Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai (Studi Pada kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara)

PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN

TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI

(Studi Pada kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara)

DISUSUN OLEH

ASTRI INTAN HARAHAP

0 5 0 9 0 3 0 4 8

DEPARTEMEN ILMU ADMISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

HALAMAN PERSETUJUAN

Skripsi ini disetujui untuk diperbanyak dan dipertahankan oleh :

Nama : Astri Intan Harahap

NIM : 050 903 048

Departemen : Ilmu Administrasi Negara

Judul : Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja

Pegawai (Studi Pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara)

Medan, 13 Mei 2009

Dosen Pembimbing Ketua Departemen

Dra. Elita Dewi, M.SP

NIP. 131 568 389 NIP. 131 568 391

Prof. Dr. Marlon Sihombing, MA

DEKAN FISIP USU

NIP. 131 757 010

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ... i

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Kerangka Teori ... 5

1. Pengertian Arsip dan Kearsipan ... 5

2. Fungsi dan Tujuan Penataan Arsip ... 7

3. Jenis Arsip ... 8

4. Sistem Penyimpanan dan Klasifikasi Arsip ... 9

5. Ciri-ciri sistem Kearsipan yang Baik ... 11

6. Pengelolaan Kearsipan ... 13

7. Manajemen Arsip Elektronis ... 16

8. Efisiensi Kerja ... 19

9. Pengaruh Pengelolaan Kearsipan terhadap Efisiensi Kerja Pegawai 22 F. Hipotesis ... 23

G. Defenisi Konsep ... 24

H. Defenisi Operasional ... 25

I. Sistematika Penulisan ... 28

BAB II METODE PENELITIAN ... 29

A. Bentuk Penelitian ... 29

B. Lokasi Penelitian ... 29

C. Populasi dan Sampel ... 29

D. Teknik Pengumpulan Data ... 30

BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN ... 36

A. Sejarah Singkat Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara .... 36

B. Visi dan Misi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara... 37

C. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ... 38

D. Pengelolaan Kearsipan pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara ... 50

E. Sarana dan Perlengkapan Kearsipan di Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara ... 51

BAB IV PENYAJIAN DATA ... 54

A. Karakteristik Responden ... 54

B. Variabel (X) Pengelolaan Kearsipan ... 57

C. Variabel (Y) Efisiensi Kerja ... 69

BAB V ANALISA DATA ... 76

A. Klasifikasi Jawaban Responden ... 76

B. Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai 78 C. Pembahasan ... 83

BAB VI PENUTUP ... 89

A. Kesimpulan ... 89

B. Saran ... 91

DAFTAR TABEL

Tabel 1 : Karakteristiuk Responden Menurut Jenis Kelamin ... 54

Tabel 2 : Karakteristik Responden Menurut Usia... 54

Tabel 3 : Karakteristik Responden Menurut Pendidikan ... 54

Tabel 4 : Karakteristik Responden Menurut Golongan ... 55

Tabel 5 : Karakteristik responden Menurut Jabatan ... 55

Tabel 6 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Menerima Naskah Dinas Secara Rutin ... 56

Tabel 7 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kebenaran Alamat . Naskah Dinas... 56

Tabel 8 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibubuhkan Paraf Pada . Penerimaan Naskah Dinas ... 57

Tabel 9 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kelengkapan . Lampiran Naskah Dinas ... 57

Tabel 10 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Naskah Dinas . Penting atau Naskah Dinas Biasa ... 58

Tabel 11 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Kode Klasifikasi . dan Indeks ... 58

Tabel 12 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakan Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 59

Tabel 13 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Sarana Dan Prasarana Kearsipan ... 59

Tabel 14 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Arsip yang Penting Dicatat dalam Kartu Kendali ... 60

Tabel 15 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Disusunnya Kartu kendali Berdasarkan Urutan Nomor Kode ... 60

Tabel 16 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Disusunnya Kartu Kendali Berdasarkan Instansi dan Menurut Urutan Waktu ... 61

Tabel 18 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilakukannya Penyimpanan

Di Tempat yang Mudah Dijangkau ... 62 Tabel 19 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditemukannya Arsip dengan

Cepat Bila Diperlukan ... 62 Tabel 20 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ketepatan Ditemukan Arsip

di Rak Katalog Cocok ... 63 Tabel 21 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dipergunakannya Prosedur

Tertentu dalam Meminjam Arsip ... 63 Tabel 22 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Tanda Bukti

Peminjaman Bagi Instansi Lain ... 64 Tabel 23 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditetapkannya Jangka Waktu

Dalam Peminjaman Arsip ... 64 Tabel 24 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Sanksi yang Diberikan Bila

Terlambat Mengembalikan Arsip ... 65 Tabel 25 :Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakannya Pemusnahan Arsip 65 Tabel 26 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Jadwal Retensi

Terhadap Arsip ... 66 Tabel 27 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Kesediaan Untuk Menerima

Beban Kerja yang Diberikan ... 67 Tabel 28 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ketaatan Terhadap Peraturan,

Kewajiban dan Tugas ... 67 Tabel 29 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Datang Tepat Waktu Sesuai

jam Masuk kantor ... 68 Tabel 30 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Berada Di Tempat Pada

Jam-Jam Kerja ... 68 Tabel 31 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Bersedia Bertanggung Jawab

Atas Tugas yang Diberikan ... 69 Tabel 32 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Kepahaman Terhadap Tugas/Bidang

Kerja yang Diberikan ... 69 Tabel 33 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Tepat Waktu dalam Menyelesaikan

Tabel 34 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Kesesuaian dengan

Keahlian/Keterampilan yang Dimiliki ... 70 Tabel 35 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Usaha Memberikan Hasil yang

Terbaik ... 71 Tabel 36 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Suasana Kerja Mendukung Pekerjaan di Kantor ... 71 Tabel 37 : Distribusi Frekuensi Klasifikasi Jawaban Responden Untuk Variabel X .... 73 Tabel 38 : Distribusi Frekuensi Klasifikasi Jawaban Responden Untuk Variabel Y .... 73 Tabel 39 : Pedoman Untuk Memberikan Interpretasi Koefisien Korelasi ... 76

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Puji dan syukur saya panjatkan atas kehadirat allah SWt yang mana telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul : “Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai (Studi Pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara)”

Skripsi ini merupakan sebuah karya tulis ilmiah yang disusun guna melengkapoi persyaratan memperoleh gelar Sarjana serta sebagai wahana untuk melatih diri dan mengembangkan wawasan berfikir dalam penulisan karya ilmiah ini.

Penulis mengakui bahwa dalam penulisan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, hal ini terjadi karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman penulis dalam penulisan karya ilmiah. Namun berkat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak, maka penulisan skripsi ini dapat terselesaikan.

Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Prof. DR. M. Arif nasution, MA selaku Dekan fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. DR. Marlon Sihombing, MA selaku Ketua Departemen Ilmu Administrasi

Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.

3. Ibu Dra.Beti Nasution,MSI selaku Sekretaris Departemen Ilmu Administrasi Negara

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.

4. Ibu Dra. Elita Dewi, MSP selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan

5. Kepada Dosen Penguji yang bersedia meluangkan waktunya untuk memberikan kritik dan saran yang membangun.

6. Kepada Kak Mega, Kak Emi dan Kak Dian selaku pegawai pendidikan FISIP USU

yang selalu membantu penulis dalam urusan administrasi yang berhubungan dengan perkuliahan maupun skripsi.

7. Kepada Bapak Pardjanto dan Ibu mardiah di Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera

Utara yang telah membantu dan juga membimbing di dalam pelaksanaan penelitian.

8. Untuk yang teristimewa ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada kedua

orang tua saya, Bapak Marasamin Harahap dan Mama Hj. Rahmadani Siregar yang telah memberikan kasih sayang dan memberi banyak nasehat dan dukungan dalam penyelesaian skripsi ini. Tiada kata-kata yang bias mengungkapkan betapa besar rasa terima kasih yang ananda sampaikan. Dan juga kakakku Wulida Gusdani Hrp, SE, abangku Febri Rahmadsyah Hrp, Amd dan adikku Chairul Rizka Hrp. Terima kasih atas dukungannya selama ini.

9. Sahabat-sahabatku Kelompok Magang VIII terima kasih atas persahabatan kita selama

ini. Semoga Qt tetap menjadi sahabat selamanya.

10.Teman-temanku AN 05 yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.

11.Teman baikku Puspa yang selalu mendengarkan keluh kesahku selama ini dan selalu

memberikan solusi saat aQ rapuh. AisonoiQ yang membuatku menjadi lebih kuat dan dewasa dalam menjalani hidup ini dan donganQ, Yang selalu bersamaku saat menempuh pendidikan hingga sekarang. Terima kasih untuk pertemanan yang telah terjalin.

12.Terakhir untuk semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis ucapkan terima kasih.

Akhirnya dengan kerendahan hati penulis mengaharpkan semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua.Semoga Allah SWT selalu memberikan Rahmat dan karunia-Nya kepada kita semua. Amin.

ABSTRAKSI

PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI

(Studi Pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara)

Nama : Astri Intan Harahap

NIM : 050903048

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Departemen : Ilmu Administrasi Negara Pembimbing : Dra. Elita Dewi, MSP

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh masalah yang terdapat di kantor Dinas Perhubungan Propinsi SUMUT yaitu dalam kegiatan pengelolaan kearsipan belum berjalan dengan baik. Adapun kendala yang dihadapi adalah dalam pemeliharaan arsip yaitu pegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat penyimpanannya dan tidak adanya sanksi yang diberikan oleh pegawai yang tidak mengembalikan arsip. Hal ini tentunya dapat menghambat pekerjaan kantor. Oleh karena itu diperlukan adanya pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur sehingga dapat memudahkan para pegawai untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui mengetahui adakah pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai di Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara.

Pada penelitian ini metode yang digunakan adalah metode analisa kuantitatif. Sedangkan teknik analisa data yang digunakan adalah teknik korelasi antar variabel untuk membuktikan adanya pengaruh dari pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dan dilanjutkan dengan menganalisa data yang diperoleh, maka hasilnya adalah bahwa terdapat hubungan yang kuat antara pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai sebesar 0,617. Berdasarkanj uji hipotesis yang diperoleh nilai positif sebesar 4,83, hal ini berarti terdapat pengaruh yang signifikan antara pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai dengan tingkat pengaruh 38,07%. Sehingga hipotesis yang menyatakan ada pengaruh antara pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai dapat diterima.

ABSTRAKSI

PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI

(Studi Pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara)

Nama : Astri Intan Harahap

NIM : 050903048

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Departemen : Ilmu Administrasi Negara Pembimbing : Dra. Elita Dewi, MSP

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh masalah yang terdapat di kantor Dinas Perhubungan Propinsi SUMUT yaitu dalam kegiatan pengelolaan kearsipan belum berjalan dengan baik. Adapun kendala yang dihadapi adalah dalam pemeliharaan arsip yaitu pegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat penyimpanannya dan tidak adanya sanksi yang diberikan oleh pegawai yang tidak mengembalikan arsip. Hal ini tentunya dapat menghambat pekerjaan kantor. Oleh karena itu diperlukan adanya pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur sehingga dapat memudahkan para pegawai untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui mengetahui adakah pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai di Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara.

Pada penelitian ini metode yang digunakan adalah metode analisa kuantitatif. Sedangkan teknik analisa data yang digunakan adalah teknik korelasi antar variabel untuk membuktikan adanya pengaruh dari pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dan dilanjutkan dengan menganalisa data yang diperoleh, maka hasilnya adalah bahwa terdapat hubungan yang kuat antara pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai sebesar 0,617. Berdasarkanj uji hipotesis yang diperoleh nilai positif sebesar 4,83, hal ini berarti terdapat pengaruh yang signifikan antara pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai dengan tingkat pengaruh 38,07%. Sehingga hipotesis yang menyatakan ada pengaruh antara pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai dapat diterima.

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun swasta memerlukan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat, baik kedalam maupun keluar dengan sistem tertentu dan dapat dipertanggungjawabkan. Kegiatan ini disebut dengan istilah Administrasi Kearsipan. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah. Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantu mekanisme kerja dari seluruh karyawan instansi yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif. Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat menghindari salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja.

Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-Undang No 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan. Tujuan kegiatan kearsipan yang dielenggarakan oleh pemerintah dimaksudkan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi

Arsip sebagai pusat ingatan dan sebagai sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Efektivitas pengelolaan kearsipan dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip.

Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada bagian kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Faktor manusia dalam unit kerasipan sangatlah penting peranannya, sebab manusia di unit kearsipan ini harus terampil dalam teknis kearsipan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk mencapai arah/tujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya.

Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara adalah salah satu instansi pemerintah yang berada dibawah pengawasan Pemerintah Propinsi Sumatera Utara yang bertugas menyelenggarakan sebagian kewenangan Pemerintah Propinsi dan tugas dekonsentrasi dibidang perhubungan. Untuk mendukung terlaksananya tugas dan fungsinya, Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data dan informasi tersebut adalah arsip. Karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan mulai dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan pengambilan keputusan. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk

memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada khususnya.

Walaupun kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam administrasi, namun didalam kegiatan perkantoran masih banyak kantor-kantor (pemerintah maupun swasta) yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang hanya ditumpuk di dalam gudang, sehingga arsip cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Hal ini juga dialami oleh Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara. Berdasarkan pra penelitian yang dilakukan oleh penulis, kantor ini masih menemukan kendala dalam pemeliharaan arsip yaitu pegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat penyimpanannya dan tidak adanya sanksi yang diberikan oleh pegawai yang tidak mengembalikan arsip.

Oleh karena itu agar arsip dapat memberikan informasi secara maksimal, maka diperlukan pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur. Sehingga akan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengambil keputusan, selain itu juga dapat menghemat waktu, tenaga, fikiran dan biaya. Dengan demikian pengelolaan kearsipan dikantor harus ditingkatkan guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor.

Berdasarkan uraian-uraian diatas maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul “Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara”

B. Perumusan Masalah

menjadi perumusan masalah dalam penelitian ini adalah : “Adakah pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara ”.

C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui adakah pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai di Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Bagi penulis, penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan yang

memberikan pemahaman tentang sistem kearsipan yang dilakukan oleh Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara.

2. Bagi Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara, sebagai bahan pertimbangan

ataupun informasi tentang pengelolaan kearsipan dalam rangka menunjang efisiensi kerja pegawai.

3. Bagi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara, sebagai

penambahan kualitas dan kuantitas referensi di bidang ilmu sosial lainnya khususnya dalam bidang Ilmu Administrasi Negara.

E. Kerangka Teori

Sebelum melakukan penelitian lebih lanjut, perlu mengemukakakn teori-teori sebagai kerangka berfikir untuk menggambarkan dari sudut mana penelitian menyoroti masalah yang dipih. Singarimbun (2006:37) menyebutkan teori adalah serangkaian asumsi, konsep dan konstruksi, defenisi dan proposisi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara merumuskan hubungan antar konsep. Dalam penelitian ini yang menjadi kerangka teori adalah :

1. Pengertian arsip dan kearsipan

Istilah Kearsipan berasal dari akar kata "Arsip". Arsip pada prinsipnya mengandung pengertian defenitif yang sama, namun demikian para ahli cenderung memberikan pengertian arsip yang berlainan satu dengan lainnya, tergantung pada sudut pandang dan point penekanan utama yang diberikan didalamnya sebagaimana dikemukakan oleh Liang Gie (2000:18) bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Barthos (2005:1) menyebutkan arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Jadi yang termasuk arsip misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.

Menurut Wiyasa (2003:79) arsip adalah kumpulan berkas baik berupa tulisan maupun benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, ditata dan diatur serta disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat segera diketemukan kembali.

Moekijat (2002:75) berpendapat kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Beberapa pengertian lain mengenai arsip, akan dikemukakan dibawah ini : a. Menurut UU No.7/1971/pasal 1 dalam (Sedarmayanti, 2001:185)

1) Arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga

negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2) Arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan

atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

b. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) dalam (Wursanto, 1991:47)

arsip sebagai segala kertas, buku, foto, film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi/badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan surat yang mengandung arti dan mempunyai kegunaan baik kepentingan suatu instansi. Kepentingan tersebut berkaitan dengan individu/pribadi/perorangan. Arsip disimpan dengan metode tertentu sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Arsip yang disimpan secara tidak teratur akan menyebabkan proses temu kembali yang sukar.

2. Fungsi dan Tujuan Penataan Arsip

Menurut Widjaja (1993:1) fungsi arsip yang sangat penting yaitu sebagai sumber informasi dan dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat atau mengambil keputusan secara tepat mengenai sesuatu masalah yang dihadapi.

Sedarmayanti (2003:19) mengemukakan fungsi arsip meliputi : a. Alat utama ingatan organisasi.

b. Bahan atau alat pembuktian.

c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

d. Barometer kegiatan organisasi mengingat setiap kegiatan umumnya menghasilkan

arsip.

e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Dari kedua uraian diatas jelas bahwa arsip berfungsi sebagai urat nadi sebuah organisasi pemerintah maupun swasta karena tanpa adanya sistem kearsipan yang baik disatu sisi tidak mungkin organisasi dapat berkembang dan disisi yang lain arsip sebagai dasar untuk mengambil keputusan dimasa kini dan masa yang akan datang. Kenyataan ini disebabkan arsip sarat akan nilai-nilai tentang data dan informasi.

Adapun tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah (Barthos, 2005:12).

Selanjutnya menurut Sedarmayanti (2001:185) tujuan penataan arsip adalah : 1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.. 2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna

3. Jenis Arsip

Berdasarkan jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung dari segi jenis peninjauannya. Jenis arsip menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:

a. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan administrasi suatu organisasi. Arsip ini tidak hanya berupa kertas atau surat saja, tetapi juga termasuk bahan tertulis atau bahan tercetak yang direkam dalam pita kaset, juga termasuk naskah-naskah, memorandum, nota, slide, foto dan lain-lain.

Berdasarkan nilainya arsip dinamis dibagi sebagai berikut :

1) Arsip Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi

kelangsungan pekerjaan di unit suatu organisasi/kantor.

2) Arsip in-aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung karena nilainya yang semakin menurun di unit suatu organisasi/kantor.

b. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan kegiatan maupun ketatausahaan. Arsip tersebut cenderung mempunyai kepentingan dalam nilai sejarah dan disimpan ditempat yang lebih aman dan sulit dijangkau. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut akan tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia

(ARNAS). Contoh arsip statis adalah berkas Undang-undang, peraturan dan lain-lain. Arsip ini tidak diperlukan secara langsung tetapi dibutuhkan sebagai referensi untuk kegiatan lainnya (Abubakar, 1997:32).

4. Sistem Penyimpanan dan Klasifikasi Arsip

Menurut Sukoco ada tiga sistem penyimpanan dokumen atau arsip yaitu : 1. Sistem Sentralisasi

Yaitu semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.

Kelebihannya :

a. Mencegah duplikasi.

b. Layanan yang lebih baik.

c. Menghemat waktu, ruangan, peralatan dan alat tulis kantor.

d. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu.

e. Pelayanan dokumen dibawah satu atap.

Kerugiannya : a. Kesulitan fisik.

b. Kebocoran informasi.

c. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen.

d. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.

Kelebihannya :

a. Dekat dengan pemakai sehingga dapat langsung diawasi dan si pemakai dapat langsung

memakainya.

b. Sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan

dibagian yang bersangkutan.

c. Menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas.

Kerugiannya :

a. Pengawasan sulit dilakukan karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing

bagian.

b. Duplikasi dokumen yang sama mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan,

perlengkapan dan alat tulis kantor.

c. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan.

3. Sistem Kombinasi

Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah kontrol sistem terpusat. Arsip yang bersifat umum atau dibutuhkan oleh semua unit disimpan di pusat arsip organisasi sedangkan arsip yang bersifat khusus disimpan dimasing-masing unit.

Selanjutnya Menurut Barthos (2005:44), ada lima sistem tata cara mengarsip surat, yaitu :

1. Sistem Abjad, adalah suatu sistem unutk menyusun arsip dalam urutan A sampai Z.

Untuk dapat menyusun arsip tersebut dibagi 4 golongan yaitu menurut nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah, dan nama organisasi sosial lainnya.

2. Sistem Subjek, adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen disusun menurut perihal, menurut nama-nama perusahaan, koresponden dan sebagainya.

3. Sistem Geografis atau Wilayah, maksudnya adalah penyusunan arsip dimana

surat-surat atau arsip dibagi menurut letak wilayah.

4. Sistem Nomor, merupakan sistem tata arsip yang tidak langsung, karena sebelum

menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka petugas arsip lebih dahulu membuat daftar-daftar kelompok masalah-masalah seperti pada sistem subjek, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.

5. Sistem kronologis, maksudnya adalah sistem yang penyusunan arsip atau surat-surat menurut urutan tanggal dari datangnya surat-surat tersebut. Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat.

Diantara kelima sistem tata cara mengarsip surat tersebut, sistem abjad merupakan dasar dari semua sistem tata cara mengarsip surat kecuali bagi sistem kronologis.

5. Ciri-Ciri Sistem Kearsipan yang Baik

Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut (Wursanto, 1991:30) :

1. Mudah dilaksanakan

Sehingga tidak menimbulkan kesulitan dalam hal penyimpanan, pengambilan maupun pengembalian.

Sistem kearsipan harus sederhana dan disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.

3. Murah/ekonomis

Tidak berlebihan dalam hal pengeluaran dana maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan ataupun perlengkapan arsip.

4. Tidak memakan tempat

Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung, rak arsip, almari dan sebagainya.

5. Mudah dicapai

Arsip harus mudah disimpan dan diketemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

6. Cocok bagi organisasi

Sistem yang digunakan disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.

7. Fleksibel atau luwes

Artinya dapat diterapkan di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.

8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

Arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh tangan-tangan yang tidak bertanggung jawab maupun oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.

Untuk mempermudah pengawasan arsip dibantu dengan berbagai macam perlengkapan/peralatan, seperti kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjam arsip/slip out.

6. Pengelolaan Kearsipan

Menyangkut masalah pengelolaan kearsipan yang dilaksanakan di berbagai instansi, menurut Martono (1994:37) pada umumnya terdiri atas pengurusan naskah dinas masuk, naskah dinas keluar, penemuan dan peminjaman.

I. Pengurusan Naskah Dinas Masuk

Kegiatan ini merupakan langkah dari proses pengelolaan arsip yang terdiri atas :

a. Penerimaan, mempunyai arti menerima naskah dinas masuk, serta meneliti

kebenaran alamat membubuhkan paraf pada bukti penerimaan, membuka sampul, meneliti kelengkapan lampiran naskah kepada pengarah (pimpinan) untuk didisposi.

b. Pencatatan, mempunyai tugas mencantumkan nomor kode, klasifikasi dan indeks

pada naskah dinas, mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali serta mencatat naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup dalam lembar pengatur.

c. Pengendalian, mempunyai tugas menyimpan naskah kedalam file sebagai pengganti

arsip selama naskah dinas berada pada unit pengolah.

d. Penyimpanan, mempunyai tugas menyimpan kartu kendali lembar III berwarna

kuning yang diterima kembali dari tata usaha pengolah kedalam file sebagai arsip selama naskah dinas masih berada di unit pengolah.

Pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh tata usaha pengolah dari unit kearsipan.

a. Tata Usaha Pengolah mempunyai tugas :

1. Mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap tiga berwarna putih,

kuning dan merah.

2. Menyampaikan konsep beserta tiga kartu kendali kepada pengendali pada unit

kearsipan.

3. Menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut urutan nomor kode.

b. Unit Kearsipan

Unit kearsipan melaksanakan kegiatan pengendalian, penyimpanan dan pengiriman. 1) Pengendali mempunyai tugas :

a. Memberikan nomor urut pada kartu kendali.

b. Menyimpan kartu kendali berwarna putih menurut urutan nomor kode c. Menyampaikan kartu kendali berwarna kuning pada penyimpanan.

2) Penyimpan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali berwarna kuning menurut

urutan nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah dinas tersebut masih berada di unit pengolah.

3) Pengirim mempunyai tugas :

a. Mengirim surat pada alamat.

b. Menyampaikan konsep pada pengendali.

III. Penemuan Kembali Arsip

Cara Penemuan kembali arsip dapat dilakukan :

b. Dalam hal diketahui kode klasifikasinya, melalui kartu kendali berwarna putih. c. Dalam hal diketahui indeks suratnya, melalui kartu kendali berwarna putih.

d. Dalam hal diketahui tanggal dan nomor serta asal naskah dinas melalui kartu

kendali berwarna hijau.

e. Dalam hal diketahui nomor urut, melalui daftar pengendali. IV. Peminjaman Arsip

a. Peminjaman arsip dilakukan dengan menggunakan kartu tanda bukti peminjaman.

b. Peminjaman mengisi tanda bukti peminjaman rangkap tiga.

1) Lembar I : Disimpan sebagai file sebagai pengganti arsip yang dipinjam. 2) Lembar II : Disertakan pada arsip yang dipinjam.

3) Lembar III : Disimpan sebagai sarana penagihan.

c. Tanda bukti peminjaman ditandatangani oleh peminjam, petugas yang melayani

peminjaman dari kepala unit kearsipan.

d. Peminjaman wajib mengembalikan arsip selambat-lambatnya dalam batas waktu

yang ditentukan.

e. Penyimpan wajib menagih arsip yang belum dikembalikan dalam batas waktu yang

ditentukan.

Menurut Sedarmayanti (2003:20) adapun yang menjadi tahapan pengelolaan kearsipan adalah :

1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu

2. Tahap pengurusan dan pengendalian yaitu tahap dimana surat masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.

3. Tahap referensi yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses sehari-hari setelah surat tersebut diklasifikasikan dalam indeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.

4. Tahap penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip.

5. Tahap pemusnahan yaitu pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna

lagi yang dapat dilakukan oleh Lembaga Negara dan swasta.

6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, arsip yang sudah menurun nilai gunanya

didaftar. Kemudian dipindah ke penyimpanan pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.

7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional Republik Indonesia Daerah. Tahap ini tahap

terakhir dalam kearsipan.

7. Manajemen Arsip Elektronis

Perkembangan dan usia organisasi akan meningkatkan jumlah dokumen yang akan dikelola oleh perusahaan sehingga akan meningkatkan kompleksitas pengelolaan dokumen maupun arsip yang dimiliki oleh organisasi bila masih digunakan sistem pengarsipan secara manual. Kondisi ini tentunya perlu diantisipasi dengan menggunakan teknologi yang memudahkan pengelolaan arsip dengan menerapkan Manajemen Kearsipan secara Elektronis. Sistem ini akan mengubah cara pengarsipan informasi dengan memberikan kecepatan dan ketepatan dalam penyimpanan yang lebih baik daripada pencarian,

penemuan kembali hingga pendistribusian dokumen dalam organisasi, sehingga fungsi dokumen sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan oleh organisasi dapat dioptimalkan.

1) Manfaat Arsip Elektronis

Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektronis dibawah ini telah mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikan Manajemen Arsip Elektronis dan di sisi lain tetap menggunakan sistem pengarsipan secara manual (Sukoco, 2007:112), adalah :

1. Cepat ditemukan.

2. Pengindeksian yang fleksibel. 3. Pencarian secara full-text.

4. Kecil kemungkinan file akan hilang.

5. Menghemat tempat.

6. Mengarsip secara digital. 7. Berbagi arsip secara mudah.

8. Meningkatkan keamanan.

9. Mudah dalam melakukan recovery data.

2) Sistem Pengarsipan Arsip Elektronis

Saat ini terdapat 3 sistem pengarsipan secara elektronis (Sukoco, 2007:116) yaitu :

1. Sistem Manajemen Dokumen Elektronis yang secara umum akan mengelola arsip atau

dokumen elektronis melalui komputer masing-masing pegawai, misalnya word processing, spreadsheets, presentasi, proyek dan lain sebagainya.

3. Software Manajemen Dokumen yang akan mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen.

3) Implementasi Arsip elektronis

Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan sebelum organisasi mengimplementasikan program pengarsipan secara elektronis (Sukoco, 2007:121) antara lain :

1) Mengevaluasi Kebutuhan, yakni berapa banyak dokumen yang harus disimpan oleh

sistem, berapa banyak user yang akan menggunakan sistem, departemen apa saja yang akan menggunakan dan apakah publik dapat mengakses sistem, apakah dibutuhkan solusi temu balik atau dapat dimodifikasi sendiri oleh pengguna atau organisasi.

2) Menskala Pilot Project ke Solusi Perusahaan. Dengan melakukan pilot project akan dapat mengoptimalkan sistem dan prosedur yang akan dibangun dan diimplementasikan ke seluruh bagian organisasi.

3) Instalasi. Hal ini untuk memastikan apakah semuanya dapat beroperasi sebagaimana

mestinya.

4) Training. Program pelatihan harus memperhatikan kepentingan pengguna. Ada 4 hal yang perlu diperhatikan yaitu End User (pengguna), Sitem administrasi, konsultasi, pengawasan implementasi.

5) Isu-isu Hukum. Karena arsip elektronis sudah banyak digunakan, maka banyak dibuat

hukum untuk mengantisipasi penggunaannya. Hal ini tergantung pada hukum di Indonesia, dan konsultasi hukum mengenai hal tersebut perlu dilakukan sebelum impelementasi sistem pengarsipan secara elektronis.

8. Efisiensi Kerja

a. Pengertian Efisiensi Kerja

Pada mulanya istilah efisiensi timbul dalam bidang-bidang ilmu pengetahuan ekonomi, seperti yang terdapat dalam Ensiklopedi Indonesia sebagai berikut :

“Efisiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan.

Selanjutnya pengertian efisiensi terus berkembang, meliputi hampir semua bidang ilmu pengetahuan. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua pekerjaan, baik kecil maupun yang besar.

Menurut Drucker dalam (Amirullah, 2004:8), efisiensi berarti mengerjakan sesuatu dengan benar. Dalam bahasa yang lebih sederhana efisiensi itu menunjukkan kemampuan organisasi dalam menggunakan sumber daya dengan benar dan tidak ada pemborosan.

Stoner (1996:9) mendefenisikan efisiensi sebagai kemampuan untuk meminimalkan penggunaan sumber daya dalam mencapai tujuan organisasi. Seorang yang bertindak secara efisien mampu meminimalkan biaya sumber daya yang diperlukan.

Efisiensi kerja adalah merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang termudah dalam mengerjakannya, termurah dalam biayanya, tersingkat dalam waktunya, teringan dalam bebannya dan terpendek dalam jaraknya (Sedarmayanti, 2001:112).

Efisiensi kerja juga merupakan perbandingan antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja tersebut. Perbandingan itu dapat dilihat dalam 2 segi yaitu :

Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien apabila sesuatu hasil tertentu dapat dicapai dengan usaha yang kecil atau sedikit. Pengertian usaha dapat dilihat dari 5 sumber kerja yaitu pikiran , tenaga, waktu, ruang dan benda (termasuk uang).

2. Segi hasil

Suatu kegiatan dapat disebut efisien apabila dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil yang banyak.

Dari beberapa uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan efisiensi kerja adalah suatu proses kegiatan yang mencapai hasil sebesar mungkin dan dengan pengorbanan yang sekecil mungkin untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

b. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja

Menurut Prof. Yutta dalam (Sedarmayanti, 2001:124) faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, yaitu :

1. Physical Environment (lingkungan kerja). 2. Non Physical Environment (suasana kerja). 3. Struktur Organisasi.

4. Prosedur dan Tata Kerja.

5. Prosedur Design (corak hasil produksi). 6. Kecakapan para pekerja.

7. Keinginan bekerja.

Selanjutnya menurut Liang Gie terdapat 3 faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja yaitu :

Mempunyai kaitan dengan rangsangan yang dapat menimbulkan gairah kerja. Rangsangan ini dapat berasal dari luar seperti penghargaaan yang nyata,prestasi kerja, gaji yang cukup, kepastian jenjang jabatan dan sebagainya. Sedangkan rangsangan dari dalam dapat berupa dorongan dan keinginan kearah pemuasan diri sendiri maupun social misalnya keinginan berprestasi, keinginan untuk mengabdi kepada masyarakat, keinginan untuk mendapatkan pengakuan dan penghargaan dari masyarakat.

2. Kemampuan Bekerja

Hal ini tergantung pada fisik dan rohani yang baik.

3. Kemahiran Bekerja

Tergantung pada tingkat pendidikan,pengetahuan dan pengalaman kerja. c. Sumber Efisiensi

Sumber utama efisiensi adalah manusia, karena dengan akal, pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur efisien yang melekat pada manusia adalah kesadaran, keahlian, disiplin (Sedarmayanti, 2001:118).

1. Kesadaran

Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi keberhasilannya. Adanya kesadaran mendorong orang untuk berkeinginan membangkitkan semangat atau kehendak untuk melakukan sesuatu dengan kesadarannya. Kesadaran sebagai sumber efisiensi perlu dipupuk sehingga usaha-usaha dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya dan waktu.

Keahlian manusia akan sesuatu perlu ditunjang dengan peralatan, supaya efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada tanpa menggunakan alat. Untuk dapat mengembangkan keahlian diperlukan berbagai jenis latihan bagi mereka, baik yang diselenggarakan oleh organisasi sendiri maupun diluar organisasi. Organisasi kerja harus menetapkan alat-alat atau ukuran bilamana dan jenis latihan apa yang diperlukan bagi karyawan.

3. Disiplin

Disiplin dapat ditumbuhkan dalam waktu yang relatif singkat dan pada umumnya dapat dipaksakan dengan melalui atau menggunakan suatu aturan. Usaha untuk menciptakan adanya disiplin yang baik pada organisasi antara lain dilakukan melalui penyebaran tugas dan wewenang yang jelas, tata cara atau tata kerja yang sederhana tetapi memadai, yang dapat diketahui oleh setiap karyawan sehingga mereka mengetahui dengan tepat dimana dan bagaimana posisi mereka. Dan yang tidak kalah penting ialah menciptakan keseimbangan kepentingan antara organisasi dan pribadi yang kadang-kadang saling bergesekan.

9. Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai

Pengelolaan kearsipan yang dilakukan pada suatu kantor pada dasarnya sangat berpengaruh terhadap efisiensi kerja pegawai. Arsip yang diatur dan ditata dengan baik akan memudahkan para pegawai untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat Sehingga pegawai tidak perlu berlama-lama untuk mencari arsip yang dibutuhkannya.

Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau warkat yang terprogram dan dapat

memusnahkannya dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah.

Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapi dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pimpinan mengharapkan para stafnya dapat benar-benar mampu mengurus dan memelihara arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip merupakan langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan efisiensi kerja. (Sedarmayanti, 2003:17).

F. Hipotesis

Menurut Sugiono (2005:70) hipotesis adalah jawaban sementara terhadap rumusan masalah penelitian, dimana rumusan masalah penelitian telah dinyatakan dalam bentuk kalimat pertanyaan.

Adapun hipotesis yang penulis kemukakan adalah : A. Hipotesis Kerja (Ha)

Terdapat pengaruh yang positif antara pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai.

Tidak terdapat pengaruh yang positif antara pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai.

G. Defenisi Konsep

Konsep adalah istilah atau defenisi yang digunakan untuk menggambarkan secara abstrak kejadian, keadaan, kelompok, atau individu yang menjadi pusat perhatian ilmu sosial (Singarimbun. 2006:33). Tujuannya adalah untuk memudahkan pemahaman dan menghindari terjadinya interpretasi ganda dari variabel yang diteliti.

Agar mendapatkan batasan yang jelas dari setiap konsep yang diteliti, maka penulis mengemukakan defenisi konsep sebagai berikut :

1. Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.

2. Pengelolaan Kearsipan adalah suatu kegiatan yang meliputi penerimaan,

pengarahan, pencatatan, pengendalian, penyimpanan, penemuan kembali, peminjaman dan penyusutan dari surat-surat/berkas-berkas/disket/mikrofilm/rekaman.

3. Efisiensi Kerja adalah merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa

mengurangi tujuannya merupakan cara yang termudah dalam mengerjakannya, termurah dalam biayanya, tersingkat dalam waktunya, teringan dalam bebannya dan terpendek dalam jaraknya

H. Defenisi Operasional

Defenisi operasional adalah unsur-unsur yang memberitahukan bagaimana mengukur suatu variabel sehingga dengan pengukuran tersebut dapat diketahui indikator-indikator apa saja untuk mendukung analisa dari variabel-variabel tersebut (Singarimbun, 2006:46).

Adapun yang menjadi defenisi operasional dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Pengelolaan Kearsipan sebagai variabel bebas (x), dengan indikator sebagai berikut : A. Penerimaan Arsip, diukur dari :

1) Menerima naskah dinas secara rutin.

2) Meneliti kebenaran alamat naskah dinas yang diterima.

3) Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan.

4) Meneliti kelengkapan lampiran terhadap naskah dinas. B. Pengarahan Arsip, diukur dari :

1) Menentukan naskah dinas penting/biasa.

2) Mencantumkan disposisi pengarahan pada naskah dinas.

3) Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas. C. Pencatatan Arsip, diukur dari :

1) Mencatat surat masuk dan surat keluar.

2) Memberi nomor urut pada arsip yang diterima. 3) Sarana dan prasarana kearsipan.

2) Meneliti kelengkapan lampiran nomor kode dan pengisian kartu kendali.

3) Menyusun kartu kendali berdasarkan urutan nomor kode.

4) Menyusun kartu kendali berdasarkan instansi dan menurut urutan waktu. E. Penyimpanan Arsip, diukur dari :

1) Menyediakan tempat khusus menyimpan arsip.

2) Menyimpan arsip di tempat yang mudah dijangkau.

F. Penemuan Kembali Arsip, diukur dari :

1) Ketepatan menemukan arsip di rak katalog.

2) Mudah tidaknya menemukan arsip pada saat diperlukan.

G. Peminjaman Arsip, diukur dari :

1) Menggunakan prosedur tertentu.

2) Menggunakan bukti pinjaman.

3) Jangka waktu peminjaman arsip.

4) Sanksi bagi peminjam yang terlambat mengembalikan arsip.

H. Penyusutan/Pemusnahan Arsip, diukur dari :

1) Melaksanakan pemusnahan/penyusutan arsip.

2) Membuat daftar arsip terhadap arsip yang dapat dimusnahkan.

2. Efisiensi Kerja Pegawai sebagai variabel terikat (y), dengan indikator sebagai berikut : A. Keinginan Bekerja, diukur dari :

1) Kesediaan untuk menerima beban kerja yang diberikan. 2) Ketaatan terhadap peraturan, kewajiban dan tugas. 3) Disiplin terhadap waktu dan kegiatan.

B. Kemampuan Bekerja, diukur dari :

1) Paham terhadap tugas yang diberikan. 2) Ketepatan waktu penyelesaian kegiatan. C . Kemahiran Bekerja, diukur dari :

1) Kecakapan para pekerja.

2) Memberikan hasil terbaik dalam melakukan pekerjaan kantor.

BAB II

METODE PENELITIAN

A. Bentuk Penelitian

Bentuk penelitian ini adalah penelitian asosiatif dengan analisa kuantitatif, dengan maksud untuk mencari pengaruh antara variabel independen dengan variabel dependen. Dengan metode ini diharapkan dapat menjelaskan fenomena yang ada berdasarkan data dan informasi yang diperoleh.

B. Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara Jalan Imam Bonjol No 61 Polonia, Medan.

C. Populasi dan Sampel 1. Populasi

Menurut Sugiyono (2005:90), populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas objek atau subjek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya.

Yang menjadi populasi dalam penelitian ini adalah seluruh pegawai pada kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara yang berjumlah 194 orang.

2. Sampel

Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut (Sugiyono, 2005:91).

Dalam menentukan jumlah sampel yang akan diambil dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan Metode Proportional Stratified Random Sampling yaitu suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan secara tepat mengenai sifat-sifat populasi yang heterogen, maka populasi harus dibagi-bagi dalam lapisan-lapisan (strata) yang seragam dan dari setiap lapisan dapat diambil secara acak. Dengan menggunakan metode ini, berarti semua lapisan dapat terwakili (Singarimbun, 2006:162).

Maka dalam hal ini sampel yang dapat diambil adalah sebagai berikut :

No. BAGIAN JUMLAH SAMPEL (20%)

1 Tata Usaha 26 Orang 5 Orang

2 Sub Dinas Bina Program 21 Orang 4 Orang

3 Sub Dinas Darat 23 Orang 5 Orang

4 Sub Dinas Laut 13 Orang 3 Orang

5 Sub Dinas Udara 14 Orang 3 Orang

6 Sub Dinas Pengawasan

dan Pengendalian

78 Orang 16 Orang

7 Sub Dinas Pos dan

Telekomunikasi

19 Orang 4 Orang

TOTAL 194 Orang 40 Orang

D. Teknik Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data atau informasi yang mendukung tujuan penelitian, penulis menggunakan teknik pengumpulan data sebagai beikut :

Adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan secara langsung pada lokasi penelitian. Penelitian ini dilakukan dengan cara :

a) Kuesioner yaitu menyebarkan daftar pertanyaan tertulis kepada pegawai yang

menjadi responden.

b) Observasi yaitu pengumpulan data melalui pengamatan langsung ke lapangan yang

berhubungan dengan masalah penelitian.

2. Teknik Pengumpulan Data Sekunder

Adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui studi dan bahan-bahan kepustakaan yang diperlukan untuk mendukung data primer. Penelitian ini dilakukan dengan cara :

a) Studi Kepustakaan yaitu pengumpulan data yang diperoleh dari buku-buku, karya

ilmiah, pendapat para ahli yang memiliki relevansi dengan masalah yang diteliti.

b) Studi Dokumenter yaitu pengumpulan data yang diperoleh dengan menggunakan

catatan-catatan tertulis yang ada di lokasi penelitian serta sumber-sumber lain yang menyangkut masalah yang diteliti dengan instansi terkait.

E. Teknik Pengukuran Skor

Teknik pengukuran skor atau nilai yang digunakan dalam penelitian ini adalah memakai skala likert untuk menilai jawaban kuesioner yang disebarkan kepada responden.

Adapun penentuan skor dari pernyataan yang ditentukan adalah : a) Untuk alternatif jawaban a diberi skor tertinggi 5

b) Untuk alternatif jawaban b diberi skor tinggi 4 c) Untuk alternatif jawaban c diberi skor sedang 3

d) Untuk alternatif jawaban d diberi skor rendah 2 e) Untuk alternatif jawaban e diberi skor terendah 1

Kemudian untuk menentukan kategori jawaban responden terhadap masing-masing alternatif apakah tergolong sangat tinggi, tinggi, sedang, rendah, sangat rendah terlebih dahulu ditentukan skala interval dengan cara sebagai berikut :

Banyaknya bilangan

Skor Tertinggi-Skor Terendah

Maka diperoleh : 0,80

5 1 5

=

−

Dengan demikian dapat diketahui kategori jawaban responden masing-masing variabel yaitu :

a. Skor untuk kategori sangat tinggi = 4,21-5,00

b. Skor untuk kategori tinggi = 3,41-4,20

c. Skor untuk kategori sedang = 2,61-3,40

d. Skor untuk kategori rendah = 1,81-2,60

e. Skor untuk kategori sangat rendah = 1,00-1,80

F. Teknik Analisa Data

Teknik analisa data dalam penelitian ini menggunakan teknik kuantitatif yang digunakan untuk menguji hubungan/pengaruh antara variabel bebas dan variabel terikat dengan menggunakan perhitungan statistik.

1. Koefisien Koeralsi Product Moment

Cara perhitungannya menggunakan rumus sebagai berikut :

[

_∑

∑

−

_∑

∑ ∑

][

_∑

−

_∑

]

− = 2 2 2

2 ( ) ( )

) )( ( Y Y N X X N Y X XY N XY

r

Keterangan :

r

XY = Angka indeks korelasi “r” product moment

N = Populasi

∑

XY = Jumlah hasil perkalian antara skor x dan y

∑

X = Jumlah seluruh skor x

∑

Y = Jumlah seluruh skor y

Untuk melihat hubungan kedua variabel tersebut maka dapat dirumuskan sebagai berikut :

a. Nilai r yang positif menunjukkan hubungan kedua variabel positif, artinya

kenaikan nilai variabel yang satu diikuti oleh nilai variabel yang lain.

b. Nilai r yang negatif menunjukkan hubungan kedua variabel negatif, artinya menurunnya nilai variabel yang satu diikuti dengan meningkatnya nilai variabel yang lain.

c. Nilai r yang sama dengan nol menunjukkan kedua variabel tidak menunjukkan

hubungan artinya variabel yang satu tetap meskipun yang lainnya berubah. Untuk mengetahui adanya hubungan yang tinggi atau rendah antara kedua variabel berdasarkan nilai r (koefisien korelasi) digunakan penafsiran/interpretasi angka yang dikemukakan oleh Sugiyono (2005:214) yaitu :

Pedoman Untuk Memberikan Interpretasi Koefisien Korelasi

Interval Koefisien Tingkat Hubungan

0,00-0,19 0,20-0,399 0,40-0,599 0,60-0,799 0,80-1,000

Sangat Rendah Rendah Sedang Kuat Sangat kuat

Dengan nilai r yang kita peroleh, kita dapat melihat secara langsung melalui tebel korelasi, untuk menguji apakah nilai r yang kita peroleh tersebut berarti atau tidak. Tabel korelasi ini mencantumkan batas-batas r yang signifikan tertentu dalam hal ini signifikan 5%. Bila nilai r tersebut adalah signifikan, artinya hipotesis kerja atau hipotesis alternatif dapat diterima.

2. Uji Signifikasi

Uji siginifikasi adalah uji yang dilakukan untuk menentukan hipotesa diterima atau ditolak. Uji signifikasi ini dilakukan terhadap hipotesis nol (Ho) yang berbunyi :

“Tidak ada korelasi antara variabel X dengan variabel Y”. Ho ditolak apabila nilai t-hitung lebih besar dari harga t-tabel (t-hitung > t-tabel), dan diterima bila harga t-hitung lebih kecil dari harga t-tabel.

Rumusnya : ₂

1 2 r n r t

−− =

3. Koefisien Determinan

Koefisien determinan digunakan untuk mengetahui seberapa besar (persentase) pengaruh yang ditimbulkan oleh variabel bebas terhadap variabel terikat. Rumus yang digunakan adalah sebagai berikut :

D = (rXy)2 x 100%

Keterangan :

D = koefisien determinan

r

XY = koefisien korelasi product moment

BAB III

DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN

A. Sejarah Singkat Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

Dasar hukum pembentukan Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara adalah Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara No. 3 Tentang Dinas-Dinas Daerah Provinsi Sumatera Utara, dimana dalam pasal 21 ayat (2) disebutkan bahwa Dinas Perhubungan mempunyai tugas menyelenggarakan sebagian kewenangan pemerintah provinsi dan tugas dekonsentrasi antara lain :

1. Menyiapkan bahan perumusan perencanaan/program dan kebijaksanaan teknnis bidang

perhubungan.

2. Menyelenggarakan pembinaan perhubungan darat, laut, udara, pengawasan dan

pengendalian serta pos dan telekomunikasi.

3. Melaksanakan tugas-tugas terkait dengan perhubungan sesuai ketetapan kepala daerah. Dasar hukum pelaksanaan tugas otonomi tertuang dalam Surat Keputusan Gubernur Sumatera Utara Nomor 060.255/K Tahun 2002 Tentang tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Perhubungan serta Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara. Sedangkan dasar hukum pelaksanaan Tugas Dekonsentrasi dituangkan dalam :

1. SE Menhub No. 27 Tahun 2000 Tentang Pelaksanaan Tugas eks. Kanwil Dephub

Setelah Otonomi Daerah.

3. SK Menhub No. 53 Tahun 2002 Tentang Tatanan Kepelabuhan Nasional.

3. SK Menhub No. 56 Tahun 2002 Tentang Pelimpahan/Penyerahan Penyelenggaraan

Pelabuhan Laut.

4. SK Menhub No. 4 Tahun 2003 Tentang Tata Hubungan Kerja Antar Departemen

Perhubungan Dengan Provinsi.

5. SK Menhub No. 38 Tahun 2003 Tentang Perubahan Atas Kepmenhhub No. 4 Tahun

2003 Tentang Tata Hubungan Kerja Antar Departemen Perhubungan Dengan Provinsi yang Menyangkut Kewenangan yang di Dekonsentrasikan.

B. Visi dan Misi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

Visi Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara adalah “Mewujudkan penyelenggaraan pelayanan perhubungan yang handal, berdaya saing dan memberikan nilai tambah dalam upaya menciptakan masyarakat Sumatera Utara yang beriman, maju, mandiri, mapan dan berkeadilan didalam kebhinekaan yang didukung tata pemerintahan yang baik”

Handal meliputi :

Aman, nyaman, tepat waktu, terpelihara, mencukupi kebutuhan menjangkau seluruh pelosok tanah air serta mampu mendukung pembangunan dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI).

Berdaya Saing melipiti :

Efisien, harga terjangkau, ramah lingkungan, berkelanjutan Sumber Daya Manusia (SDM) yang professional, mandiri produktif.

Tumbuhnya iklim yang kondusif bagi berkembangnya peran serta masyarakat dan pengusaha kecil, menengah, koperasi, memberikan kontribusi bagi percepatan pertumbuhan ekonomi daerah serta menciptakan lapangan kerja.

Sedangkan Misi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara yaitu :

a. Membangun dan mengembangkan ekonomi kerakyatan yang bertumpu pada pertanian,

agroindustri pariwisata dan sektor-sektor unggulan serta mengembangkan sumber daya alam yang berwawasan lingkungan.

b. Mempertahankan tingkat jasa pelayanan sarana dan prasarana perhubungan

(rekondisi/survival).

c. Melaksanakan konsolidasi melalui restrukturisasi dan reformasi di bidang perhubungan dan menegakkan hukum secara konsisten (restrukturisasi dan reposisi).

d. Meningkatkan aksesibilitas masyarakat terhadap pelayanan perhubungan.

e. Meningkatkan kualitas pelayanan dan pengelolaan jasa perhubungan yang handal,

berdaya saing dan memberi nilai tambah.

C. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Organisasi merupakan bentuk kesatuan atau susunan yang terdiri atas bagian-bagian atau orang di dalam perkumpulan untuk mencapai maksud dan tujuan bersama. Setiap perusahaan atau organisasi baik yang ada di pemerintahan maupun tidak sudah tentu memiliki struktur organisasi yang memberikan gambaran tentang hubungan kerja sama antara satu bagian dengan bagian yang lain dari atasan sampai bawahan.

Susunan Organisasi Dinas Perhubungan Sumatera Utara, terdiri dari : 1. Kepala Dinas.

2. Kepala Bagian Tata Usaha, dibantu oleh :

a. Sub Bagian Kepegawaian.

b. Sub Bagian Keuangan.

c. Sub Bagian Umum.

d. Sub Bagian Organisasi dan Hukum.

3. Kepala Sub Dinas Bina Program, dibantu oleh : a. Seksi Data dan Informasi.

b. Seksi Evaluasi dan Laporan. c. Seksi Rencana Program.

4. Kepala Sub Dinas Darat, dibantu oleh : a. Seksi Lalu Lintas.

b. Seksi Angkutan. c. Seksi Prasarana.

d. Seksi Keselamatan Teknik Sarana. 5. Kepala Sub Dinas Laut, dibantu oleh :

a. Seksi Angkutan Laut. b. Seksi Kepelabuhan.

c. Seksi Perkepalan dan Kepelabuhan (Kappel).

d. Seksi Navigasi, Penjagaan dan Penyelamatan (Gamat). 6. Kepala Sub Dinas Udara dibantu oleh :

b. Seksi Keselamatan Penumpang. c. Seksi Kebandar Udaraan.

7. Kepala Sub Dinas Pengawasan dan Pengendalian, dibantu oleh : a. Seksi Jembatan Timbang.

b. Seksi Pengawasan Kendaraan Bermotor di Jalan. c. Kepala Seksi sarana.

8. Kepala Sub Dinas Pos dan Telekomunikasi, dibantu oleh : a. Seksi Pos.

b. Seksi Telekomunikasi. c. Seksi Teknologi Informatika. 9. Unit Pelaksana Teknis Dinas.

10. Kelompok Jabatan Fungsional.

Pembagian tugas dan wewenang serta tanggung jawab untuk masing-masing bagian Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Kepala Dinas

Mempunyai tugas membantu Gubernur dalam melaksanakan tugas otonomi, tugas dekonsentrasi dan tugas pembentukan dibidang perhubungan.

2. Kepala Bagian Tata Usaha

Mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dibidang Kepegawaian, Keuangan, Umum dan Perlengkapan Organisasi dan Hukum.

a.. Kepala Sub Bagian Kepegawaian mempunyai tugas :

2) Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugasnya. b. Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas:

1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan dan

peneyempurnaan standar verifikasi, pembendaharaan, pengelolaan, pertanggung-jawaban anggaran belanja rutin dan keuangan.

2) Melaksanakan koordinasi, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan tugas, sesuai

ketentuan dan standar yang ditetapkan.

3) Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugasnya. c. Kepala Sub Bagian Umum mempunyai tugas :

1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan dan

penyempurnaan standar prosedur penyelenggaraan urusan Tata Usaha, urusan Internal, kehumasan, perjalanan dinas dan administrasi, pengelolaan pendayagunaan dan penghapusan barang aset milik negara.

2) Menyelenggarakan tata naskah, surat-menyurat, tata kearsipan, dokumentasi, urusan internal, publikasi, komunikasi, perjalanan dinas, penataan ruang dan pengadaan, pendistribusian dan inventarisasi, pemeliharaan, penyimpanan dan pengahpusan barang-barang inventaris aset milik negara.

d. Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum mempunyai tugas :

1) Mengumpulkan, mengolah dan meyajikan data untuk penyusunan dan

penyempurnaan standar prosedur kerja, tata sarana, sarana administrasi dan pelayanan.

2) Melaksanakan upaya pemantapan tata hubungan kerja, pengawasan standar kinerja, sarana administrasi, sistem pelayanan serta pengkajian dan penelahaan produk hukum sesuai ketentuan standar yang ditetapkan.

3) Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugasnya. 3. Kepala Sub Dinas Bina Program

Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dibidang Data dan Informasi, Evaluasi dan Laporan serta Rencana Program.

a. Kepala Seksi Data dan Informasi mempunyai tugas :

1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan dan

penyempurnaan standar data dan informasi kegiatan rutin, jangka menengah maupun jangka panjang serta pembangunan, Pos dan Telekomunikasi.

2) Melakukan pengumpulan pengolahan, penyajian data rutin pembangunan, informasi

perhubungan, Pos dan Telekomunikasi, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

3) Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugasnya. b. Kepala Seksi Evaluasi dan Laporan mempunyai tugas :

1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan dan

penyempurnaan standar evaluasi laporan kegiatan rutin pembangunan perhubungan, Pos dan Telekomunikasi, laporan bulanan dan tahunan, bahan pemantauan pelaksanaan pembangunan perhubungan, Pos dan Telekomunikasi di daerah.

2) Mengumpulkan, mengolah dan meyajikan bahan/data untuk penyusunan rencana

3) Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugasnya. 4. Kepala Sub Dinas Darat

Mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam bidang Lalu Lintas, Angkutan Prasarana dan Keselamatan Teknik Sarana serta pembinaan teknis terhadap Asosiasi Sub sector Perhubungan Darat.

a. Kepala Seksi Lalu Lintas mempunyai tugas :

1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka

menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanan Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam penetapan jaringan transportasi, inventarisasi dan evaluasi tingkat pelayanan lalu lintas dijalan.

2) Melaksanakan manajemen dan rekayasa lalu lintas dijalan Propinsi Nasional sesuai

ketentuan dan standar yang ditetapkan.

3) Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugasnya.

b. Kepala Seksi Angkutan mempunyai tugas :

5) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka

menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanan Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam pemberian perizinan, penetapan jaringan angkutan darat terpadu dan penetapan tarif angkutan kelas ekonomi diwilayah propinsi.

6) Menyelenggarakan manajemen angkutan orang dan khusus sesuai ketentuan dan

standar yang ditetapkan.

c. Kepala Seksi Prasarana mempunyai tugas :

2) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka

menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanan Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam pengelolaan prasarana perhubungan darat.

3) Melakukan pensurveian, pengadaan, pemasangan, penetapan dan pemeliharaan

perlengkapan jalan di jalan Propinsi dan Nasional serta alat pengawasan dan pengamanan jalan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

4) Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugasnya.

d. Kepala Seksi Keselamatan Teknik Sarana mempunyai tugas :

1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka

menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanan Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam bidang pengujian kendaraan bermotor, karoseri dan penilaian kondisi teknis kendaraan bermotor.

2) Menyelenggarakan pemeriksaan teknis dan karoseri serta pengujian kendaraan

bermotor sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. 5. Kepala Sub Dinas Laut

Mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam bidang Angkutan Laut, Pelabuhan Kappel serta Navigasi dan Gamat, pembinaan teknis terhadap Asosiasi Sub Sektor perhubungan laut.

3) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaan Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam perumusan tarif penumpang kelas ekonomi serta angkutan laut perintis, perizinan perusahaan angkutan laut, perusahaan pelayaran rakyat, perusahaan penyeberangan, perusahaan angkutan sesuai sungai dan danau, ekspedisi muatan kapal laut, perusahaan bongkar muat, perusahaan tally dan depo peti kemas serta di wilayah Propinsi Sumatera Utara.

4) Menyelenggarakan koordinasi dan kerja sama dalam pengawasan teknis, pemberian

izin perusahaan-perusahaan yang menggunakan perhubngan laut. b. Kepala Seksi Kepelabuhan mempunyai tugas :

1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka

menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanan Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam perumusan tarif jasa kepelabuhan perizinan/rekomendasi lokasi, pembangunan pengoperasian pelabuhan umum/khusus/penyeberangan.

2) Melaksanakan koordinasipengawasan dan evaluasi serta pelaopran pelaksanaan

tugas sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

c. Kepala Seksi Perkapalan dan Kepelautan (Kappel) mempunyai tugas :

1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka

menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanan Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam pembangunan dan perombakan kapal, pengukuran dan surat ukur kapal,

pendaftaran dan gross akte kapal, pemberian surat tanda kebangsaan kapal pemeriksaan/pengujian dan pengeluaran sertifikat keselamatan kapal, sertifikat pencegah pencemaran minyak oleh kapal, pengawakan dan dokumen pelaut, sertifikasi ketrampilan dan keahlian pelaut,pengujian dan sertifikasi alat/perlengkapan kapal pada perkapalan dan pelayaran diwilayah provinsi Sumatera Utara.

2) Melaksanakan koordinasi dan dan kerja sama dalam pengawasan teknis dan

perumusan pembangunan dan perombakan kapal. d. Kepala Seksi Navigasi dan Gamat mempunyai tugas :

1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka

menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanan Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dibidang sarana Bantu navigasi pelayaran (SBNP), pemanduan pemeriksaan dan pembuatan berita acara pemeriksaan pendahuluan (BAPP) kecelakaan kapal penanggulangan pencemaran dilaut oleh kapal, penanganan kerangka kapal, kegiatan salvage dan pekerjaan bawah air Port State Control dan perencanaan dan pemeliharan serta pengembangan kapal patroli dan SAR laut.

2) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala

Sub Dinas Laut sesuai standar yang ditetapkan. 6. Kepala Sub Dinas Udara

Mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam bidang pengawasan dan pengendalian kegiatan Angkutan Udara Keselamatan Penumpang dan Penerbangan

Kebandar Udaraan serta pembinaan teknis terhadap Asosiasi Sub Sektor Perhubungan Udara.

a. Kepala Seksi Angkutan Udara mempunyai tugas :

1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka

menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanan Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam pengawasan tarif angkutan udara, pengendalian angkutan udara asing, perizinan dan jasa pengurusan transportasi udara.

2) Menyiapkan bahan pemberian izin terbang, izin usaha angkutan udara niaga dan

bukan niaga, izin Empu, JPT yang beroperasi di wilayah propinsi dan melaksanakan koordinasi komite fasilitas Bandar udara pada Bandar udara yang diusahakan. b. Kepala Seksi Keselamatan Penumpang mempunyai tugas :

1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka

menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanan Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam penetapan Kawasan Keselamatan Operasi Penerbangan (KKOP), rekomendasi ketinggian bangunan pada kawasan keselamatan operasi penerbangan, izin pengangkutan barang berbahaya, sertifikat personil pengangkutan barang berbahaya, pengesahan program penanggulangan gawat darurat dan pengamanan Bandar udara.

2) Menyusun bahan/data dalam pemeriksaan dokumen dan persyaratan administrasi

dan program penanggulangan gawat darurat Bandar udara serta program pengamanan Bandar udara.

7. Kepala Sub Dinas Pengawasan dan Pengendalian

Mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam pengawasan pengelolaan jembatan timbang, penegakan ketentuan pembayaran pajak kendaraan bermotor di jalan serta pembinaan/pengembangan kegiatan sarana.

a. Kepala Seksi Jembatan Timbang mempunyai tugas :

1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka

menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanan Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam penyelenggaraan penimbangan kendaraan bermotor.

2) Menyelenggarakan koordinasi, kerja sama, sosialisasi, evaluasi, pembinaan,

pemberdayaan dan pengendalian penerapan standar pengelolaan jembatan timbang. b. Kepala Seksi Pengawasan Kendaraan Bermotor di jalan mempunyai tugas :

1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka

menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanan Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam pengawasan kendaraan bermotor di jalan.

2) Melaksanakan koordinasi dan kerja sama penegakan ketentuan persyaratan teknis

dan lain jalan, kelengkapan dan perlengkapan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

8. Kepala Sub Dinas Pos dan Telekomunikasi

Mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam bidang Pos, Telekomunikasi serta Teknologi Informatika dan Asosiasi Sub Sektor Pos dan Telekomunikasi.

a. Kepala Seksi Pos mempunyai tugas:

1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka

menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanan Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam pelayanan jasa pos, filatoll, jasa titipan dan standarisasi alat perangkat pos.

2) Menyelenggarakan koordinasi, kerja sama, sosialisasi, evaluasi, pembinaan,

pembayaran, pengawasan teknis dan pengendalian penerapan standar pelayanan jasa pos, filateli, jasa titipan dan standarisasi alat perangkat pos.

b. Kepala Seksi Telekomunikasi mempunyai tugas :

1) Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan rencana jangka

menengah dan tahunan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanan Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam pelayanan telekomunikasi, amatir radio, komunikasi radio antar penduduk, instalasi kabel rumah/gedung (IKR/G), tarif surcharge, telepon di hotel berbintang, warung telekomunikasi dan standarisasi telekomunikasi serta frekwensi radio.

2) Melaksanakan perizinan dan penerbitan kegiatan dibidang telekomunikasi termasuk

D. Pengelolaan Kearsipan pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara Pengelolaan kearsipan pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara berpedoman pada Undang-Undang No.7 Tahun 1971 Tentang Pokok Kearsipan Negara. Pengelolaan Kearsipan Negara tersebut meliputi penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengurusan, penyimpanan, penemuan kembali arsip, peminjaman dan penyusutan/pemusnahan arsip.

Arsip yang dikelola berupa arsip dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan inaktif yang diklasifikasikan dalam bentuk Sistem Abjad. Pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara, surat-surat (arsip-arsip) disusun berdasarkan nama-nama instansi/perusahaan. Jadi setiap surat yang berasal dari instansi lain dikelompokkan menjadi satu. Misalnya surat yang berasal dari Dirjen Pajak dikelompokkan dalam satu file. Begitu juga dengan yang menyangkut segala arsip pegawai di Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara, dimana arsip disusun berdasarkan nama perorangan dari pegawai dan didalam kotak arsip tersebut dicantumkan juga nomor induk pegawai serta foto pegawai.

Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara mengelola arsip secara manual. Adapun penggunaan komputer hanya digunakan untuk mendukung pekerjaan di kantor yaitu untuk mengetik surat-surat yang diperlukan. Misalnya surat pensiun pegawai, daftar gaji pegawai, nama-nama pegawai, surat keluar dan sebagainya.

E. Sarana dan Perlengkapan Kearsipan di Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara

Dalam pengelolaan kearsipan, Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara dilengkapi sarana dan perlengkapan kearsipan antara lain sebagai berikut :

1. Sarana Kearsipan : a) Indeks

Yaitu tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

b) Lembar Tunjuk Silang

Yaitu suatu formulir yang digunakan untuk mempertemukanbeberapa keterangan yang berbeda, tetapi mengenai satu perihal yang sama.

c) Lembar Disposisi

Yaitu suatu lembaran khusus yang berfungsi mencatat pendapat seseorang pejabat mengenai urusan dalam suatu dinas.

d) Kartu Kendali

Yaitu kartu yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan surat-surat keluar yang sifatnya penting.

e) Daftar surat masuk dan keluar

f) Buku Expedisi

Yaitu buku yang merupakan tanda bukti penerimaan surat bagi organisasi yang berisi kolam tanggal, keterangan, dan tanda bukti serta nama terang penerima surat.

Yaitu buku yang mencatat segala surat-surat yang masuk. Buku agenda berita terima ini terdiri dari kolom nomor surat, tanggal nama pengirim, isi ringkas surat, keterangan lain yang perlu.

h) Buku agenda berita kirim/keluar

Buku ini hampir sama dengan buku agenda berita terima. Namun bedanya buku agenda berita kirim mencatat segala surat yang keluar.

2. Peralatan Kearsipan

a) Mesin Tik

Fungsinya untuk menyusun huruf yang menggantikan cara menulis dengan tangan. Jadi alat ini membantu dalam membuat/mengahsilkan data.

b) Komputer

Yaitu rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi/program yang diberikan serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bila diperlukan.

c) Filling Cabinet

Lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertical.

d) Ordner

Yaitu semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pinggirnya.

e) Rak buku (lemari terbuka)

Yaitu rak untuk menyimpan buku-buku seperti di perpustakaan atau untuk meyimpan ordner dan sejenisnya.

Yaitu lemari besar untuk menyimpan segala macam arsip atau dokumen yang berukuran besar seperti bagan, ordner dan lain-lain.

g) Alat Perekam

Yaitu alat untuk merekam data-data dan biasanya merupakan arsip yang bersifat penyimpanan jangka panjang dibandingkan dengan arsip dari kertas.

h) Kaset

Fungsinya untuk menyimpan hasil rekaman dari alat rekam. i) Skat atau Guide

Merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokkan masalah pada klasifikasi arsip.

j) Folder (sampul arsip)

Yaitu map tanpa daun penutup pada sisinya dan dilengkapi tab/tonjolan untuk menempatkan kode arsip.

k) Stempel kantor

Dikaitkan dengan kearsipan stempel kantor berfungsi untuk menstempel setiap surat yang masuk dan distempel dibagian belakang surat.

l) Kotak kartu kendali

Selanjutnya dari indikator kemahiran bekerja dapat dilihat pada tabel 34, 35 dan 36. Pada tabel 34 terlihat bahwa pekerjaan yang diberikan telah sesuai dengan keahlian/keterampilan yang dimiliki pegawai. Hal ini dapat dilihat dari jawaban responden yang menyatakan sebanyak 22 orang (55%) menjawab sangat sesuai. Ini berarti penempatan pegawai sudah tepat atau sesuai. Kemudian untuk usaha pegawai dalam memberikan hasil terbaik dalam melakukan pekerjaan kantor dapat dilihat pada tabel 35 bahwa sebanyak 21 responden (52,5%) menyatakan berusaha. Dan terakhir hal yang tidak kalah pentingnya dalam menciptakan efisiensi kerja adalah kemahiran dalam mengatur ruangan kantor. Pada tabel 36 terlihat bahwa sebanyak 21 responden (52,5%) menyatakan suasana kerja mendukung pekerjaan di kantor. Hal ini menunjukkan bahwa Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara sudah baik dalam mengatur ruangan kantor. Pengaturan tata ruang yang baik tentu sangat mendukung tercapainya efisiensi dan kinerja yang baik. Apabila pegawai merasa tidak nyaman dengan lingkungan tempat bekerja tentu buruk akibatnya dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Lingkungan yang baik sangat dibutuhkan untuk membuat pegawai merasa nyaman saat melaksanakan pekerjaan. sehingga pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai juga akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.

Berdasarkan perhitungan koefisien korelasi product moment diperoleh hasil sebesar 0,617, dan nilai pada rtabel dengan tingkat taraf signifikan 5% untuk n=40 diperoleh nilai

rtabel sebesar 0,312. Yang berarti bahwa hasilperhitungan koefisien korelasi product moment

adalah lebih besar dari nilai rtabel (0,617>0,312). Sehingga hipotesa yang dikemukakan

dalam penelitian ini dapat diterima, yaitu pengelolaan kearsipan mempunyai pengaruh

positif terhadap efisiensi kerja pegawai pada Kantor dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara.

Pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai berada pada tingkat kuat atau mempunyai pengaruh yang positif, yang menunjukkan bahwa jika pengelolaan kearsipan tinggi/berjalan dengan baik, maka efisiensi kerja pegawai akan tinggi pula. Sehingga perlu penerapan pengelolaan kearsipan yang baik agar efisiensi kerja pegawai dapat berjalan dengan lancer dan baik.

Dari hasil penelitian diperoleh koefisien determinan sebesar 38,07%, sedangkan selebihnya yaitu 61,93% lagi dipengaruhi oleh faktor-faktor lain yang tidak termasuk dalam penelitian ini.

BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan analisa yang telah dilakukan dalam penelitian ini, maka penulis merumuskan kesimpulan sebagai berikut :

1. Pengelolaan Kearsipan pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara telah berjalan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari jawaban responden yang termasuk ke dalam kategori tinggi yaitu 20 orang atau 50%, yang ditunjukkan antara lain dari dapat ditemukannya arsip dengan cepat dan tepat sehingga dapat menghemat waktu, tenaga, fikiran dan biaya. Hal ini menunjukkan bahwa para pegawai di kantor tersebut menyadari bahwa arsip memiliki peranan penting dalam segi kehidupan terutama bagi pelaksanaan pekerjaan kantor.

2. Efisiensi kerja pegawai pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara sudah berjalan baik. Hal ini dapat dilihat dari jawaban responden yang berada dalam kategori tinggi yaitu 34 orang atau 85%, yang ditunjukkan antara lain pegawai mampu menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, demikian pula dengan hasilnya baik kuantitas maupun kualitas juga sudah sesuai dengan yang ditetapkan sehingga usaha pencapaian tujuan organisasi dapat dicapai dengan baik. 3. Dari hasil analisa dengan menggunakan rumus korelasi product moment diperoleh r =

0,617. Hal ini menunjukkan adanya hubungan yang kuat dan positif antara sistem kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai. Dan berdasarkan tabel ketepatan untuk pemberian interpretasi koefisien korelasi berada dalam kategori tinggi. Dengan

demikian hipotesis yang menunjukkan bahwa ada pengaruh yang positif antara pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai, terbukti kebenarannya.

4. Dari hasil perhitungan dengan menggunakan koefisien determinan hasilnya adalah 38,07%. Hal ini berarti efisiensi kerja pegawai dipengaruhi oleh sistem kearsipan sebesar 38,07% sedangkan sisanya 61,93% dipengaruhi oleh faktor-faktor lain yang tidak termasuk dalam penelitian ini.

5. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis diketahui bahwa masih terdapat beberapa kendala dalam pengelolaan arsip yaitu tidak ditetapkannya jangka waktu dalam peminjaman arsip dan tidak adanya sanksi yang diberikan bagi yang terlambat mengembalikannya. Sedangkan dalam hal efisiensi kerja yaitu pegawai masih kurang optimal dalam menggunakan fasilitas komputer yang ada. Hal ini dapat mengurangi kemudahan dan kecepatan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.

B. Saran

1. Untuk lebih menjamin keamanan informasi yang terkandung di dalam arsip, sebaiknya Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara menerapkan manajemen arsip secara elektronis disamping menggunakan pengelolaan arsip secara manual.

2. Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara perlu melakukan suatu program pendidikan dan pelatihan bagi pegawai untuk meningkatkan pengetahuan terutama dalam penggunaan komputer sehingga akan mempermudah pelaksanaan pekerjaan dalam rangka meningkatkan efisiensi kerja pegawai.

3. Para pegawai harus selalu menyadari bahwa sistem pengelolaan kearsipan merupakan pekerjaan penting dan tidak mudah sebagai sumber ingatan bagi organisasi untuk melaksanakan kegiatannya.

DAFTAR PUSTAKA

Abu Bakar, Hadi. 1997. Cara Pengelolaan Kearsipan yang Praktis dan Efisien. Jakarta : Djambatan

Amirullah. 2004. Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara

Martono, Budi. 1994. Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan. Pustaka Sinar Harapan

Moekijat. 2002. Tata Laksana Kantor. Bandung : Mandar Maju

Sedarmayanti. 2001. Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

_________. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung : Mandar Maju

Singarimbun, Masri. 2006. Metode Penelitian Survei. Jakarta : LP3ES Stoner. 1996. Manajemen. Jakarta : Prenhallindo

Sugiyono. 2005. Metode Penelitian Administrasi. Bandung : Alfabeta

Sukoco, Badri. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga

The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty Widjaja. 1993. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Rajawali Garfindo Persada

Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita