Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit yang Berlangsung di

75 4. Catatan yang digunakan Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit yang digunakan oleh perusahaan adalah: a. Jurnal Penjualan Transaksi penjualan kredit yang terjadi di Kanisius akan dicatat oleh divisi pembukuan ke dalam jurnal penjualan sebagai bukti adanya penjualan kredit. b. Jurnal Umum Jurnal ini dibuat oleh divisi pembukuan sebagai catatan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. c. Buku Pembatu AR Catatan ini merupakan catatan yang digunakan oleh perusahaan untuk mencatat AR yang dimiliki oleh pelanggan. Catatan ini disiapkan oleh bagian keuangan. Penjelasan mengenai catatan yang digunakan oleh Penerbit- Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit telah dijelaskan sebelumnya. Tabel 5.3 merupakan ringkasan catatan yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit beserta dengan penjelasannya. 76 Tabel 5.3 Ringkasan Catatan yang digunakan oleh Penerbit- Percetakan Kanisius Yogyakarta Catatan Akuntansi Keterangan Jurnal Penjualan Perusahaan membuat jurnal penjualan. Jurnal Umum Perusahaan membuat jurnal umum untuk mencatat transaksi yang berhubungan dengan penjualan kredit. Buku Pembantu AR Catatan yang berisi AR pelanggan. Sumber: Data diolah 5. Prosedur yang dilakukan oleh perusahaan Prosedur yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: a. Prosedur Pesanan Penjualan Prosedur ini berawal dari diterimanya surat pesanan dari pembeli oleh bidang penjualan. Apabila informasi yang diterima belum lengkap, maka informasi yang diperlukan akan ditambahkan oleh divisi administrasi pemasaran. Pada prosedur ini, divisi administrasi pemasaran akan membuatkan agenda surat pesanan yang merupakan ringkasan pesanan pelanggan dan akan mengirimkannya kepada divisi lain yaitu divisi gudang ekspedisi. b. Prosedur Persetujuan Kredit Pada prosedur ini, bidang penjualan akan melakukan pengecekan terhadap AR pelanggan di dalam database pelanggan atau mendapatkan informasi dari divisi piutang dagang. Setelah itu, pada surat pesanan yang diterima dari pelanggan akan diberikan cap disposisi yang menyatakan bahwa order ini bisa dilayani atau tidak. Namun, dalam surat pesanan ini, tidak ada otorisasi tertulis dari fungsi 77 kredit. Surat pesanan yang sudah dicap disposisi diserahkan ke divisi administrasi pemasaran. c. Prosedur Pengeluaran Barang Pada prosedur ini, divisi gudang ekspedisi akan mengeluarkan barang sesuai dengan surat pesanan yang sudah diterima. Setelah barang disiapkan, maka akan dilakukan barcoding dan packaging lalu diserahkan ke ekspedisi. d. Prosedur Pengiriman Pada prosedur ini, divisi gudang ekspedisi akan membuatkan label alamat pelanggan dan menyerahkan daftar pengiriman kepada pihak ekspedisi untuk dikirimkan kepada pelanggan sesuai dengan pesanan. e. Prosedur Penagihan Pada prosedur ini, divisi gudang ekspedisi yang mengeluarkan faktur pajak. Namun, yang melakukan penagihan kepada pelanggan tetap dilakukan oleh divisi penagihan. f. Prosedur Pencatatan Piutang Pada prosedur ini, pencatatan piutang sudah otomatis dilakukan saat divisi gudang ekspedisi membuat faktur. Setelah faktur sudah berhasil dikeluarkan maka otomatis jumlah piutang pelanggan akan terbaharui. 78 g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Pada prosedur ini, pencatatan harga pokok penjualan dilakukan dengan menggunakan faktur pajak sebagai sumbernya. Pencatatan ini dilakukan oleh bagian keuangan yang secara rutin dilakukan, yaitu sebulan sekali. Penjelasan mengenai prosedur yang dilakukan oleh Penerbit- Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit telah dijelaskan sebelumnya. Tabel 5.4 merupakan ringkasan prosedur yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit beserta dengan penjelasannya. Tabel 5.4 Ringkasan Prosedur yang dilakukan oleh Penerbit- Percetakan Kanisius Yogyakarta Prosedur Keterangan Prosedur order penjualan Bagian penjualan menerima order dari pelanggan. Prosedur persetujuan kredit Prosedur persetujuan kredit terdapat dalam prosedur penjualan dan setiap orang bisa memonitor jumlah AR pelanggan melalui database pelanggan, tetapi tidak ada otorisasi adanya persetujuan kredit. Prosedur Pengiriman Perusahaan mengirim barang sesuai dengan surat pesanan. Prosedur penagihan Bagian yang melakukan penagihan adalah divisi penagihan. Namun, yang membuat faktur adalah divisi gudang ekspedisi. Prosedur pencatatan piutang Perusahaan melakukan prosedur ini, tetapi kegiatannya sudah terkomputerisasi. Prosedur distribusi penjualan Perusahaan melakukan prosedur ini, melalui database perusahaan yang bisa diakses semua divisi. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Perusahaan melakukan prosedur ini, yang dilakukan oleh divisi pembukuan. Kegiatan ini dilakukan setiap bulan. Sumber: Data diolah 79 6. Pengendalian Internal Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Pengendalian internal berperan penting dalam kegiatan operasional perusahaan. Pengendalian internal yang baik dalam perusahaan akan meminimalkan risiko yang timbul. Berikut ini pengendalian internal yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta atas aktivitas penjualan kredit yang terjadi di perusahaan. Pembahasan mengenai pengendalian internal akan dilihat dari sudut pandang komponen pengendalian internal menurut COSO Committee of Sponsoring Organizations. a. Lingkungan Pengendalian 1 Integritas dan Nilai-nilai Etika Pimpinan dan karyawan yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta saling mengenal baik satu sama lain. Hal ini terlihat saat jam makan siang, karyawan makan siang bersama di kantin belakang kantor dan mereka terlibat percakapan yang mencerminkan keakraban diantara para karyawan. Pemimpin dalam perusahaan berusaha untuk menciptakan iklim kerja yang baik dengan membangun rasa kekeluargaan yang erat antar karyawannya. Rasa kekeluargaan ini akan membuat karyawan bekerja dengan nyaman dan menjunjung tinggi nilai etika. Hubungan yang baik akan memudahkan bagi pimpinan untuk mengkomunikasikan mengenai kebijakan dan peraturan yang ada di perusahaan. 80 Para karyawan dalam perusahaan juga selalu bersikap baik kepada konsumen maupun kepada tamu yang datang ke perusahaan. Hal ini terlihat dari bagian receptionist yang menjadi penerima tamu dalam perusahaan, mereka selalu sabar dan tersenyum dalam menerima tamu perusahaan. Perusahaan juga mempunyai aturan tertulis mengenai jam masuk, jam istirahat dan jam pulang kerja. Peraturan tersebut juga telah disosialisasikan kepada semua karyawan sehingga tidak ada karyawan yang melanggar. Selain itu, perusahaan juga memberlakukan sangsi tegas bagi karyawan yang melanggar peraturan. 2 Komitmen terhadap Kompetensi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki proses perekrutan karyawan yang memadahi. Perekrutan karyawan dilakukan apabila bagian atau divisi yang bersangkutan mengajukan permintaan perekrutan karyawan ke departemen sarana, prasarana dan sumber daya manausia. Perekrutan dilakukan dengan tes tertulis serta wawancara oleh divisi yang membutuhkan. Setelah itu, perusahaan juga melakukan pelatihan guna menunjang kompetensi karyawan. 3 Dewan Komisaris dan Komite Audit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam struktur organisasinya tidak terdapat dewan komisaris tetapi memiliki 81 internal audit. Namun, sayangnya internal audit yang dimiliki oleh perusahaan baru saja terbentuk, sehingga kinerja dari internal audit belum terlalu nampak dan belum bisa dinilai baik buruknya maupun efektif tidaknya. 4 Falsafah Manajemen dan Gaya Operasi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki prosedur tertulis tentang proses penjualan kredit yang ada di perusahaan. Prosedur ini tertulis dalam SOP Standart Operating Procedure yang dimiliki oleh masing-masing divisi yang bersangkutan. Ini menunjukkan bahwa masing-masing karyawan dapat mengetahui tugas dan wewenangnya sehingga karyawan tidak bingung mengenai pekerjaan yang harus dilakukan. Berkaitan dengan penjualan kredit yang berlangsung, perusahaan tidak memiliki peraturan mengenai ketentuan batas limit pemberian kredit kepada pelanggan. Pelanggan yang masih mempunyai hutang kepada perusahaan masih bisa melakukan transaksi tanpa melihat berapa jumlah piutang yang masih dimiliki. 5 Struktur Organisasi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki struktur organisasi yang jelas yang menggambarkan tugas dan wewenang masing-masing divisi. Selain itu, struktur organisasi selalu 82 diperbaharui sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta perubahan yang dilakukan selalu dikomunikasikan kepada karyawan. 6 Penetapan Kewenangan dan Tanggungjawab Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki pembagian tugas dan wewenang untuk masing-masing divisi yang ada di perusahaan. Hal ini membuat karyawan bisa melakukan tugas dan wewenangnya sesuai dengan apa yang seharusnya sehingga tidak terjadi penugasan ganda. 7 Kebijakan dan Praktik di Bidang Sumber Daya Manusia Kebijakan mengenai sumber daya manusia yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta sudah baik. Kegiatan terlihat dari kebijakan perusahaan dalam perekrutan karyawan baru yang berkompeten, perlindungan dan jaminan sosial bagi karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang berprestasi, pemberian pelatihan karyawan untuk menunjang kompetensinya. b. Perhitungan Risiko Menurut COSO, perhitungan risiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis dan pengelolaan risiko sesuai dengan prinsip akuntansi berlaku umum. Oleh karena itu, apabila terdapat risiko maka manajemen membuat rencana tindakan perbaikan atas risiko yang dihadapai perusahaan. Risiko-risiko yang terjadi di dalam proses penjualan kredit di Penerbit-Percetakan Kanisius 83 Yogyakarta antara lain risiko terhadap pencurian persediaan perusahaan, risiko kesalahan penginputan data dalam faktur pajak, risiko tidak tertagihnya piutang usaha, dan risiko pemberian kredit yang diberikan kepada pelanggan yang tidak tepat. c. Informasi dan Komunikasi Pencatatan atas transaksi penjualan kredit yang terjadi di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta telah dicatat sesuai dengan periode yang berjalan. Hal ini terlihat dari dilakukannya pelaporan mengenai rekapitulasi harga pokok produk yang terjual dilakukan setiap bulannya serta pengontrolan atas piutang pelanggan yang dilakukan secara rutin. d. Aktivitas Pengendalian Pengendalian terhadap proses penjualan kredit yang terjadi di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta sudah cukup baik. Terlihat dalam pengendalian fisik terhadap dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan. Dokumen dan catatan akuntansi tersebut telah diarsip sesuai dengan abjad nama pelanggan, sehingga dalam pencariannya mudah dilakukan. Namun, dalam hal penomoran dokumen surat pesanan, tidak ada penomoran urut tercetak pada dokumen tersebut. Berkaitan dengan pemisahan tugas dan wewenang, dalam hal pembagian tugas dan wewenang fungsi kredit dilakukan oleh bidang penjualan dengan melihat database pelanggan atau meminta informasi dari divisi piutang dagang. Namun, tidak ada otorisasi tertulis dari 84 divisi piutang dagang yang merupakan fungsi kredit. Selain itu, tugas pembuatan faktur pajak dilakukan oleh operator komputer divisi gudang ekspedisi. e. Pemonitoran Pemonitoran atas kegiatan penjualan kredit pada Penerbit- Percetakan Kanisius Yogyakarta terlihat dari laporan yang diterima oleh manajer atas setiap transaksi yang terjadi, sehingga manajer bisa melakukan pemonitoran kinerja dari bawahannya dan melakukan penilaian apakah pencapaian yang dicapai sudah memenuhi target. Lalu adanya peran pimpinan dalam setiap kegiatan operasional yang terjadi di perusahaan merupakan salah satu bentuk pemonitoran. Contoh yang lain yaitu dibentuknya auditor internal untuk melakukan penilaian atau evaluasi terhadap efektifitas dan efisiensi manajemen . 7. Gambar Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan yang dilaksanakan Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta Gambaran mengenai sistem akuntansi penjualan kredit yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta bisa dilihat pada gambar 5.1. Gambar tersebut merupakan bagan alir dokumen Flowchart yang terjadi di perusahaan. 85 Gambar 5.1 Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta 86

B. Identifikasi Masalah

Setelah memahami sistem penjualan kredit yang telah berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, penulis menemukan ada beberapa kelemahan mengenai kegiatan transaksi penjualan kredit yang berjalan. Identifikasi masalah dilakukan dengan menggunakan daftar pertanyaan yang berisi mengenai pengendalian intern yang terkait dengan sistem penjualan kredit yang berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta serta melakukan observasi langsung terjadinya kegiatan transaksi penjualan kredit tersebut. Daftar pertanyaan yang dibuat oleh penulis, didalamnya terdapat dua pilihan jawaban , yaitu jawaban “ya” yang artinya pengendalian intern tersebut telah dilakukan, dan jawaban “tidak” yang artinya pengendalian intern tersebut belum dilakukan. Daftar pertanyaan yang disampaikan akan dilampirkan. 1. Identifikasi Masalah yang Terjadi Berdasarkan daftar pertanyaan dan observasi, penulis menemukan kelemahan dalam sistem penjualan kredit yang berlangsung di perusahaan, yaitu: a. Order yang tertunda untuk dilayani. Pesanan yang diterima oleh bidang penjualan tidak dalam format yang standar dan ada yang tidak berbentuk dokumen fisik. Pesanan bisa diterima dari surat, dari telepon, atau staf penjualan yang datang ke tempat pelanggan. Jika pelanggannya berupa entitas bisnis, 87 pelanggan bisa menggunakan format dari entitas bisnis tersebut. Surat pesanan yang diterima oleh divisi administrasi pemasaran terkadang hilang atau terselip. Apabila surat pesanan itu hilang atau terselip, terkadang perusahaan meminta surat pesanan lagi dari pelanggan. Hal ini mengakibatkan tertundanya penanganan order dari pelanggan. b. Ketidaktepatan dalam pembuatan faktur. Proses pembuatan faktur pajak dikeluarkan oleh operator komputer divisi gudang ekspedisi dan dipertanggungjawabkan oleh divisi administrasi pemasaran, termasuk proses audit terhadap data faktur dan penomoran nomor faktur. Divisi piutang dagang yang berada di bawah pengawasan bagian keuangan yang bertugas menagih pada konsumen tidak mengetahui proses pembuatannya. Hal ini mengindikasikan tidak ada pemeriksaan silang yang terjadi antar departemen yang mengakibatkan tugas dan wewenang terpusat pada satu departemen. Berdasarkan hal tersebut, terdapat ketidaktepatan dalam pembuatan faktur, antara lain diskon yang diberikan kepada masing-masing pelanggan, ketidaktepatan dalam penginputan jumlah order yang terlayani. c. Risiko terjadinya piutang tidak tertagih Sebelum pesanan atau order dari pelanggan mengenai penjualan kredit diproses, baiknya ada persetujuan kredit atas penjualan kredit tersebut. Selama ini, persetujuan kredit yang dilakukan hanya dengan melihat pada database konsumen atau 88 dengan meminta informasi dari divisi piutang dagang. Namun, tidak ada otorisasi berupa tanda tangan oleh divisi piutang dagang mengenai kredit tersebut. d. Potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapat kredit. Penambahan data konsumen baru merupakan hal yang perlu diperhatikan dalam pelayanan awal penjualan kredit. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa penjualan dilakukan kepada pembeli yang tepat dan sudah mendapat persetujuan. 2. Identifikasi Penyebab Masalah Berdasarkan masalah yang terjadi tersebut, penyebab yang melandasi terjadinya permasalahan tersebut yaitu: a. Masalah order yang tertunda untuk dilayani, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah dokumen sumber yang hilang atau terselip. b. Masalah ketidaktepatan dalam pembuatan faktur, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah pembuatan faktur pajak yang dilakukan oleh operator komputer divisi gudang ekspedisi. c. Masalah risiko terjadinya piutang tidak tertagih, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah tidak ada otorisasi tertulis dari bagian kredit pada surat pesanan. d. Masalah potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapat kredit, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah divisi administrasi pemasaran yang melakukan penambahan ke dalam database konsumen. 89 3. Identifikasi Titik Keputusan Titik keputusan merupakan suatu kondisi yang mendasari suatu hal terjadi. Dasar yang bisa digunakan untuk melakukan pengidentifikasian titik keputusan yaitu bagan alir atau flowchart. Titik keputusan yang menjadi penyebab permasalahan diatas adalah sebagai berikut: a. Titik keputusan dari penyebab masalah dokumen sumber yang hilang atau terselip adalah dokumen sumber yang dimiliki oleh divisi administrasi pemasaran tidak berbentuk formal dan tidak bernomor urut tercetak. b. Titik keputusan dari penyebab masalah pembuatan faktur pajak dilakukan oleh operator komputer divisi gudang ekspedisi adalah program pembuatan faktur pajak berada di divisi gudang ekspedisi. c. Titik keputusan dari penyebab masalah tidak ada otorisasi tertulis dari bagian kredit pada surat pesanan adalah bagian kredit tidak menerima dokumen sumber untuk diberi otorisasi. Pemberian otorisasi hanya dengan melihat pada database pelanggan atau melalui telepon. d. Titik keputusan dari penyebab masalah divisi administrasi pemasaran yang melakukan penambahan ke dalam database konsumen adalah tugas dan wewenang bagian kredit dilakukan oleh divisi adminitrasi pemasaran. Apabila penambahan konsumen dilakukan oleh divisi yang melakukan penjualan dan tidak ada pengecekan dari divisi kredit, akan menimbulkan risiko pengendalian. 90 4. Identifikasi Personil-personil Kunci Identifikasi personil-personil kunci dilakukan dengan mengacu pada bagian alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen dan deskripsi jabatan. a. Karyawan divisi gudang ekspedisi 1 Melakukan pelayanan buku pesanan dari pelanggan. 2 Melakukan barcoding barang dan pembuatan faktur pajak, daftar pengiriman, serta packaging. 3 Melakukan pengiriman b. Karyawan divisi administrasi pemasaran 1 Menerima order dari pelanggan 2 Mengaudit faktur penjualan 3 Menambahkan pelanggan baru c. Karyawan divisi piutang dagang 1 Melakukan penagihan kepada konsumen 2 Mengontrol AR pelanggan 91

C. Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit pada Penerbit-

Percetakan Kanisius Yogyakarta Transaksi penjualan kredit merupakan transaksi rutin yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta walaupun perusahaan juga melayani penjualan secara tunai dan penjualan konsinyasi. Berdasarkan hasil identifikasi masalah yang telah diuraikan, ditemukan beberapa kelemahan yang dapat menimbulkan permasalahan bagi perusahaan. Berikut ini adalah masalah yang dapat diidentifikasi serta solusi yang ditawarkan bagi perusahaan. Pada tabel 5.5 terdapat penjelasan masalah yang dapat diidentifikasi beserta dengan solusi yang ditawarkan bagi perusahaan. Beberapa cara dan masukan bagi perusahaan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi, antara lain: 1. Perancangan Fungsi Fungsi yang ditawarkan untuk perbaikan tidak menambah dari fungsi yang ada sebelumnya. Namun, perbaikan ini hanya menambah tugas dan wewenang pada fungsi penjualan, fungsi kredit, dan fungsi penagihan. Selain itu perancangan fungsi melakukan pengurangan tugas dan wewenang pada fungsi penjualan dan fungsi gudang. Tabel 5.6 merupakan ringkasan mengenai tugas dan wewenang fungsi yang mengalami perubahan serta perbaikan yang diusulkan. 92 Tabel 5.5 Masalah yang dapat diidentifikasi dan Solusi yang ditawarkan Bagi Perusahaan No Masalah yang Teridentifikasi Solusi yang ditawarkan 1 Order yang tertunda untuk dilayani. Perusahaan disarankan untuk membuat surat pesanan penjualan yang berbentuk formal dan disarankan pula surat pesanan penjualan tersebut bernomor urut tercetak. Hal ini bertujuan untuk memastikan tidak ada order yang terlewatkan. Selain itu, apabila surat pesanan penjualan ada yang hilang atau terselip, masih ada surat pesanan yang asli tanpa harus meminta dua kali pada pelanggan. 2 Ketidaktepatan dalam pembuatan faktur Perusahaan disarankan untuk memindahkan program atau kebijakan pembuatan faktur pajak ke divisi piutang dagang. Dasar pembuatan faktur pajak dengan menggunakan daftar pengiriman, form pelayanan order dan surat pesanan penjualan, sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan pembuatan faktur. 3 Risiko terjadinya piutang tidak tertagih. Perusahaan disarankan untuk memberikan surat pesanan penjualan beserta tembusannya pada departemen keuangan, yang diwakili oleh divisi piutang dagang sebelum order dilayani. Selain bertujuan untuk memberikan informasi pada departemen keuangan mengenai order apa saja yang diterima pada hari yang bersangkutan, juga bertujuan untuk mengotorisasi pemberian kredit. 4 Potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapat kredit Perusahaan disarankan untuk memberikan tugas dan wewenang pada divisi piutang dagang untuk melakukan pengecekan mengenai penambahan konsumen baru. Apabila dilakukan penambahan konsumen baru, divisi administrasi pemasaran bertugas untuk memasukkan data konsumen baru ke dalam database konsumen dan memberikan informasi mengenai konsumen tersebut pada divisi piutang dagang. Lalu divisi piutang dagang melakukan pengecekan atas penambahan konsumen tersebut pada database konsumen dan membubuhkan tanda tangan sebagai bukti telah dilakukan pengecekan pada surat pesanan penjualan disposisi. Setelah itu penambahan konsumen baru bisa dianggap sah. Sumber: Data Diolah