lebih dalam mengenai permasalahan penelitian. Ketiga, melakukan observasi (pengamatan) sehubungan dengan permasalahan penelitian.

Sesuai dengan teknik pengumpulan data yang penulis lakukan yaitu melakukan wawancara, maka berikut ini disajikan hasil pengumpulan data tentang Pengaruh Sistem Kearsipan dalam meningkatkan kinerja pegawai.

Dalam wawancara ini ada beberapa pertanyaan yang diajukan kepada informan dilihat dari indikator – indikator pengaruh sistem kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai :

Sistem Kearsipan 1. Penciptaan Arsip :

Sistem kearsipan sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudianditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan dan atau

dimusnahkan. Adapun dokumen atau arsip yang rutin diterima dan diciptakan oleh Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara seperti yang disampaikan oleh Staf Pegawai di Sub Bagian Kepegawaian yaitu : “ Yang sering kami terima surat pemberitahuan tentang kenaikan pangkat/golongan, surat pemberitahuan tentang sertifikasi dosen, surat tentang permintaan data pegawai / dosen dan lainnya serta edaran – edaran.

Kalau dokumen yang sering kami buat itu seperti 1) surat tugas,

2) surat cuti tahunan dan bersalin, 3) daftar usulan kenaikan pangkat, 4) usulan izin belajar/tugas belajar, 5) usulan kenaikan gaji berkala

6) surat pemberitahuan mengikuti diklat prajabatan pegawai dan staf pengajar, 7) surat permohonan pembuatan SK Rektor Tenaga Honorer,

8) daftar usul SATYA LENCANA,

9) usulan kenaikan pangkat pengabdian dengan hak pensiun, 10) surat keterangan kerja”

Selanjutnya dokumen tersebut ada yang ditujukan kepada pegawai yang bersangkutan, Biro Rektor, Kepala Sub Bagian dan Ketua Departemen masing - masing (untuk surat Cuti ), Bagian Keuangan (misalnya untuk daftar usulan kenaikan gaji berkala. Dalam proses penciptaan arsip atau dokumen, Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara hanya melaksanakan tahap penciptaan saja untuk selanjutnya diproses oleh Bagian Tata Usaha dan ditandatangani oleh Dekan/Rektor.

“ setelah kami buat terus kami serahkan ke bagian tata usaha untuk diteruskan

dan ditandatangani Kepala Tata Usaha / Dekan, atau Rektor selanjutnya dinomori di Bagian Umum, setelah itu baru petinggalnya kami arsipkan.”

( Hasil wawancara dengan staf pegawai di Sub Bagian Kepegawaian FKG USU)

Dalam tahap penciptaan atau penerimaan arsip, arsip yang akan diciptakan terlebih dahulu dibuat dalam bentuk draft dan arsip yang baru datang langsung

diserahkan kepada Kasubbag Kepegawaian untuk selanjutnya diperiksa oleh Kassubag Kepegawaian untuk menentukan tindakan selanjutnya.

“ Berkas yang datang di Subbag Kepegawaian ini pertama kali diterima dahulu oleh Kasubbag kemudian beliau memberikan perintah kepada saya dalam bentuk disposisi, sedangkan kalau surat yang akan kami buat, biasanya saya terlebih dahulu saya buat draft ny kemudian saya serahkan ke Ibu Kassubbag untuk

diperiksa, kalau sudah sesuai langsung diparaf”

( Hasil wawancara dengan staf pegawai di Subbag Kepegawaian FKG USU ) Hal ini menunjukan bahwa pada tahap penciptaan atau penerimaan arsip di Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara sudah terlaksana dengan baik dibuktikan dengan adanya pemeriksaan yang dilakukan terlebih dahulu sebelum ditindaklanjuti terhadap surat/arsip yang akan dibuat atau diterima.

2. Pengurusan dan Pengendalian Arsip :

Untuk mengetahui / memutuskan surat yang diterima termasuk penting di Sub Bagian Kepegawaian , maka berikut hasil wawancara dengan Ibu Kassubag Kepegawaian .

“ Pada dasarnya semua dokumen di Subbag kepegawaian FKG ini penting, tetapi kadang ada surat atau pemberitahuan yang harus segera disampaikan misalnya ada pemberitahuan pengisian formulir data untuk Dosen yang isian nya harus segera dikirimkan ke Biro Rektorat untuk kepentingan sertifikasi dosen. Kalau yang tergolong biasa-biasa saja itu seperti pemberitahuan upacara

bendera. “

Dalam menentukan jenis dari arsip/dokumen yang diterima, petugas arsip dengan seksama misalnya untuk surat masuk, petugas melihat keterangan yang tercantum dalam surat tersebut. Setelah dibaca dan diteliti, kemudian dokumen atau arsip tersebut digolongkan berdasarkan sistem penyimpanan yang digunakan oleh Sub Bagian Kepegawaian.

Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara tidak hanya melihat keterangan yang tercantum dalam surat tetapi juga memperhatikan ada tidaknya batas waktu untuk merespon atau menyediakan arsip yang diminta seperti yang tercantum dalam surat tersebut. Untuk proses selanjutnya petugas melihat disposisi – disposisi dari atasan atau dari Bapak Kepala Tata Usaha dan Ibu Kepala Subbag Kepegawaian.

Pencatatan arsip merupakan tahap dimana surat masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Pelaksanaan sistem kearsipan dalam hal pencatatan arsip Berdasarkan wawancara dengan staf pegawai pada Subbag Kepegawaian Setiap arsip yang diterima oleh Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara dicatat ke dalam sebuah buku, khusus pencatatan Nomor Induk Pegawai dan data kepegawaian lainnya dicatat secara elektonik melalui komputerisasi berbentuk data file.

“Pencatatan untuk surat masuk, nota dinas dan edaran kami catat berdasarkan urutan tanggal masuk dan tanggal keluar nya setelah diberi nomor karena semua penomoran surat di Bagian Tata Usaha berada di Bagian Umum, kecuali Departemen penomoran dilakukan di masing-masing departemen, mereka mempunyai nomor surat masing-masing, sedangkan untuk pencatatatan daftar

nomor induk pegawai dan data kepegawaian kami catat di komputer “ .

Adapun sarana dan prasarana yang digunakan untuk keperluan kearsipan pada Subbag Kepegawaian ini sudah dijelaskan oleh Ibu Kasubbag Kepegawaian dalam hasil wawancara sebagai berikut :

“ seperti yang dapat dilihat disini ada folder-folder, map-map, lemari, filling kabinet, komputer dan printer.Fasilitas yang lain yang mendukung yaitu ruangan sudah dipasang Air Conditioner (AC) yang dapat berfungsi untuk mencegah rusaknya arsip karena kelembaban udara. “

Berdasarkan observasi yang peneliti lakukan dapat disimpulkan bahwas sarana yang tersedia untuk keperluan kearsipan pada Sub bagian ini juga cukup baik, hal ini dilihat dari :

1) Lemari penyimpanan arsip sudah memadai tetapi belum maksimal karena masih terdapat outner yang tersusun di atas lemari seperti dapat terlihat dalam hasil dokumentasi berikut ;

2) Meja dan kursi pegawai yang tersedia dalam keadaan layak

3) Adanya fasilitas computer lengkap dengan printer yang sangat diperlukan oleh pegawai dalam melaksanakan kegiatan kearsipan

4) Seluruh file disimpan di dalam folder yang cukup memadai

5) Selain lemari arsip, juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip

Tahap pengendalian dengan menggunakan suatu sistem misalnya kartu kendali dengan tujuan untuk mengetahui riwayat dan keberadaan arsip tersebut beserta lampiran-lampirannya. Pengurusan arsip pada Subbag Kepegawaian belum menerapkan sistem kartu kendali dalam pengurusan arsip di bagian tersebut. Setiap berkas asli yang dipinjam hanya dicatat di lembaran fotokopi berkas tersebut saja.

“ Kami hanya saya tulis di fotocopy berkas pertinggal yang dipinjam, disitu saya catat tanggal diambil dan diambil oleh siapa dan ditandatangani yang bersangkutan.”

(Hasil wawancara dengan Kasubbag Kepegawaian)

Arsip yang dikelola Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara sangat diperlukan oleh banyak pihak seperti :

1) Pegawai dan staf Pengajar yang bersangkutan 2) Biro SDM USU

3) Biro Perencanaan USUHal ini didukung dengan hasil wawancara dengan staf pegawai Subbag kepegawaian

“ Biasanya ya pegawai yang bersangkutan yang sering dipinjam itu

fotocopi berkas/SK kenaikan pangkat untuk keperluan administrasi pinjaman/kredit di bank, pihak Biro SDM USU biasanya hanya meminjam fotocopi berkas pegawai /staf pengajar & kepangkatan seperti SK kepangkatan, ijazah, dan daftar riwayat hidup, Biro Perencanaan USU berkepentingan dengan daftar data pegawai / staf pengajar ( per 3 bulan yakni pada bulan Maret, Juni, September, dan Desember tiap tahunnya)

Untuk SK Kenaikan Pangkat yang sering dipinjam oleh Pegawai/Dosen, apakah itu berkas Asli atau hanya fotocopi nya?

“ Keduanya, ada yang pinjam fotokopiannya dan ada yang pinjam aslinya ada

yang dengan alasan berkas Asli SK Kenaikan Pangkat miliknya ketinggalan di

rumah atau lainnya, ”

(Hasil wawancara dengan Ibu Kasubbag Kepegawaian)

Pelaksanaan sistem kearsipan dalam hal peminjaman arsip di Subbag Kepegawaian belum efektif, hal ini diperkuat dengan hasil wawancara dengan Ibu Kasubbag dan Staf Kepegawaian tentang prosedur yang digunakan hanya mencatat peminjaman di atas fotocopi dokumen asli yang dipinjam selain itu tidak ada sanksi yang dikenakan untuk peminjam yang tidak mengembalikan atau menghilangkan arsip.

“ Lama waktu peminjaman sekitar dua – tiga hari kemudian saya ingatkan pegawai atau dosen yang kebetulan telah meminjam berkas di Subbag Kepegawaian ini, kemudian setelah saya ingatkan untuk mengembalikan arsip yang dipinjam, ada yang mengembalikan dan ada juga yang tidak mengembalikannya dengan alasan lupa bawa dan tidak sanksi buat mereka yang

tidak mengembalikan arsip. ”

3. Retensi Arsip :

Tahap referensi yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses sehari-hari setelah surat tersebut diklasifikasikan dalam indeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.

Sistem penataan arsip yang digunakan Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip yaitu menggunakan sistem Pokok Masalah ( Subject

Filling System ) kemudian mengurutkannya dengan Sistem Abjad untuk arsip data

pegawai dan berdasarkan Sistem Tanggal (Cronological Filling System) atau memperhatikan tanggal, bulan, dan tahun datangnya surat/arsip.

“ Untuk data pegawai, kami menyimpan berkas-berkasnya sesuai dengan

nama pegawai kemudian disusun berdasarkan abjad, mulai ijazah, SK Capeg, SK Pegawai, kenaikan golongan, sertifikasi dan lainnya,

Untuk surat-surat lain seperti nota dinas, edaran, surat masuk, saya menyimpannya di folder dengan nama yang sama misalnya untuk nota dinas

dengan nama “ Nota Dinas”, tetapi untuk surat masuk yang berasal dari Biro

Rektorat dan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan (Depdikbud) saya buat

tersendiri dalam folder surat masuk “Biro Rektorat” dan “Depdikbud”

(Hasil wawancara dengan Kasubbag Kepegawaian)

Subbag Kepegawaian juga mempunyai prosedur penyimpanan yang digunakan dalam menyusun arsip sesuai dengan sistem yang ada:

- Untuk arsip kepegawaian, arsip disimpan ke dalam map-map yang dideretkan pada laci khusus arsip ( filling cabinet).

- Surat masuk, Edaran, Nota Dinas, dan Surat-surat pemberitahuan lainnya, pertinggal surat keluar, edaran, nota dinas, dan lainnya disimpan ke dalam folder-folder yang bertuliskan nama subjek yang telah disusun berdasarkan tanggal masuk nya arsip misalnya :

a) Surat datang dari luar Tata Usaha ataupun dari luar Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara diterima oleh Dekan FKG USU, kemudian di buat disposisi untuk diproses oleh PD II, kemudian dicatat dibuku besar PD II yang kemudian didisposisi ke Kepala Tata Usaha untuk diproses. Kemudian Kepala tata Usaha memberikan disposisi sesuai dengan kepentingan surat, misalnya surat mengenai kepegawaian untuk diproses oleh Subbag Kepegawaian . Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “SURAT MASUK”.

b) Surat yang diciptakan oleh Subbag Kepegawaian akan dikeluarkan dari bagian Tata Usaha, dinomori terlebih dahulu di bagian Sekretaris Dekan untuk ditandatangani oleh Dekan. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “SURAT KELUAR”.

c) Surat izin dosen yang melanjutkan studi di Luar atau didalam USU diberikan ke bagian Kesekretariatan Dekan untuk ditandatangani Dekan kemudian diserahkan ke Biro Rektor. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “TUGAS BELAJAR”.

d) Setiap dosen atau pegawai yang akan melegalisir kenaikan pangkat, menyerahkkan fotokopi SK Rektor terbaru kemudian ditandatangani oleh Kepala Tata Usaha yang kemudian disetujui oleh Dekan untuk diserahkan ke Biro Rektor. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “SERTIFIKASI DOSEN”.

Arsip – arsip tersebut disimpan dalam lemari dan filling cabinet yang berada dalam satu ruangan , disusun sedemikian bersama meja kerja Kasubbag dan Staf Kepegawaian selain karena tempatnya mudah dijangkau juga belum tersedia ruangan khusus untuk menyimpan arsip.

Berdasarkan observasi yang peneliti lakukan, masih terdapat tumpukan berkas berupa lembaran-lembaran dan map-map di atas meja dan di samping lemari pegawai dan ruangan penyimpanan yang masih berada dalam ruang kerja. Dalam hal ruangan penyimpanan yang masih berada dalam satu ruang kerja, hal ini merupakan kemudahan yaitu tempat yang mudah terjangkau. Salah satu yang

menjadi penyebabnya masih terdapat tumpukan arsip adalah kurangnya Sumber daya manusia yang ditugaskan di Subbag Kepegawaian.

“ Tidak ada ruangan khusus untuk menyimpan dokumen-dokumen, selama ini lemari berkas berada dalam satu ruangan dengan ruang kerja Kepala Subbag Kepegawaian dan Staf Pegawai nya, dengan begitu kami dapat dengan cepat

menemukan suatu berkas”

(Hasil wawancara dengan Staf pegawai di Subbag Kepegawaian)

Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan

nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan

pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang

bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam

proses penyelengaraan administrasi. Yang dinamakan penemuan arsip kembali

adalah memastikan dimana arsip yang akan dipergunakan disimpan, dalam

kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa.

“ Karena lemari arsip berada satu ruangan dengan saya, jadi saya dapat

dengan mudah cepat dapat menemukan arsip yang diperlukan dan saya sudah menyusunnya berdasarkan abjad buat data pegawai jadi kalau ada pegawai yang mengurus kenaikan golongan ya tinggal saya buka saja folder dengan nama

pegawai yang dimaksud”

(Hasil Wawancara dengan Staf Pegawai di Subbag Kepegawaian )

Berdasarkan hasil wawancara dengan staf pegawai di Subbag Kepegawaian, staf pegawai dapat menemukan kembali arsip yang dimaksud karena lemari berkas terletak di tempat yang mudah terjangkau oleh staf pegawai.

Berdasarkan observasi peneliti arsip dipegang oleh pengarsipan hanya dilakukan oleh satu orang petugas, maka hanya petugas tersebut yang mengetahui keberadaan arsip yang dimaksud.

Menurut peneliti terdapat kelemahan yakni apabila petugas tidak dapat hadir karena sesuatu hal dan pada saat tersebut ada arsip yang diperlukan untuk segera ditemukan maka untuk menemukannya harus menunggu kehadiran Staf Pegawai tersebut. Selain terdapat kelemahan juga terdapat kelebihan nya yaitu kerahasian arsip dapat terjaga.

4. Penyusutan/Pemusnahan Arsip :

Pada Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara, pemusnahan arsip hanya dilakukan pada berkas yang ganda misalnya kelebihan dalam memfotokopi, Subbag Kepegawai tidak memusnahkan arsip pegawai yang sudah meninggal atau pensiun, arsip tersebut tetap disimpan dan diletakkan pada satu lemari khusus. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan staf pegawai di subbag kepegawaian

“ Berkas yang kami musnahkan kebanyakan berkas yang dobel-dobel karena kelebihan difotokopi saja, untuk berkas data pegawai yang sudah meninggal atau pensiun tetap kami simpan tidak ada yang kami musnahkan. (Hasil wawancara dengan Staf Pegawai di Subbag Kepegawaian )

Lemari Khusus Penyimpanan arsip pegawai pensiun/meninggal.

Efisiensi Kerja Pegawai 1. Keinginan Bekerja:

Pegawai pada Subbag Kepegawaian dapat dikatakan mempunyai keinginan dan semangat dalam bekerja yang cukup baik hal ini ditunjukkan dengan displin

dalam hal kehadiran dan menyelesaikan setiap tugas yang diberikan. Hal ini didukung dengan hasil wawancara dengan staf pegawai di Subbag Kepegawaian.

“ saya tunjukan dengan datang tepat waktu dan menyelesaikan tugas yang

diberikan dengan baik juga mematuhi peraturan yang ada”

Pada dasarnya pegawai dapat dengan baik memanfaatkan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan yang diberikan, namun karena hanya terdapat satu staf pegawai yang bertugas di Subbag Kepegawaian sehingga masih ditemukan tumpukan berkas yang belum disusun, berkas tersebut adalah berkas-berkas yang baru datang yang belum sempat diproses. Hal ini dapat menyebabkan pegawai tidak dapat menemukan berkas dengan cepat, yang menjadi penyebabnya adalah kekurangan tenaga yang ditugaskan di Subbag Kepegawaian.

“ Alhamdullilah masih bisa terkendali, walaupun kadang terasa agak kerepotan, karena ada beberapa berkas masih menumpuk belum sempat dirapikan nanti jika sudah tidak banyak kerjaan baru saya rapikan, maklum saya hanya bersama Ibu Kasubbag, dulu satu orang tenaga honorer yang membantu

tetapi sekarang sudah tidak lagi.”

Hasil wawancara dengan staf pegawai di Subbag Kepegawaian. 2. Kemampuan Bekerja :

Pegawai pada Subbag Kepegawaian memliki kemampuan bekerja yang relative baik, hal ini ditunjukan dengan pegawai mampu menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dari waktu yang telah disediakan. Pegawai dapat dengan mudah dan cepat menemukan kembali berkas yang diperlukan, pegawai dapat dengan cepat mengetahui keberadaan arsip yang telah disusun sebelumnya terkecuali untuk arsip yang masih menumpuk dan belum disusun.

Kemampuan bekerja pegawai relative baik walaupun pegawai belum pernah mendapatkan pelatihan khusus kearsipan, dan sistem kearsipan akan lebih baik apabila petugas kearsipan dibekali dengan pelatihan khusus kearsipan.

“ belum ada dan sedang diusulkan ke Biro Rektorat, tapi dulu sekitar tahun 2009 ada semacam seminar atau diklat kalau saya tidak salah selama 3-4 hari di Biro Rektor tentang Kearsipan, dari Fakultas Kedokteran Gigi diwakili 3 orang, mereka adalah Ibu Marisi di Bagian Tata Usaha, Ibu Usnaya sekarang bertugas di Departemen Prostodonsia dan Ibu Jumiati yang telah dipindah ke Biro Rektor.”

(Hasil wawancara dengan Kepala bagian Tata Usaha)

“ya terkadang ada batas waktu yang diberikan , kalau ada permintaan data baru pegawai / dosen biasanya diberi waktu kira-kira 2 minggu, biasanya kalau tidak ada halangan seminggu saja sudah selesai.

Selanjutnya Staf Pegawai di Subbag Kepegawaian menjelaskan tentang halangan yang dimaksud

“ halangan nya bisa seperti lamanya formulir yang harus diisi oleh

pegawai/dosen dikembalikan ke kami, bisa saja kebetulan dosen tersebut sedang ke luar kota. Kalau formulir nya belum terkumpul kami tidak dapat merekap datanya.

(Hasil wawancara dengan Staf Pegawai di Subbag Kepegawaian )

3. Kemahiran Bekerja:

Ruangan kerja merupakan salah satu faktor yang dapat mempengaruhi kinerja pegawai, ruangan kerja disusun sedemikian rupa agar pegawai mendapatkan kenyamanan dalam bekerja sehingga diperoleh hasil yang terbaik.

“Ruangan yang ada sudah cukup nyaman, lemari berkas saya susun

sedemikian di dalam ruangan kerja supaya memudahkan saya dalam mencari berkas, apalagi ruangan ini sudah dilengkapi dengan AC jadi berkas-berkas ini tidak mudah lembab, tetapi akan lebih baik lagi apabila disediakan sebuah ruangan lagi atau ruangan ini diperbesar supaya bisa menyusun dan merapikan lemari berkas ini, supaya keliatan lebih rapi lagi.”

Hasil wawancara dengan Ibu Kasubbag dan Staf Pegawai di Sub bagian Kepegawaian.

Ruangan kerja pada Subbag Kepegawaian telah disusun dengan baik sehingga pegawai merasa nyaman dalam bekerja, lemari arsip berada di dalam ruangan kerja Subbag Kepegawaian itu sendiri. Hal ini berguna untuk efisiensi kerja dalam pencarian dan penemuan kembali arsip yang diperlukan dan mempermudah dalam melakukan pengawasa dan pengamanan. Selain itu ruangan kerja dilengkapi dengan fasilitas Air Conditioner (AC) yang juga berguna menjaga kelembaban udara dan ruangan diberi ventilasi dan pencahayaan yang cukup. Arsip yang disimpan selalu terjaga dari segala kerusakan baik bersifat biologis (serangga ,jamur dan sebagainya) dengan memberi kapur barus.

“ Perawatanya mungkin ya dibersihkan dari debu-debu saja dan memberi kapur barus supaya gak rusak dimakan rayap”

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan bab sebelumnya, maka kesimpulan yang dapat diaambil adalah :

1. Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem kearsipan dalam hal penyimpanan arsip berdasarkan Sistem Pokok Masalah (Subject Filling System) yang kemudian mengurutkannya dengan Sistem Abjad (Alphabetical Filling

System) dan Sistem Tanggal (Chronological Filling System).

2. Tempat penyimpanan arsip berada dalam satu ruangan dengan ruang kerja Sub Bagian Kepegawaian selain karena tidak adanya ruangan khusus penyimpanan arsip tetapi juga untuk memudahkan dalam menemuan kembali arsip karena tempatnya mudah terjangkau.

3. Sistem Kearsipan dalam hal penyusutan dan pemusnahan arsip hanya dilakukan untuk berkas fotocopi saja, untuk arsip pegawai yang sudah pensiun dan sudah meninggal, Subbag Kepegawaian menyimpannya pada satu lemari khusus untuk arsip inaktif.

4. Pengaruh sistem kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai pada Subbag kepegawaian adalah untuk meningkatkan Sistem Kearsipan dapat meningkatkan efisinsi kerja pegawai, Sub Bagian Kepegawaian Fakultas

Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara telah menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan Sistem Pokok Masalah yang kemudian mengurutkan berdasarkan Sistem Abjad dan Sistem Tanggal, selain itu tempat penyimpanan arsip yang mudah dijangkau yaitu berada dalam satu ruangan dengan ruang kerja yang dapat memudahkan dalam proses penemuan kembali.Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik, namun terdapat kelemahannya antara lain :

a. Dalam hal peminjaman arsip, prosedur yang digunakan belum dilakukan secara efektif, hanya menggunakan catatan biasa dan tidak ada sanksi yang diberikan untuk peminjam yang tidak mengembalikan arsip.

b. Kurangnya pegawai yang bertugas di Sub Bagian Kepegawaian yang dapat menyebabkan penemuan arsip tergantung pada satu orang pegawai tersebut.

c. Masih terdapat tumpukan arsip dan masih adanya arsip yang disimpan tidak sesuai pada tempatnya.

B. Saran

1. Pelaksanaan sistem kearsipan pada Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara perlu ditingkatkan lagi agar arsip – arsip yang ada dapat tersimpan dan terpelihara dengan baik. Disarankan setiap pegawai yang membawahi kearsipan di bagian

manapun di Fakultas Kedokteran Gigi dapat diberikan pendidikan dan pelatihan tentang kearsipan agar lebih memahami dan mengerti dalam hal pelaksanaan kearsipan yang efektif dan efisien.

2. Arsip – arsip yang dipinjam sebaiknya menggunakan kartu pinjam arsip atau kartu kendali.

3. Untuk menghemat biaya-biaya yang ada di sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara hendaknya mendaur ulang arsip yang sudah inaktif menjadi kertas yang bisa digunakan untuk kegiatan kantor bukan dimusnahkan dengan cara di bakar.

4. Pelaksanaan sistem kearsipan mampu meningkatkan efisiensi kerja pegawai pada Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi USU.

BAB II

METODOLOGI

A. Bentuk Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif yang bertujuan untuk menguraikan bagaimana pengaruh pengelolaan kearsipan dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai pada Fakultas Kedokteran Ggi Universitas Sumatera Utara. Metode deskriptif memusatkan perhatian pada masalah-masalah atau fenomena-fenomena yang ada pada saat penelitian dilakukan atau masalah yang bersifat aktual, kemudian menggambarkan fakta-fakta tentang masalah yang diselidiki dengan diiringi dengan interpretasi rasional yang akurat.

Dengan demikian penelitian ini akan menggambarkan fakta-fakta dan menjelaskan keadaan dari objek penelitian berdasarkan fakta-fakta sebagaimana adanya dan mencoba menganalisa untuk memberi kebenarannya berdasarkan data yang diperoleh di lapangan.

B. Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di Fakultas Kedokteran Gigi USU berada di dalam kampus USU dengan alamat Jl. Alumni No. 2 Kampus USU Padang Bulan, Medan-20155. Nomor telepon : 8216131, dan Nomor faksimile : 061-8213421.

C. Informan Penelitian

Penelitian kualitatif tidak dimaksudkan untuk membuat generalisasi dari hasil penelitiannya. Oleh Karena itu, pada penelitian kualitatif tidak dikenal adanya populasi dan sampel (Bagong Suyanto, 2005:171). Subjek penelitian yang telah tercermin dalam fokus penelitian ditentukan secara sengaja. Subjek penelitian ini menjadi informan yang akan memberikan berbagai informasi yang diperlukan selama proses penelitian. Informan adalah seseorang yang benar-benar mengetahui suatu persoalan atau permasalahan tertentu yang darinya dapat diperoleh inf ormasi yang jelas, akurat, dan terpercaya baik berupa pernyataan, keterangan atau data-data yang dapat membantu dalam memahami persoalan atau permasalahan tersebut.

Menurut Hendarso dalam Bagong Suyanto (2005: 171-172) informan penelitian ini meliputi tiga macam yaitu:

1. Informan kunci (key informan), yaitu mereka yang mengetahui dan memiliki berbagai informasi pokok yang diperlukan dalam penelitian.

2. Informan utama, yaitu mereka yang terlibat secara langsung dalam interaksi sosial yang diteliti.

3. Informan tambahan, yaitu mereka yang dapat memberikan informasi walaupun tidak langsung terlibat dalam interaksi sosial yang diteliti.

Berdasarkan uraian diatas maka penelitian menentukan informan dengan menggunakan teknik purposive sampling yaitu: penentuan informan tidak didasarkan atas strata, kedudukan, pedoman atau wilayah tetapi didasarkan adanya

tujuan tertentu yang tetap berhubungan dengan permasalahan penelitian, maka peneliti dalam hal ini menggunakan informan yang terdiri atas:

1. Informan kunci, berjumlah satu orang yaitu: a. Kepala Bagian Tata Usaha

2. Informan utama yang meliputi : a. Kasubbag Kepegawaian

b. Staf Kepegawaian sebagai pemegang arsip yang berjumlah 1 orang 3. Informan tambahan yang meliputi :

a. Pegawai sebagai user/ pengguna arsip b. Dosen Pengajar

D. Teknik Pengumpulan data

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan teknik pengumpulan data dengan dua cara, antara lain:

1. Teknik Pengumpulan Data Primer yaitu data yang diperoleh melalui kegiatan langsung ke lokasi penelitian untuk mencari data yang lengkap dan berkaitan dengan masalah yang diteliti. Hal ini dilakukan dengan cara:

a. Metode Wawancara, yaitu dengan cara wawancara mendalam untuk memperoleh data yang lengkap dan mendalam dari informan kunci. Metode ini dilakukan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara langsung dan terbuka kepada informan atau pihak yang berhubungan dan memiliki relevansi terhadap masalah yang berhubungan dengan penelitian.

b. Metode Observasi, yaitu pelaksanaan pengamatan secara langsung terhadap fenomena-fenomena yang berkaitan dengan fokus penelitian. 2. Teknik Pengumpulan Data Sekunder

a. Studi Kepustakaan, yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi melalui literatur yang relevan dengan judul penelitian seperti buku-buku, artikel dan makalah yang memiliki relevansi dengan masalah yang diteliti.

b. Studi Dokumentasi, yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan catatan-catatan atau dokumen yang ada di lokasi penelitian seperti petunjuk pelaksana, petunjuk teknis serta sumber-sumber lain yang relevan dengan objek penelitian.

E. Teknik Analisis Data

Teknik analisa data yang digunakan dalam peneltian ini adalah analisa data kualitatif. Teknik analisa data kualitatif adalah teknik analisa yang didasarkan atas kemampuan nalar penulis dalam menginterpretasikan fakta, data, dan informasi. Teknik analisa data kualitatif menyajikan data kualitatif yang dikumpulkan melalui teknik pengumpulan data kualitatif seperti keterangan dari informan dan hasil dokumentasi, sesuai dengan indikator-indikator model implementasi yang digunakan. Data dan informasi yang bersifat kualitatif tersebut selanjutnya diinterpretasikan oleh peneliti sesuai dengan tujuan penelitian yang telah dirumuskan sebelumnya.

Adapun langkah-langkah yang dilakukan untuk memperoleh data dan informasi serta menganalisis data dan infromasi yang telah diperoleh adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan permasalahan dan tujuan penelitian yang telah dirumuskan sebelumnya, maka peneliti kemudian menentukan metode penelitian yang akan digunakan, yaitu penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dan teknik analisa data yang digunakan adalah teknik analisa kualitatif.

Untuk memperoleh data yang diperlukan, sesuai dengan teknik pengumpulan data yang telah ditetapkan sebelumnya, maka peneliti melakukan wawancara dengan beberapa informan yang benar-benar mengetahui bagaimana pengaruh sistem kearsipan dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai pada Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara. Di samping itu, peneliti juga mengumpulkan data sekunder berupa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan kearsipan pada Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara, serta melakukan pengamatan terhadap situasi dan kondisi di lokasi penelitian untuk melengkapi data yang dibutuhkan.

2. Setelah data dan informasi yang dibutuhkan terkumpul, peneliti kemudian memilah-milah data dan informasi tersebut ke dalam indikator-indikator penelitian yang telah ditetapkan sebelumnya seperti pengurusan naskah dinas masuk, naskah dinas keluar, penemuan kembali dan peminjaman.

3. Setelah data informasi tersebut dikelompokkan, peneliti kemudian melakukan penyajian data dan analisis data. Penyajian dan analisis data ini dilakukan dengan menguraikan masing-masing indikator penelitian berdasarkan data dan informasi yang diperoleh di lapangan baik melalui hasil wawancara dan observasi maupun dari data-data sekunder. Setelah menguraikan data dan fakta yang ada di lapangan berdasarkan data dan informasi tersebut, peneliti kemudian menganalisisnya dengan membandingkannya dengan keadaan lapangan (dari hasil wawancara, observasi, dan data sekunder) dengan teori-teori yang berhubungan dengan indikator tersebut.sehingga dengan demikian peneliti dapat melihat bagaimana perbandingan antara teori dengan keadaan di lapangan.

4. Setelah itu, peneliti kemudian menyimpulkan bagaimana pengaruh pengelolaan kearsipan dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai pada Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara dengan berpatokan kepada indikator-indikator dari kearsipan.

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Kebutuhan akan informasi dalam suatu organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi. Di dalam suatu organisasi biasanya organisasi menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus dilaksanakan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.

Kantor merupakan pusat kegiatan dan penyedia informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan kegiatan organisasi. Oleh sebab itu, kantor diharapkan mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta untuk memenuhi kebutuhan informasi pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan perusahaan atau organisasi. Salah satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah sistem kearsipan.

Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar dapat memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu, suatu kantor dalam mengelolah kearsipannya harus memperhatikan sistem

kearsipan yang paling sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuan. Maka dari itu dapat dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu organisasi kantor terletak pada penyelenggaraan arsip yang sederhana, efektif dan efisien. Dikatakan efisien apabila suatu yang dibutuhkan sesuai yang diharapkan dengan cepat dan tepat. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien dapat memotivasi dan mendorong pegawai mencapai hasil kerja yang memuaskan. Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut.

Sub Bagian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara adalah salah satu unit kerja yang mempunyai kewenangan untuk melaksanakan usaha-usaha penyediaan data dan informasi yang berkaitan dengan kepegawaian atau kepangkatan yang dibutuhkan oleh dosen, pegawai-pegawai di lingkungan Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara. Data dan informasi mengenai kepegawaian dan kepangkatan harus benar-benar dikelola dengan baik oleh pegawai kearsipan untuk menunjang efisiensi kerja pegawai maka suatu surat atau dokumen diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem. Dengan demikian pekerjaan pegawai akan semakin lancar sehingga arus kerja semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.

Meskipun sistem kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting, namun pada prakteknya masih banyak organisasi atau instansi yang tidak melakukan penataan arsip dengan baik. Oleh karena kelengkapan, kecepatan dan

ketepatan informasi yang disajikan berpengaruh terhadap pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan, maka dari itu masalah-masalah mengenai arsip perlu dipahami sebaik mungkin. Sistem Kearsipan yang baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar Iebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana.

Seluruh kegiatan-kegiatan di Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan. Banyak sekali arsip yang harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sistem kearsipan yang benar. Sistem kearsipan yang belum maksimal di Subbag Kepegawaian ini terlihat dari keberadaan ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja dan masih banyak dijumpai arsip yang hanya ditumpuk sehingga arsip cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan, pegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ke tempat penyimpanannya, tidak adanya sanksi yang diberikan untuk pegawai yang tidak mengembalikan arsip dan kurangnya pemahaman pegawai tentang penataan arsip jelas dapat menimbulkan tidak efektifnya pengelolaan arsip yang mengakibatkan pegawai kesulitan mendapatkan informasi atau dokumen yang diperlukan dalam pekerjaannya, tentu itu akan menghambat pekerjaan dan efisiensi kerja yang tidak tercapai.

Dengan alasan tersebut di atas, timbul keinginan Penulis untuk memilih judul “ PENGARUH SISTEM KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PADA SUBBAG KEPEGAWAIAN FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”

B. Perumusan Masalah

Dalam mengadakan penelitian, perlu dirumuskan masalah secara jelas untuk mendapatkan hasil penelitian yang baik. Berdasarkan latar belakang di atas, maka yang menjadi perumusan masalah dalam penelitian ini adalah : “Bagaimana pengaruh sistem kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai pada Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara ”.

C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengaruh sistem kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai Pada Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Bagi penulis, penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan yang memberikan pemahaman tentang sistem kearsipan yang dilakukan oleh Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara

2. Bagi Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara, sebagai bahan pertimbangan ataupun informasi tentang kearsipan dalam rangka menunjang efisiensi kerja pegawai.

3. Bagi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara, sebagai penambahan kualitas dan kuantitas referensi di bidang ilmu sosial lainnya khususnya dalam bidang Ilmu Administrasi Negara.

E. Kerangka Teori

Sebelum melakukan penelitian lebih lanjut, perlu mengemukakakn teori-teori sebagai kerangka berfikir untuk menggambarkan dari sudut mana penelitian menyoroti masalah yang dipilih. Singarimbun (2006:37) menyebutkan teori adalah serangkaian asumsi, konsep dan konstruksi, defenisi dan proposisi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara merumuskan hubungan antar konsep. Dalam penelitian ini yang menjadi kerangka teori adalah : 1. Konsep Sistem Kearsipan

a. Pengertian arsip dan kearsipan

Istilah Kearsipan berasal dari akar kata "Arsip". Arsip pada prinsipnya mengandung pengertian defenitif yang sama, namun demikian para ahli cenderung memberikan pengertian arsip yang berlainan satu dengan lainnya, tergantung pada sudut pandang dan point penekanan utama yang diberikan didalamnya sebagaimana dikemukakan oleh Liang Gie (2000:18) bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena

mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Barthos (2005:1) menyebutkan arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Jadi yang termasuk arsip misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.

Menurut Wiyasa (2003:79) arsip adalah kumpulan berkas baik berupa tulisan maupun benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, ditata dan diatur serta disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat segera diketemukan kembali.

Beberapa pengertian lain mengenai arsip, akan dikemukakan dibawah ini :

a. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dikatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

b. Menurut Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 37 Tahun 2006 1) Arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh

apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2) Arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Moekijat (2002:75) berpendapat kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan surat yang mengandung arti dan mempunyai kegunaan baik kepentingan suatu instansi. Kepentingan tersebut berkaitan dengan individu/pribadi/perorangan. Arsip disimpan dengan metode tertentu sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Arsip yang disimpan secara tidak teratur akan menyebabkan proses temu kembali yang sukar.

b. Kearsipan sebagai Sistem

Menurut Moekijat (1993 : 11) suatu sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatanyang saling bergantung dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama organisasi.

Sistem kearsipan adalah suatu sistem, metoda atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip. Arsip dapat ditemukan

kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. (Wursanto, 1991:22)

c. Fungsi dan Tujuan Kearsipan

Sedarmayanti (2003:19) mengemukakan fungsi arsip meliputi : a. Alat utama ingatan organisasi.

b. Bahan atau alat pembuktian.

c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

d. Barometer kegiatan organisasi mengingat setiap kegiatan umumnya menghasilkan arsip.

e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Dari kedua uraian diatas jelas bahwa arsip berfungsi sebagai urat nadi sebuah organisasi pemerintah maupun swasta karena tanpa adanya sistem kearsipan yang baik disatu sisi tidak mungkin organisasi dapat berkembang dan disisi yang lain arsip sebagai dasar untuk mengambil keputusan dimasa kini dan masa yang akan datang. Kenyataan ini disebabkan arsip sarat akan nilai-nilai tentang data dan informasi

. Adapun tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah (Barthos, 2005:12).

Dalam Pasal 3 Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 37 Tahun 2006 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional

dikatakan bahwa tujuan pengelolaan arsip di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional adalah:

a. menjamin arsip dapat disediakan dengan cepat, tepat, aman, dan efisien; b. menjamin arsip tidak mengalami kerusakan dan hilang; dan

c. menjamin arsip yang bernilai guna kesejarahan dapat diselamatkan dan dilestarikan.

d. Jenis-Jenis Arsip

Berdasarkan jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung dari segi jenis peninjauannya. Jenis arsip menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:

a. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. (Bedasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Departeman Pendidikan Nasional ). Arsip ini tidak hanya berupa kertas atau surat saja, tetapi juga termasuk bahan tertulis atau bahan tercetak yang direkam dalam pita kaset, juga termasuk naskah-naskah, memorandum, nota, slide, foto dan lain-lain.

Berdasarkan nilainya arsip dinamis dibagi sebagai berikut :

1) Arsip Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di unit suatu organisasi/kantor.

2) Arsip in-aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung karena nilainya yang semakin menurun di unit suatu organisasi/kantor. b. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan kegiatan maupun ketatausahaan. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip tersebut cenderung mempunyai kepentingan dalam nilai sejarah dan disimpan ditempat yang lebih aman dan sulit dijangkau. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut akan tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia

e. Pengorganisasian Arsip dan Penataan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003 : 21-22), asas pengorganisasian pengelolaan arsip terbagi atas :

a. Asas Sentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu tempat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar dan masing-masing unit tidak bayak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang dilakukan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar atau kompleks kegiatannya dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.

c. Asas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas Sentralisasi dengan Desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada asas Sentralisasi atau Desentralisasi.

Selanjutnya Menurut Barthos (2005:44), ada lima sistem tata cara mengarsip surat, yaitu :

1. Sistem Abjad, adalah suatu sistem unutk menyusun arsip dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusun arsip tersebut dibagi 4 golongan yaitu menurut nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah, dan nama organisasi sosial lainnya.

2. Sistem Subjek, adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen disusun menurut perihal, menurut nama-nama perusahaan, koresponden dan sebagainya.

3. Sistem Geografis atau Wilayah, maksudnya adalah penyusunan arsip dimana surat-surat atau arsip dibagi menurut letak wilayah.

4. Sistem Nomor, merupakan sistem tata arsip yang tidak langsung, karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka petugas arsip lebih

dahulu membuat daftar-daftar kelompok masalah-masalah seperti pada sistem subjek, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.

5. Sistem kronologis, maksudnya adalah sistem yang penyusunan arsip atau surat-surat menurut urutan tanggal dari datangnya surat-surat-surat-surat tersebut. Surat-surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat.

Diantara kelima sistem tata cara mengarsip surat tersebut, sistem abjad merupakan dasar dari semua sistem tata cara mengarsip surat kecuali bagi sistem kronologis.

f. Ciri-Ciri Sistem Kearsipan yang Baik

Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut (Wursanto, 1991:30) :

1) Mudah dilaksanakan

Sehingga tidak menimbulkan kesulitan dalam hal penyimpanan, pengambilan maupun pengembalian.

2) Mudah dimengerti

Sistem kearsipan harus sederhana dan disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.

3) Murah/Kedokteran Gigis

Tidak berlebihan dalam hal pengeluaran dana maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan ataupun perlengkapan arsip.

Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung, rak arsip, almari dan sebagainya.

5) Mudah dicapai

Arsip harus mudah disimpan dan diketemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

6) Cocok bagi organisasi

Sistem yang digunakan disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.

7) Fleksibel atau luwes

Artinya dapat diterapkan di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.

8) Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

Arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh tangan-tangan yang tidak bertanggung jawab maupun oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.

9) Mempermudah pengawasan

Untuk mempermudah pengawasan arsip dibantu dengan berbagai macam perlengkapan/peralatan, seperti kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjam arsip/slip out.

g. Tahapan Kearsipan

Menyangkut masalah sistem kearsipan yang dilaksanakan di berbagai instansi, menurut Martono (1994:37) pada umumnya terdiri atas pengurusan naskah dinas masuk, naskah dinas keluar, penemuan dan peminjaman.

I. Pengurusan Naskah Dinas Masuk

Kegiatan ini merupakan langkah dari proses pengelolaan arsip yang terdiri atas :

a. Penerimaan, mempunyai arti menerima naskah dinas masuk, serta meneliti kebenaran alamat membubuhkan paraf pada bukti penerimaan, membuka sampul, meneliti kelengkapan lampiran naskah kepada pengarah (pimpinan) untuk didisposi.

b. Pencatatan, mempunyai tugas mencantumkan nomor kode, klasifikasi dan indeks pada naskah dinas, mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali serta mencatat naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup dalam lembar pengatur.

c. Pengendalian, mempunyai tugas menyimpan naskah kedalam file sebagai pengganti arsip selama naskah dinas berada pada unit pengolah. d. Penyimpanan, mempunyai tugas menyimpan kartu kendali lembar III

berwarna kuning yang diterima kembali dari tata usaha pengolah kedalam file sebagai arsip selama naskah dinas masih berada di unit pengolah.

Pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh tata usaha pengolah dari unit kearsipan.

a. Tata Usaha Pengolah mempunyai tugas :

1. Mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap tiga berwarna putih, kuning dan merah.

2. Menyampaikan konsep beserta tiga kartu kendali kepada pengendali pada unit kearsipan.

3. Menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut urutan nomor kode. b. Unit Kearsipan

Unit kearsipan melaksanakan kegiatan pengendalian, penyimpanan dan pengiriman.

1) Pengendali mempunyai tugas :

a. Memberikan nomor urut pada kartu kendali.

b. Menyimpan kartu kendali berwarna putih menurut urutan nomor kode

c. Menyampaikan kartu kendali berwarna kuning pada penyimpanan. 2) Penyimpan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali berwarna

kuning menurut urutan nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah dinas tersebut masih berada di unit pengolah.

3) Pengirim mempunyai tugas : a. Mengirim surat pada alamat.

III. Penemuan Kembali Arsip

Cara Penemuan kembali arsip dapat dilakukan :

a. Dalam hal diketahui masalahnya, melalui kartu kendali berwarna putih. b. Dalam hal diketahui kode klasifikasinya, melalui kartu kendali berwarna

putih.

c. Dalam hal diketahui indeks suratnya, melalui kartu kendali berwarna putih.

d. Dalam hal diketahui tanggal dan nomor serta asal naskah dinas melalui kartu kendali berwarna hijau.

e. Dalam hal diketahui nomor urut, melalui daftar pengendali. IV. Peminjaman Arsip

a. Peminjaman arsip dilakukan dengan menggunakan kartu tanda bukti peminjaman.

b. Peminjaman mengisi tanda bukti peminjaman rangkap tiga.

1) Lembar I : Disimpan sebagai file sebagai pengganti arsip yang dipinjam.

2) Lembar II : Disertakan pada arsip yang dipinjam. 3) Lembar III : Disimpan sebagai sarana penagihan.

c. Tanda bukti peminjaman ditandatangani oleh peminjam, petugas yang melayani peminjaman dari kepala unit kearsipan.

d. Peminjaman wajib mengembalikan arsip selambat-lambatnya dalam batas waktu yang ditentukan.

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan, yang mana telah melimpahkan rahmat dan hidayat-Nya serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “ PENGARUH PENGELOLAAN

KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI PADA SUB

BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

Skripsi ini, yang merupakan salah satu persyaratan untuk menyelesaikan perkuliahan pada Program Studi Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Poitik Universitas Sumatera Utara untuk mendapatkan gelar Sarjana. Sekaligus sebagai wahana untuk melatih diri dalam penulisan ilmiah.

Skripsi ini ditulis berdasarkan riset yang dilakukan pada Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara. Penulis mengetahui bahwa dalam penulisan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, hal ini terjadi karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman penulis dalam penulisan karya ilmiah. Selama berlangsungnya penulisan skripsi ini hingga menyelesaikannya, penulis banyak mendapat bantuan, dukungan, serta masukan dari banyak pihak. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besranya kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Badaruddin,MSi. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. M.Husni Thamrin Nasution, MSi, selaku Ketua jurusan Departemen Ilmu Administrasi Negara.

3. Ibu Dra. Elita Dewi, M.Sp selaku Dosen Pembimbing, yang telah bersedia memberikan bimbingan, arahan dalam penulisan skripsi ini.

4. Kepada kak Mega dan kak Dian selaku pegawai pendidikan FISIP USU yang selalu membantu penulis dalam urusan administrasi yang berhubungan dengan perkuliahan maupun skripsi.

5. Bapak Sukirman,SH Selaku Kepala Bagian Tata Usaha di Fakultat yang telah yang telah banyak memberikan Izin masukan dan membantu penulis selama melakukan penelitian.

6. Ibu Suridiazti,SH selaku Kasub.bag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi USU yang sudah banyak memberikan masukan saran dan bantuan selama penulis menyelesaikan tugas akhir ini.

7. Muhammad Ridwan Sitorus selaku staf pegawai Sub.bag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi USU yang sudah banyak memberikan banyak masukan saran dan bantuan selama penulis menyelesaikan tugas akhir ini. 8. Bapak dan Ibu Dosen Program Studi Ilmu Administrasi Negara FISIP

USU yang telah memberikan ilmunya kepada penulis selama masa perkuliahan.

9. Penulis ucapkan terima kasih kepada sahabat terbaik penulis Maya Rahmawati Putri atas saran dan bantuan yang diberikan selama penyelesaian skripsi ini.

10.Sahabat terbaik penulis Kak Tami, Irma Pane, dan Maya yang telah memberikan motivasi dan saran yang sangat membantu dalam menyelesaikan skripsi.

11.Sahabat penulis senasib seperjuangan Hariman, Fadly, Ade Surya, Indi, Nuel, Yuni, Regina, Siska, Rina, dan teman-teman seperjuangan

angkatan 2010 yang lainnya , penulis tidak akan melupakan kekompakan diantara kita pada saat perkuliahan dan menyelesaikan skripsi.

12.Buat Seseorang yang telah banyak memberikan dukungan dalam penyelesaian skripsi ini.

13.Dan untuk semua pihak yang telah ikut membantu terselesaikannya skripsi ini baik langsung maupun tidak langsung.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih belum sempurna dan masih banyak kekurangan dan masih jauh dari kesempurnaan dikarenakan keterbatasan pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran serta kritikan yang konstruktif dan eduktif guna menyempurnakan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi penulis khususnya dan para pembaca pada umumnya.

Medan, Mei 2012 Penulis

DAFTAR ISI

ABSTRAKSI ……… ii

KATA PENGANTAR ……….. iv

DAFTAR ISI ……… vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ……… 1

B. Perumusan Masalah ……… 4

C. Tujuan Penelitian ……… 4

D. Manfaat Penelitian ……… 4

E. Kerangka Teori 1. Pengertian Arsip dan Kearsipan ……… 5

2. Fungsi dan Tujuan Penataan Arsip ……… 7

3. Jenis Arsip ………. 9

4. Sistem Penyimpanan dan Klasifikasi Arsip ……….. 10

5. Ciri-Ciri Sistem Kearsipan yang Baik ……….. 11

6. Pengelolaan Kearsipan ……….. 13

7. Efisiensi Kerja a. Pengertian Efisiensi Kerja ……….. 17

b. Faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja …….. 18

c. Sumber efisiensi ……….. 19 8. Pengaruh Pengelolaan Kearsipan terhadap

Efisiensi Kerja Pegawai ……… 21

F. Defenisi Konsep ………. 23

G. Defenisi Operasional ……….…. 24

BAB II METODOLOGI A. Bentuk Penelitian ……….. 26

B. Lokasi Penelitian ……….. 26

C. Informan Penelitian………. 27

D. Teknik Pengumpulan Data ……… 28

E. Teknik Pengumpulan Data……….. 28

F. Teknik Analisa Data ………. 29

III. DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN A. Sejarah Singkat Fakultas Kedokteran Gigi USU ……… 32

B. Visi Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara ……….. 35

C. Misi Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara ………. 36

D. Tujuan Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara ………. 37

E. Kompetensi Lulusan ……… 38

F. Struktur Organisasi ………. 39

G. Job Discription ……… 41

I. Kinerja Usaha Terkini ………. 46

J. Rencana Kegiatan ……… 47

BAB VI PENYAJIAN DATA DAN ANALISA DATA Sistem Kearsipan 1. Penciptaan Arsip ………. 49

2. Pengurusan dan Pengendalian Arsip ……….. 51

3. Retensi Arsip ……….. 56

4. Penyusutan / Pemusnahan Arsip ……… 61

Efisiensi Kerja Pegawai 1. Keinginan Bekerja ……….. 61

2. Kemampuan Bekerja ………... 62

3. Kemahiran Bekerja ………. 63

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ………. 65

B. Saran ……… 66