Pengolahan Data Elektronik LANDASAN TEORI

21 sistem penjualan kredit adalah: a. Fungsi Penjualan Fungsi penjualan bertanggung jawab dalam menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dari gudang dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pembelian. b. Fungsi Kredit Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi kredit kepada pelanggan. c. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan. Serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada pelanggan atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa otorisasi dari pihak yang berwewenang. e. Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur 22 bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. f. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, membuat laporan penjualan, mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. 2. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit menurut Mulyadi 2001: 213, yaitu: a. Jumlah pendapatan menurut jenis produk b. Jumlah piutang kepada setiap debitur c. Jumlah harga pokok produk yang dijual dalam jangka waktu tertentu d. Nama dan alamat pembeli e. Kuantitas produk yang dijual f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan g. Otorisasi pejabat yang berwenang 3. Dokumen yang digunakan dalam Penjualan Kredit Menurut Mulyadi 2001: 214-216 dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit adalah: 23 a. Surat order pengiriman dan tembusannya Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok yang digunakan untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Tembusan surat order pengiriman terdiri dari: 4 Tembusan Kredit Credit Copy Tembusan kredit ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. 5 Surat Pengakuan Acknowledgement Copy Surat pengakuan digunakan untuk memberitahu pelanggan bahwa order telah diterima dan dalam proses pengiriman. Surat ini dikirimkan oleh bagian penjualan. 6 Surat Muat Bill of Lading Surat muat digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. 7 Slip Pembungkus Packing Slip Slip pembungkus ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan dalam mengidentifikasi barang yang diterima. 8 Tembusan Gudang Warehouse Copy Tembusan ini dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah yang tercantum di dalam surat order 24 pengiriman, agar menyerahkan barang ke fungsi pengiriman dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang. 9 Arsip Pengendalian Pengiriman Sales Order Follow-up Copy Tembusan dari surat order pengiriman ini diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. 10 Arsip Index Silang Cross-index File Copy Tembusan dari surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan. b. Faktur dan tembusannya, yaitu: 1 Faktur Penjualan Customer’s Copies Faktur penjualan adalah lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. 2 Tembusan Piutang Account Receivable Copy Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk melakukan pencatatan piutang ke dalam kartu piutang. 3 Tembusan Jurnal Penjualan Sales Journal Copy Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan. 4 Tembusan Analisis Analysis Copy Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi 25 penagihan ke fungsi akuntansi untuk sebagai dasar dalam menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan dan untuk perhitungan komisi wiraniaga. 5 Tembusan Wiraniaga Salesperson Copy Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya. c. Rekapitulasi harga pokok penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi dan juga sebagai bukti pendukung bagi pembuatan bukti memorial. d. Bukti memorial Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi. 4. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Penjualan Kredit Menurut Mulyadi 2001: 218-219 catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit adalah sebagai berikut: a. Jurnal Penjualan Jurnal penjualan dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan kredit berdasarkan dokumen sumber faktur penjualan.