Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit yang Berlangsung di
75
4. Catatan yang digunakan
Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit yang digunakan oleh perusahaan adalah:
a. Jurnal Penjualan
Transaksi penjualan kredit yang terjadi di Kanisius akan dicatat oleh divisi pembukuan ke dalam jurnal penjualan sebagai bukti
adanya penjualan kredit. b.
Jurnal Umum Jurnal ini dibuat oleh divisi pembukuan sebagai catatan untuk
mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
c. Buku Pembatu AR
Catatan ini merupakan catatan yang digunakan oleh perusahaan untuk mencatat AR yang dimiliki oleh pelanggan. Catatan ini
disiapkan oleh bagian keuangan. Penjelasan mengenai catatan yang digunakan oleh Penerbit-
Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit telah dijelaskan sebelumnya. Tabel 5.3 merupakan ringkasan catatan yang
digunakan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit beserta dengan penjelasannya.
76
Tabel 5.3 Ringkasan Catatan yang digunakan oleh Penerbit- Percetakan Kanisius Yogyakarta
Catatan Akuntansi Keterangan
Jurnal Penjualan Perusahaan membuat jurnal penjualan.
Jurnal Umum Perusahaan membuat jurnal umum untuk mencatat
transaksi yang berhubungan dengan penjualan kredit. Buku Pembantu AR
Catatan yang berisi AR pelanggan.
Sumber: Data diolah
5. Prosedur yang dilakukan oleh perusahaan
Prosedur yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Pesanan Penjualan
Prosedur ini berawal dari diterimanya surat pesanan dari pembeli oleh bidang penjualan. Apabila informasi yang diterima
belum lengkap, maka informasi yang diperlukan akan ditambahkan oleh divisi administrasi pemasaran. Pada prosedur ini, divisi
administrasi pemasaran akan membuatkan agenda surat pesanan yang merupakan ringkasan pesanan pelanggan dan akan mengirimkannya
kepada divisi lain yaitu divisi gudang ekspedisi. b.
Prosedur Persetujuan Kredit Pada prosedur ini, bidang penjualan akan melakukan
pengecekan terhadap AR pelanggan di dalam database pelanggan atau mendapatkan informasi dari divisi piutang dagang. Setelah itu,
pada surat pesanan yang diterima dari pelanggan akan diberikan cap disposisi yang menyatakan bahwa order ini bisa dilayani atau tidak.
Namun, dalam surat pesanan ini, tidak ada otorisasi tertulis dari fungsi
77
kredit. Surat pesanan yang sudah dicap disposisi diserahkan ke divisi administrasi pemasaran.
c. Prosedur Pengeluaran Barang
Pada prosedur ini, divisi gudang ekspedisi akan mengeluarkan barang sesuai dengan surat pesanan yang sudah diterima. Setelah
barang disiapkan, maka akan dilakukan barcoding dan packaging lalu diserahkan ke ekspedisi.
d. Prosedur Pengiriman
Pada prosedur ini, divisi gudang ekspedisi akan membuatkan label alamat pelanggan dan menyerahkan daftar pengiriman kepada
pihak ekspedisi untuk dikirimkan kepada pelanggan sesuai dengan pesanan.
e. Prosedur Penagihan
Pada prosedur ini, divisi gudang ekspedisi yang mengeluarkan faktur pajak. Namun, yang melakukan penagihan kepada pelanggan
tetap dilakukan oleh divisi penagihan. f.
Prosedur Pencatatan Piutang Pada prosedur ini, pencatatan piutang sudah otomatis dilakukan
saat divisi gudang ekspedisi membuat faktur. Setelah faktur sudah berhasil dikeluarkan maka otomatis jumlah piutang pelanggan akan
terbaharui.
78
g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Pada prosedur ini, pencatatan harga pokok penjualan dilakukan dengan menggunakan faktur pajak sebagai sumbernya. Pencatatan ini
dilakukan oleh bagian keuangan yang secara rutin dilakukan, yaitu sebulan sekali.
Penjelasan mengenai prosedur yang dilakukan oleh Penerbit- Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit telah
dijelaskan sebelumnya. Tabel 5.4 merupakan ringkasan prosedur yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi
penjualan kredit beserta dengan penjelasannya.
Tabel 5.4 Ringkasan Prosedur yang dilakukan oleh Penerbit- Percetakan Kanisius Yogyakarta
Prosedur Keterangan
Prosedur order penjualan
Bagian penjualan menerima order dari pelanggan. Prosedur persetujuan
kredit Prosedur persetujuan kredit terdapat dalam prosedur
penjualan dan setiap orang bisa memonitor jumlah AR pelanggan melalui database pelanggan, tetapi
tidak ada otorisasi adanya persetujuan kredit.
Prosedur Pengiriman Perusahaan mengirim barang sesuai dengan surat
pesanan. Prosedur penagihan
Bagian yang melakukan penagihan adalah divisi penagihan. Namun, yang membuat faktur adalah
divisi gudang ekspedisi. Prosedur pencatatan
piutang Perusahaan melakukan prosedur ini, tetapi
kegiatannya sudah terkomputerisasi. Prosedur distribusi
penjualan Perusahaan melakukan prosedur ini, melalui database
perusahaan yang bisa diakses semua divisi. Prosedur pencatatan
harga pokok penjualan
Perusahaan melakukan prosedur ini, yang dilakukan oleh divisi pembukuan. Kegiatan ini dilakukan setiap
bulan.
Sumber: Data diolah
79
6. Pengendalian Internal Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Pengendalian internal berperan penting dalam kegiatan operasional perusahaan. Pengendalian internal yang baik dalam perusahaan akan
meminimalkan risiko yang timbul. Berikut ini pengendalian internal yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta atas aktivitas
penjualan kredit yang terjadi di perusahaan. Pembahasan mengenai pengendalian internal akan dilihat dari sudut pandang komponen
pengendalian internal menurut COSO Committee of Sponsoring Organizations.
a. Lingkungan Pengendalian
1 Integritas dan Nilai-nilai Etika
Pimpinan dan karyawan yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta saling mengenal baik satu sama lain. Hal ini
terlihat saat jam makan siang, karyawan makan siang bersama di kantin belakang kantor dan mereka terlibat percakapan yang
mencerminkan keakraban diantara para karyawan. Pemimpin dalam perusahaan berusaha untuk menciptakan iklim kerja yang
baik dengan membangun rasa kekeluargaan yang erat antar karyawannya. Rasa kekeluargaan ini akan membuat karyawan
bekerja dengan nyaman dan menjunjung tinggi nilai etika. Hubungan yang baik akan memudahkan bagi pimpinan untuk
mengkomunikasikan mengenai kebijakan dan peraturan yang ada di perusahaan.
80
Para karyawan dalam perusahaan juga selalu bersikap baik kepada konsumen maupun kepada tamu yang datang ke
perusahaan. Hal ini terlihat dari bagian receptionist yang menjadi penerima tamu dalam perusahaan, mereka selalu sabar dan
tersenyum dalam menerima tamu perusahaan. Perusahaan juga mempunyai aturan tertulis mengenai jam
masuk, jam istirahat dan jam pulang kerja. Peraturan tersebut juga telah disosialisasikan kepada semua karyawan sehingga tidak ada
karyawan yang melanggar. Selain itu, perusahaan juga memberlakukan sangsi tegas bagi karyawan yang melanggar
peraturan. 2
Komitmen terhadap Kompetensi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki proses
perekrutan karyawan yang memadahi. Perekrutan karyawan dilakukan apabila bagian atau divisi yang bersangkutan
mengajukan permintaan perekrutan karyawan ke departemen sarana, prasarana dan sumber daya manausia. Perekrutan
dilakukan dengan tes tertulis serta wawancara oleh divisi yang membutuhkan. Setelah itu, perusahaan juga melakukan pelatihan
guna menunjang kompetensi karyawan. 3
Dewan Komisaris dan Komite Audit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam struktur
organisasinya tidak terdapat dewan komisaris tetapi memiliki
81
internal audit. Namun, sayangnya internal audit yang dimiliki oleh perusahaan baru saja terbentuk, sehingga kinerja dari internal audit
belum terlalu nampak dan belum bisa dinilai baik buruknya maupun efektif tidaknya.
4 Falsafah Manajemen dan Gaya Operasi
Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta memiliki
prosedur tertulis tentang proses penjualan kredit yang ada di perusahaan. Prosedur ini tertulis dalam SOP Standart Operating
Procedure yang dimiliki oleh masing-masing divisi yang bersangkutan. Ini menunjukkan bahwa masing-masing karyawan
dapat mengetahui tugas dan wewenangnya sehingga karyawan tidak bingung mengenai pekerjaan yang harus dilakukan.
Berkaitan dengan penjualan kredit yang berlangsung, perusahaan tidak memiliki peraturan mengenai ketentuan batas
limit pemberian kredit kepada pelanggan. Pelanggan yang masih mempunyai hutang kepada perusahaan masih bisa melakukan
transaksi tanpa melihat berapa jumlah piutang yang masih dimiliki.
5 Struktur Organisasi
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki struktur organisasi yang jelas yang menggambarkan tugas dan wewenang
masing-masing divisi. Selain itu, struktur organisasi selalu
82
diperbaharui sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta perubahan yang dilakukan selalu dikomunikasikan kepada karyawan.
6 Penetapan Kewenangan dan Tanggungjawab
Penerbit-Percetakan Kanisius
Yogyakarta memiliki
pembagian tugas dan wewenang untuk masing-masing divisi yang ada di perusahaan. Hal ini membuat karyawan bisa melakukan
tugas dan wewenangnya sesuai dengan apa yang seharusnya sehingga tidak terjadi penugasan ganda.
7 Kebijakan dan Praktik di Bidang Sumber Daya Manusia
Kebijakan mengenai sumber daya manusia yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta sudah baik. Kegiatan
terlihat dari kebijakan perusahaan dalam perekrutan karyawan baru yang berkompeten, perlindungan dan jaminan sosial bagi
karyawan, pemberian
penghargaan bagi
karyawan yang
berprestasi, pemberian pelatihan karyawan untuk menunjang kompetensinya.
b. Perhitungan Risiko
Menurut COSO, perhitungan risiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis dan pengelolaan risiko sesuai
dengan prinsip akuntansi berlaku umum. Oleh karena itu, apabila terdapat risiko maka manajemen membuat rencana tindakan perbaikan
atas risiko yang dihadapai perusahaan. Risiko-risiko yang terjadi di dalam proses penjualan kredit di Penerbit-Percetakan Kanisius
83
Yogyakarta antara lain risiko terhadap pencurian persediaan perusahaan, risiko kesalahan penginputan data dalam faktur pajak,
risiko tidak tertagihnya piutang usaha, dan risiko pemberian kredit yang diberikan kepada pelanggan yang tidak tepat.
c. Informasi dan Komunikasi
Pencatatan atas transaksi penjualan kredit yang terjadi di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta telah dicatat sesuai dengan
periode yang berjalan. Hal ini terlihat dari dilakukannya pelaporan mengenai rekapitulasi harga pokok produk yang terjual dilakukan
setiap bulannya serta pengontrolan atas piutang pelanggan yang dilakukan secara rutin.
d. Aktivitas Pengendalian
Pengendalian terhadap proses penjualan kredit yang terjadi di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta sudah cukup baik. Terlihat
dalam pengendalian fisik terhadap dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan. Dokumen dan catatan akuntansi tersebut telah diarsip
sesuai dengan abjad nama pelanggan, sehingga dalam pencariannya mudah dilakukan. Namun, dalam hal penomoran dokumen surat
pesanan, tidak ada penomoran urut tercetak pada dokumen tersebut. Berkaitan dengan pemisahan tugas dan wewenang, dalam hal
pembagian tugas dan wewenang fungsi kredit dilakukan oleh bidang penjualan dengan melihat database pelanggan atau meminta informasi
dari divisi piutang dagang. Namun, tidak ada otorisasi tertulis dari
84
divisi piutang dagang yang merupakan fungsi kredit. Selain itu, tugas pembuatan faktur pajak dilakukan oleh operator komputer divisi
gudang ekspedisi. e.
Pemonitoran Pemonitoran atas kegiatan penjualan kredit pada Penerbit-
Percetakan Kanisius Yogyakarta terlihat dari laporan yang diterima oleh manajer atas setiap transaksi yang terjadi, sehingga manajer bisa
melakukan pemonitoran kinerja dari bawahannya dan melakukan penilaian apakah pencapaian yang dicapai sudah memenuhi target.
Lalu adanya peran pimpinan dalam setiap kegiatan operasional yang terjadi di perusahaan merupakan salah satu bentuk pemonitoran.
Contoh yang lain yaitu dibentuknya auditor internal untuk melakukan penilaian atau evaluasi terhadap efektifitas dan efisiensi manajemen
.
7. Gambar Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan yang dilaksanakan
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta Gambaran mengenai sistem akuntansi penjualan kredit yang ada di
Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta bisa dilihat pada gambar 5.1. Gambar tersebut merupakan bagan alir dokumen Flowchart yang terjadi
di perusahaan.
85
Gambar 5.1 Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
86