Analisa dan Pembahasan
3. Analisa dan Pembahasan
3.1 Prosedur Sistem
Gambar 2: Activity Prosedur Sistem Penggajian berjalan:
Berikut adalan prosedur system yang saat ini
1. Bagian Tata Usaha rekap absen Berdasarkan Gambar 3.3. Activity diagram
2. Bagian bendahara menerima rekap absen proses perhitungan gaji pegawai terdapat:
3. Bagian Bendahara menghitung gaji
a. 1 Initial Node, objek yang diawali.
4. Bagian Bendahara Membuat laporan gaji
b. 10 Action, state dari sistem yang
5. Bendahara memberikan laporan gaji
eksekusi dari suatu kepada kepala sekolah diantaranya : rekap absen, menerima rekap
mencerminkan
6. Kepala sekolah memeriksa laporan gaji absen, menghitung gaji, menerima laporan dari Bendahara gaji, memeriksa laporan gaji, mencairkan
uang gaji, membuat slip gaji, menerima uang gaji, membuat slip gaji, menerima
ANALISA dan slip gaji, menerima gaji dan slip gaji.
PIECES
Perform Data yang dibutuhkan tidak dapat
c. 1 Decision Node, untuk membuat
ditampilkan karena harus melihat dari keputusan.
ance
beberapa data terlebih dahulu.
d. 1 Final State, objek yang diakhiri.
Waktu
yang digunakan dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan
banyak yang terbuang karena lamanya Berdasarkan tahapan analisa ini suatu sistem
3.2 Pembahasan Analisa PIECES
proses pencarian dalam bentuk catatan- atau
catatan yang menumpuk sehingga harus perancangan sistem dibuat. Tujuan dalam
aplikasi yang
dilakukan
sebelum
mencari satu per satu data yang penerapan sistem adalah untuk mengetahui alasan
dibutuhkan.
mengapa sistem tersebut dibutuhkan dalam proses Informa Adanya kesalahan dalam proses perhitungan gaji.
penyajian informasi karena penyajian Metode analisa yang digunakan yaitu
tion
informasi yang disampaikan tidak menggunakan metode PIECES :
mendetail secara keseluruhan sehingga menimbulkan kesalahan persepsi.
1. Performance (kinerja)
Informasi yang dihasilkan masih Perfomance atau kinerja merupakan suatu
kurang relevan dengan kebutuhan analisis terhadap kemampuan sistem dalam
pengguna yang ada karena tidak menyelesaikan tugas dengan baik.
adanya pembatas hak akses.
Econom Masih banyaknya pengeluaran dalam
proses pencatatan gaji pegawai yang Informasi merupakan hal terpenting bagi masih melakukan pencatatan gaji seorang pengguna akhir pada suatu sistem dalam pegawai dengan menggunakan kertas. pengambilan keputusan.
2. Information (Informasi)
ics
Control
Kontrol terhadap perhitungan gaji pegawai tidak ada sehingga tidak dapat
sewaktu-waktu terjadi dilihat dalam segi ekonomi sistem yang ada masih
3. Economic (Ekonomi)
Pada sistem yang berjalan saat ini dapat
diketahui
kesalahan dalam penginputan data. mengeluarkan biaya yang tidak sedikit dalam
Efficien Material kertas, tinta dan stampel yang proses pencatatan data penggajian menggunakan
ce digunakan untuk dokumen penggajian kertas, maka sistem yang berjalan saat ini masih
atau slip gaji terlalu berlebihan. kurang ekonomis.
Banyaknya actor dalam proses penggajian sehingga menjadi lebih
4. Control (kontrol)
tidak efektif dalam sumber daya Pengontrolan dalam sistem penggajian ini
manusia.
Pelayanan terhadap pegawai dalam kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi
sangat diperlukan, guna untuk meningkatkan
Service
gaji pegawai sering penyalahgunaan atau kesalahan sistem.
pemberian
mengalami
keterlambatan atau
pelayanan
yang lama akibat
5. Effisiency (efisiensi)
perhitungan upah yang diberikan tidak Terdapat perbedaan antara efisiensi dengan
sesuai karena adanya kesalahan ekonomis. Ekonomis berkaitan dengan sesedikit
penginputan data. mungkin jumlah sumber daya yang digunakan
sehingga menghasilkan keuntungan, sedangkan
3.3 Pernyataan Masalah
efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan dengan sebaik dan
Pernyataan masalah
Visibilitas Solusi
sehemat mungkin dengan pemborosan atau biaya
/Prioritas diusulkan
yang paling minimum. Data yang dibutuhkan Tinggi / 1 Pembuatan
tidak
dapat
Sistem yang
effective dan Pelayanan yang diberikan sangat mendukung
6. Service (pelayanan)
ditampilkan
karena
efficient dalam
harus melihat dari
proses penggajian.
Guna
untuk
beberapa data terlebih
meningkatkan pelayanan terhadap pegawai,
dahulu.
Tinggi / 1 Pengembang mereka dapat sesuai dengan hasil kerja yang
sehingga pegawai merasa puas dengan upah yang
Waktu yang digunakan
an Sistem dilakukan.
dalam menyajikan
informasi yang
baru
dibutuhkan banyak
Berikut di bawah ini adalah table hasil analisa
yang terbuang.
kinerja :
Adanya
kesalahan Tinggi / 2 Pengembang kesalahan Tinggi / 2 Pengembang
an Sistem
3.4 Matrik Analisa Sebab dan Akibat
penyajian informasi
baru
PIECES
karena penyajian Matrik sebab akibat digunakan untuk informasi
yang menentukan tujuan-tujuan perbaikan sistem disampaikan
tidak pengolahan penggajian pada SMK BINA AM mendetail
secara MA’MUR, dimana tujuan perbaikan sistem keseluruhan sehingga
disesuaikan dengan analisis masalah yang menimbulkan
ditemukan pada saat penulis melakukan analisa. kesalahan persepsi.
Tabel di bawah ini merupakan tabel matriks sebab Informasi
akibat yang digunakan untuk mempermudah dihasilkan
yang Tinggi / 1
Pengembang
masih
an Sistem
dalam menentukan tujuan.
kurang relevan dengan
baru, dengan
kebutuhan pengguna
Analisa Sebab dan Akibat yang ada karena tidak
user
Sebab dan Akibat adanya pembatas hak
management
Masalah
Data yang akses.
Data yang dibutuhkan Sebab:
tidak dapat ditampilkan disimpan dalam kertas Masih
karena harus melihat terpisah. pengeluaran
banyaknya Tinggi / 1
Pengembang
Akan proses pencatatan gaji
dalam
an Sistem
dari beberapa data Akibat:
memakan waktu yang pegawai yang masih
baru, dengan
terlebih dahulu.
lama dalam melakukan pencatatan
Laporan
menampilkan data yang menggunakan kertas.
secara
dibutuhkan. Kontrol
online
Data yang perhitungan
terhadap Tinggi / 1
Pengembang
Waktu yang digunakan Sebab:
menyajikan disimpan dalam kertas pegawai tidak ada
gaji
an Sistem
dalam
yang terpisah. sehingga tidak dapat
baru, dengan
informasi
banyak Akibat: Waktu delai diketahui
user
dibutuhkan
penginputan data waktu
sewaktu-
management
yang terbuang.
terjadi pegawai lebih dari 3 kesalahan
dalam menit per pegawai. penginputan data.
Data yang Material kertas, tinta Tinggi / 2
Adanya
kesalahan Sebab:
penyajian disimpan dalam kertas dan
Pengembang
dalam
karena terlalu global. digunakan
stampel yang
an Sistem
informasi
Informasi dokumen penggajian
untuk
baru, dengan
informasi
yang Akibat:
tidak yang di inginkan tidak atau slip gaji terlalu
Laporan
disampaikan
secara lengkap dan detail. berlebihan.
keseluruhan sehingga
Banyaknya actor Tinggi / 2
Pengembang
menimbulkan
dalam proses
an Sistem
kesalahan persepsi.
penggajian sehingga
Informasi menjadi lebih tidak
baru, dengan
Informasi
yang Sebab:
masih disampaikan kesemua efektif dalam sumber
user
dihasilkan
kurang relevan dengan orang. daya manusia.
management
pengguna Akibat: Informasi gaji Pelayanan
kebutuhan
yang ada karena tidak bisa tersebar. pegawai
terhadap Tinggi / 1
Pengembang
dalam
an Sistem
adanya pembatas hak
pemberian gaji
baru, dengan
akses.
pegawai sering
Pencatatan mengalami
dalam menggunakan Kertas keterlambatan
online. Satu
pengeluaran
Pengeluar pelayanan yang lama
atau
kali input di
proses pencatatan gaji Akibat:
pegawai yang masih uang dalam jumlah akibat
depan.
perhitungan melakukan pencatatan yang banyak upah yang diberikan
menggunakan kertas.
tidak sesuai karena
Informasi adanya
Kontrol
terhadap Sebab:
kesalahan perhitungan gaji tidak disampaikan kesemua penginputan data.
ada sehingga tidak orang. dapat
diketahui Akibat: Informasi gaji sewaktu-waktu terjadi bisa tersebar. kesalahan
dalam
penginputan data.
Material kertas, tinta Sebab:
yang menggunakan Kertas yang menggunakan Kertas
d. Sistem akuntansi penggajian yang telah dokumen
untuk Akibat:
Pengeluar
penggajian uang dalam jumlah diterapkan pada Sekolah Menengah atau
slip gaji yang banyak Kejuruan (SMK) Bina Am Ma’mur telah berlebihan.
mempunyai sistem yang masih kurang baik,
Banyaknya actor dalam Sebab:
maka dibuat sistem penggajian agar dapat proses
Informasi
penggajian disampaikan kesemua mempermudah bagian bendahara dalam sehingga menjadi lebih orang.
proses penggajian.
e. Dengan adanya sistem informasi akuntansi sumber daya manusia.
tidak efektif dalam Akibat: Informasi gaji
baru yang sudah Pelayanan
bisa tersebar.
penggajian
yang
terkomputerisasi, dapat menghemat waktu pegawai
terhadap Sebab:
Kesalahan
dalam penginputan data gaji. dalam pembuatan laporan gaji pegawai dan
laporan kasbon pegawai secara cepat dan sering
pemberian gaji pegawai Akibat:
terjadi
tepat. Informasi yang disajikan menjadi lebih keterlambatan
mengalami keterlambatan
dalam
lama pemberian gaji. akurat dan tingkat ketelitian lebih tinggi, akibat
perhitungan kemungkinan terjadinya kesalahan sangat upah yang diberikan
kecil.
tidak sesuai karena
f. Yang berperan dalam pengoperasian sistem adanya
penggajian pada Sekolah penginputan data.
kesalahan
akuntansi
Menengah Kejuruan (SMK) Bina Am Ma’mur yaitu bagian bendahara untuk
Berdasarkan Analisa Sebab dan Akibat di atas, menginput data pegawai, bendahara yang didapat sebuah kesimpulan awal dari analisa
berperan untuk menginput data kasbon masalah ini yang berujung pada membuat sebuah
pegawai dan menginput data gaji pegawai aplikasi Penggajian dengan tujuan untuk
dan kepala sekolah hanya dapat melihat perbaikan sistem.
laporan data kasbon pegawai dan laporan gaji pegawai.