2 Khusus untuk tulisan dinas keluar negeri yang dialamatkan
kepada kepala perwakilan pemerintah R.I. diluar negeri sifatnya biasa dapat dikirim melalui Kementerian Luar Negeri.
3 Surat Pengantar untuk naskah dinas keluar negeri yang dikirim
melalui Kementerian Luar Negeri dibuat dalam 5 lima rangkap, 4 empat lembar untuk petugas penerima di Kementerian Luar
Negeri dan 1 satu lembar untuk unit ekspedisi yang mengirim.
f. Jenis tulisan dinas yang dikirim melalui petugas pengantar surat
pada Inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal, Badan dan unit organisasi yang lain disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing
unit organisasi yang bersangkutan.
g. Sebagai bukti atau catatan bahwa tulisan dinas yang dikirim telah
sampai kealamat yang dituju, setiap penyerahan surat disertai tanda tangan dan nama penerima serta cap instansi yang bersangkutan
baik yang dibubuhkan dalam buku ekspedisi bagi pengiriman yang dilakukan oleh petugas pengantar surat atau surat pengantar bagi
pengiriman melalui pos.
2. Penerimaan Naskah Dinas
a. Setiap penerimaan surat dari petugas Pengantar Surat dilakukan
oleh Petugas Penerimaan Surat dengan menandatangani tanda penerimaan surat bila diminta oleh petugas Pengantar Surat.
b. Surat dinas yang ditujukan kepada karyawan atau pejabat Kantor
Pusat Kementerian Perhubungan diterima di Sentral Penerimaan Surat SPS.
c. Surat yang telah diterima dibuka sampulnya dengan rapi dan cermat
untuk menghindarkan kerusakan isi surat. Apabila diketahui surat rusak, tidak terbaca, kurang lengkap, tidak berisi atau tidak sesuai
dengan yang tercantum dalam tanda terima surat, petugas Penerima Surat dapat menolak menandatangani tanda penerimaan surat.
d. Surat pribadi yang dialamatkan di kantor, sehingga tidak dapat
dikategorikan sebagai surat dinas, diteruskan kepada yang bersangkutan ke unit kerja masing-masing tanpa harus dibuka
sampulnya.
e. Bila alamat yang dituju tidak diketahui dimana tempat kerjanya dan
siapa orangnya, surat ditempatkan di rak surat pribadi yang disediakan di ruang Sentral Penerimaan Surat.
f. Terhadap surat dinas yang tidak jelas, sehingga tidak diketahui
kepada siapa surat tersebut ditujukan, dikembalikan melalui Kantor Pos dengan dibubuhi stempel kode “TIDAK DIKENAL” berukuran
panjang 5,5 cm dan lebar 1 cm.
BAB V PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA, LAMBANG DAN LOGO
KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
Lambang negara, lambang dan logo Kementerian Perhubungan serta cap dinas digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau
identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh Unit Organisasi di
lingkungan Kementerian Perhubungan, perlu ditentukan penggunaan lambang negara, lambang dan logo Kementerian Perhubungan, beserta cap dinas pada
kertas surat dan sampul.
A. Penggunaan Lambang Negara
1. Ketentuan Penggunaan Lambang Negara
Ketentuan penggunaan lambang negara untuk tata naskah dinas adalah sebagai berikut.
a. Lambang Negara digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda
pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. b.
Pejabat yang berwenang menggunakan kop naskah dinas jabatan dan cap jabatan dengan Lambang Negara adalah Pejabat Negara.
c. Pejabat Negara terdiri dari:
1 Presiden dan Wakil Presiden;
2 Ketua, Wakil Ketua, dan Anggota Majelis Permusyawaratan
Rakyat; 3
Ketua, Wakil Ketua, dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat; 4
Ketua dan Wakil Ketua Mahkamah Konstitusi serta Hakim Konstitusi;
5 Ketua, Wakil Ketua, Ketua Muda, dan Hakim Agung pada
Mahkamah Agung;
