4. Penerimaan Naskah Dinas Rahasia
Tata cara penerimaan naskah dinas rahasia sebagai berikut : a.
Surat Dinas Rahasia yang dialamatkan kepada pejabat di lingkungan Kementerian Perhubungan diterima oleh Petugas Penerima Surat pada
Unit Penerimaan Surat.
b. Apabila diketahui bahwa surat yang diterima merupakan surat
rahasia, surat diserahkan kepada Petugas Khusus yang menangani surat rahasia.
c. Surat Pribadi yang ditunjukkan kepada pejabat dengan
mencantumkan nama dan jabatan, diteruskan kepada yang bersangkutan tanpa membuka sampulnya.
d. Apabila surat pribadi ternyata merupakan Surat Dinas Rahasia
dikembalikan ke Unit Penerimaan Surat untuk diperlakukan pembukuannya sebagaimana layaknya pengelolaan Surat Dinas
Rahasia.
5. Peredaran Naskah Dinas Rahasia
a. Setiap Surat Dinas Rahasia baru apabila isinya sebagai kelanjutan
atau berkaitan dengan surat terdahulu maka pengajuannya kepada Pimpinan Unit Kerja disatukan dengan map takah surat Rahasia yang
terdahulu.
b. Apabila berkas surat terdahulu masih berada dalam suatu unit kerja
karena masih dalam proses penyelesaian, Unit Kerja yang bersangkutan dapat menyalin surat yang diperlukan dengan
memberikan catatan pada Lembaran takah dengan menyebut nomor dan tanggal surat, perihal serta alamat yang dituju dan pengirim yang
tercantum dalam surat yang disalin.
c. Takah Surat Dinas Rahasia pada setiap Unit Organisasi tidak
dibenarkan beredar keluar Unit Organisasi yang bersangkutan.
6. Penyimpanan
a. Setiap berkas Takah Surat Dinas Rahasia yang telah selesai diproses
oleh Unit Kerja, dikembalikan ke Unit Penerimaan Surat untuk disimpan agar memudahkan pentakahannya apabila ada surat yang
bersifat lanjutan surat terdahulu.
b. Setiap penyimpanan berkas Takah Surat Dinas Rahasia pada setiap
jenjang Unit Kerja baik penyimpanan sesaat, sementara atau penyimpanan yang bersifat tetap sebelum diserahkan ke Unit
Penyimpanan Arsip, dilakukan dengan menyimpan dalam laci atau almari yang terkunci.
c. Menteri, Sesjen, Irjen, Dirjen, Kepala Badan serta Kepala Pusat di
lingkungan Kemenhub atas pertimbangan untuk menjaga kerahasiaannya dapat tetap memproses dan menahan berkas arsip
Surat Dinas Rahasia tanpa harus mengembalikan ke Unit Penerima Surat atau Unit Penyimpanan Arsip sampai batas waktu yang
dipandang layak.
d. Setiap Unit Penyimpanan Arsip atau Unit Kerja Pengolah yang
menyimpan berkas Takah Surat Rahasia , wajib memelihara kerapian susunan Naskah yang ada didalam Takah Surat Rahasia menurut
nomor urut Naskah berdasarkan tanggal surat masuk dan surat keluar, seperti N1,N2,N3 dan seterusnya.
7. Peminjaman dan Penyalinan
a. Peminjaman Surat Dinas Rahasia oleh suatu Unit Kerja kepada Unit
Penyimpan Arsip atau Unit Pengolah diajukan secara tertulis oleh pejabat fungsional pada Unit Kerja yang bersangkutan.
b. Penyalinan Surat Dinas Rahasia untuk keperluan sesuatu Unit Kerja
dalam rangka penyelesaian suatu masalah yang berkaitan, dilakukan oleh Unit Penyimpan Arsip atau Unit Pengolah berdasarkan
permintaan tertulis dari pejabat fungsional pada Unit Kerja yang bersangkutan.
8. Pengamanan dan Pengawasan
Kategori