2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern
a. Pengertian
Naskah Dinas Korespondensi Ekstern yang selanjutnya disebut Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat
dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah
dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansiorganisasi yang bersangkutan.
b. Wewenang Penandatanganan
Surat Dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1 Kepala
Bagian kepala Surat Dinas terdiri dari a
kop Surat Dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan untuk pejabat negara atau logo dan
nama instansi untuk non pejabat negara dipojok kiri atas;
b nomor, klasifikasi, lampiran, dan perihal, yang diketik
dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop Surat Dinas;
c tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik di
sebelah kanan atas sejajarsebaris dengan nomor; d
kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat;
e tujuan surat, yang ditulis di bawah Yth.
2 Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Surat Dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup.
3 Kaki
Bagian kaki Surat Dinas terdiri dari a
nama jabatan, yang ditulis dengan huruf kapital b
tanda tangan pejabat;
c nama lengkap pejabatpenanda tangan, yang ditulis
dengan huruf kapital disertai pangkatgolongan pejabat penanda tangan;
d stempelcap dinas, yang digunakan sesuai dengan
ketentuan; e
tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima jika ada dan diletakkan sejajar dengan nama pejabat
penanda tangan d.
Hal yang perlu diperhatikan 1
Kop Surat Dinas hanya digunakan pada halaman pertama Surat Dinas;
2 Jika Surat Dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran
dicantumkan jumlahnya; 3
Jika Surat Dinas disertai lampiran yang isinya memuat tujuan surat, maka lampiran tersebut disertai nama lengkap
pejabatpenanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital disertai pangkatgolongan pejabat penanda tangan
4 Perihal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis
dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca.
5 Surat Dinas Yang ditandatangani Menteri Perhubungan
dibuat dua rangkap, rangkap pertama menggunakan kolom pengesahan sebagai tanda periksa dan tanda persetujuan
yang selanjutnya digunakan sebagai arsip sedangkan untuk surat rangkap kedua asli yang diedarkan kepada tujuan
surat tidak menggunakan kolom pengesahan. Format Surat Dinas dapat dilihat pada Contoh 13.a, 13.b dan
13.c.
Contoh 13.a Format Surat Dinas Yang Ditandatangani Menteri Perhubungan
Nomor : Xxxxxxxxxxxxxxxxx
Klasifikasi : Xxxxxxxxxxxxxxxxx Lampiran :
Xxxxxxxxxxxxxxxxx Perihal :
Xxxxxxxxxxxxxxxxx Jakarta, ………………… 20 ….
Kepada :
Yth. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx
di XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
a. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx;
b. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
3. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Tembusan : 1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. MENTERI PERHUBUNGAN
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
NO PROSES NAMA
JABATAN TANGGAL
PARAF 1. Diperiksa
Pejabat Eselon
II 2. Disetujui
Pejabat Eselon
I
MENTERI PERHUBUNGAN REPUBLIK INDONESIA
Logo dan nama
instansi yang telah
dicetak
Kepala Surat
Isi Surat
Nama jabatan
nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf kapital
Kolom Pengesahan
Contoh 13.b Format Surat Dinas Lembar Pertama
Nomor : Xxxxxxxxxxxxxxxxx
Klasifikasi : Xxxxxxxxxxxxxxxxx Lampiran :
Xxxxxxxxxxxxxxxxx Perihal :
Xxxxxxxxxxxxxxxxx Jakarta, ………………… 20 ….
Kepada :
Yth. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx
di XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
a. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx;
b. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
3. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Tembusan : 1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx;
2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. XXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX Pangkat dan Golongan
NIP. ……………………………..
KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
SEKRETARIAT JENDERAL
JL.MERDEKA BARAT NO. JAKARTA PUSAT 11011
GEDUNG CIPTA Lt.17 TELP.
FAX. SMS CENTRE.
TLX. EMAIL.
HOME PAGE.
Kepala Surat
Logo dan nama
instansi yang telah
dicetak
Isi Surat
Nama jabatan
nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf kapital
Lembar Kedua
Lampiran Surat Dinas
Nomor :
…………………. Tanggal
: ………………….
Kepada Yth : 1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx;
2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx; 3. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx;
4. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx; 5. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx;
6. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx; 7. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx;
8. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx; 9. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
10. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
XXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX Pangkat dan Golongan
NIP. ……………………………..
Contoh 13.c Format Surat Dinas yang Ditandatangani Pelaksana Harian
Nomor : Xxxxxxxxxxxxxxxxx
Klasifikasi : Xxxxxxxxxxxxxxxxx Lampiran :
Xxxxxxxxxxxxxxxxx Perihal :
Xxxxxxxxxxxxxxxxx Jakarta,
………………… 20
…. Kepada
: Yth. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxx di
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. 2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. a. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx; b. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. 3. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Tembusan : 1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx;
2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. XXXXXXXXXXXXXXXXX
Pelaksana Harian
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX Pangkat dan Golongan
NIP. ……………………………..
KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
SEKRETARIAT JENDERAL
JL.MERDEKA BARAT NO. JAKARTA PUSAT 11011
GEDUNG CIPTA Lt.17 TELP.
FAX. SMS CENTRE.
TLX. EMAIL.
HOME PAGE.
Kepala Surat
Logo dan nama
instansi yang telah
dicetak
Isi Surat
Nama jabatan
nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf kapital
3. Surat Undangan
Kategori