2. Tahap pengurusan dan pengendalian yaitu tahap dimana surat masukkeluar dicatat
sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.
3. Tahap referensi yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses sehari-hari setelah
surat tersebut diklasifikasikan dalam indeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
4. Tahap penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip.
5. Tahap pemusnahan yaitu pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna
lagi yang dapat dilakukan oleh Lembaga Negara dan swasta. 6.
Tahap penyimpanan di unit kearsipan, arsip yang sudah menurun nilai gunanya didaftar. Kemudian dipindah ke penyimpanan pada unit kearsipan di kantor masing-
masing atau sesuai peraturan yang berlaku. 7.
Tahap penyerahan ke Arsip Nasional Republik Indonesia Daerah. Tahap ini tahap terakhir dalam kearsipan.
7. Manajemen Arsip Elektronis
Perkembangan dan usia organisasi akan meningkatkan jumlah dokumen yang akan dikelola oleh perusahaan sehingga akan meningkatkan kompleksitas pengelolaan dokumen
maupun arsip yang dimiliki oleh organisasi bila masih digunakan sistem pengarsipan secara manual. Kondisi ini tentunya perlu diantisipasi dengan menggunakan teknologi yang
memudahkan pengelolaan arsip dengan menerapkan Manajemen Kearsipan secara Elektronis. Sistem ini akan mengubah cara pengarsipan informasi dengan memberikan
kecepatan dan ketepatan dalam penyimpanan yang lebih baik daripada pencarian,
Universitas Sumatera Utara
penemuan kembali hingga pendistribusian dokumen dalam organisasi, sehingga fungsi dokumen sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan oleh organisasi dapat
dioptimalkan.
1 Manfaat Arsip Elektronis
Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektronis dibawah ini telah mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikan Manajemen Arsip
Elektronis dan di sisi lain tetap menggunakan sistem pengarsipan secara manual Sukoco, 2007:112, adalah :
1. Cepat ditemukan.
2. Pengindeksian yang fleksibel.
3. Pencarian secara full-text.
4. Kecil kemungkinan file akan hilang.
5. Menghemat tempat.
6. Mengarsip secara digital.
7. Berbagi arsip secara mudah.
8. Meningkatkan keamanan.
9. Mudah dalam melakukan recovery data.
2 Sistem Pengarsipan Arsip Elektronis
Saat ini terdapat 3 sistem pengarsipan secara elektronis Sukoco, 2007:116 yaitu : 1.
Sistem Manajemen Dokumen Elektronis yang secara umum akan mengelola arsip atau dokumen elektronis melalui komputer masing-masing pegawai, misalnya word
processing, spreadsheets, presentasi, proyek dan lain sebagainya. 2.
Sistem Pemindahan Elektronis yang akan mengelola dokumen hasil pemindaian scan.
Universitas Sumatera Utara
3. Software Manajemen Dokumen yang akan mengelola dokumen kertas atau data yang
disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen.
3 Implementasi Arsip elektronis
Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan sebelum organisasi mengimplementasikan program pengarsipan secara elektronis Sukoco, 2007:121 antara
lain : 1
Mengevaluasi Kebutuhan, yakni berapa banyak dokumen yang harus disimpan oleh sistem, berapa banyak user yang akan menggunakan sistem, departemen apa saja yang
akan menggunakan dan apakah publik dapat mengakses sistem, apakah dibutuhkan solusi temu balik atau dapat dimodifikasi sendiri oleh pengguna atau organisasi.
2 Menskala Pilot Project ke Solusi Perusahaan. Dengan melakukan pilot project akan
dapat mengoptimalkan sistem dan prosedur yang akan dibangun dan diimplementasikan ke seluruh bagian organisasi.
3 Instalasi. Hal ini untuk memastikan apakah semuanya dapat beroperasi sebagaimana
mestinya. 4
Training. Program pelatihan harus memperhatikan kepentingan pengguna. Ada 4 hal yang perlu diperhatikan yaitu End User pengguna, Sitem administrasi, konsultasi,
pengawasan implementasi. 5
Isu-isu Hukum. Karena arsip elektronis sudah banyak digunakan, maka banyak dibuat hukum untuk mengantisipasi penggunaannya. Hal ini tergantung pada hukum di
Indonesia, dan konsultasi hukum mengenai hal tersebut perlu dilakukan sebelum impelementasi sistem pengarsipan secara elektronis.
6 Support dan pemeliharaan. Sistem ini membutuhkan dukungan selama operasi berjalan.
Universitas Sumatera Utara
8. Efisiensi Kerja a. Pengertian Efisiensi Kerja
