Peranan Tata Usaha Tatausaha

c. Peranan Tata Usaha

Tata Usaha mempunyai peranan yang sangat penting bagi suatu organisasi. Peranan merupakan perbuatan atau tindakan yang sesuai dengan jabatan atau fungsinya masing-masing. Menurut Miftah Thoha 2003:11 peranan merupakan suatu rangkaian perilaku yang teratur, yang ditimbulkan karena suatu jabatan tertentu atau karena adanya suatu kantor yang mudah dikenal. Menurut Gie 1984:31 bahwa dalam garis besarnya Tata Usaha mempunyai 3 peranan pokok yaitu : 1 Melayani pelaksanan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan, keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik. Menurut Moenir 1995 : 85 bahwa yang di maksud dengan kegiatan operatif ialah kegiatan yang langsung ditujukan pada pencapaian sasaran organisasi secara berdaya guna dan berhasil guna. Oleh sebab itu untuk hal tersebut di perlukan data, informasi surat, formulir, pencatatan, penyimpanan, penghimpunan, pengiriman dan pekerjaan lain , yang kesemuanya itu terangkai pada pekerjaan ketatausahaan. 2 Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. Dalam hal ini dilakukan pengumpulan, penyediaan, penyajian keterangan-keterangan data dan informasi bagi pimpinan guna mengambil keputusan. Dan tugas-tugas penyediaan data dan informasi tersebut terletak pada ketatausahaan. 3 Melancarkan kehidupan dan perkembangan sesuatu organisasi sebagai suatu keseluruhan. Kelancaran pelaksanaan tugas organisasi dan perkembangannya Universitas Sumatera Utara tidak semata-mata tergantung pada kemampuan manajemen, tetapi sangat dipengaruhi oleh kegiatan di bidang lain seperti kegiatan ketatausahaan. Karena fungsinya yang sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. Dengan demikian, tatausaha mempunyai peranan yang sangat penting bagi suatu organisasi seperti yang di ungkapkan oleh Terry Dalam Gie 1984 : 33 bahwa: “ Tatausaha sebagai service work pekerjaan Pelayanan yang mempunyai fungsi memudahkan atau meringankan facilitating fungtion, yang dilakukan untuk menolong pekerjaan –pekerjaan lain agar dapat berjalan secara lebih efectif”. Dan juga seperti pendapat Brecht Dalam Gie 1994 :33 bahwa: “Tatausaha sebagai service unit satuan organisasi pelayanan yang tujuanya adalah memberikan pelayanan kepada berbagai bagian dalam organisasi. Sehingga dapat disimpulkan bahwa peranan tatausaha sangat penting dan betapa kacaunya suatu organisasi bila keterangan–keterangan yang di perlukan ternyata tidak tersedia karena tidak berfungsinya kegiatan ketatausahaan.

d. Perbekalan Tatausaha