Identifikasi Masalah ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

92 Tabel 5.5 Masalah yang dapat diidentifikasi dan Solusi yang ditawarkan Bagi Perusahaan No Masalah yang Teridentifikasi Solusi yang ditawarkan 1 Order yang tertunda untuk dilayani. Perusahaan disarankan untuk membuat surat pesanan penjualan yang berbentuk formal dan disarankan pula surat pesanan penjualan tersebut bernomor urut tercetak. Hal ini bertujuan untuk memastikan tidak ada order yang terlewatkan. Selain itu, apabila surat pesanan penjualan ada yang hilang atau terselip, masih ada surat pesanan yang asli tanpa harus meminta dua kali pada pelanggan. 2 Ketidaktepatan dalam pembuatan faktur Perusahaan disarankan untuk memindahkan program atau kebijakan pembuatan faktur pajak ke divisi piutang dagang. Dasar pembuatan faktur pajak dengan menggunakan daftar pengiriman, form pelayanan order dan surat pesanan penjualan, sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan pembuatan faktur. 3 Risiko terjadinya piutang tidak tertagih. Perusahaan disarankan untuk memberikan surat pesanan penjualan beserta tembusannya pada departemen keuangan, yang diwakili oleh divisi piutang dagang sebelum order dilayani. Selain bertujuan untuk memberikan informasi pada departemen keuangan mengenai order apa saja yang diterima pada hari yang bersangkutan, juga bertujuan untuk mengotorisasi pemberian kredit. 4 Potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapat kredit Perusahaan disarankan untuk memberikan tugas dan wewenang pada divisi piutang dagang untuk melakukan pengecekan mengenai penambahan konsumen baru. Apabila dilakukan penambahan konsumen baru, divisi administrasi pemasaran bertugas untuk memasukkan data konsumen baru ke dalam database konsumen dan memberikan informasi mengenai konsumen tersebut pada divisi piutang dagang. Lalu divisi piutang dagang melakukan pengecekan atas penambahan konsumen tersebut pada database konsumen dan membubuhkan tanda tangan sebagai bukti telah dilakukan pengecekan pada surat pesanan penjualan disposisi. Setelah itu penambahan konsumen baru bisa dianggap sah. Sumber: Data Diolah 93 Tabel 5.6 Ringkasan Usulan Fungsi yang berkaitan dengan Sistem Penjualan Kredit Fungsi Tugas dan Wewenang yang Berlangsung Usulan Fungsi Penjualan Tidak membuat surat pesanan penjualan. Membuat surat agenda pesanan. Membuat surat pesanan penjualan. Tidak membuat agenda surat pesanan. Fungsi Kredit Tidak memberikan otorisasi tertulis pada surat pesanan penjualan. Tidak melakukan pengecekan atas penambahan konsumen baru. Memberikan otorisasi tertulis pada surat pesanan penjualan. Melakukan pengecekan atas penambahan konsumen baru. Fungsi Gudang Membuat Faktur Pajak Tidak Membuat Faktur Pajak Fungsi Penagihan Tidak membuat Faktur Pajak. Membuat Faktur Pajak. Sumber: Data diolah 2. Perancangan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Rancangan jaringan prosedur yang baru tidak mengurangi atau menambah prosedur yang selama ini sudah berjalan di Penerbit- Percetakan Kanisius Yogyakarta. Prosedur yang diusulkan, hanya menambah kegiatan pada prosedur pesanan penjualan dan prosedur persetujuan kredit serta mengurangi kegiatan pada prosedur pesanan penjualan. Salah satu kegiatan yang diusulkan adalah kegiatan otorisasi atas adanya penambahan konsumen baru. Seorang konsumen bisa melakukan pembelian secara kredit apabila sudah pernah melakukan transaksi tunai serta mempunyai bukti-bukti lain yang mendukung kepercayaan terhadap 94 konsumen tersebut. Bukti-bukti pendukung antara lain bidang penjualan mengetahui tempat atau instansi konsumen tersebut dan mempunyai informasi mengenai kemampuan konsumen dalam melunasi hutangnya. Bukti bahwa surat pesanan yang diterima berasal dari konsumen baru yaitu pemberian cap pada surat pesanan oleh bidang penjualan. Gambar 5.2 merupakan usulan cap yang menyatakan bahwa order berasal dari konsumen baru. Tabel 5.7 merupakan ringkasan perbandingan kegiatan yang dilakukan pada prosedur yang selama ini berjalan di perusahaan dengan prosedur yang diusulkan. Gambar 5.2 Rancangan Cap Disposisi Konsumen Baru 95 Komponen di dalam cap disposisi konsumen baru adalah sebagai berikut: a. Disposisi Ada dua macam keputusan dalam disposisi. Disposisi yang pertama apakah disposisinya diterima dan yang kedua apakah ditolak. Disposisi diterima apabila konsumen sudah pernah melakukan pembelian secara tunai, serta konsumen mampu meyakinkan perusahaan bahwa bisa melunasi hutangnya, dan apabila sebaliknya maka disposisi ditolak. b. Nama Konsumen Nama konsumen diisikan dengan nama konsumen atau instansi yang akan melakukan pembelian secara kredit. c. Alamat Alamat diisikan dengan alamat konsumen atau instansi yang terkait. d. Riwayat Riwayat diisikan dengan kapan terkahir kali konsumen melakukan pembelian secara tunai. Kolom juga bisa diisi dengan informasi terkait tentang konsumen yang bisa menjadi informasi pendukung. e. Tanda Tangan Bidang Penjualan Tanda tangan bidang penjualan sebagai bukti bahwa bidang penjualan telah melakukan disposisi atas surat pesanan konsumen. 96 f. Tanda Tangan Divisi Aministrasi Pemasaran Tanda tangan divisi administrasi pemasaran sebagai bukti bahwa divisi ini telah melakukan penambahan konsumen baru pada database konsumen. g. Tanda Tangan Divisi Piutang Dagang Tanda tangan divisi piutang dagang sebagai bukti bahwa divisi ini telah melakukan pengecekan pada database konsumen atas penambahan konsumen baru. Tabel 5.7 Ringkasan Usulan Kegiatan yang dilakukan pada Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Prosedur Kegiatan yang Berlangsung Usulan Prosedur Pesanan Penjualan Tidak ada kegiatan memberikan cap disposisi konsumen baru pada surat pesanan. Tidak ada kegiatan membuat surat pesanan penjualan. Ada kegiatan membuat agenda surat pesanan. Ada kegiatan memberikan cap disposisi konsumen baru pada surat pesanan. Ada kegiatan membuat surat pesanan penjualan. Tidak ada kegiatan membuat agenda surat pesanan. Prosedur Persetujuan Kredit Tidak memberikan otorisasi tertulis pada surat pesanan penjualan. Tidak melakukan pengecekan terhadap database konsumen atas penambahan konsumen baru dan tidak membubuhkan tanda tangan pada surat pesanan disposisi sebagai bukti telah dilakukan pengecekan. Ada kegiatan memberikan otorisasi tertulis pada surat pesanan penjualan. Melakukan pengecekan terhadap database konsumen atas penambahan konsumen baru dan membubuhkan tanda tangan pada surat pesanan disposisi sebagai bukti telah dilakukan pengecekan. Sumber: Data diolah 97 3. Perancangan Dokumen Surat Pesanan Penjualan Surat pesanan merupakan sebuah media awal yang dapat merekam order yang diminta oleh pelanggan. Selama ini perusahaan memiliki surat pesanan, tetapi dalam pengunaannya masih ditemukan beberapa kelemahan. Kelemahan tersebut antara lain, order yang diterima dari berbagai sumber, misalnya email, telepon, sales, serta surat pesanan entitas bisnis pelanggan, tidak disalin dalam surat pesanan yang dimiliki perusahaan. Dampaknya apabila ada surat pesanan yang hilang, perusahaan harus meminta dua kali kepada pelanggan. Kelemahan yang lain, surat pesanan yang dimiliki perusahaan tidak bernomor urut tercetak, sehingga perusahaan tidak bisa mengontrol apakah ada order yang terlewatkan. Solusi yang ditawarkan bagi perusahaan untuk mengatasi kelemahan tersebut yaitu diusulkan adanya sebuah surat pesanan yang baru yang dapat merekam semua inti permintaan order pelanggan. Surat pesanan tersebut diberi nama surat pesanan penjualan. Tujuan dengan dibuatnya surat pesanan penjualan, apabila ada pesanan dari pelanggan, perusahaan bisa menyalin order tersebut ke dalam surat pesanan penjualan. Sehingga apabila surat order yang asli hilang, perusahaan mempunyai salinan tanpa harus meminta dua kali kepada pelanggan. Tujuan lainnya yaitu dengan dibuatnya surat pesanan penjualan yang bernomor urut tercetak, perusahaan bisa melakukan pengawasan mengenai order yang akan dilayani sehingga tidak ada yang terlewatkan.