17
3. Pengorganisasian dan Metoda Pengolahan Data
a. Metode Pengorganisasian Data
Metode pokok yang digunakan dalam pengorganisasian data yaitu:
1 Metode File Tradisional
Dua tipe file yang digunakan dalam metode ini yaitu master file dan file transaksi. Master file berisi informasi mutakhir
tentang kelompok data tertetu, misalnya saldo saat ini rekening piutang dagang atau persediaan. File transaksi berisi detil
transaksi-transaksi individual kelompok yang sama, seperti penjualan kredit harian atau pengeluaran kas harian.
File-file tersebut bisa diorganisasi untuk diproses secara berurutan sequential atau diproses secara akses langsung direct
access. Jika secara berurutan file transaksi yang bersangkutan harus disortir dengan urutan yang sama sebelum bisa digunakan
untuk memutakhirkan master file. Jika file akses langsung, file transaksi tidak perlu disortir sebelum diproses.
2 Metode Database
Metode ini
didasarkan pada
pengadaan dan
penyelenggaraan satu file akses langsung untuk segala macam aplikasi yang menggunakan data yang sama. Setiap elemen data
hanya disimpan stored satu kali, tetapi bisa diakses oleh semua program aplikasi yang telah diotorisasi.
18
b. Metode Pengolahan Data
Metode pengolahan data yang banyak digunakan dalam praktik yaitu:
1 Batch EntryPengolahan Batch
Pada metode ini data dikumpulkan menurut kelompok transaksi lalu dimasukkan dan diolah berdasarkan bacthes.
2 On-line EntryPengolahan Batch
Pada metode ini transaksi-transaksi individual dimasukkan secara langsung ke dalam komputer pada saat transaksi terjadi
melalui terminal. File transaksi yang bisa dibaca oleh mesin dikumpulkan pada saat transaksi dimasukkan ke komputer. File ini
selanjutnya diproses untuk memutakhirkan master file. 3
On-line EntryPengolahan On-line Perbedaan
metode ini
dengan metode
on-line entrypengolahan batch adalah master file dimutakhirkan
bersamaan dengan pemasukkan data dan dihasilkan log transaksi yang terdiri dari catatan mengenai seluruh transaksi berdasarkan
urutan waktu terjadinya. Agar terdapat alur transaksi, setiap transaksi ditandai dengan nomor identifikasi melalui program
komputer.
19
E. Pengendalian Intern
COSO Committee of Sponsoring Organizations pada tahun 1992 menerbitkan laporan berjudul Internal Control
–Integrated Framework. Laporan COSO mendefinisikan pengendalian intern ialah suatu proses yang
dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil satuan usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang
pencapaian tujuan dalam hal keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku, dan efektifitas dan
efisiensi operasi Jusup, 2010: 252. Kontrol internal menurut COSO yang dimuat dalam buku Sawyer
2005: 61-62 menyatakan adanya lima komponen kontrol internal, yaitu: 1.
Lingkungan Pengendalian Komponen ini meliputi sikap manajemen di semua tingkatan
terhadap operasi secara umum dan konsep kontrol secara khusus. Hal ini mencakup etika, kompetensi, serta integritas dan kepentingan terhadap
kesejahteraan organisasi. Juga tercakup struktur organisasi serta kebijakan dan filosofi manajemen.
2. Penentuan Risiko
Komponen ini telah menjadi bagian dari aktivitas audit internal yang terus berkembang. Penentuan risiko mencakup penentuan risiko di
semua aspek organisasi dan penentuan kekuatan organisasi melalui evaluasi risiko. COSO juga menambahkan pertimbangan tujuan di semua
20
bidang operasi untuk memastikan bahwa semua bagian organisasi bekerja secara harmonis.
3. Aktivitas Pengendalian
Komponen ini mencakup aktivitas-aktivitas yang dulunya dikaitkan dengan konsep kontrol internal. Aktivitas-aktivitas ini meliputi
persetujuan, tanggung jawab dan kewenangan, pemisahan tugas, pendokumentasian, rekonsiliasi, karyawan yang kompeten dan jujur,
pemeriksaan internal dan audit internal. Aktivitas-aktivitas ini harus dievaluasi risikonya untuk organisasi secara keseluruhan.
4. Informasi dan Komunikasi
Komponen ini merupakan bagian penting dari proses manajemen. Manajemen tidak dapat berfungsi tanpa informasi. Komunikasi informasi
tentang operasi kontrol internal memberikan substansi yang dapat digunakan manajemen untuk mengevaluasi efektivitas kontrol dan untuk
mengelola operasinya. 5.
Pengawasan Pengawasan merupakan evaluasi rasional yang dinamis atas
informasi yang diberikan pada komunikasi informasi untuk tujuan manajemen kontrol.
F. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
1. Fungsi yang Terkait dengan Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi 2001: 211-213, fungsi yang terkait dalam
21
sistem penjualan kredit adalah: a.
Fungsi Penjualan Fungsi penjualan bertanggung jawab dalam menerima surat
order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dari gudang dan dari gudang
mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pembelian. b.
Fungsi Kredit Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit
pelanggan dan memberikan otorisasi kredit kepada pelanggan. c.
Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan
menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan. Serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi Pengiriman
Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada pelanggan atas dasar surat order pengiriman yang
diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa
otorisasi dari pihak yang berwewenang. e.
Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan
faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur
