A. Komponen Komunikasi
Eric 2006 : 37 menyatakan bahwa komponen-komponen komunikasi ini akan membentuk suatu proses komunikasi. Komponen-komponen tersebut
adalah : a.
Komunikator atau Pengirim pesan Kumunikator adalah individu atau orang yang mengirim pesan. Pesan
tersebut diproses melalui pertimbangan dan perencanaan dalam pikiran. Proses mempertimbangkan dan merencanakan tersebut berlanjut kepada
proses penciptaan pesan. Dengan demikian seorang komunikator menciptakan pesan, untuk selanjutnya mengirimkannya dengan saluran
tertentu kepada orang atau pihak lain. b.
Pesan atau Informasi Pesan atau Informasi merupakan sebuah komponen yang menjadi isi
komunikasi. Pesan adalah komunikasi yang diciptakan komunikator dan akan dikirimkan kepada komunikan. Pesan dapat berupa pesan verbal
maupun non-verbal. c.
Media atau Saluran Media adalah suatu sasaran yang digunakan untuk menyampaikan pesan
dari seorang komunikator kepada komunikan. Ada berbagai macam media, meliputi media cetak, radio, audio visual.
d. Komunikan atau Penerima
Universitas Sumatera Utara
Komunikan adalah pihak yang menerima pesan. Tugas seorang komunikan bukan hanya menerima pesan melainkan juga menganalisis dan
menafsirkan, sehingga dapat memahami pesan tersebut. e.
Umpan Balik atau Feedback Umpan balik juga dapat disebut dengan respon. Komponen ini disebut
demikian karena komponen ini merupakan tanggapan dari seorang komunikan setelah mendapatkan pesan.
f. Noise
Gangguan tak terencana dalam proses komunikasi sebagai akibat diterimanya pesan lain oleh komunikasi yang berbeda dengan pesan yang
disampaikan oleh komunikatornya kepadanya.
B. Proses Terjadinya Komunikasi
Gangguan Noise
Gambar 3.1 Proses Terjadinya Komunikasi Sumber : Munir dalam buku Manajemen Administrasi Perkantoran Modern 2007
a. Komunikasi berawal dari adanya pesan atau informasi yang akan
dikirim atau disampaikan dari pengirim kepada penerima. Dalam hal ini pengirim dinamakan sebagai sumber pesan atau sumber informasi.
Pesan atau informasi yang kemudian akan dikirim atau disampaikan
kepada penerima tersebut pertama kali mengalami Enkoding. Pengiri
m Enkoding
Mediator Dekodin
g Penerim
a
Universitas Sumatera Utara
b. Proses enkoding dimana pesan atau informasi yang akan disampaikan
tersebut mengalami transformasi ke dalam bentuk simbol atau sesuatu yang terjadi representasi pengirim pesan dalam menyampaikan
pesannya. Simbol tersebut dapat disampaikan secara langsung maupun
melalui Mediator.
c. Mediator dapat berupa telepon, komputer dan juga bisa berupa orang
lain. Pesan atau informasi yang di representasikan melalui simbol kemudian diterima oleh penerima. Namun, karena penerima memiliki
persepsi sendiri maka ketika simbol komunikasi berupa kata-kata diterima oleh penerima, penerima harus melakukan tranformasi makna
atau proses Dekoding.
d. Proses dekoding adalah dimana simbol komunikasi berupa kata-kata
dari si pengirim di transformasikan ke dalam persepsi si penerima. e.
Jika penerima telah mengerti, maka penerima kan memberikan respon balasan dengan memberikan umpan balik kepada penerima dengan
bentuk komunikasi lainnya.
2. Fungsi Komunikasi
Munir 2007 : 50 Komunikasi mempunyai empat fungsi penting, yaitu : a.
Fungsi Kontrol. Komunikasi dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya, kepada siapa
melaporkan hasil pekerjaannya, dan hal-hal lain yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka.
Universitas Sumatera Utara
b. Fungsi Motivasi. Fungsi dimana dilakukan untuk pemberian feedback
kepada bawahn agar meningkatkan kinerjanya di masa depan. c.
Fungsi Emosi. Orang yang bekerja tentunya melakukan interaksi sosial, salah satunya adalah komunikasi. Dimana masing-masing anggota
organisasi dapat mengekspresikan emosinya baik positif maupun negatif. d.
Fungsi Informasi. Dengan adanya informasi berhubungan dengan memperlancar keputusan yang dapat dilakukan pihak manajemen.
3. Komunikasi Yang Efektif
A. Bentuk-bentuk Komunikasi
Menurt Dessler 2006 : 33 Komunikasi dapat berupa komunikasi interpersonal pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara terbentuk komunikasi seperti : Komunikasi Interpersonal adalah komunikasi yang dilakukan antara seorang
dengan orang lain dalam sebuah organisasi. Terdapat dua bentuk komunikasi yang biasa dilakukan dalam komunikasi interpersonal yaitu
komunikasi lisan dan komunikasi tulisan. Dalam pelaksanaan kegiatan antar pegawai pada bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, komunikasi dilakukan dengan cara lisan dan tulisan. Komunikasi lisan adalah Komunikasi yang
dilakukan oleh seseorang kepada orang lain melalui penggunaan mulut dimana pesan yang disampaikan dapat langsung diterima oleh si penerima
pesan. Pelaksanaan komunikasi secara lisan dilaksanakan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu
Universitas Sumatera Utara
dengan tatap muka berupa pemberitahuan secara lisan melaksanakan pertemuan antara Pembantu Dekan III dengan pegawainya, serta
pembicaraan melalui telepon apabila ada hal-hal informasi yang perlu disampaikan terhadap pegawai maupun bagian-bagian yang lain. Konikasi
lisan merupakan komunikasi yang lebih efektif karena lebih cepat dan praktis dalam proses penyampaiannya. Komunikasi lisan pada
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi hubungan antara Pembantu Dekan III dengan pegawai, pegawai dengan
pegawai, dan juga hubungan antara keseluruhan pihak yang berada pada lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terutama untuk
mahasiswa yang berada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Job Description pada bagian Kemahasiswaan dapat dilihat sebagai berikut :
a. Melakukan administrasi kemahasiswaan
b. Melakukan pemberian izin dan rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan c.
Memberikan layanan kesejahteraan mahasiswa d.
Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni
Komunikasi lisan memiliki kebaikan dan kelemahan. Kebaikan :
a. Penjelasan dapat dilakukan dengan mendetail.
b. Dapat menimbulkan sistem komunikasi secara timbal balik.
c. Dapat menimbulkan partisipasi secara langsung.
Kelemahan :
Universitas Sumatera Utara
a. Dapat terjadi kesalahpahaman dalam penyampaian pesan.
b. Tidak dapat digunakan sebagai pegangan bagi si penerima
komunikasi. Komunikasi juga dilakukan dengan mahasiswa karena mahasiswa
memerlukan pelayanan dari bagian Kemahasiswaan dalam bentuk komunikasi. Pelayanan yang diberikan oleh pegawai terhadap mahasiswa harus baik. Untuk itu
bagian Kemahasiswaan harus memberikan informasi secara jelas agar mahasiswa memahami informasi tersebut melalui komunikasi yang berjalan dengan lancar.
Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang dilakukan seseorang kepada orang lain melalui mediator berupa sesuatu yang dapat menyampaikan pesan
pengirim kepada penerima sehingga maksud dari pesan dapat dengan mudah diterima. Pelaksanaan komunikasi secara tertulis yang dilaksanakan pada bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu perintah dan penjelasan secara tertulis dari Pembantu Dekan III kepada semua pegawai yang
ada pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara dan juga laporan tertulis berupa hasil kerja dari pegawai kepada pimpinan yaitu
Pembantu Dekan III. Komunikasi secata tertulis yang dilakukan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kepada
mahasiswanya yaitu : 1.
Mempunyai informasi mengenai lowongan pekerjaan, beasiswa dalam bentuk pengumuman yang disajikan di majalah dinding.
2. Menginformasikan kepada mahasiswa apa yang menjadi hak dan
kewajibannya seperti pembayaran SPP, pengisian KRS.
Universitas Sumatera Utara
Komunikasi tertulis juga dapat memiliki kebaikan dan kelemahan. Kebaikan:
1. Dapat disebarluaskan
2. Merupakan penjelasan yang baik pada sipenerima komunikasi
3. Dapat diperbanyak dalam waktu singkat.
Kelemahan: Yaitu pemeliharaan atau penyimpanan yang bersifat up to date dan usaha
untuk mendapatkan kembali dokumen itu bila diperlukan di kemudian hari.
Selain komunikasi Interpersonal komunikasi juga bisa bersifat atau berbentuk Kelompok Kerja. Bentuk komunikasi ini biasanya dilakukan baik
antarindividu maupun kelompok ternayata memiliki pola komunikasi tersendiri sehingga memiliki semacam jejaring komunikasi. Pada bagian Kemahasiswaan
komunikasi yang terjalin yaitu : 1.
Komunikasi dari atasan kebawah yang disebut top-down communications yang berupa perintah, instruksi, petunjuk, informasi,
dan lain sebagainya kepada bawahan. Dalam hal ini komunikasi terjalin antara Pembantu Dekan III dengan bawahannya.
2. Komunikasi dari bawah ke atas yang disebut bottom-up communications
yang berupa laporan hasil pekerjaan, saran, pengaduan, dan lain sebagainya kepada pimpinan. Komunikasi ini terbentuk antara pegawai
yang bertanggung jawab atas hasil laporan pekerjaannya kepada pimpinan.
Universitas Sumatera Utara
3. Komunikasi horizontal yaitu pertukaran pesan diantara orang-orang
yang sama tingkatan otoritasnya didalam organisasi. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugasnya, seperti : pemecahan masalah,
penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi. Komunikasi yang horizontal yang trjadi pada bagian Kemahasiswaan Fakutas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara misalnya komunikasi antara Pembantu Dekan III dengan Pembantu Dekan II maupun Pembantu
Dekan I. Komunikasi horizontal bisa juga terjadi di antara sesama pegawai yang ada pada Fakulyas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Komunikasi sangat diperlukan umtuk saling bertukar pikiran karena setiap bagian saling berkaitan. Berdasarkan keterangan di atas dapat
disimpulkan bahwa kerja sama yang erat dalam berkomunikasi antara pimpinan dengan pegawai maupun antara pegawai itu sendiri sangat
diperlukan. Dalam aktivitas kerja pegawai pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus melaksanakan
komunikasi sebaik-baiknya dan pimpinan juga harus bisa membina komunikasi dengan pegawai selaku bawahannya, sehingga para
pegawainya dapat melaksanakan aktivitas kerja dengan hasil yang optimal. Apabila ada masalah yang tidak dapat dipecahkan oleh para
pegawai, pegawai dapat langsung menanyakan kepada Pembantu Dekan III selaku pimpinan di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, dan Pembantu Dekan III akan memberikan penjelasan dan pengarahan sehingga masalah dapat dipecahkan.
Universitas Sumatera Utara
B. Asas Komunikasi
Kategori