Analisis dan perancangan sistem akuntansi penjualan kredit : studi kasus pada penerbit-percetakan Kanisius Yogyakarta.

xiii ABSTRAK

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT

STUDI KASUS PADA PENERBIT-PERCETAKAN KANISIUS YOGYAKARTA

Alfonsia Kartika Ratna Putri NIM: 092114034 Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta 2013

Penelitian ini bertujuan untuk: (1) mengetahui sistem akuntansi penjualan kredit yang berjalan di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, (2) untuk memberikan usulan mengenai rancangan sistem akuntansi penjualan kredit di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.

Langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian adalah: (1) melakukan analisis deskriptif terhadap sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di perusahaan, (2) mengidentifikasi masalah yang terjadi dengan cara melakukan identifikasi masalah, mengidentifikasi penyebab masalah, mengidentifikasi titik keputusan dan mengidentifikasi personil-personil kunci, lalu (3) melakukan perancangan sistem akuntansi penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.

Hasil penelitian dan analisis yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa (1) sistem akuntansi penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta telah cukup mendukung operasi perusahaan. Namun, ada beberapa masalah yang ditemukan antara lain order yang tertunda untuk dilayani karena dokumen sumber yang tidak memadai, ketidaktepatan dalam pembuatan faktur karena pembagian tugas dan wewenang fungsi gudang dan fungsi penagihan yang belum jelas, risiko terjadinya piutang tidak tertagih karena belum dilakukan sistem otorisasi kredit yang jelas, dan potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapatkan kredit karena belum dilakukan sistem otorisasi yang baik, (2) perancangan sistem akuntansi penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta berdasarkan pada prosedur yang telah berjalan dengan melakukan beberapa perubahan dan perbaikan untuk memberikan solusi dalam mengatasi masalah yang dihadapi. Perancangan yang dilakukan antara lain perancangan fungsi, perancangan prosedur, perancangan usulan dokumen baru, perancangan bagan alir dokumen, dan perancangan diagram arus data.

xiv ABSTRACT

ANALYSIS AND DESIGN OF ACCOUNTING SYSTEM OF CREDIT SALES

A CASE STUDY AT KANISIUS PUBLISHER-PRINTING YOGYAKARTA Alfonsia Kartika Ratna Putri

NIM: 092114034 Sanata Dharma University

Yogyakarta 2013

The aims of this research were: (1) to know the procedure of the credit sales accounting system done by Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta, and (2) to suggest a design of credit sales accounting system for Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta.

The steps taken to reach the aims of this research were: (1) doing descriptive analysis on credit sales accounting system applied by the company, (2) identifying the problems that faced by the company by identifying the problems, the causes of the problems, the decision points, and the key person of the problems, then (3) designing the credit sales accounting system for Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta.

The result of this research showed that (1) credit sales accounting system in Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta had adequately supported company operation. However, there were some problems found, such as unserved- pending order because inadequate source document, inaccurate in invoicing because of the division of tasks and authority of the warehouse function and the billing function were not appropriate. There are risk of uncollectible receivables because the inappropriate credit authorization system, and the potential emergence of consumers who did not deserve credit because the inappropriate new customers adding authorization system. (2) The design of credit sales accounting system in Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta was based on procedure which was on going by making some changes and improvements to provide a solution to overcome the problems faced. The design included the function design, procedure design, new document design, flowchart design, and data flow diagram design.

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT Studi Kasus pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Alfonsia Kartika Ratna Putri NIM: 092114034

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA

i

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT Studi Kasus pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Alfonsia Kartika Ratna Putri NIM: 092114034

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat bantuan, bimbingan, dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada:

1. Rama Wiryono Priyatamtama SJ selaku Rama Rektor Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.

2. Bapak Ir. Drs. Hansiadi Yuli Hartanto, M.Si., Akt., QIA selaku Pembimbing yang telah membantu serta membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

3. Bapak Iwan Guntoro selaku kepala bidang distribusi dan administrasi pemasaran, Bapak Sulis, Bapak Anton, Bapak Danang, Ibu Vina, Bapak Rian dan bagian-bagian yang terkait pada Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta yang telah berkenan membantu penulis dalam mencarikan data yang dibutuhkan.

4. Orang tua penulis, Bapak Heribertus Supriyanta dan Ibu Elizabeth Anna Dwi Ratnawati yang selalu berusaha memperhatikan, memberi masukan dan

ix DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii

HALAMAN PENGESAHAN ... iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ... v

HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS ... vi

HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii

HALAMAN DAFTAR ISI ... ix

HALAMAN DAFTAR TABEL ... xi

HALAMAN DAFTAR GAMBAR ... xii

ABSTRAK ... xiii

ABSTRACT ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Tujuan Penelitian ... 3

C. Manfaat Penelitian ... 3

D. Rumusan Masalah ... 4

E. Batasan Masalah ... 4

F. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 7

A. Sistem dan Prosedur ... 7

B. Sistem Akuntansi ... 9

C. Sistem Informasi Akuntansi ... 11

D. Pengolahan Data Elektronik ... 15

E. Pengendalian Intern ... 19

F. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ... 20

1. Fungsi yang Terkait ... 20

2. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen ... 22

3. Dokumen yang digunakan ... 22

4. Catatan Akuntansi yang digunakan ... 25

5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ... 26

6. Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ... 28

G. Pengembangan Sistem ... 32

1. Alasan Pengembangan Sistem ... 32

2. Tujuan Pengembangan Sistem ... 33

H. Analisis Sistem ... 33

1. Pengertian Analisis Sistem ... 33

2. Tahap Analisis Sistem ... 34

I. Desain Sistem ... 35

J. Alat Komunikasi dalam Sistem ... 35

1. Bagan Alir Dokumen ... 35

2. Diagram Arus Data ... 40

x

BAB III METODE PENELITIAN ... 45

A. Jenis Penelitian ... 45

B. Subyek dan Obyek Penelitian ... 45

1. Subyek Penelitian ... 45

2. Obyek Penelitian ... 45

C. Waktu dan Lokasi Penelitian ... 46

1. Waktu Penelitian ... 46

2. Lokasi Penelitian ... 46

D. Data yang diperlukan ... 46

E. Teknik Pengumpulan Data ... 46

F. Teknik Analisis Data ... 47

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 52

A. Sejarah Perusahaan ... 52

B. Visi dan Misi ... 53

C. Lokasi Perusahaan ... 54

D. Struktur Organisasi Perusahaan ... 54

E. Bidang Usaha ... 65

F. Proses Penerbitan ... 66

G. Bagian Personalia ... 67

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ... 69

A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ... 69

1. Deskripsi Kegiatan ... 69

2. Fungsi yang Terkait ... 70

3. Dokumen yang digunakan ... 72

4. Catatan yang digunakan ... 75

5. Prosedur yang dilakukan oleh Perusahaan ... 76

6. Pengendalian Internal ... 79

7. Gambar Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan ... 84

B. Identifikasi Masalah ... 86

1. Identifikasi Masalah yang Terjadi ... 86

2. Identifikasi Penyebab Masalah ... 88

3. Identifikasi Titik Keputusan ... 89

4. Identifikasi Personil- personil Kunci ... 90

C. Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ... 91

1. Perancangan Fungsi ... 91

2. Perancangan Jaringan Prosedur ... 93

3. Perancangan Dokumen Surat Pesanan Penjualan ... 97

4. Perancangan Bagan Alir Dokumen ... 102

5. Perancangan Diagram Arus Data ... 117

BAB VI PENUTUP ... 127

A. Kesimpulan ... 127

B. Keterbatasan Penelitian ... 129

C. Saran ... 130

DAFTAR PUSTAKA ... 132

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen ... 36 Tabel 2.2 Simbol DFD (Data Flow Diagram) ... 41 Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta ... 58 Tabel 4.2 Total Jumlah Karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta ... 67 Tabel 4.3 Jadwal Kerja Karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta ... 68 Tabel 5.1 Ringkasan Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi

Penjualan Kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius

Yogyakarta ... 72 Tabel 5.2 Ringkasan Dokumen yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan

Kanisius Yogyakarta ... 74 Tabel 5.3 Ringkasan Catatan yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan

Kanisius Yogyakarta ... 76 Tabel 5.4 Ringkasan Prosedur yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan

Kanisius Yogyakarta ... 78 Tabel 5.5 Masalah yang dapat diidentifikasi dan Solusi yang ditawarkan

Bagi Perusahaan ... 92 Tabel 5.6 Ringkasan Usulan Fungsi yang Berkaitan dengan Sistem

Penjualan Kredit ... 93 Table 5.7 Ringkasan Usulan Kegiatan yang dilakukan pada Prosedur

Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ... 96 Tabel 5.8 Ringkasan Usulan Dokumen yang digunakan Pada Prosedur

Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ... 98 Tabel 5.9 Tabel Data Masukan dan Keluaran yang Terlibat dalam

Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ... 28

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ... 55

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Departemen SDM, Sarana dan Prasarana .. 56

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Departemen Penerbitan ... 56

Gambar 4.4 Struktur Organisasi Departemen Percetakan ... 57

Gambar 4.5 Struktur Organisasi Departemen Keuangan ... 57

Gambar 4.6 Proses Penerbitan Buku ... 66

Gambar 5.1 Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan pada Penerbit- Percetakan Kanisius Yogyakarta ... 85

Gambar 5.2 Rancangan Cap Disposisi Konsumen Baru ... 94

Gambar 5.3 Usulan Surat Pesanan Penjualan ... 99

Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ... 112

Gambar 5.5 Gambar Diagram Konteks Sistem Penjualan Kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ... 118

Gambar 5.6 Rancangan Bagan Berjenjang Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ... 119

Gambar 5.7 Rancangan Diagram Level 0 Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ... 120

Gambar 5.8 Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ... 121

Gambar 5.9 Rancangan Diagram Level 1 Proses 3 Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ... 122

Gambar 5.10 Rancangan Diagram Level 1 Proses 4 Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ... 123

Gambar 5.11 Rancangan Diagram Level 1 Proses 5 Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ... 124

Gambar 5.12 Rancangan Diagram Level 1 Proses 6 Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ... 125

Gambar 5.13 Rancangan Diagram Laporan Kepada Manajer Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ... 126

xiii ABSTRAK

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT

STUDI KASUS PADA PENERBIT-PERCETAKAN KANISIUS YOGYAKARTA

Alfonsia Kartika Ratna Putri NIM: 092114034 Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta 2013

Penelitian ini bertujuan untuk: (1) mengetahui sistem akuntansi penjualan kredit yang berjalan di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, (2) untuk memberikan usulan mengenai rancangan sistem akuntansi penjualan kredit di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.

Langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian adalah: (1) melakukan analisis deskriptif terhadap sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di perusahaan, (2) mengidentifikasi masalah yang terjadi dengan cara melakukan identifikasi masalah, mengidentifikasi penyebab masalah, mengidentifikasi titik keputusan dan mengidentifikasi personil-personil kunci, lalu (3) melakukan perancangan sistem akuntansi penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.

Hasil penelitian dan analisis yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa (1) sistem akuntansi penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta telah cukup mendukung operasi perusahaan. Namun, ada beberapa masalah yang ditemukan antara lain order yang tertunda untuk dilayani karena dokumen sumber yang tidak memadai, ketidaktepatan dalam pembuatan faktur karena pembagian tugas dan wewenang fungsi gudang dan fungsi penagihan yang belum jelas, risiko terjadinya piutang tidak tertagih karena belum dilakukan sistem otorisasi kredit yang jelas, dan potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapatkan kredit karena belum dilakukan sistem otorisasi yang baik, (2) perancangan sistem akuntansi penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta berdasarkan pada prosedur yang telah berjalan dengan melakukan beberapa perubahan dan perbaikan untuk memberikan solusi dalam mengatasi masalah yang dihadapi. Perancangan yang dilakukan antara lain perancangan fungsi, perancangan prosedur, perancangan usulan dokumen baru, perancangan bagan alir dokumen, dan perancangan diagram arus data.

xiv ABSTRACT

ANALYSIS AND DESIGN OF ACCOUNTING SYSTEM OF CREDIT SALES

A CASE STUDY AT KANISIUS PUBLISHER-PRINTING YOGYAKARTA Alfonsia Kartika Ratna Putri

NIM: 092114034 Sanata Dharma University

Yogyakarta 2013

The aims of this research were: (1) to know the procedure of the credit sales accounting system done by Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta, and (2) to suggest a design of credit sales accounting system for Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta.

The steps taken to reach the aims of this research were: (1) doing descriptive analysis on credit sales accounting system applied by the company, (2) identifying the problems that faced by the company by identifying the problems, the causes of the problems, the decision points, and the key person of the problems, then (3) designing the credit sales accounting system for Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta.

The result of this research showed that (1) credit sales accounting system in Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta had adequately supported company operation. However, there were some problems found, such as unserved- pending order because inadequate source document, inaccurate in invoicing because of the division of tasks and authority of the warehouse function and the billing function were not appropriate. There are risk of uncollectible receivables because the inappropriate credit authorization system, and the potential emergence of consumers who did not deserve credit because the inappropriate new customers adding authorization system. (2) The design of credit sales accounting system in Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta was based on procedure which was on going by making some changes and improvements to provide a solution to overcome the problems faced. The design included the function design, procedure design, new document design, flowchart design, and data flow diagram design.

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini, kebutuhan akan informasi merupakan hal yang penting dalam masyarakat. Pentingnya informasi menuntut semua pihak untuk dapat menyajikan informasi dengan akurat dan tepat waktu. Hal ini juga terjadi dalam sebuah entitas atau perusahaan. Informasi yang akurat dan tepat waktu akan menjadi informasi yang bernilai tinggi bagi entitas. Melihat pentingnya hal ini, informasi diharapkan dapat disajikan dengan jelas agar tidak menimbulkan salah tafsir dari para penggunanya.

Terkait dengan aktivitas perusahaan, suatu perusahaan atau entitas akan selalu dihadapkan pada berbagai alternatif kebijakan. Oleh karena itu, peran informasi menjadi penting karena informasi yang dihasilkan akan menjadi dasar bagi entitas untuk melakukan pengambilan keputusan bagi setiap alternatif kebijakan tersebut.

Salah satu aktivitas perusahaan yang penting adalah transaksi penjualan. Melalui transaksi penjualan, perusahaan akan menerima pendapatan guna memperoleh keuntungan dan membiayai biaya operasional perusahaan. Salah satu jenis penjualan yang belakangan ini menjadi pilihan bagi masyarakat luas yaitu penjualan kredit. Melalui penjualan kredit, pelanggan bisa melakukan pembayaran dengan berkala sesuai dengan perjanjian yang telah dibuat dengan perusahaan atau suatu entitas bisnis.

Banyak hal yang perlu diperhatikan dalam penjualan kredit. Beberapa contohnya yaitu mengenai piutang pelanggan, kebijakan kredit yang diberikan kepada pelanggan, pengendalian intern dalam kegiatan penjualannya, serta berbagai risiko yang timbul.

Berdasarkan hal tersebut, maka kehadiran sebuah sistem akuntansi diperlukan guna menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Hal ini juga telah dikemukan oleh Mulyadi (2001: 3) bahwa definisi dari sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta merupakan salah satu perusahaan manufaktur yang ada di Yogyakarta. Meskipun demikian, pangsa pasar Penerbit-Percetakan Kanisius mencakup seluruh Indonesia. Buku yang ditawarkan pun tidak kurang dari ribuan jenis dan pelanggan yang dimiliki tidak sedikit. Oleh karena itu, guna mendapatkan kepuasan pelanggan, perusahaan harus memberikan pelayanan yang baik.

Proses yang berjalan selama ini, Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta mempunyai database bersama yang bisa memberikan segala informasi yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. Namun, dalam praktik yang terjadi di perusahaan, masih ada beberapa kelemahan yang ditemukan di perusahaan. Kelemahan tersebut disadari maupun tidak ternyata memberi pengaruh bagi jalannya operasional perusahaan.

Menyadari akan pentingnya sebuah sistem akuntansi penjualan kredit, maka hal ini menjadi dorongan bagi penulis untuk melakukan penelitian ini. Selain itu, penulis juga berharap bisa memberikan masukan bagi perusahaan yang akan penulis teliti.

B. Tujuan Penelitian

Tujuan penulis melakukan penelitian mengenai sistem penjualan kredit di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta yaitu:

1. Untuk mengetahui sistem penjualan kredit yang berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisisus Yogyakarta.

2. Untuk memberikan usulan mengenai rancangan sistem penjualan kredit di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.

C. Manfaat Penelitian

Manfaat penulis melakukan penelitian mengenai sistem penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta yaitu:

1. Bagi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Penelitian ini diharapkan berguna sebagai masukan bagi Penerbit-Percetakan Kanisisus Yogyakarta mengenai sistem penjualan kredit dan sumbangan pemikiran tentang sistem penjualan.

2. Bagi Universitas

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi di dalam pengembangan ilmu pengetahuan dalam bidang akuntansi,

khususnya mengenai sistem penjualan kredit, serta dapat memperkaya wawasan dalam berpikir serta dapat menambah kepustakaan.

3. Bagi Peneliti

Peneliti mampu menerapkan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh di bangku perkuliahan, serta melatih dan mengembangkan kemampuan dalam mengevaluasi dan perancangan sistem.

4. Bagi Peneliti Selanjutnya

Hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan acuan dan perbandingan bagi penelitian selanjutnya.

D. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah, maka penulis membuat beberapa rumusan masalah, sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta?

2. Bagaimana usulan perancangan sistem akuntansi penjualan kredit bagi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta?

E. Batasan Masalah

1. Mengingat sistem penjualan kredit antara penerbit dan percetakan itu berbeda, maka penulis memberi batasan masalah agar pembahasan lebih terfokus yaitu mengenai sistem penjualan kredit yang ada di bagian

penerbitan pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta yang dilakukan pada lingkup penjualan DIY/ Jawa Tengah.

2. Selama ini dalam menjalankan kegiatan operasional sehari-hari, Penerbit-Percetakan Kanisius mempunyai database bersama yang berisi berbagai informasi antara lain pelanggan, jumlah stok yang dimiliki ,dsb. Bertujuan untuk membuat penelitian ini lebih terfokus, penulis hanya akan membahas mengenai alur dokumen dan diagram arus data, tanpa merubah program yang selama ini sudah dimiliki. Oleh karena itu, penelitian ini hanya akan membahas mengenai prosesnya.

F. Sistematika Penulisan Bab I : Pendahuluan

Bab ini terdiri dari beberapa bagian, yaitu: latar belakang masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, rumusan masalah, batasan masalah, dan sistematika penulisan.

Bab II : Landasan Teori

Bab ini berisi mengenai kajian-kajian teori yang digunakan sebagai dasar dalam penulisan skripsi ini. Kajian teori tersebut terdiri dari: sistem dan prosedur, sistem akuntansi, sistem informasi akuntansi, pengolahan data elektronik, pengendalian intern, sistem akuntansi penjualan kredit, pengembangan sistem, analisis sistem, desain sistem, alat komunikasi dalam sistem, dan

Bab III : Metode Penelitian

Bab ini berisi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan penelitian, yaitu: jenis penelitian, subyek dan obyek penelitian, waktu dan lokasi penelitian, data yang diperlukan, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.

Bab IV : Gambaran Umum Perusahaan

Bab ini berisi mengenai gambaran umum perusahaan yang diteliti.

Bab V : Analisis Data dan Pembahasan

Bab ini berisi analisis terhadap sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di perusahaan dan perancangan sistem akuntansi penjualan kredit yang penulis usulkan kepada perusahaan.

Bab VI : Penutup

Bab ini berisi mengenai kesimpulan penelitian yang telah dilakukan, saran-saran yang dapat diberikan kepada perusahaan dan keterbatasan penelitian dalam penulisan skripsi.

7 BAB II

LANDASAN TEORI

Penjualan kredit merupakan salah satu kegiatan inti perusahaan dalam rangka memperoleh keuntungan guna kelangsungan hidup perusahaan. Seiring berjalannya waktu, perkembangan perusahaan akan menuntut adanya perbaikan atau pengembangan dari sistem yang berjalan. Oleh karena itu, sebagai dasar dalam menjawab rumusan masalah, berikut ini adalah teori yang relevan.

A. Sistem dan Prosedur

Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud, tujuan dan sasaran yang sama (Jogiyanto, 2005: 2). Menurut Mulyadi (2001: 2) sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001: 5).

Menurut Jogiyanto (2005: 3-6), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Karakteristik dari suatu sistem yaitu:

1. Komponen atau elemen sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batas sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi dari suatu sistem. Sifatnya kadang menguntungkan dan kadang dapat merugikan sistem yang ada.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini, memungkinkan sumber daya mengalir antara satu subsistem ke subsistem yang lainnya.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

a. Masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang dimasukkan ke dalam sistem agar sistem tersebut dapat beroperasi.

b. Masukan sinyal (signal input) yaitu energi yang diproses untuk mendapatkan hasil/ keluaran.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengolah Sistem (Process)

Bagian pengolah sistem akan mengubah input menjadi output. 8. Sasaran Sistem (Objective)

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

B. Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001: 3). Menurut Mulyadi (2001: 3-5) sistem akuntansi juga mempunyai unsur-unsur. Unsur-unsur sistem akuntansi tersebut adalah sebagai berikut:

1. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Selain itu formulir sering disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi di dalam organisasi ke dalam catatan. Contoh dari formulir, misalnya: faktur penjualan, cek, dan bukti kas masuk.

2. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan atau data lainnya. Contoh jurnal misalnya jurnal umum, jurnal penjualan.

3. Buku Besar

Buku Besar (General Ledger) merupakan kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini, disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini, disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk mengelompokan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang sebagai sumber informasi keuangan untuk menyajikan laporan keuangan.

4. Buku Pembantu (Subsidiary Ledger)

Buku pembantu (Subsidiary Ledger) merupakan suatu cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu yang ada dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir

(Books of Final Entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain

setelah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut catatan akuntansi akhir karena setelah data akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan bukan pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi.

5. Laporan

Laporan adalah hasil akhir dari proses akuntansi yang dapat berupa neraca, laporan laba ditahan atau laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan arus kas, laporan penjualan barang, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi.

C. Sistem Informasi Akuntansi 1. Informasi

Informasi menurut Jogiyanto (2005: 8) adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya. Informasi juga harus memiliki kualitas. Kualitas informasi menurut Burch dan Grudnitski dalam Jogiyanto, diibaratkan dengan sebuah rumah yang memiliki tiga pilar (Jogiyanto, 2003: 10). Pilar tersebut adalah:

a. Akurat, berarti suatu informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.

b. Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

c. Relevan berarti informasi memiliki manfaat untuk para pemakainya (user).

2. Sistem Informasi

Sistem informasi menurut Leitch dan Roscoe dalam Jogiyanto (2003: 11) adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi terdiri dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem tersebut. Komponen bangunan sistem terdiri dari enam blok. Menurut Mulyadi (2001: 12-14), komponen-komponen utama sistem informasi adalah sebagai berikut:

a. Blok Masukan (Input Block)

Blok masukan adalah suatu blok yang berisi data-data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media

yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data ke dalam sistem.

b. Blok Model (Model Block)

Blok model adalah suatu blok yang dapat mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran

(logico-mathematical model)

c. Blok Keluaran (Output Block)

Keluaran, selain merupakan produk suatu sistem informasi, juga merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem informasi. Jika keluaran suatu sistem informasi tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada gunanya.

d. Blok Teknologi (Technologi Block)

Teknologi dalam sistem informasi berbasis komputer (computer-based information systems), terdiri dari tiga komponen yaitu komputer dan penyimpanan data di luar telekomunikasi, dan perangkat lunak (software).

e. Blok Basis Data (Data Base Block)

Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.

f. Blok Pengendalian (Control Block)

Blok pengendalian merupakan suatu blok yang digunakan untuk melindungi suatu sistem informasi dari hal-hal seperti: bencana alam, kecurangan, kegagalan internal (internal failure), penggelapan, dan lain-lain.

3. Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi adalah subsistem sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, seperti halnya informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin transaksi akuntansi (Rama, 2008: 17). Menurut Moscove dan Simkin dalam Jogiyanto (2005: 17) sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi financial yang relevan bagi pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen). Menurut Murdick, Fuller, dan Ross dalam Jogiyanto (2005: 17) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggungjawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak lainnya.

D. Pengolahan Data Elektronik

Menurut Jogiyanto (2010: 505-512) komponen-komponen dalam sistem pengolahan data elektronik yaitu:

1. Perangkat Keras (hardware)

Perangkat keras adalah peralatan fisik yang digunakan dalam sistem. Komponen perangkat keras terdiri dari central processing unit (CPU), perangkat untuk input (masukan) dan output (keluaran). Komponen yang paling penting adalah central processing unit (CPU) yang terdiri dari unit pengontrol, unit penyimpanan internal, dan

arithmetic-logic-unit.

2. Perangkat Lunak (software)

Komponen ini terdiri dari program-program dan penggerak yang memfasilitasi pemograman dan pengoperasian komputer. Beberapa jenis perangkat lunak komputer:

a. Program Sistem

Nama lain program sistem yaitu supervisory program yang fungsinya adalah melakukan fungsi-fungsi umum yang diperlukan untuk pengoperasian komputer seperti melakukan tugas tertentu. Program sistem mencakup hal-hal berikut:

1) Sistem operasi mengatur pengoperasian komputer, termasuk peralatan input dan output, pusat penyimpanan, pelaksanaan program, dan manajemen files.

2) Program utility melakukan tugas-tugas umum pengolahan data seperti penyalinan, reorganisasi data dalam file, menyortir, merging, dan pencetakan. Jenis program utility lain bisa digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang penggunaan perangkat lunak dan perangkat keras, membantu dalam mendeteksi penggunaan komputer tanpa ijin atau mengubah program dan data, dan membantu dalam pengujian sistem baru.

3) Compilers dan assemblers menerjemahkan bahasa pemrograman

tertentu menjadi instruksi dalam bahasa yang dapat dimengerti oleh komputer.

4) Sistem manajemen database digunakan oleh perusahaan yang menyelenggarakan database berbantuan komputer. Program ini mengontrol catatan ata dan files secara independen dari program aplikasi yang memungkinkan dilakukan perubahan dalam data atau menggunakan data.

b. Program Aplikasi

Program aplikasi berisi instruksi yang memungkinkan komputer untuk melaksanakan tugas pengolahan data tertentu untuk pemakai. Program aplikasi dioperasikan secara tersendiri dalam keadaan tertentu. Namun, dalam sistem modern yang semakin berkembang sekarang ini, program dirancang sebagai bagian dari sistem yang terintegrasi. Program aplikasi bisa dikembangkan sendiri oleh pemakai atau bisa juga dibeli dari penjual perangkat lunak.

3. Pengorganisasian dan Metoda Pengolahan Data a. Metode Pengorganisasian Data

Metode pokok yang digunakan dalam pengorganisasian data yaitu:

1) Metode File Tradisional

Dua tipe file yang digunakan dalam metode ini yaitu master

file dan file transaksi. Master file berisi informasi mutakhir

tentang kelompok data tertetu, misalnya saldo saat ini rekening piutang dagang atau persediaan. File transaksi berisi detil transaksi-transaksi individual kelompok yang sama, seperti penjualan kredit harian atau pengeluaran kas harian.

File-file tersebut bisa diorganisasi untuk diproses secara berurutan (sequential) atau diproses secara akses langsung (direct

access). Jika secara berurutan file transaksi yang bersangkutan

harus disortir dengan urutan yang sama sebelum bisa digunakan untuk memutakhirkan master file. Jika file akses langsung, file transaksi tidak perlu disortir sebelum diproses.

2) Metode Database

Metode ini didasarkan pada pengadaan dan penyelenggaraan satu file akses langsung untuk segala macam aplikasi yang menggunakan data yang sama. Setiap elemen data hanya disimpan (stored) satu kali, tetapi bisa diakses oleh semua program aplikasi yang telah diotorisasi.

b. Metode Pengolahan Data

Metode pengolahan data yang banyak digunakan dalam praktik yaitu:

1) Batch Entry/Pengolahan Batch

Pada metode ini data dikumpulkan menurut kelompok transaksi lalu dimasukkan dan diolah berdasarkan bacthes.

2) On-line Entry/Pengolahan Batch

Pada metode ini transaksi-transaksi individual dimasukkan secara langsung ke dalam komputer pada saat transaksi terjadi melalui terminal. File transaksi yang bisa dibaca oleh mesin dikumpulkan pada saat transaksi dimasukkan ke komputer. File ini selanjutnya diproses untuk memutakhirkan master file.

3) On-line Entry/Pengolahan On-line

Perbedaan metode ini dengan metode on-line

entry/pengolahan batch adalah master file dimutakhirkan

bersamaan dengan pemasukkan data dan dihasilkan log transaksi yang terdiri dari catatan mengenai seluruh transaksi berdasarkan urutan waktu terjadinya. Agar terdapat alur transaksi, setiap transaksi ditandai dengan nomor identifikasi melalui program komputer.

E. Pengendalian Intern

COSO (Committee of Sponsoring Organizations) pada tahun 1992 menerbitkan laporan berjudul Internal Control–Integrated Framework.

Laporan COSO mendefinisikan pengendalian intern ialah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil satuan usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku, dan efektifitas dan efisiensi operasi (Jusup, 2010: 252).

Kontrol internal menurut COSO yang dimuat dalam buku Sawyer (2005: 61-62) menyatakan adanya lima komponen kontrol internal, yaitu: 1. Lingkungan Pengendalian

Komponen ini meliputi sikap manajemen di semua tingkatan terhadap operasi secara umum dan konsep kontrol secara khusus. Hal ini mencakup etika, kompetensi, serta integritas dan kepentingan terhadap kesejahteraan organisasi. Juga tercakup struktur organisasi serta kebijakan dan filosofi manajemen.

2. Penentuan Risiko

Komponen ini telah menjadi bagian dari aktivitas audit internal yang terus berkembang. Penentuan risiko mencakup penentuan risiko di semua aspek organisasi dan penentuan kekuatan organisasi melalui evaluasi risiko. COSO juga menambahkan pertimbangan tujuan di semua

bidang operasi untuk memastikan bahwa semua bagian organisasi bekerja secara harmonis.

3. Aktivitas Pengendalian

Komponen ini mencakup aktivitas-aktivitas yang dulunya dikaitkan dengan konsep kontrol internal. Aktivitas-aktivitas ini meliputi persetujuan, tanggung jawab dan kewenangan, pemisahan tugas, pendokumentasian, rekonsiliasi, karyawan yang kompeten dan jujur, pemeriksaan internal dan audit internal. Aktivitas-aktivitas ini harus dievaluasi risikonya untuk organisasi secara keseluruhan.

4. Informasi dan Komunikasi

Komponen ini merupakan bagian penting dari proses manajemen. Manajemen tidak dapat berfungsi tanpa informasi. Komunikasi informasi tentang operasi kontrol internal memberikan substansi yang dapat digunakan manajemen untuk mengevaluasi efektivitas kontrol dan untuk mengelola operasinya.

5. Pengawasan

Pengawasan merupakan evaluasi rasional yang dinamis atas informasi yang diberikan pada komunikasi informasi untuk tujuan manajemen kontrol.

F. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

1. Fungsi yang Terkait dengan Penjualan Kredit

sistem penjualan kredit adalah: a. Fungsi Penjualan

Fungsi penjualan bertanggung jawab dalam menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dari gudang dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pembelian.

b. Fungsi Kredit

Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi kredit kepada pelanggan.

c. Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan. Serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

d. Fungsi Pengiriman

Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada pelanggan atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa otorisasi dari pihak yang berwewenang.

e. Fungsi Penagihan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur

bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

f. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, membuat laporan penjualan, mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.

2. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit menurut Mulyadi (2001: 213), yaitu:

a. Jumlah pendapatan menurut jenis produk b. Jumlah piutang kepada setiap debitur

c. Jumlah harga pokok produk yang dijual dalam jangka waktu tertentu d. Nama dan alamat pembeli

e. Kuantitas produk yang dijual

f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan g. Otorisasi pejabat yang berwenang

3. Dokumen yang digunakan dalam Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2001: 214-216) dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit adalah:

a. Surat order pengiriman dan tembusannya

Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok yang digunakan untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Tembusan surat order pengiriman terdiri dari:

4) Tembusan Kredit (Credit Copy)

Tembusan kredit ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.

5) Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)

Surat pengakuan digunakan untuk memberitahu pelanggan bahwa order telah diterima dan dalam proses pengiriman. Surat ini dikirimkan oleh bagian penjualan.

6) Surat Muat (Bill of Lading)

Surat muat digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.

7) Slip Pembungkus (Packing Slip)

Slip pembungkus ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan dalam mengidentifikasi barang yang diterima.

8) Tembusan Gudang (Warehouse Copy)

Tembusan ini dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah yang tercantum di dalam surat order

pengiriman, agar menyerahkan barang ke fungsi pengiriman dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.

9) Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) Tembusan dari surat order pengiriman ini diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. 10) Arsip Index Silang (Cross-index File Copy)

Tembusan dari surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan.

b. Faktur dan tembusannya, yaitu:

1) Faktur Penjualan (Customer’s Copies)

Faktur penjualan adalah lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan.

2) Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk melakukan pencatatan piutang ke dalam kartu piutang.

3) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.

4) Tembusan Analisis (Analysis Copy)

penagihan ke fungsi akuntansi untuk sebagai dasar dalam menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan dan untuk perhitungan komisi wiraniaga.

5) Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy)

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.

c. Rekapitulasi harga pokok penjualan

Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi dan juga sebagai bukti pendukung bagi pembuatan bukti memorial.

d. Bukti memorial

Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi.

4. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2001: 218-219) catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit adalah sebagai berikut:

a. Jurnal Penjualan

Jurnal penjualan dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan kredit berdasarkan dokumen sumber faktur penjualan.

b. Kartu Piutang

Kartu piutang adalah buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap debitur.

c. Kartu Persediaan

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

d . Kartu Gudang

Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.

e. Jurnal Umum

Dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit (Mulyadi, 2001: 219-220), yaitu:

a. Prosedur Order Penjualan

Pada prosedur order penjualan, fungsi penjualan akan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order tersebut. Kemudian, fungsi penjualan akan membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada fungsi-fungsi yang lain.

b. Prosedur Persetujuan Kredit

Pada prosedur ini, fungsi penjualan menerima persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.

c. Prosedur Pengiriman

Fungsi pengiriman dalam prosedur pengiriman akan mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman.

d. Prosedur Penagihan

Fungsi penagihan di dalam prosedur ini, membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kembali kepada pembeli.

e. Prosedur Pencatatan Piutang

Pada prosedur pencatatan piutang, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai piutang.

f. Prosedur Distribusi Penjualan

Fungsi akuntansi dalam prosedur distribusi penjualan mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Prosedur ini merupakan prosedur dimana fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

6. Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Gambar 2.1 Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Sumber: Mulyadi, 2001: 227-230

Bagian Order Penjualan

mulai menerima order dari pelanggan surat order membuat surat order pengiriman 9 8 7 6 5 4 3 2 surat order 1 pengiriman

1 2 3

ke pelanggan

4

surat order 7 pengiriman

A

T

7

2 surat order 1 pengiriman mencatat tanggal pengiriman lembar 9 2 surat order 1 pengiriman

Gambar 2.1 Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit (Lanjutan)

Sumber: Mulyadi, 2001: 227-230 3

surat order 7 pengiriman (credit copy)

memeriksa status kredit memberi otorisasi kredit

surat order 7 pengiriman (credit copy)

4

1

surat order 1 pengiriman

menyiapkan barang

menyerahkan barang

surat order 1 pengiriman kartu gudang 5 bersama dengan barang 5

surat order 1 pengiriman bersamaan dengan barang 5 4 3 surat order 2

pengiriman 2 menempel surat order pengiriman pada pembungkus barang menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan umum 5 4 3 2 surat order 1 pengiriman 6 N ditempel pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus diserahkan kepada perusahaan angkutan umum Bagian Pengiriman Bagian Gudang Bagian Kredit

Gambar 2.1 Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit (Lanjutan)

Sumber: Mulyadi, 2001: 227-230 7

2 surat order 1 pengiriman

membuat faktur

5 4 3 2 faktur 1

9

10

8 Bagian Penagihan

dikirim ke pelanggan

dikirim ke wiraniaga

8

surat muat 2 SOP 1 faktur

kartu piutang

N Bagian Piutang

Gambar 2.1 Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit (Lanjutan)

Sumber: Mulyadi, 2001: 227-230 9

faktur 3

kartu persediaan

N

membuat rekapitulasi

HPP

secara periodik

rekapitulasi HPP

membuat bukti memorial

rekap HPP bukti memorial

11

Bagian Kartu Persediaan

10

faktur 4

jurnal

penjualan _selesai N

11

rekap HPP Bukti memorial

jurnal umum

N Bagian Jurnal

G. Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (Jogiyanto, 2005: 35). Hal-hal mengenai pengembangan sistem yaitu:

1. Alasan Pengembangan Sistem

Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan beberapa alasan (Jogiyanto, 2005: 35-36). Alasan-alasan tersebut adalah: a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem

yang lama. Permasalahan dapat berupa: 1) Ketidakberesan

2) Petumbuhan organisasi

b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities) c. Adanya instruksi-instruksi (directives)

Menurut Jogiyanto (2005: 37-38) pengembangan suatu sistem nantinya akan berkaitan dengan PIECES, yang artinya:

a. Performance, yaitu peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru

sehinggan akan menjadi lebih efektif.

b. Information, yaitu peningkatan terhadap kualitas informasi yang

disajikan.

c. Economy, peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau

d. Control, yaitu peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi

dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang telah dan akan terjadi.

e. Eficiency, yaitu peningkatan terhadap efisiensi operasi.

f. Services, yaitu peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh

sistem.

2. Tujuan Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem dilakukan ada beberapa tujuan yang hendak dicapai. Menurut Mulyadi (2001: 19-20) tujuan-tujuan tersebut adalah: a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola informasi yang baru. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh informasi yang

sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.

c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern. d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan

akuntansi.

H. Analisis Sistem

1. Pengertian Analisis Sistem

Analsis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan, yang terjadi dan

kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto, 2005:129).

2. Tahap Analisis Sistem

Menurut Jogiyanto (2005: 130) langkah-langkah dalam analisis sistem adalah:

a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah, mencakup:

1) Mengidentifikasi penyebab masalah

Pada tahap ini analis sistem akan melakukan identifikasi mengenai penyebab masalah atas suatu masalah yang terjadi di perusahaan. Langkah ini merupakan awal dalam mengidentifikasi masalah.

2) Mengidentifikasi titik keputusan

Langkah selanjutnya setelah melakukan identifikasi terhadap penyebab masalah, analis sistem akan mengidentifikasi titik keputusan yang digunakan untuk memperbaiki masalah yang telah diidentifikasi sebelumnya.

3) Mengidentifikasi personil kunci

Langkah yang terkahir setelah menemukan penyebab masalah dan menentukan titik keputusan, analis sistem mengidentifikasi personil kunci yang secara langsung mauoun tidak langsung sebagai penyebab masalah.

c. Analize, yaitu menganalisis sitem.

d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

I. Desain Sistem

Menurut Verzello/ Reuter III dalam Jogiyanto (2005: 196) desain sistem adalah tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefisinian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Menurut Jogiyanto (2005: 197) dalam buku Analisis dan Desain Sistem, ada tujuan dalam desain sistem, yaitu:

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

J. Alat Komunikasi dalam Sistem 1. Bagan alir

Bagan alir adalah bagan yang menunjukkan alir di dalam program atau prosedur sistem secara logika (Jogiyanto, 2005: 795). Simbol yang digunakan dalam bagan alir dokumen dapat dilihat pada Tabel 2.1.

Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen

No Gambar Nama Keterangan

1

Dokumen

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. 2 Dokumen dan tembusannya

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya.

3

Berbagai Dokumen

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket.

4

Catatan

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.

5

On-page Connector

Simbol ini digunakan untuk menghubungkan bagan alir yang terletak pada halaman yang sama.

Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) 6 Akhir arus dokumen Simbol ini menunjukkan akhir arus dari suatu dokumen dan

mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum dalam simbol tersebut. 7

Awal arus dokumen

Simbol ini

menunjukkan awal arus dokumen yang berasal dari simbol

penguhubung halaman yang sama, yang bernomor seperti tercantum di dalam simbol tersebut.

8

Off-page Connector

Simbol ini digunakan untuk menghubungkan bagan alir yang terletak pada halaman yang berbeda.

9

Kegiatan Manual

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual, seperti menerima order penjualan, mengisi formulir, dan lain-lain. 10 Keterangan Komentar Simbol ini memungkinkan ahli sistem untuk menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.

Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan)

11

Arsip Sementara

Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen. arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di masa yang akan datang. 12

Arsip permanen

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.

13

On-line Computer

Process

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line. 14 Keying (typing, verifying)

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line

terminal.

15

Pita Magnetik

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik. 16

On-line Storage

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip arsip komputer yang berbentuk on-line.

Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan)

17

Keputusan

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. 18 Garis Alur Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah tidak perlu dicantumkan jika arus dokumen

mengarah ke bawah dan ke kanan, tetapi jika arus dokumen mengarah ke atas dan ke kiri, anak perlu dicantumkan. 19

Persimpangan Garis Alir

Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut. 20 Pertemuan Garis Alir

Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya. 21

Terminal

Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir dari suatu sistem akuntansi.

Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan)

Sumber: Mulyadi, 2001: 60-63

2. Diagram Arus Data (DFD/ Data flow Diagram)

Menurut Jogiyanto (2005: 700) DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfiche, hard disk, tape, diskette, dan lain sebagainya). Simbol yang digunakan dalam pembuatan Data Flow

Diagram bisa dilihat pada Tabel 2.2.

22

Masuk ke Sistem

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan masuk ke sistem yang digambarkan dalam bagan alir.

23

Keluar ke Sistem

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan keluar ke sistem lain.

Tabel 2.2 Simbol DFD (Data Flow Diagram)

No Gambar Nama Keterangan

1

Kesatuan luar

Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

2

Arus Data

Arus data menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. 3

Proses

Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. 4

Simpanan Data

Simpanan data merupakan simpanan dari sebuah data.

Sumber: Jogiyanto (2005: 700-707)

K. Review Penelitian Terdahulu

Penelitian tentang analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dilakukan oleh Putranto (2008). di PT PG/ PS Madu Baru Madukismo, teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data yaitu wawancara, dokumentasi, dan kuisioner. Untuk menganalisis data, langkah yang ditempuh yaitu dengan menggunakan teknik analisis deskriptif, mengidentifikasi masalah dan penyebab yang dihadapi perusahaan, merancang sistem yang terdiri dari perancangan struktur organisasi,

perancangan input, perancangan database, perancangan proses, perancangan output dan perancangan pengendalian. Kesimpulan yang dapat diambil PT PG/ PS Madu Baru Madukismo belum melakukan penerapan sistem akuntansi penjualan kredit dengan baik. Permasalahan yang muncul disebabkan karena belum adanya pemisahan tugas dan prosedur pencatatan yang kurang tepat.

Penelitian lain tentang Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dilakukan oleh Sari (2004) pada PT Kusumatex Yogyakarta dalam skripsinya menggunakan metode wawancara, kuisioner, dokumentasi, dan observasi. Langkah yang digunakan untuk menganalisis data yaitu dengan analisis deskriptif, mengindentifikasi masalah meliputi penyebab masalah, titik keputusan dan personil kunci, kemudian membandingkan sistem akuntansi penjualan kredit beserta pengendalian intern terhadap sistem akuntansi penjualan kredit yang ada di perusahaan dengan teori, merancangkan sistem akuntansi penjualan kredit untuk perusahaan. Kesimpulan yang dapat diambil PT Kusumatex sudah memiliki sistem akuntansi penjualan kredit dan pengendalian intern sudah dilaksanakan cukup baik, tetapi pengendalian intern dalam penggunaan dokumen dan catatan kurang baik, permasalahan yang muncul adalah pengendalian intern dalam pelaksanaan prosedur dan penggunaan dokumen belum dilaksanakan dengan baik, pembatalan atau penundaan pengiriman pesanan kepada konsumen karena persediaan barang tidak mencukupi pesanan, pelaksanaan sistem

akuntansi penjualan kredit di dalam perusahaan sebagian sudah tepat atau sesuai dengan teori.

Penelitian yang lain yaitu penelitian yang dilakukan oleh Hendarti dan Fanny Margaretta (2008) dengan judul analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan. Metode yang digunakan yaitu studi kepustakaan, studi lapangan (observasi langsung, wawancara, dan teknik analisis). Kesimpulan yang dapat diambil yaitu ditemukan beberapa kelemahan dari sistem yang berjalan, yaitu tidak adanya pembagian tugas dan wewenang yang jelas (bagian penerima pembayaran, penagihan dan pembuat laporan dirangkap oleh bagian keuangan), tidak adanya informasi khusus mengenai piutang pelanggan, tidak adanya informasi mengenai pembatasan limit kredit pelanggan, adanya kesulitan dalam melakukan pengawasan pengiriman barang cetakan kepada pelanggan, adanya kesulitan dalam pembuatan laporan dan jurnal. Selain memaparkan mengenai kelemahan dari sistem yang berjalan, penulis juga memberikan usulan perbaikan antara lain melakukan perekrutan karyawan baru untuk ditempatkan pada fungsi penerimaan kas dan kasir, membuat sistem yang dapat menampilkan informasi yang berisi piutang pelanggan yang akan jatuh tempo, jatuh tempo dan yang lewat jatuh tempo, sistem yang dapat menyediakan informasi yang jelas mengenai limit kredit pelanggan yang selalu up to date, membuat sistem yang dapat menampilkan informasi yang berisi pesanan yang baru diterima, dalam proses dan yang siap untuk dikirim. Perusahaan dapat mengontrol waktu pengiriman pesanan pelanggan secara akurat, membuat sistem yang

menyediakan fasilitas aplikasi yang dapat mendukung pembuatan laporan secara cepat, tepat, dan akurat sesuai dengan kebutuhan pihak yang bersangkutan.

45 BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus, yaitu penelitian yang dilakukan dengan meneliti kegiatan perusahaan secara langsung mengenai sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.

B. Subyek dan Obyek Penelitian 1. Subyek Penelitian

a. Bagian penjualan b. Bagian gudang c. Bagian akuntansi d. Bagian pengiriman e. Bagian penagihan f. Bagian kredit 2. Obyek Penelitian

Objek dari penelitian ini adalah prosedur penjualan kredit yang diterapkan di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.

C. Waktu dan Lokasi Penelitian

1. Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan November 2012 sampai dengan Februari 2013.

2. Lokasi penelitian akan dilakukan di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.

D. Data yang diperlukan

1. Gambaran umum perusahaan

2. Struktur organisasi (termasuk tugas, wewenang dan deskripsi jabatan) 3. Prosedur penjualan kredit yang berjalan

4. Dokumen, formulir, dan catatan yang digunakan

E. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu: 1. Metode Wawancara

Wawancara merupakan teknik mengajukan pertanyaan langsung atau melakukan tanya jawab secara lisan dengan bagian subjek penelitian, untuk memperoleh informasi atau data yang dibutuhkan mengenai kegiatan penjualan yang dilakukan dan mengenai gambaran umum perusahaan.

2. Metode Observasi

Observasi adalah kegiatan yang dilakukan dengan cara mengamati secara langsung objek yang sedang diteliti. Melalui hal ini penulis akan

melakukan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan penjualan kredit yang berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta. Kegiatan dimulai dari diterimanya surat pesanan dari pelanggan hingga pesanan tersebut di proses dan menjadi sebuah faktur.

3. Metode Dokumentasi

Teknik dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengumpulkan dan melihat berkas, catatan, dokumen, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan transaksi penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta. Data yang diperoleh berupa faktur pajak, alur penjualan yang terjadi di perusahaan, dan dokumen akuntansi yang digunakan oleh perusahaan.

F. Teknik Analisis Data

Teknik yang digunakan oleh penulis untuk menjawab rumusan masalah adalah:

1. Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang pertama yaitu mengenai sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, dilakukan dengan cara melakukan analisis deskriptif, yaitu menggambarkan atau mendeskripsikan sistem penjualan kredit yang berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta. Pendeskripsian yang dilakukan meliputi gambaran secara umum proses penjualan kredit, fungsi yang terkait dengan penjualan kredit, dokumen apa saja yang digunakan oleh

perusahaan, catatan apa saja yang digunakan oleh perusahaan untuk mencatat transaksi, dan yang terakhir adalah prosedur yang dilakukan oleh perusahaan, menjelaskan mengenai pengendalian internal yang berkaitan dengan lingkungan pengendalian, perhitungan risiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian, dan pemonitoran.

2. Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang kedua yaitu mengenai usulan rancangan sistem penjualan kredit di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, yaitu:

a. Menemukan permasalahan dalam sistem yang ada, maka penulis mewawancarai pihak-pihak yang berkaitan dengan sistem penjualan kredit. Berdasarkan hasil wawancara maka akan dilakukan pengidentifikasian masalah dengan langkah:

1) Mengidentifikasi masalah yang terjadi

Langkah awal yang dilakukan untuk mengidentifikasi masalah yang ada di perusahaan yaitu dengan mencari dan menemukan masalah yang dihadapi perusahaan dalam sistem penjualan kredit. Cara mengindentifikasi dengan melakukan wawancara kepada orang yang terkait dengan penjualan kredit serta melakukan observasi mengenai sistem yang berjalan dalam penjualan kredit.

2) Mengidentifikasi penyebab masalah

Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi penyebab yang mengakibatkan permasalahan yang telah ditemukan dan

diidentifikasi. Cara mengidentifikasi penyebab masalah yaitu dengan melakukan analisis terhadap data-data yang diperoleh selama proses penelitian.

3) Mengidentifikasi titik keputusan

Setelah menemukan penyebab timbulnya suatu masalah, langkah selanjutnya yaitu menentukan titik keputusan yang mengakibatkan sebab masalah itu muncul, sehingga titik keputusan bisa digunakan untuk memperbaiki masalah yang telah diidentifikasi.

4) Mengidentifikasi personil-personil kunci

Langkah yang terakhir yaitu mengidentifikasi personil yang secara langsung maupun tidak langsung sebagai penyebab masalah itu muncul.

b. Mengevaluasi sistem yang berjalan apakah telah sesuai dengan kebutuhan pemakainya.

c. Membuat rancangan fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit.

d. Membuat rancangan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit.

e. Membuat rancangan dokumen baru yaitu surat pesanan penjualan. f. Membuat bagan alir dokumen (flowchart) untuk sistem yang

diusulkan, langkah-langkahnya:

2) Menentukan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit.

3) Menentukan dokumen apa saja yang digunakan dalam sistem penjualan kredit.

4) Menentukan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit.

5) Menggambar bagan alir dokumen yang diusulkan dengan cara: a) Menggambarkan bagan alir sistem dari atas ke bawah dengan

jelas dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman

b) Menunjukkan kegiatan di dalam bagan alir sistem dengan jelas.

c) Menunjukkan dengan jelas kegiatan akan dimulai dari mana dan berakhir dimana.

d) Menggunakan suatu kata yang akan mewakili suatu pekerjaan untuk masing-masing kegiatan didalam bagan alir dokumen. e) Mengurutkan masing-masing kegiatan didalam bagan alir

sistem dalam urutannya yang semestinya.

f) Menunjukkan dengan jelas kegiatan yang terpotong dan akan disambung dengan menggunakan simbol penghubung.

g) Memberikan uraian penjelasan atas rancangan bagan alir sistem yang telah dibuat.

g. Membuat bagan alir data atau DFD (data flow diagram) untuk sistem yang diusulkan, langkah-langkah yang dilakukan:

1) Mengidentifikasi entitas yang terlibat di dalam sistem penjualan kredit

2) Mengidentifikasi masukan dan keluaran yang terlibat dalam entitas

3) Membuat diagram konteks

4) Membuat bagan berjenjang untuk semua proses

5) Membuat DFD untuk level 0 dan level 1 untuk tiap prosesnya

52 BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Perusahaan

Pada tanggal 26 Januari 1922, sebuah percetakan bernama Canisius Drukkerij didirikan di Yogyakarta sebagai sebuah karya misi. Percetakan ini membantu menyediakan buku-buku pelajaran bagi sekolah kaum pribumi serta buku-buku doa bagi Gereja Katolik di Indonesia.

Sekitar tahun 1928, Canisius Drukkerij mencetak beberapa majalah pergerakan, seperti Tamtama Dalem dan Swaratama yang memberi kontribusi penting dalam perjuangan kaum muda di Indonesia untuk meraih kemerdekaan. Pada masa awal kemerdekaan, Pemerintah Indonesia mempercayai Percetakan Kanisius untuk mencetak ORI, Oeang Republik Indonesia. Itulah pertama kalinya ORI dicetak dan diedarkan sebagai alat perjuangan mempertahankan kemerdekaan setelah proklamasi 17 Agustus 1945.

Setelah penyerahan kedaulatan Republik Indonesia, Indonesia memasuki era baru, yaitu "Proses Indonesianisasi". Percetakan Kanisius memberikan kontribusi dalam proses indonesianisasi dengan menerbitkan buku-buku pelajaran berbahasa Indonesia. Sejak saat itu karya Kanisius bukan hanya percetakan, melainkan juga penerbitan.

Memasuki tahun 1970-an, Penerbit dan Percetakan Kanisius dikelola dalam kerja sama harmonis antara pastor Jesuit dan awam. Pada periode ini

terjadi begitu banyak langkah modernisasi, pengembangan sumber daya manusia, dan kemandirian finansial. Pada pertengahan tahun 1990-an Kanisius memperluas bidang layanan hingga ke jenis produk majalah dan multimedia. Kini, setelah 91 tahun berkarya, Kanisius tetap berkomitmen untuk menghadirkan produk-produk media yang diharapkan mampu memberikan pencerahan dan memberdayakan manusia, membangkitkan sensititivitas manusia terhadap kondisi di sekitarnya.

B. Visi dan Misi Visi :

Penerbit-Percetakan Kanisius menjadi penerbit-percetakan profesional yang berperan aktif dalam panggilan gereja untuk mewujudkan masyarakat yang lebih beriman dan bermartabat.

Misi:

1. Menyediakan produk dan jasa yang berkualitas di bidang penerbitan dan percetakan untuk Gereja dan dunia pendidikan.

2. Mengembangkan kompetensi karyawan untuk bekerja dalam tim demi kepuasan pelanggan.

3. Menyelenggarakan pemasaran yang etis dan efektif.

5. Mengembangkan tata kelola perusahaan yang sehat, transparan, dinamis dan akuntabel.

6. Mendukung karya pendidikan.

C. Lokasi Perusahaan

Lokasi perusahan terletak di Kota Yogyakarta dengan alamat lengkap Jalan Cempaka 9, Deresan, Yogyakarta 55281. Mengingat jumlah pelanggan yang tersebar di seluruh penjuru nusantara serta beberapa kota di luar negeri, Penerbit dan Percetakan Kanisius mendirikan beberapa kantor pemasaran yang terletak di Bandung, Jakarta, Surabaya, dan Palembang.

D. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi dalam sebuah perusahaan maupun suatu organisasi diperlukan keberadaanya. Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.

Struktur organisasi yang terdapat pada Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta bisa dilihat di gambar 4.1. Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta terdiri atas empat departemen, yaitu departemen SDM dan sarana prasarana, departemen penerbitan, departemen percetakan, dan departemen keuangan.

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta

Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Masing-masing departemen yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki seorang sekretaris yang membantu pekerjaan sekretariatan untuk masing-masing departemen. Namun, khusus untuk departemen penerbitan, sekretariat yang dimiliki merupakan sebuah divisi. Hal ini dikarenakan, banyaknya personil yang ada di dalamnya dan mengerjakan berbagai tugas yang berkaitan dengan penerbitan. Pada gambar 4.2 merupakan gambar struktur organisasi deparetemen SDM dan sarana prasarana beserta dengan seorang kepala bidang dan divisi yang ada di bawahnya. Pada gambar 4.3 menggambarkan struktur organisasi departemen penerbitan beserta beberapa kepala bidang dan divisi yang ada dibawahnya. Lalu pada gambar 4.4 merupakan gambar struktur organisasi departemen percetakan beserta dengan kepala bidang dan divisi yang ada dibawahnya, sedangkan pada gambar 4.5 merupakan gambar struktur organisasi

DIREKTUR Wakil Direktur

Kepala Divisi SIM

Kepala Divisi Audit Internal

H. Ware S. Ware

.

MANAJER SDM dan SARANA PRASARANA

MANAJER PENERBITAN

MANAJER PERCETAKAN

MANAJER KEUANGAN Kepala Divisi

departemen keuangan beserta dengan kepala bidang dan divisi yang ada dibawahnya.

Gambar 4.2 Struktur Organisiasi Departemen SDM, Sarana dan Prasarana

Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Departemen Penerbitan

Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Kepala Divisi Sarana Prasarana Kepala Divisi Kepegawaian Kepala Divisi Perencanaan dan Pengembangan Kepala Bidang SDM dan SARANA PRASARANA MANAJER SDM dan SARANA PRASARANA SEKRETARIAT SDM & Sarpras

Kepala Divisi Gudang& Ekspedisi Kepala Divisi Admin Pemasaran Kepala Divisi Redaksi Kepala Divisi Pemasaran Kepala Divisi Redaksi Kepala Divisi Pemasaran Kepala Divisi Buku Elektronik Kepala Divisi Promosi Internet & Multimedia Kadiv TAKOM Kadiv DIY-Jateng Kepala KPJ Kepala KPB Kepala KPP Kepala Bidang Distribusi dan Admin Pemasaran Kepala Bidang Pen. Gerejawi Kepala Bidang Pen. Pendidikan/ Umum Kepala Bidang Penerbitan Digital Kepala Bidang Penjualan MANAJER PENERBITAN Sekretariat Penerbitan

Gambar 4.4 Struktur Organisasi Departemen Percetakan

Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Gambar 4.5 Struktur Organisasi Departemen Keuangan

Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Kadiv Teknik Kadiv Pemasaran Kadiv Administrasi Kadiv Penjadwalan dan Analisa Kadiv Logistik Kadiv Pracetak Kadiv Cetak Kadiv Pasca-Cetak Kepala Bidang PERENC. PRODUKSI & LOGISTIK (PPIC) Kepala Bidang PRODUKSI Kepala Bidang PEM. JASA CETAK MANAJER PERCETAKAN SEKRETARIAT Kadiv Kalkulasi Kepala Divisi PEMBUKUAN & AUDIT Kepala Divisi PEMBELIAN Kepala Bidang Keuangan MANAJER KEUANGAN SEKRETARIAT KEUANGAN Kepala Divisi PIUTANG DAGANG (AR)

Setiap divisi yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki tugas masing-masing. Pada Tabel 4.1 mendeksripsikan tentang tugas dari setiap divisi yang ada di Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta.

Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

No Nama Bagian Tugas

1 Direktur Mempimpin perusahaan dan membuat

kebijakan yang berkaitan dengan perusahaan.

2 Wakil Direktur Mengelola perencanaan, pelaksanaan, dan

evaluasi strategi mutu produk dan jasa perusahaan. Memberi arahan bagi terciptanya komitmen mutu manajemen perusahaan, mengoordinasi pelaksanaan program kerja manajemen secara terpadu. Serta, mengelola perencanaan,

pelaksanaan, dan evaluasi strategi jejaring perusahaan.

2 Kepala Divisi SIM

a. Software

b. Hardware

Mengelola sistem aplikasi dan/ atau program-program untuk mendukung operasional perusahaan. Mengelola pemeliharaan sistem aplikasi dan program pendukung operasional perusahaan. Mengelola jaringan komputer perusahaan. Mengelola sistem penyimpanan data/ server seluruh unit kerja di perusahaan. Mengelola penyediaan perangkat komputer dan perawatannya.

3. Kepala Divisi Internal Audit Merencanakan dan menyusun program

audit internal perusahaan. Menjalankan audit internal di seluruh unit kerja perusahaan. Memberikan rekomendasi perbaikan kepada direksi (sebagai penentu kebijakan) berdasarkan hasil temuan audit internal.

4. Kepala Divisi Sekretariat

Perusahaan

Menjalankan kegiatan kesekretariatan perusahaan dan pengelolaan dokumen-dokumen perusahaan. Mengelola kegiatan

corporate public relations/ kehumasan.

Mengelola kegiatan corporate social

Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta (Lanjutan)

5 Manajer SDM dan Sarana

Prasarana

Mengelola pembelajaran dan pengembangan organisasi,

mengembangkan upaya pemberdayaan SDM maupun sarana dan prasarana fisik. Mengelola rekrutmen dan pelatihan SDM sesuai kebutuhan organisasi. Hingga, mengelola peraturan-peraturan organisasional dan administrasi serta

database kepegawaian.

a. Sekretariat SDM dan

Sarana Prasarana

b. Kepala Divisi Sarana

Prasarana

c. Kepala Divisi

Kepegawaian

d. Kepala Divisi

Perencanaan dan Pengembangan

Melakukan pekerjaan support

kesekretariatan untuk seluruh bagian SDM dan Sarana Prasarana

Mengelola sarana dan prasarana untuk mendukung proses operasional perusahaan. Mengelola pelayanan kerumahtanggaan dan pemeliharaan lingkungan perusahaan. Mengelola penggunaan dan perawatan kendaraan dinas perusahaan. Mengelola sistem keamanan aset dan lingkungan perusahaan.

Mengelola dan menjalankan proses pemberian kompensasi (gaji) dan fasilitas kesejahteraan karyawan. Melakukan pengelolaan database karyawan untuk keperluan pemberian kompensasi dan fasilitas kesejahteraan karyawan. Menjalankan proses administrasi kepersonaliaan.

Menyusun perencanaan strategi pengembangan kompetensi karyawan. Melakukan pengembangan karyawan melalui program-program training dan program lain yang dapat mendukung peningkatan kompetensi karyawan. Melakukan perekrutan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta (Lanjutan)

6. Manajer Penerbitan Mengelola pengembangan usaha

penerbitan sesuai visi-misi

organisasi, mengembangkan bidang-bidang dalam lingkup departemen penerbitan hingga siap menjadi unit bisnis strategik. Mengoordinasikan aspek-aspek pengembangan produk dan pengembangan pasar secara seimbang sehingga terjadi pertumbuhan usaha yang sehat. Mengoordinasikan aktivitas bidang-bidang dalam lingkup departemen penerbitan hingga menjadi produktif.

a. Divisi Sekretariat Penerbitan

b. Kepala Bidang Distribusi dan

administrasi pemasaran

1) Kepala Divisi Gudang dan

Ekspedisi

2) Divisi Administrasi

Pemasaran

c. Kepala Bidang Pen. Gerejawi

1) Kepala Divisi Redaksi

Menerima naskah yang dibuat oleh penulis (eskternal) dan

mengelompokkan naskah untuk didistribusikan kepada divisi yang terkait, yaitu divisi produk gerejawi atau divisi produk kependidikan/ umum. Mengurus seluruh kegiatan administrasi yang berkaitan dengan naskah dan pengarang.

Melakukan penataan buku dalam gudang. Melakukan pelayanan buku pesanan dari customer. Melakukan pelayanan retur dari customer. Memproses laporan transaksi customer. Menangani complain dari

customer. Mengaudit faktur-faktur

penjualan. Melakukan analisis laporan transaksi.

Menyusun rencana pengadaan dan pengerjaan naskah Produk Gerejawi. Menjalankan proses pengerjaan naskah. Melakukan pengembangan produk dan relasi keredaksian