Pengendalian dan Sistem Informasi Akuntansi

Berdasarkan pernyataan tersebut dengan adanya pengendalian atas sistem informasi akuntansi dapat memberikan kemungkinan bahwa hasil atas target yang telah dibuat dapat terlaksana secara efektif dan efisien karena karyawan mendapat tanggung jawab untuk mengerjakan tugas berdasarkan tanggung jawab yang telah diberikan. 4. Tujuan Pengendalian Internal Menurut Romney 2014: 226, “pengendalian internal menyiapkan proses untuk menyediakan jaminan memadai bahwa tujuan-tujuan pengendalian telah tercapai”. Tujuan pengendalian internal yang harus dicapai adalah sebagai berikut ini: a. Mengamankan aset. Kecurangan yang sering terjadi biasanya adalah pencurian asset yang mungkin dilakukan oleh karyawan sehingga perlu pengawasan yang tepat untuk mencegah tindakan kecurangan tersebut. Perusahaan dapat mencegah dan mendeteksi perolehan, penggunaan, atau penempatan yang tidak sah. b. Mengelola catatan dengan detail yang baik untuk melaporkan aset perusahaan secara akurat dan wajar. Setiap transaksi yang dilakukan harus dicatat sesuai prosedur yang telah ada, hal ini untuk menjamin kesesuaian aset yang terdapat dalam laporan dengan aset riil. c. Memberikan informasi yang akurat dan reliabel. Setiap informasi harus memberikan informasi yang dapat dimengerti semua orang yang terlibat, hal ini agar informasi bebas dari kesalahan atau bias. d. Menyiapkan laporan keuangan yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan. e. Mendorong dan memperbaiki efisiensi operasional. Setiap kegiatan operasional membutuhkan perencanaan yang matang agar biaya operasional yang harus dikeluarkan tidak terlalu besar. f. Mendorong ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang telah ditentukan. Prosedur yang telah dibuat harus selalu dipatuhi oleh semua karyawan, selain untuk meningkatkan kinerja dari setiap karyawan hal ini dapat mencegah kecurangan yang mungkin dilakukan oleh karyawan. g. Mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku. Aturan dalam perusahaan dibuat untuk meningkatkan ketertiban karyawan. Hal ini juga untuk menjaga hubungan baik antar karyawan maupun antar karyawan dan atasan. 5. Lingkungan Pengendalian Internal Menurut Romney 2014: 232, “Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian internal perusahaan ”. Lingkungan pengendalian harus diberi perhatian khusus karena berdasarkan kenyataannya justru lingkungan pengendalian ini yang mempunyai dampak besar terhadap keseriusan pengendalian internal yang diterapkan di dalam perusahaan. Sebuah lingkungan pengendalian mencakup hal-hal sebagai berikut: a. Filosofi manajemen, gaya pengoperasian, dan selera risiko Kesadaran manajemen terhadap pentingnya pengendalian internal, sehingga manajemen akan menetapkan kebijakan dan prosedur yang dilaksanakan secara efektif dan efisien. Perusahaan memiliki sebuah filosofi atau kepercayaan dan sikap yang dianut bersama, tentang risiko yang mempengaruhi kebijakan, prosedur, komunikasi lisan dan tertulis, serta keputusan. Selera risiko merupakan jumlah risiko yang bersedia diterima perusahaan untuk mencapai tujuan dan sasarannya. b. Komitmen terhadap integritas, nilai etis, dan kompetensi Perusahaan membutuhkan karyawan yang berkompeten dalam bidangnya dan memiliki nilai-nilai kejujuran untuk menciptakan keamanan dalam setiap kegiatan organisasi perusahaan. Hal ini untuk melindungi data dari campur tangan yang tidak diotorisasi. c. Pengawasan pengendalian internal oleh dewan direksi Dewan direksi yang terlibat mewakili pemangku kepentingan dan memberikan tinjauan independen manajemen yang bertindak seperti sebuah pengecekan dan penyeimbang atas tindakan tersebut. d. Struktur organisasi Pola otorisasi dan tanggung jawab yang terdapat dalam perusahaan. Sebuah struktur organisasi perusahaan memberikan sebuah kerangka untuk operasi perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pengawasan. e. Metode penetapan wewenang dan tanggung jawab Wewenang dan tanggung jawab ditetapkan dan dikomunikasikan menggunakan deskripsi pekerjaan formal, pelatihan pegawai, jadwal pengoperasian anggaran, kode etik, serta kebijakan dan prosedur tertulis. f. Standar sumber daya manusia yang menarik, mengembangkan, dan mempertahankan individu yang kompeten Kebijakan sumber daya manusia SDM dan praktik yang mengatur kondisi kerja, insentif pekerja, dan kemajuan karier dapat menjadi kekuatan dalam mendorong kejujuran, efisiensi, dan layanan yang loyal. Kebijakan SDM harus berisi tingkat keahlian yang diperlukan, perilaku etis, dan integritas yang diperlukan. g. Pengaruh eksternal Pengaruh eksternal meliputi persyaratan-persyaratan yang diajukan oleh bursa efek dan Financial Accounting Standards Board FASB. Mereka juga menyertakan persyaratan yang dipaksakan oleh badan regulasi, seperti bank, utilitas, dan perusahaan asuransi. 6. Aktivitas Pengendalian Menurut Romney 2014: 241, “Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan, prosedur, dan aturan yang memberikan jaminan memadai bahwa tujuan pengendalian telah dicapai dan respons risiko dilakukan ”. Manajemen harus memastikan bahwa: a. Pengendalian dipilih dan dikembangkan untuk membantu mengurangi risiko hingga tingkat yang dapat diterima. b. Pengendalian umum yang sesuai dipilih dan dikembangkan memlalui teknologi. c. Aktivitas pengendalian diimplementasikan dan dijalankan sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan yang telah ditentukan. 7. Prosedur Pengendalian Internal Menurut Romney 2014: 242, “Prosedur Pengendalian Internal menjalankan aktivitas pengendalian pengelolaan suatu sistem berjalan tanpa terdapat tindakan penyimpangan”. Prosedur pengendalian internal dijelaskan sebagai berikut: a. Otorisasi transaksi dan aktivitas yang tepat Penetapan kebijakan bagi para pegawai untuk diikuti dan kemudian memberdayakan mereka guna melakukan fungsi organisasi tertentu. Para pegawai yang memproses transaksi harus memverifikasi adanya otorisasi yang sesuai. Para auditor meninjau transaksi untik memverifikasi otorisasi yang tepat, seperti ketiadaan transaski yang mengindikasikan sebuah masalah pengendalian yang mungkin terjadi. b. Pemisahan tugas Pengendalian internal yang baik mensyaratkan tidak ada satu pegawai pun yang diberi terlalu banyak tanggung jawab atas transaksi PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI atau proses bisnis. Hal ini untuk menghindari kecurangan yang mungkin terjadi jika seorang pegawai mendapat tugas rangkap. Terdapat tiga Pemisahan fungsi akuntansi yaitu pemisahan fungsi otorisasi, penyimpanan, dan pencatatan guna meminimalkan kemampuan pegawai untuk melakukan penipuan. Masing-masing fungsi telah memiliki tugas yaitu: 1 Fungsi akuntansi otorisasi yaitu menyetujui transasksi dan keputusan. 2 Fungsi akuntansi pencatatan yaitu mempersiapkan dokumen sumber atau memasukkan data ke dalam sistem komputer; memelihara jurnal, buku besar, file, atau database; dan menyiapkan rekonsiliasi dan laporan kinerja. 3 Fungsi akuntansi penyimpanan yaitu menangani kas, peralatan, persediaan, atau aktiva tetap; menerima cek pelanggan yang datang; dan menulis cek. c. Pengembangan proyek dan pengendalian akuisisi perolehan Pengendalian pengembangan sistem yang penting meliputi hal-hal sebagai berikut. 1 Sebuah komite pengarah memandu dan mengawasi pengembangan dan akuisisi perolehan sistem informasi. 2 Sebuah rencana induk strategis dikembangan dan diperbaharui setiap tahun untuk menyelaraskan sistem informasi organisasi dengan strategi bisnisnya. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 3 Sebuah rencana pengembangan proyek menunjukkan tugas yang dijalankan, orang yang akan menjalankannya, biaya proyek, tanggal penyelesaian, dan tonggak proyek yaitu poin signifikansi ketika kemajuan ditinjau dan waktu penyelesaian aktual serta perkiraan dibandingkan. 4 Sebuah jadwal pengolahan data menunjukkan kapan setiap tugas seharusnya dijalankan. 5 Pengukuran kinerja sistem meliputi troughput yaitu jumlah pekerjaan yang dilakukan oleh sebuah sistem selama periode waktu tertentu, utilization yaitu persentase waktu penggunaan sistem, dan response time yaitu lamanya waktu yang diperlukan sistem untuk merespon. 6 Sebuah tinjauan pasca-implementasi dijalankan setelah sebuah proyek pengembangan diselesaikan untuk menentukan apakah manfaat antisipasi tercapai. d. Mengubah pengendalian manajemen Sebuah rencana pengembangkan dan perbaharuan dalam menyelaraskan sistem informasi organisasi dengan strategi bisnisnya secara berkala. Hal ini digunakan untuk meningkatkan pengawasan terhadap karyawan seiring meningkatnya kemajuan teknologi. e. Menggunakan dokumen dan catatan Desain dan penggunaan dokumen elektronik dan kertas yang sesuai dapat membantu memastikan pencatatan yang akurat serta lengkap dari PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI seluruh data transaksi yang relevan. Dokumen yang mengawali sebuah transaksi harus menyediakan sebuah ruang untuk otorisasi. Dokumen harus dinomori secara urut, sehingga masing-masing dapat dibukukan. f. Pengamanan aset, catatan dan data Kecurangan terhadap aset, catatan dan data sangat mungkin terjadi dalam perusahaan. Untuk menghindari kejahatan yang mungkin terjadi terhadap aset perusahaan perlu dilakukan beberapa pengamanan yaitu: 7 Menciptakan dan menegakkan kebijakan dan prosedur yang tepat. 8 Memelihara catatan akurat dari seluruh aset. 9 Membatasi akses terhadap aset. 10 Melindungi catatan dan dokumen. g. Pengecekan kinerja yang independen Pengecekan kinerja yang independen, dilakukan oleh seseorang tetapi bukan merupakan orang yang melakukan operasi aslinya. Tugasnya membantu memastikan bahwa transaksi diproses dengan tepat. 8. Pihak yang Bertanggung Jawab atas Pengendalian Internal Menurut Mulyadi 2016: 139 , “Jika pengendalian internal akuntansi dirancang dan diterapkan dengan baik oleh manajemen di dalam pengelolaan maka informasi yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan terjamin ketelitian dan keandalannya.” Pihak-pihak yang bertanggung jawab atas pengendalian internal suatu entitas adalah sebagai berikut: a. Manajemen Puncak Bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menyelenggarakan secara efektif pengedalian internal organisasinya. Dalam hal ini manajer puncak bertanggung jawab untuk mencipatakan atmosfer pengendalian di tingkat puncak, agar kesadaran terhadap pengendalian internal menjadi tumbuh diseluruh organisasi. b. Dewan Komisaris dan Komite Audit Dewan komisaris bertanggung jawab untuk menentukan apakah manajemen memenuhi tanggung jawab mereka dalam mengembangkan dan nenyelenggarakan pengendalian internal. Sedangkan fungsi dari komite audit berdampak terhadap auditor diantaranya ialah menunjuk auditor, membicarakan lingkup audit dengan auditor, meminta audit melaporkan hasil auditnya, dan mereview laporan keuangan dan hasil audit yang telah dilakukan auditor. c. Personel lain entitas Personel ini memiliki peran dan tanggung jawab menyediakan dan menggunakan informasi yang dihasilkan pengendalian internal dan harus mengkomunikasikannya dengan baik agar tidak timbul masalah karena ketidakpatuhan terhadap pengendalian internal. d. Auditor Independen Auditor independen sebagai bagian dari prosedur audit namun tidak dapat diharapkan dapat menyatakan pendapat atas efektifitas pengendalian internal kliennya. e. Pihak Eksternal Lain Pihak luar lain yang bertanggung jawab atas pengendalian internal entitas adalah badan pengatur regulatory body, seperti bank Indonesia dan bapepam. Badan ini yang mengatur persyaratan minimum pengendalian internal yang harus dipenuhi oleh suatu entitas dan memantau kepatuhan entitas terhadap persyaratan tersebut.

B. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas

Penerimaan kas merupakan aktivitas yang terdapat dalam seluruh kegiatan usaha. Sistem informasi akuntansi penerimaan kas menjadi aktivitas yang cukup menjadi sorotan karena memungkinkan terjadinya kecurangan jika terdapat sistem informasi akuntansi yang tidak jelas dan terkoordinasi dengan baik. Berikut penjelasan mengenai sistem informasi akuntansi atas penerimaan kas sebagai upaya untuk mengurangi risiko terjadinya kecurangan. 1. Fungsi atas Penerimaan Kas Menurut Mulyadi 2016: 407 Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas adalah sebagai berikut: a. Fungsi Penerimaan Kas Fungsi ini berkaitan dengan penerimaan kas baik secara tunai maupun kredit. Fungsi Penerimaan Pembayaran dilakukan oleh Bagian Kassa yang selanjutnya diserakan Ke Fungsi Kas untuk di-input ke dalam komputer dan dicatat ke dalam dokumen sebagai bukti penerimaan kas. Penerimaan kas berupa uang muka dicatat oleh Fungsi Piutang sebagai bukti atas piutang yang belum tertagih. Fungsi Piutang ini bertanggung jawab atas penerimaan dan pencatatan piutang yang dilakukan oleh Bagian Kassa. b. Fungsi Kas Fungsi ini berkaitan dengan penerimaan kas baik secara tunai maupun transfer melalui bank. Selain itu memiliki tanggung jawab atas penerimaan kas dari piutang. Fungsi kas berada di tangan Bagian Kassa. c. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat pembukuan transaksi penerimaan kas dan pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. Fungsi ini berada di Bagian Jurnal. d. Fungsi Pemeriksaan Intern Fungsi Pemeriksa Internal bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan Fungsi Kas secara periodik dan melakukan pengecekan ketelitian catatan kas yang diselenggarakan PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI oleh Fungsi Akuntansi. Dalam struktur organisasi Fungsi Pemeriksa Internal berada di tangan Bagian Pemeriksa Intern. 2. Dokumen atas Penerimaan Kas Menurut Mulyadi 2016: 407 Dokumen yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas adalah sebagai berikut: a. Kuitansi Dokumen ini merupakan bukti penerimaan sejumlah uang yang ditandatangani oleh penerima uang dan diserahkan kepada yang membayar sejumlah uang tersebut untuk kemudian dijadikan bukti transaksi. b. Pita register kas cash register tape Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas cash register. Pita register ini merupakan dokumen pendukung atas penerimaan kas. c. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk mencatat transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. 3. Catatan Akuntansi Menurut Mulyadi 2016: 391 Catatan akuntansi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas adalah sebagai berikut: