Identifikasi Masalah ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
92
Tabel 5.5 Masalah yang dapat diidentifikasi dan Solusi yang ditawarkan Bagi Perusahaan
No Masalah yang
Teridentifikasi Solusi yang ditawarkan
1 Order yang
tertunda untuk dilayani.
Perusahaan disarankan untuk membuat surat pesanan penjualan yang berbentuk formal dan disarankan pula
surat pesanan penjualan tersebut bernomor urut tercetak. Hal ini bertujuan untuk memastikan tidak ada
order yang terlewatkan. Selain itu, apabila surat pesanan penjualan ada yang hilang atau terselip, masih ada surat
pesanan yang asli tanpa harus meminta dua kali pada pelanggan.
2 Ketidaktepatan
dalam pembuatan faktur
Perusahaan disarankan untuk memindahkan program atau kebijakan pembuatan faktur pajak ke divisi piutang
dagang. Dasar pembuatan faktur pajak dengan menggunakan
daftar pengiriman, form pelayanan order dan surat pesanan penjualan, sehingga meminimalisir terjadinya
kesalahan pembuatan faktur.
3 Risiko terjadinya
piutang tidak tertagih.
Perusahaan disarankan untuk memberikan surat pesanan penjualan beserta tembusannya pada departemen
keuangan, yang diwakili oleh divisi piutang dagang sebelum order dilayani. Selain bertujuan untuk
memberikan informasi pada departemen keuangan mengenai order apa saja yang diterima pada hari yang
bersangkutan, juga bertujuan untuk mengotorisasi pemberian kredit.
4 Potensi
munculnya konsumen yang
tidak layak mendapat kredit
Perusahaan disarankan untuk memberikan tugas dan wewenang pada divisi piutang dagang untuk melakukan
pengecekan mengenai penambahan konsumen baru. Apabila dilakukan penambahan konsumen baru, divisi
administrasi pemasaran bertugas untuk memasukkan data konsumen baru ke dalam database konsumen dan
memberikan informasi mengenai konsumen tersebut pada divisi piutang dagang. Lalu divisi piutang dagang
melakukan pengecekan atas penambahan konsumen tersebut pada database konsumen dan membubuhkan
tanda tangan sebagai bukti telah dilakukan pengecekan pada surat pesanan penjualan disposisi. Setelah itu
penambahan konsumen baru bisa dianggap sah.
Sumber: Data Diolah
93
Tabel 5.6 Ringkasan Usulan Fungsi yang berkaitan dengan Sistem Penjualan Kredit
Fungsi Tugas dan Wewenang
yang Berlangsung Usulan
Fungsi Penjualan Tidak membuat surat
pesanan penjualan. Membuat surat agenda
pesanan. Membuat surat
pesanan penjualan. Tidak membuat
agenda surat pesanan.
Fungsi Kredit Tidak memberikan
otorisasi tertulis pada surat pesanan
penjualan. Tidak melakukan
pengecekan atas penambahan
konsumen baru. Memberikan otorisasi
tertulis pada surat pesanan penjualan.
Melakukan pengecekan atas
penambahan konsumen baru.
Fungsi Gudang Membuat Faktur
Pajak Tidak Membuat
Faktur Pajak Fungsi Penagihan
Tidak membuat Faktur Pajak.
Membuat Faktur Pajak.
Sumber: Data diolah
2. Perancangan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi
Penjualan Kredit Rancangan jaringan prosedur yang baru tidak mengurangi atau
menambah prosedur yang selama ini sudah berjalan di Penerbit- Percetakan Kanisius Yogyakarta. Prosedur yang diusulkan, hanya
menambah kegiatan pada prosedur pesanan penjualan dan prosedur persetujuan kredit serta mengurangi kegiatan pada prosedur pesanan
penjualan. Salah satu kegiatan yang diusulkan adalah kegiatan otorisasi atas
adanya penambahan konsumen baru. Seorang konsumen bisa melakukan pembelian secara kredit apabila sudah pernah melakukan transaksi tunai
serta mempunyai bukti-bukti lain yang mendukung kepercayaan terhadap
94
konsumen tersebut. Bukti-bukti pendukung antara lain bidang penjualan mengetahui tempat atau instansi konsumen tersebut dan mempunyai
informasi mengenai kemampuan konsumen dalam melunasi hutangnya. Bukti bahwa surat pesanan yang diterima berasal dari konsumen baru
yaitu pemberian cap pada surat pesanan oleh bidang penjualan. Gambar 5.2 merupakan usulan cap yang menyatakan bahwa order berasal dari
konsumen baru. Tabel 5.7 merupakan ringkasan perbandingan kegiatan yang dilakukan pada prosedur yang selama ini berjalan di perusahaan
dengan prosedur yang diusulkan.
Gambar 5.2 Rancangan Cap Disposisi Konsumen Baru
95
Komponen di dalam cap disposisi konsumen baru adalah sebagai berikut:
a. Disposisi
Ada dua macam keputusan dalam disposisi. Disposisi yang pertama apakah disposisinya diterima dan yang kedua apakah ditolak.
Disposisi diterima apabila konsumen sudah pernah melakukan pembelian secara tunai, serta konsumen mampu meyakinkan
perusahaan bahwa bisa melunasi hutangnya, dan apabila sebaliknya maka disposisi ditolak.
b. Nama Konsumen
Nama konsumen diisikan dengan nama konsumen atau instansi yang akan melakukan pembelian secara kredit.
c. Alamat
Alamat diisikan dengan alamat konsumen atau instansi yang terkait.
d. Riwayat
Riwayat diisikan dengan kapan terkahir kali konsumen melakukan pembelian secara tunai. Kolom juga bisa diisi dengan
informasi terkait tentang konsumen yang bisa menjadi informasi pendukung.
e. Tanda Tangan Bidang Penjualan
Tanda tangan bidang penjualan sebagai bukti bahwa bidang penjualan telah melakukan disposisi atas surat pesanan konsumen.
96
f. Tanda Tangan Divisi Aministrasi Pemasaran
Tanda tangan divisi administrasi pemasaran sebagai bukti bahwa divisi ini telah melakukan penambahan konsumen baru pada database
konsumen. g.
Tanda Tangan Divisi Piutang Dagang Tanda tangan divisi piutang dagang sebagai bukti bahwa divisi
ini telah melakukan pengecekan pada database konsumen atas penambahan konsumen baru.
Tabel 5.7 Ringkasan Usulan Kegiatan yang dilakukan pada Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Prosedur Kegiatan
yang Berlangsung Usulan
Prosedur Pesanan
Penjualan Tidak ada kegiatan
memberikan cap disposisi konsumen baru
pada surat pesanan. Tidak ada kegiatan
membuat surat pesanan penjualan.
Ada kegiatan membuat agenda surat pesanan.
Ada kegiatan memberikan cap
disposisi konsumen baru pada surat pesanan.
Ada kegiatan membuat surat pesanan penjualan.
Tidak ada kegiatan membuat agenda surat
pesanan.
Prosedur Persetujuan
Kredit Tidak memberikan
otorisasi tertulis pada surat pesanan penjualan.
Tidak melakukan pengecekan terhadap
database konsumen atas penambahan konsumen
baru dan tidak membubuhkan tanda
tangan pada surat pesanan disposisi sebagai
bukti telah dilakukan pengecekan.
Ada kegiatan memberikan otorisasi
tertulis pada surat pesanan penjualan.
Melakukan pengecekan terhadap database
konsumen atas penambahan konsumen
baru dan membubuhkan tanda tangan pada surat
pesanan disposisi sebagai bukti telah dilakukan
pengecekan.
Sumber: Data diolah
97
3. Perancangan Dokumen Surat Pesanan Penjualan
Surat pesanan merupakan sebuah media awal yang dapat merekam order yang diminta oleh pelanggan. Selama ini perusahaan memiliki surat
pesanan, tetapi dalam pengunaannya masih ditemukan beberapa kelemahan. Kelemahan tersebut antara lain, order yang diterima dari
berbagai sumber, misalnya email, telepon, sales, serta surat pesanan entitas bisnis pelanggan, tidak disalin dalam surat pesanan yang dimiliki
perusahaan. Dampaknya apabila ada surat pesanan yang hilang, perusahaan harus meminta dua kali kepada pelanggan. Kelemahan yang
lain, surat pesanan yang dimiliki perusahaan tidak bernomor urut tercetak, sehingga perusahaan tidak bisa mengontrol apakah ada order yang
terlewatkan. Solusi yang ditawarkan bagi perusahaan untuk mengatasi
kelemahan tersebut yaitu diusulkan adanya sebuah surat pesanan yang baru yang dapat merekam semua inti permintaan order pelanggan. Surat
pesanan tersebut diberi nama surat pesanan penjualan. Tujuan dengan dibuatnya surat pesanan penjualan, apabila ada pesanan dari pelanggan,
perusahaan bisa menyalin order tersebut ke dalam surat pesanan penjualan. Sehingga apabila surat order yang asli hilang, perusahaan
mempunyai salinan tanpa harus meminta dua kali kepada pelanggan. Tujuan lainnya yaitu dengan dibuatnya surat pesanan penjualan yang
bernomor urut tercetak, perusahaan bisa melakukan pengawasan mengenai order yang akan dilayani sehingga tidak ada yang terlewatkan.