Manajemen Arsip Elektronis Kerangka Teori

2. Tahap pengurusan dan pengendalian yaitu tahap dimana surat masukkeluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut. 3. Tahap referensi yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses sehari-hari setelah surat tersebut diklasifikasikan dalam indeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu. 4. Tahap penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip. 5. Tahap pemusnahan yaitu pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi yang dapat dilakukan oleh Lembaga Negara dan swasta. 6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, arsip yang sudah menurun nilai gunanya didaftar. Kemudian dipindah ke penyimpanan pada unit kearsipan di kantor masing- masing atau sesuai peraturan yang berlaku. 7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional Republik Indonesia Daerah. Tahap ini tahap terakhir dalam kearsipan.

7. Manajemen Arsip Elektronis

Perkembangan dan usia organisasi akan meningkatkan jumlah dokumen yang akan dikelola oleh perusahaan sehingga akan meningkatkan kompleksitas pengelolaan dokumen maupun arsip yang dimiliki oleh organisasi bila masih digunakan sistem pengarsipan secara manual. Kondisi ini tentunya perlu diantisipasi dengan menggunakan teknologi yang memudahkan pengelolaan arsip dengan menerapkan Manajemen Kearsipan secara Elektronis. Sistem ini akan mengubah cara pengarsipan informasi dengan memberikan kecepatan dan ketepatan dalam penyimpanan yang lebih baik daripada pencarian, Universitas Sumatera Utara penemuan kembali hingga pendistribusian dokumen dalam organisasi, sehingga fungsi dokumen sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan oleh organisasi dapat dioptimalkan. 1 Manfaat Arsip Elektronis Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektronis dibawah ini telah mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikan Manajemen Arsip Elektronis dan di sisi lain tetap menggunakan sistem pengarsipan secara manual Sukoco, 2007:112, adalah : 1. Cepat ditemukan. 2. Pengindeksian yang fleksibel. 3. Pencarian secara full-text. 4. Kecil kemungkinan file akan hilang. 5. Menghemat tempat. 6. Mengarsip secara digital. 7. Berbagi arsip secara mudah. 8. Meningkatkan keamanan. 9. Mudah dalam melakukan recovery data. 2 Sistem Pengarsipan Arsip Elektronis Saat ini terdapat 3 sistem pengarsipan secara elektronis Sukoco, 2007:116 yaitu : 1. Sistem Manajemen Dokumen Elektronis yang secara umum akan mengelola arsip atau dokumen elektronis melalui komputer masing-masing pegawai, misalnya word processing, spreadsheets, presentasi, proyek dan lain sebagainya. 2. Sistem Pemindahan Elektronis yang akan mengelola dokumen hasil pemindaian scan. Universitas Sumatera Utara 3. Software Manajemen Dokumen yang akan mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen. 3 Implementasi Arsip elektronis Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan sebelum organisasi mengimplementasikan program pengarsipan secara elektronis Sukoco, 2007:121 antara lain : 1 Mengevaluasi Kebutuhan, yakni berapa banyak dokumen yang harus disimpan oleh sistem, berapa banyak user yang akan menggunakan sistem, departemen apa saja yang akan menggunakan dan apakah publik dapat mengakses sistem, apakah dibutuhkan solusi temu balik atau dapat dimodifikasi sendiri oleh pengguna atau organisasi. 2 Menskala Pilot Project ke Solusi Perusahaan. Dengan melakukan pilot project akan dapat mengoptimalkan sistem dan prosedur yang akan dibangun dan diimplementasikan ke seluruh bagian organisasi. 3 Instalasi. Hal ini untuk memastikan apakah semuanya dapat beroperasi sebagaimana mestinya. 4 Training. Program pelatihan harus memperhatikan kepentingan pengguna. Ada 4 hal yang perlu diperhatikan yaitu End User pengguna, Sitem administrasi, konsultasi, pengawasan implementasi. 5 Isu-isu Hukum. Karena arsip elektronis sudah banyak digunakan, maka banyak dibuat hukum untuk mengantisipasi penggunaannya. Hal ini tergantung pada hukum di Indonesia, dan konsultasi hukum mengenai hal tersebut perlu dilakukan sebelum impelementasi sistem pengarsipan secara elektronis. 6 Support dan pemeliharaan. Sistem ini membutuhkan dukungan selama operasi berjalan. Universitas Sumatera Utara

8. Efisiensi Kerja a. Pengertian Efisiensi Kerja

Dokumen baru

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

98 2947 16

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

36 752 43

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

33 650 23

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

15 422 24

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

24 578 23

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

49 969 14

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

49 881 50

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

14 536 17

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

21 792 30

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

33 955 23