Tujuan Tata Ruang Kantor Prinsip Tata Ruang Kantor

Dalam melaksanakan pekerjaan perkantoran suatu faktor penting yang turut menentukan kelacaran adalah penyusunan tempat kerja dan perlengkapan kantor penting dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja akan menimbulkan kepuasan bagi para pegawai, dan perabot-perabot kantor juga menimbulkan keharmonisan dalam penggunaan ruangan yang tersedia sangat penting untuk menciptakan iklim kerja yang sehat dan memberikan kesan baik bagi orang yang datang ke kantor tersebut. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa suatu tempat untuk melaksanakan tata usaha dengan susunan peralatan dan perlengkapan pada tempatnya serta pengaturan ruangan secara efisien, dianggab perlu untuk mendukung kelancaran pelaksanaan kerja dengan biaya yang layak.

B. Tujuan Tata Ruang Kantor

Adapun tujuan tata ruang kantor adalah : 1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat. 2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien. 4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya. 5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. 6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung. 7. Mengusahakan adanya keleluasaan gerakan pegawai yang sedang bekerja. Universitas Sumatera Utara Alat perlengkapan harus disusun sedemikian rupa, sehingga pekerjaan mengikuti arus garis yang lurus dan penangguhan-penangguhan diadakan sampai yang minimum. Ruang harus cukup dan mempunyai jumlah gang yang cukup luas agar tidak terganggu dalam melakukan pekerjaan. Pertimbangan mengenai biaya dan arus pekerjaan biaya dan arus pekerjaan menentukan bahwa ruang yang cukup harus juga dipergunakan dengan baik. Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga harus menciptakan kesan yang baik bagi para tamumahasiswanya sebab para tamumahasiswa umumnya melihat kualitas perusahaanPemerintahan itu dari kantor tersebut. Tata ruang kantor yang baik adalah bila diadakan perubahan-perubahan demi membantu terwujudnya tujuan yang hendak dicapai.

C. Prinsip Tata Ruang Kantor

Adapun prinsip-prinsip tata ruang kantor adalah: 1. Pekerjaan harus mengalir secara terus menerus sedapat-dapatnya dalam garis yang lurus. 2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang mempunyai fungsi yang sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu berjalan. 3. Kelompok-kelompok pelayanan pusat dan ruang arsip harus ditempatkan dekat dengan bagian-bagian dan pegawai yang mempergunakannya. 4. Perkakas dan perlengkapan kantor harus diatur secara simetris dan dalam garis yang lurus dengan penempatan meja dan kursi yang menyudut untuk pegawai- pegawai yang mengadakan pengawasan. Universitas Sumatera Utara 5. Penambahan ruang harus cukup untuk kebutuhan pekerjaan dan kesenangan pegawai. 6. Perkakas dan perlengkapan dengan ukuran yang seragam memperbesar fleksibilitas dan rupa yang lebih serasi. 7. Ruangan harus cukup luas sehingga yang berjalan tidak menyentuh bangku pegawai kantor. 8. Meja-meja harus disusun sedemikian rupa sehingga pegawai tidak ada terpaksa menghadap pada sumber cahaya yang tidak disuka. 9. Pegawai yang pekerjaannya memerlukan konsentrasi pemikiran ditempatkan dalam sebagian ruangan atau dalam ruangan yang cukup luas. 10. Kesatuan yang menggunakan perlengkapan yang mengeluarkan suara gaduh harus dipisahkan. 11. Pergunakan ruangan yang luas ketimbang menggunakan ruangan kecil yang sama luasnya. 12. Kesatuan yang mempunyai banyak hubungan dengan masyarakat harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga mudah didatangi tanpa menggangu bagian lain. 13. Kurangi berjalan dan menunggu waktu. 14. Perlengkapan kantor harus dibuat dekat dengan pegawai yang menggunakannya 15. Atur meja sedemikian rupa hingga cahaya matahari datang dari sebelah kanan. Universitas Sumatera Utara Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara prinsip diatas belum dilakukan sepenuhnya. Bisa dilihat dari susunan ruangan pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pegawai yang pekerjaannya memerlukan konsentrasi pemikiran, belum ditempatkan dalam ruangan yang cukup luas. Masih di tempat yang sempit misalnya bagian keuangan, Dan perlu adanya penambahan ruangan yang cukup, selama ini terlihat bentuk perkakas dan perlalatan kantor diletakkan dekat sekali dengan pegawainya, maka orang yang berjalan akan menyentuh bangku pegawainya sehingga pegawai tidak dapat bekerja dengan baik dan leluasa bergerak dalam ruangan tersebut. Perkakas dan peralatanya juga masih kurang seperti lemari untuk penyimpanan arsip, folder sampul arsip, sekat atau guide, map dan filling cabinet masih kurang sehingga tidak jarang ditemukan arsip yang bertumpuk-tumpuk di meja pegawainya. Hal ini mengakibatkan arsip yang disimpan akan susah dicari dan mengakibatkan kehilangan arsip. Tetapi bagian Tata Usaha sudah menyusun meja-meja pegawainya sedemikian rupa sehingga tidak ada yang terpaksa menghadap cahaya yang tidak disukai dan kesatuan perlengkapan yang gaduh sudah dipisahkan sehingga tercapai efisiensi kerja para pegawainya. Universitas Sumatera Utara

D. Bentuk Tata Ruang Kantor Adapun bentuk tata ruang kantor antara lain :