f. Pemusnahan dilakukan sedemikian rupa, sehingga isi maupun
bentuknya tidak dapat dikenali lagi oleh siapapun.
3. Pengiriman Naskah Dinas Rahasia
a. Naskah Dinas Rahasia yang akan dikirimkan kepada alamat yang
dituju diberi kode nomor RH singkatan dari rahasia pada bagian paling depan nomor surat.
Sebagai contoh pemberian nomor naskah dinas Rahasia misalnya nomor: RH.15PL.001Sekjen, artinya adalah :
1 RH
- Kode Rahasia; 2
15 - Nomor urut agenda;
3 PL
- Induk masalah; 4
00 - Pokok persoalan;
5 1
- Anak persoalan; 6
Sekjen - Pejabat pengolah. b.
Naskah dinas sangat rahasia diberi sampul rangkap 3 tiga yang pemakaiannya sebagai berikut :
1 Surat dimasukkan dalam sampul pertama yang dibubuhi stempel
kode sangat rahasia dan ditulis nomor suratnya pada sebelah kiri atas;
2 Sampul pertama dimasukkan dalam sampul kedua yang diberi
stempel kode rahasia dan ditulis nomor suratnya pada sebelah kiri atas;
3 Sampul kedua dimasukkan dalam sampul ketiga yaitu sampul
surat dinas yang dibubuhi cap unit kerja yang bersangkutan.
c. Naskah Dinas Rahasia dan Terbatas diberi sampul surat rangkap 2
dua yang pemakaiannya sebagai berikut : 1
Surat dimasukkan dalam sampul pertama yang dibubuhi stempel kode rahasia atau terbatas dan ditulis nomor suratnya pada
sebelah kiri atas;
2 Sampul pertama dimasukkan dalam sampul kedua yaitu sampul
surat biasa yang dibubuhi cap unit kerja yang bersangkutan.
d. Apabila naskah dinas rahasia oleh Unit Pengelola di kategorikan
sebagai surat sangat segera atau segera, pada sampul pertama, kedua atau ketiga juga dibubuhi stempel kode sangat segera atau
segera pada sebelah kiri atas sampul surat dibawah stempel kode sangat rahasia, rahasia atau terbatas.
4. Penerimaan Naskah Dinas Rahasia
Tata cara penerimaan naskah dinas rahasia sebagai berikut : a.
Surat Dinas Rahasia yang dialamatkan kepada pejabat di lingkungan Kementerian Perhubungan diterima oleh Petugas Penerima Surat pada
Unit Penerimaan Surat.
b. Apabila diketahui bahwa surat yang diterima merupakan surat
rahasia, surat diserahkan kepada Petugas Khusus yang menangani surat rahasia.
c. Surat Pribadi yang ditunjukkan kepada pejabat dengan
mencantumkan nama dan jabatan, diteruskan kepada yang bersangkutan tanpa membuka sampulnya.
d. Apabila surat pribadi ternyata merupakan Surat Dinas Rahasia
dikembalikan ke Unit Penerimaan Surat untuk diperlakukan pembukuannya sebagaimana layaknya pengelolaan Surat Dinas
Rahasia.
5. Peredaran Naskah Dinas Rahasia
