E. Sarana dan Perlengkapan Kearsipan di Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara
Dalam pengelolaan kearsipan, Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara dilengkapi sarana dan perlengkapan kearsipan antara lain sebagai berikut :
1. Sarana Kearsipan :
a Indeks
Yaitu tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
b Lembar Tunjuk Silang
Yaitu suatu formulir yang digunakan untuk mempertemukanbeberapa keterangan yang berbeda, tetapi mengenai satu perihal yang sama.
c Lembar Disposisi
Yaitu suatu lembaran khusus yang berfungsi mencatat pendapat seseorang pejabat mengenai urusan dalam suatu dinas.
d Kartu Kendali
Yaitu kartu yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan surat-surat keluar yang sifatnya penting.
e Daftar surat masuk dan keluar
f Buku Expedisi
Yaitu buku yang merupakan tanda bukti penerimaan surat bagi organisasi yang berisi kolam tanggal, keterangan, dan tanda bukti serta nama terang penerima surat.
g Buku agenda berita terimamasuk.
Universitas Sumatera Utara
Yaitu buku yang mencatat segala surat-surat yang masuk. Buku agenda berita terima ini terdiri dari kolom nomor surat, tanggal nama pengirim, isi ringkas surat,
keterangan lain yang perlu. h
Buku agenda berita kirimkeluar Buku ini hampir sama dengan buku agenda berita terima. Namun bedanya buku
agenda berita kirim mencatat segala surat yang keluar.
2. Peralatan Kearsipan
a Mesin Tik
Fungsinya untuk menyusun huruf yang menggantikan cara menulis dengan tangan. Jadi alat ini membantu dalam membuatmengahsilkan data.
b Komputer
Yaitu rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksiprogram yang diberikan serta dapat menyimpan dan
menampilkan keterangan bila diperlukan. c
Filling Cabinet Lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertical.
d Ordner
Yaitu semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pinggirnya.
e Rak buku lemari terbuka
Yaitu rak untuk menyimpan buku-buku seperti di perpustakaan atau untuk meyimpan ordner dan sejenisnya.
f Lemari Arsip
Universitas Sumatera Utara
Yaitu lemari besar untuk menyimpan segala macam arsip atau dokumen yang berukuran besar seperti bagan, ordner dan lain-lain.
g Alat Perekam
Yaitu alat untuk merekam data-data dan biasanya merupakan arsip yang bersifat penyimpanan jangka panjang dibandingkan dengan arsip dari kertas.
h Kaset
Fungsinya untuk menyimpan hasil rekaman dari alat rekam. i
Skat atau Guide Merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan
kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokkan masalah pada klasifikasi arsip.
j Folder sampul arsip
Yaitu map tanpa daun penutup pada sisinya dan dilengkapi tabtonjolan untuk menempatkan kode arsip.
k Stempel kantor
Dikaitkan dengan kearsipan stempel kantor berfungsi untuk menstempel setiap surat yang masuk dan distempel dibagian belakang surat.
l Kotak kartu kendali
Yaitu suatu tempat yang dipergunakan untuk menyimpan semua kartu kendali.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV PENYAJIAN DATA
Dalam Bab IV akan disajikan dan dibahas tentang data dan informasi yang diperoleh selama mengadakan penelitian di Kantor Dinas Pehubungan Propinsi Sumatera
Utara melalui kuesioner dan observasi. Adapun kuesioner yang disebarkan terdiri dari dua bagian yaitu :
A. Karakteristik Responden.
B. Variabel Penelitian yaitu variabel bebas X pengelolaan kearsipan terdiri dari 21
pertanyaan untuk indikator dan variabel terikat Y efisiensi kerja terdiri dari 10 pertanyaan untuk indikator.
Sedangkan jumlah sampel atau responden yang telah ditetapkan penulis adalah sebanyak 40 responden dari jumlah populasi sebanyak 194 orang n=40. Bagian ini
dimaksudkan untuk mengetahui nilai masing-masing variabel yang diteliti tersebut yang kemudian akan digunakan dalam analisa data untuk menguji hipotesis.
Untuk memperoleh gambaran yang jelas dari data-data yang diperoleh dari kuesioner tersebut digunakan tabel distribusi yang kemudian diinterpretasikan sebagai
berikut : A. Karakteristik Responden
Data yang menyangkut karakteristik responden meliputi : Jenis kelamin, usia, pendidikan, golongan, dan jabatan. Berdasarkan hasil penyebaran angket yang dilakukan,
maka dapatlah dianalisis dan diklasifikasikan data tersebut ke dalam tabel-tabel berikut :
Universitas Sumatera Utara
Kategori