Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam setiap kegiatan organisasi baik pemerintah maupun swasta untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan maka diperlukan kegiatan administrasi yang baik. Kegiatan administrasi sebagai kegiatan yang menunjang kegiatan pokok suatu organisasi mempunyai arti bahwa peningkatan suatu organisasi akan mengakibatkan peningkatan kegiatan administrasi. Salah satu unsur dari kegiatan administrasi adalah kegiatan tatausaha dimana pekerjaan tatausaha tersebut merupakan pekerjaan kantor yang pada dasarnya berhubungan dengan warkat dan surat-menyurat. Tatausaha pada intinya adalah tugas pelayanan. Tatausaha melayani pelaksanaan suatu pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan tersebut memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik. The Liang Gie, 1984 : 31 Tatausaha membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yang tepat karena tatausaha menyediakan keterangan-keterangan bagi tindakan-tindakan kontrol dari pimpinan. Dalam sebuah perusahaan tatausaha tidak langsung mendatangkan laba sebagaimana yang dilakukan oleh pekerjaan operatif seperti pada bidang produksi atau penjualan. Tetapi tatausaha memberikan pelayanan dan bantuan agar satuan-satuan operatif itu benar-benar menghasilkan keuntungan atau tujuan badan usaha benar-benar tercapai. Universitas Sumatera Utara Dalam setiap tugas dan pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah maupun instansi swasta haruslah didukung dengan pelayanan administrasi yang baik. Untuk menciptakan pelayanan administrasi yang baik haruslah didukung oleh kelengkapan infrastruktur layanan seperti peralatan pengolahan data, sistem informasi dan yang paling penting adalah harus didukung oleh Sumber Daya Manusia SDM seperti keterampilan tenaga kerja dalam menjalankan prosedur pelayanan. Saat ini seiring dengan berkembangnya lingkungan global maka dituntut agar pelayanan administrasi yang diberikan oleh tatausaha tersebut haruslah pelayanan yang prima yang mempunyai sistem pelayanan yang berorientasi kepada kepentingan pengguna jasa dan dapat memberikan kepuasan kepada pengguna jasa tersebut sehingga dapat dikatakan penyelenggaraan pelayanan tersebut berhasil. Menurut Ratmiko dan Winarsih 2005 : 28 bahwa ukuran keberhasilan penyelenggaraan pelayanan ditentukan oleh tingkat kepuasan penerima pelayanan. Kepuasan penerima pelayanan dicapai apabila penerima pelayanan memperoleh pelayanan sesuai dengan yang dibutuhkan dan diharapkan. Peningkatan kualitas pelayanan adalah merupakan salah satu issu yang sangat krusial dalam study manajemen, baik dalam lingkup manajemen sektor publik maupun manajemen sektor privat. Hal ini terjadi karena tuntutan masyarakat terhadap perbaikan kwalitas pelayananan dari tahun ketahun menjadi semakin besar sementara itu praktik penyelenggaraan pelayanan tidak mengalami perbaikan yang berarti. Banyak instansi pemerintah maupun badan swasta dalam menyelenggarakan kegiatan-kegiatannya tidak melakukan pencatatan-pencatatan yang cermat atau tidak Universitas Sumatera Utara memelihara dokumen-dokumen yang lengkap padahal keterangan–keterangan tersebut penting untuk bahan penilaian atau penyusunan program bagi perkembangaan organisasi tersebut. Akibatnya hal tersebut sering sekali dirasakan bahwa pelayanan administrasi yang diberikan dalam suatu organisasi tidak maksimal sehingga pelayanan yang diberikan tersebut tidak melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dinas Sosial Propinsi Sumatera Utara merupakan suatu instansi pemerintah dimana bagian tatausaha memiliki andil yang cukup penting dalam memberikan bantuan berupa pelayanan administrasi kepada bagian-bagian lain. Agar instansi pemerintah tersebut dapat bertindak secara efisien, efektif maka pentinglah peranan tatausaha dalam memberikan pelayanan administrasi yang berkualitas kepada setiap bagian-bagian dalam instansi tersebut, sehingga setiap bagian tersebut dapat bekerja sesuai yang diharapkan. Berdasarkan gambaran yang ada di atas, penulis merasa tertarik untuk mengkaji dan meneliti secara ilmiah masalah tersebut dengan judul “Peranan Tata Usaha dalam Melaksanakan Fungsi Pelayanan Administrasi pada Kantor Dinas Sosial Provinsi Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah