Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien apabila sesuatu hasil tertentu dapat dicapai dengan usaha yang kecil atau sedikit. Pengertian usaha dapat dilihat dari 5 sumber
kerja yaitu pikiran , tenaga, waktu, ruang dan benda termasuk uang. 2.
Segi hasil Suatu kegiatan dapat disebut efisien apabila dengan suatu usaha tertentu
memberikan hasil yang banyak. Dari beberapa uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan
efisiensi kerja adalah suatu proses kegiatan yang mencapai hasil sebesar mungkin dan dengan pengorbanan yang sekecil mungkin untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
b. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja
Menurut Prof. Yutta dalam Sedarmayanti, 2001:124 faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, yaitu :
1. Physical Environment lingkungan kerja.
2. Non Physical Environment suasana kerja.
3. Struktur Organisasi.
4. Prosedur dan Tata Kerja.
5. Prosedur Design corak hasil produksi.
6. Kecakapan para pekerja.
7. Keinginan bekerja.
Selanjutnya menurut Liang Gie terdapat 3 faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja yaitu :
1. Keinginan Bekerja
Universitas Sumatera Utara
Mempunyai kaitan dengan rangsangan yang dapat menimbulkan gairah kerja. Rangsangan ini dapat berasal dari luar seperti penghargaaan yang nyata,prestasi kerja, gaji
yang cukup, kepastian jenjang jabatan dan sebagainya. Sedangkan rangsangan dari dalam dapat berupa dorongan dan keinginan kearah pemuasan diri sendiri maupun social misalnya
keinginan berprestasi, keinginan untuk mengabdi kepada masyarakat, keinginan untuk mendapatkan pengakuan dan penghargaan dari masyarakat.
2. Kemampuan Bekerja
Hal ini tergantung pada fisik dan rohani yang baik. 3.
Kemahiran Bekerja Tergantung pada tingkat pendidikan,pengetahuan dan pengalaman kerja.
c. Sumber Efisiensi
Sumber utama efisiensi adalah manusia, karena dengan akal, pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur
efisien yang melekat pada manusia adalah kesadaran, keahlian, disiplin Sedarmayanti, 2001:118.
1. Kesadaran
Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi keberhasilannya. Adanya kesadaran mendorong orang untuk berkeinginan membangkitkan semangat
atau kehendak untuk melakukan sesuatu dengan kesadarannya. Kesadaran sebagai sumber efisiensi perlu dipupuk sehingga usaha-usaha dapat berhasil tanpa
pemborosan tenaga, biaya dan waktu. 2.
Keahlian
Universitas Sumatera Utara
Keahlian manusia akan sesuatu perlu ditunjang dengan peralatan, supaya efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada tanpa menggunakan alat. Untuk dapat
mengembangkan keahlian diperlukan berbagai jenis latihan bagi mereka, baik yang diselenggarakan oleh organisasi sendiri maupun diluar organisasi. Organisasi kerja
harus menetapkan alat-alat atau ukuran bilamana dan jenis latihan apa yang diperlukan bagi karyawan.
3. Disiplin
Disiplin dapat ditumbuhkan dalam waktu yang relatif singkat dan pada umumnya dapat dipaksakan dengan melalui atau menggunakan suatu aturan. Usaha untuk
menciptakan adanya disiplin yang baik pada organisasi antara lain dilakukan melalui penyebaran tugas dan wewenang yang jelas, tata cara atau tata kerja yang
sederhana tetapi memadai, yang dapat diketahui oleh setiap karyawan sehingga mereka mengetahui dengan tepat dimana dan bagaimana posisi mereka. Dan yang
tidak kalah penting ialah menciptakan keseimbangan kepentingan antara organisasi dan pribadi yang kadang-kadang saling bergesekan.
9. Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai
