Telepon
Sudah dipilih sesuai kebutuhan dan di letakkan pada posisi yang pas, sehingga pagawai bisa menggunakan dengan baik tampa memboroskan waktu dan tenaga
pegawai untuk menggunakan fasilitas tersebut dalam menunjang pekerjaan. Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
perabot yang dipilih ukurannya sama dan juga terbuat dari bahan yang kokoh. Meja dan kursi yang digunakan dipilih warna yang sama ataupun warna yang serasi yaitu
warna coklat. Tidak ada meja kerja yang menghadap ke sumber cahaya. Untuk lemari arsip di Bagian Tata Usaha, khususnya di bagian Kantor Tata
Usaha, Kantor Keuangan, dan Kantor Pudek II Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diletakan dipinggir ruangan tetapi juga masih menghambat
kelancaran pekerjaan karena ruangan yang belum cukup luas sehingga masih menghalangi pergerakan Pegawai. Lemari arsip terbuat dari kayu dan ada juga yang
berupa laci-laci bertingkat yang terbuat dari besi filing cabinet
2. Mesin-mesin Kantor di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Mesin hanya merupakan salah satu aspek efesiensi kantor. Mesin saja tidak selalu menambah efisiensi, juga tidak selalu ekonomis dan baik. Sebelum
menggunakan sebuah mesin, pertama-tama harus dikembangkan dan dipertimbangkan metode tata usaha yang sebaik-baiknya. Yang penting adalah
bahwa seorang manajer kantor harus pandai memilih mesin yang terbaik, yakni mesin yang paling cocok untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli
Moekijat 1989 : 66.
Universitas Sumatera Utara
Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi disegala bidang.
Dipergunakan mesin dalam suatu proses pekerjaan adalah untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya. Untuk itu
manajer harus melengkapi mesin-mesin di dalam kantornya untuk memperlancar pekerjaan pegawainya, manajer juga harus pandai memilih mesin yang terbaik dan
mesin yang paling cocok untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli. Keuntungan pengunaan mesin kantor :
a. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai
kebutuhan. b.
Dapat menghemat tenaga dan waktu. c.
Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan. d.
Memudahkan pengawasan. e.
Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi. f.
Keterangan yang dimuat, dapat lebih banyak. g.
Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.
Universitas Sumatera Utara
Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengunakan beberapa peralatan dan mesin untuk memudahkan pekerjaan antara
lain : 1.
Kalender 2.
Buku Agenda 3.
Lembaran kertas a
Kertas dengan berbagai jenis dan ukuran b
Kertas dengan kepala kop surat 4.
Alat-alat tulis 5.
Papan white board 6.
Lemari filling kabinet 7.
Jepitan kertas paper clips 8.
Alat pelubang kertas 9.
Jepitan dokumen tebal Binder clips 10.
Lem perekat 11.
Komputer PC dan Printer 12.
PC Notebook 13.
LCD Projector 14.
Wireless 15.
Televisi Set 16.
Faximili 17.
fotocopy 18.
Cash Register
Universitas Sumatera Utara
G. Pengertian Efektifitas
