c. Menteri, Sesjen, Irjen, Dirjen, Kepala Badan serta Kepala Pusat di
lingkungan Kemenhub atas pertimbangan untuk menjaga kerahasiaannya dapat tetap memproses dan menahan berkas arsip
Surat Dinas Rahasia tanpa harus mengembalikan ke Unit Penerima Surat atau Unit Penyimpanan Arsip sampai batas waktu yang
dipandang layak.
d. Setiap Unit Penyimpanan Arsip atau Unit Kerja Pengolah yang
menyimpan berkas Takah Surat Rahasia , wajib memelihara kerapian susunan Naskah yang ada didalam Takah Surat Rahasia menurut
nomor urut Naskah berdasarkan tanggal surat masuk dan surat keluar, seperti N1,N2,N3 dan seterusnya.
7. Peminjaman dan Penyalinan
a. Peminjaman Surat Dinas Rahasia oleh suatu Unit Kerja kepada Unit
Penyimpan Arsip atau Unit Pengolah diajukan secara tertulis oleh pejabat fungsional pada Unit Kerja yang bersangkutan.
b. Penyalinan Surat Dinas Rahasia untuk keperluan sesuatu Unit Kerja
dalam rangka penyelesaian suatu masalah yang berkaitan, dilakukan oleh Unit Penyimpan Arsip atau Unit Pengolah berdasarkan
permintaan tertulis dari pejabat fungsional pada Unit Kerja yang bersangkutan.
8. Pengamanan dan Pengawasan
a. Setiap pejabat yang mengolah serta pegawai yang menangani Surat
Dinas Rahasia bertanggung jawab atas pengamanan Surat Dinas Rahasia.
b. Apabila pejabat atau pegawai lalai dalam menjalankan tugas
mengolah atau menangani Surat Dinas Rahasia, sehingga dapat menyebabkan kerugian bagi kepentingan dinas atau pegawai di
lingkungan Unit Kerja, dikenakan hukuman administratif sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
c. Setiap Kepala Unit Kerja atau Unit Tata Usaha sesuai tingkat
kebutuhannya menunjuk petugas yang berwenang dan bertanggung jawab menangani Surat Dinas Rahasia di Unit masing-masing.
C. PENGIRIMAN DAN PENERIMAAN NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN
KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
1. Pengiriman Naskah Dinas
a. Pengiriman merupakan kegiatan menyampaikan tulisan dinas unit
organisasi yang bersangkutan kepada pihak lain baik melalui sentral surat maupun tidak ;
b. Pengiriman naskah dinas yang dialamatkan keluar kota atau keluar
daerah dikirim melalui Pos; c.
Pengiriman tulisan dinas yang dialamatkan dalam kota dapat dikirim melalui pos atau melalui petugas Pengantar Surat Ordonan di
masing-masing unit organisasi apabila sifatnya segera atau sangat segera.
d. Setiap pengiriman naskah dinas dibukukan dalam Buku Ekspedisi.
Buku ekspedisi memuat kolom, nomor urut, nomor dan tanggal surat, perihal surat serta kolom tanda tangan penerima naskah dinas
yang bentuknya sebagaimana format berikut : Format Pengiriman Naskah Dinas
NO NOMOR
SURAT TANGGAL
SURAT PERIHAL
TANDA TANGAN
PENERIMA
e. Naskah dinas yang peredarannya luas seperti Peraturan Menteri
Perhubungan, Surat Keputusan Menteri Perhubungan, Surat Keputusan Direktorat Jenderal, surat keputusan Kepala Badan,
pengirimannya disertai dengan surat pengantar dengan ketentuan sebagai berikut :
1
Surat pengantar dikirim rangkap 2 dua dengan ketentuan lembar pertama untuk yang bersangkutan, dan lembar kedua untuk
ditanda tangani penerima surat dan dibubuhi stempel cap kantor penerima serta dikembalikan ke alamat pengirim.
2 Khusus untuk tulisan dinas keluar negeri yang dialamatkan
kepada kepala perwakilan pemerintah R.I. diluar negeri sifatnya biasa dapat dikirim melalui Kementerian Luar Negeri.
3 Surat Pengantar untuk naskah dinas keluar negeri yang dikirim
melalui Kementerian Luar Negeri dibuat dalam 5 lima rangkap, 4 empat lembar untuk petugas penerima di Kementerian Luar
Negeri dan 1 satu lembar untuk unit ekspedisi yang mengirim.
f. Jenis tulisan dinas yang dikirim melalui petugas pengantar surat
pada Inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal, Badan dan unit organisasi yang lain disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing
unit organisasi yang bersangkutan.
g. Sebagai bukti atau catatan bahwa tulisan dinas yang dikirim telah
sampai kealamat yang dituju, setiap penyerahan surat disertai tanda tangan dan nama penerima serta cap instansi yang bersangkutan
baik yang dibubuhkan dalam buku ekspedisi bagi pengiriman yang dilakukan oleh petugas pengantar surat atau surat pengantar bagi
pengiriman melalui pos.
2. Penerimaan Naskah Dinas
