Peranan Komunikasi Terhadap Kinerja Pegawai pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universtas Sumatera Utara

PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH : SILVIA IRNANDA

092103004

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

M E D A N

NIM : 092103004

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI TERHADAP KINERJA

PEGAWAI PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : ………. 2012 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM NIP. 19741012 200003 2 003

)

Tanggal : ………. 2012 Plt. Dekan

(Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak NIP. 19560101 198203 1 005

NAMA : SILVIA IRNANDA

NIM : 092103004

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI TERHADAP KINERJA

PEGAWAI PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Desember 2012

Menyetujui Pembimbing

(Beby Kendida Hasibuan, SE, M.Si NIP. 19831008 201012 2 003

yang telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya kepada kita semua, khususnya kepada saya sehingga dapat meyelesaikan Tugas Akhir ini. Adapun penyusunan Tugas Akhir ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Faluktas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan memperoleh gelar Ahli Madya.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidak luput dari kekurangan baik dari segi penyusunan, tata bahasa, maupun dari segi ilmiah. Oleh karena itu penulis akan selalu menerima saran dan kritik yang bersifat membangun.

Selama dalam melaksanakan perkuliahan dan tahap penulia Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan dukungan moral, spiritual, nasehat, serta dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala hormat dan kerendahan hati, penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :

1. Teristimewah untuk Ayahanda dan Ibunda tercinta yang menjadi suri teladan dan telah melahirkan penulis serta telah senantiasa memberikan dukungan dan mencukupi kebutuhan materil dan moril, semangat serta doa kepada penulis. Semoga Ayah dan Ibu dalam lindungan Allah SWT. Amin 2. Bapak Drs. H. Arifin Lubis, MM,Ak, selaku Plt. Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretarian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Beby Kendida HSB, SE, MSi, selaku Dosen Pembimbing telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk memberikan bimbingan ( saran ) yang sangat berguna kepada penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini. 5. Seluruh Staf dan pengajar atau Dosen dan Karyawan maupun Karyawati

Akhir ini.

7. Serta teman-teman yang baik di Fakultas Ekonomi USU yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas dukungannya.

8. Teman-teman magang Group 1 Icha, Ikha, Bembeng, Wanti yang telah memberikan motivasi selama magang dan kerja samanya selama magang. Dengan demikian penulis tidak lupa meminta maaf apabila terdapat kekurangan didalam penulisan Tugas Akhir ini, karena penulis menyadari bahwa kekurangan itu datang dari penulis sendiri, dan apabila ada kelebihan dari Tugas Akhir ini maka penulis merasa bahwa datang nya dari ALLAH SWT. Sehingga kita jadikan sebagai pedoman untuk masa-masa yang akan datang. Maka penulis mengharapkan kritik dan saran yang menumbuhkan ke arah yang positif dan dapat menjadi pedoman untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ada pada Laporan Tugas Akhir ini. Akhirnya penulis mengucapkan terima kasih dan semoga Tugas Akhir ini bermanfaat dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Medan , 6 November 2012

Penulis

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vi

DAFTAR TABEL ... vii

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 4

F. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II : PROFIL INSTANSI ... 7

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Struktur Organisasi Kemahasiswaan ... 10

C. Job Description Kemahasiswaan ... 15

D. Kinerja Pegawai Kemahasiswaan ... 17

E. Rencana Kegiatan Kemahasiswaan ... 19

BAB III : PEMBAHASAN ... 20

A. Pengertian Komunikasi ... 20

B. Fungsi dan Tujuan Komunikasi ... 23

C. Komunikasi yang Efektif ... 24

D. Kinerja Pegawai pada Bagian Kemahasiswaan ... 31 E. Peranan Komunikasi Terhadap Kinerja pada Bagian

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang

Dalam kehidupan sehari-hari, setiap orang tidak dapat dilepaskan dari dunia komunikasi, mulai dari bangun tidur hingga akan tidur kembali. Sebelum berangkat kerja atau sekolah, berbagai kegiatan komunikasi dilakukan seperti membaca koran, tabloid atau mendengarkan acara televisi. Komunikasi merupakan keterampilan yang sangat penting dalam kehidupan manusia, dimana kita ketahui komunikasi dapat terjadi pada setiap gerak langkah manusia. Manusia sebagai makhluk sosial yang tergantung satu sama lain dan mandiri serta saling terkait dengan orang lain dilingkungannya. Satu-satunya alat untuk dapat berhubungan dengan orang lain dilingkungannya adalah komunikasi baik secara verbal maupun non verbal. Istilah komunikasi berasala dari kata Latin Commicare atau communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama.Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya. Menurut Himstreet dan Baty dalam buku Purwanto(2006 : 24), komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui sistem yang biasa, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal maupun prilaku atau tindakan.

Pada Era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang pesat membawa pengaruh terhadap kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi.

Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan-kegiatan didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah.

Kegiatan komunikasi yang dilakukan dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik media komunkasi non elektronik/konvensional maupun media komunikasi elektronik. Media komunikasi non elektronik antara lain adalah penggunaan bahas lisan, bahasa isyarat dan aneka komunikasi yang menggunakan kertas. Salah satu alat komunikasi yang dilakukan menggunakan kertas yaitu melalui surat. Surat merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus persen sebagai alat komunikasi didalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien. Sedangkan media komunikasi elektronik antara lain adalah media audio-visual(televisi), internet, telepon dan lain-lain.

Di dalam sebuah instansi pemerintahan seperti sebuah universitas yang erat sekali hubungannya dengan komunikasi yaitu komunikasi dari pihak universitas itu sendiri dengan mahasiswanya maupun pihak lain seperti universitas-universitas lainnya. Salah satu bagian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang sering berhubungan dengan mahasiswa , dosen maupun dengan calon mahasiswa baru yang ingin mengetahui bagaimana cara mendaftar ulang untuk menjadi mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah bagian Kemahasiswaan. Tentunya dalam hal ini pernan komunikasi sangat diperlukan agar tercapainya hubungan yang baik dengan mahasiswa , dosen dan calon mahasiswa baru. Misalnya, dalam pemberian

informasi tertulis berupa pengumuman , dengan adanya informasi tersebut yang dibuat dalam bentuk pemberitahuan pada Majalah Dinding Fakultas, mahasiswa pasti membutuhkan informasi lebih lanjut. Untuk itu mereka akan menanyakan hal tersebut pada bagian yang bersangkutan yaitu bagian Kemahasiswaan. Komunikasi yang baik diperlukan antara pegawai dan mahasiswa agar informasi dapat disampaikan dengan benar dan mahasiswa dapat merasakan pelayanan yang baik. Komunikasi harus terbentuk dengan baik agar tidak terjadi perselisihan dan ketidaklancaran dalam melaksanakan pekerjaan. Komunikasi yang baik juga dapat dilihat dari kinerja seorang pegawai sesuai standar yang telah ditetapkan oleh bagian yang bersangkutan. Dengan keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam efektifitas dan efesiensinya merupakan alat perekat organisasi/instansi, yang juga mempengaruhi nama baik (goodwill) organisasi bersangkutan.

Uraian latar belakang diatas mendorong kegiatan penulis untuk memilih judul “ Peranan Komunikasi Terhadap Kinerja Pegawai Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara “

B. Permasalahan

Berdasarkan pada uraian latar belakang diatas, maka terdapat perumusan masalah yang menjadi objek dalam penelitian, yaitu “ Bagaimana Peranan Komunikasi Terhadap Kinerja Pegawai Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara? “

C. Tujuan Penelitian

Apa tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini adalah : Untuk mengetahui peranan komunikasi terhadap kinerja pegawai pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Menambah pengetahuan dan wawasan bagi penulis dalam bidang yang diteliti tentang bagaimana menciptakan komunikasi yang efektif.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Penulis membuat jadwal kegiatan gunanya agar waktu yang dipergunakan dapat dibagi-bagi dengan teratur agar penulisan tugas akhir ini dapat selesai tepat waktunya. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan

KEGIATAN

September

Oktober

Nobember

I

I

I

Persiapan

Pengumpulan Data

Penulisan

F. Sistematika Penulisan

Persiapan tuags akhir dimulai pada minggu ketiga dan keempat pada tanggal 20 – 29 September dan disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan. Penulis melakukan pengumpulan data yang dilaksanakan pada minggu pertama , kedua dan ketiga pada pada tanggal 1 – 20 Oktober 2012. Sedangkan penulisan tugas akhir ini di mulai pada akhir bulan tanggal 22 Oktober sampai dengan selesai di bulan November 2012.

Tugas Akhir ini di bagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

Bab I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permaslahan, maksud dan tujuan penelitian, rencana penulisan yang terbagi lagi atas jadwal survey/observasi dan rencana isi.

Bab II : FROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah ringkas, struktur organisasi kemahasiswaan, job description kemahasiswaan, kinerja kegiatan, dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Bab III : TEORI PENELITIAN

Dalam bab ini diuraikan tentang pengertian komunikasi, fungsi dan tujuan komunkasi, komunikasi yang efektif, kinerja pegawai pada bagian Kemahasiswaan, dan peranan komunikasi terhadap kinerja pegawai pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran penulis berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan mengenai Peranan Komunikasi terhadap kinerja pegawai pada kegiatan Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di dirikan di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi didirikan tahun 1959 di Darussalam ( Universitas Syiah Kuala ) Kota Kutaraja ( Banda Aceh ), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja ( Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja ( sekarang Banda Aceh ) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.

23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 , Program Pendidikan Diploma D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangakan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Sementara pendidikan profesi berada dibawah Departemen Akuntansi, yakni Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAk) yang kurikulum dan proses pendidikan diselenggarakan secara tersendiri.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN ( Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan peraturan Pemerintah Nomor 56 Tahun 2003, tanggal 11 November 2003, dimana Fakultas Ekonomi Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikolog pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara telah memiliki 12 Fakultas.

Visi Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhn pasar pesaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumateta Utara adalah sebagai berikut a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, Manajemen, Akuntandi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Sentiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profrsional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.

B. Struktur Organisasi

Stuktur Organisasi diperlukan untuk membedakan wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya keterkaitan antar bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Untuk mencapai tujuan organisasi, diperlukan sudah wadah yang mengatur seluruh aktivitas organisasi yang disusun dalam suatu stuktur organisasi.Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangakain kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Suametera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1. berikut ini

DEKAN PEMBANTU DEKAN

I II III Senat Akademik Komisi- Komisi Pusat Kajian/ Pengembanga Unit Pelaksana

T k i

Tata Usaha Subbag Umum dan Perlengkapan Subbag Pendidikan Subbag Keuangan dan K i Subbag Kemahasiswa an dan Alumni

Departemen Manajemen

Departemen Akuntansi Departemen Ekonomi Pembanguanan

Dose Manajemen S1 Reguler Manajemen S1 Ekstension DIII Keuangan

DIII Kesekretariatan

Dose Dose

Akuntansi S1 Reguler Akuntansi S1 Ekstension DIII Akuntansi

Ekonomi Pembangunan S1 Reguler

Ekonomi Pembangunan S1 Ekstension

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU Plt. Dekan : Drs. Arifin Lubis, MM,Ak

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM,Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si PROGRAM S1

Ekonomi Pembangunan

Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Ketua Program Studi : Irsyad Lubis, M.Soc, Ph.D

Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat SE, M.Si

Manajemen

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Sekretaris Departemen : Dra. Maharyanie, M.Si

Akuntansi

Pl. Ketua Departemen : Dr. Syarifuddin Ginting SE, M.A.F.I.S. Ak Ketua Program Studi : Firman Syarif, M.Si, Ak

Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Djafar, MM, Ak Sekretaris Program Studi : Drs. Mutia Ismail, M.Si, Ak PROGRAM DIPLOMA

Keuangan

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Syafrizal helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwa, M.Si, Ak Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Pada gambar 2.2 dapat dilihat Stuktur Organisasi pada Pembantu Dekan III yang membawahi bagian Kemahasiswaan

Gambar 2.2 Struktur organisasi pada bagian Kemahasiswaan FE USU

Sumber. Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2012

Pimpinan Kemahasiswaan:

Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham,M.Si Kasug.Kemahasiswaan : Zailina. S.sos

Pembantu Dekan III

Drs.Ami Dilham,M.Si

Kasub. Kemahasiswaan

Zailina, S.sos

Staf/Pegawai

Emma Dahliana,SE

Staf/Pegawai

Safaruddin,SE

Staf/Pegawai

Staf / Pegawai Kemahasiswaan : Emma Dahliana,SE Sri Wardani,SE Safaruddin,SE

Chairunisa, SE

Dari struktur organisasi ini dapat dilihat bahwa antara pimpinan dengan pegawai, pegawai dengan pegawai memiliki tugas yang saling berkaitan. Pace dan Faules dalam buku Suranto ( 2005 : 88 ) mengemukakan bahwa penyampaian pesan secara berurutan merupakan bentuk komunikasi yang paling diminan di dalam suatu perkantoran. Oleh sebab itu, komunikasi diperlukan guna pencapaian tujuan secara keseluruhan. Pada bagian kemahasiswaan ini terjalin komunikasi yaitu :

1. Komunikasi dari atas ke bawah yang disebut top-down communications yang berupa perintah, instruksi, petunjuk dan informasi lainnya kepada bawahan.

2. Komunikasi dari bawah ke atas yang disebut bottom-up communications yang berupa laporan hasil kerja, saran, pengaduan, dan lain sebagainya kepada pimpinan.

3. Komunikasi horizontal yaitu pertukaran informasi diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya didalam organisasi. Seperti komunikasi antar Pembantu Dekan dan komunikasi antar pegawai Kemahasiswaan di jajaran Fakultas Ekonomi.

C. Job Description Kemahasiswaan

Job description adalah uraian pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap pegawai dimana pekerjaan tersebut telah ditetapkanoleh pimpinan sesuai kemampuan dan pengetahuannya menurut Purwanto ( 2006 : 46 ). Dari pengertian tersebut dapat dilihat Job Description bagian Kemahasiswaan sebagai berikut: Tugasnya :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian Kemahasiswaan.

b. Mengumpulkan dan mengelola data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

Pimpinan Kemahasiswaan Tugasnya :

1. Menandatangani segala jenis surat permohonan dari mahasiswa seperti surat : surat aktif kuliah, surat permohonan tunjangan dan lain sebagainya

2. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan

3. Mempersiapakan penyusunan RKAT Bagian.

Kasub. Kemahasiswaan Tugasnya :

1. Memeriksa surat permohonan mahasiswa apakah sudah benar.

2. Memaraf surat permohonan mahasiswa.

3. Mengkonsep/ membalas surat yang diterima dari luar instansi misalnya surat lowongan pekerjaan, surat kegiatan beprestasi (beasiswa).

Staf/ Pegawai Tugasnya :

1.Mengetik surat permohonan beasiswa.

2. Memriksa syarat pengajuan surat permohonan mahasiswa.

3. Apabila dalam masa pengurusan beasiswa, memberikan formulir, menerima dan memeriksa berkas mahasiswa seperti KHS, Fotocopy SPP, Fotocopy KTM

dan sebagainya.

D. Kinerja Pegawai

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu: Penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. Agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud, dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Untuk mencapai hasil kerja yang maksimal diperlukan pengetahuan dan keterampilan yang mendukung pelaksanaan tugas sehingga menghasilkan kinerja yang optimal. Kinerja adalah jawaban dari berhasil/ tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Menurut Mangkunegara ( 2000:67 ) kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.

Oleh sebab itu, kinerja pegawai akan sangat berpenagruh terhadap kinerja organisasi. Menurut Simamora ( 2006 : 71 ) “ penilaian kinerja adalah proses yang dipakai oleh organisasi untuk mengevaluasi pelaksanaan kerja individu pegawai”

Kinerja yang optimal dapat dicapai pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, apabila pegawai mampu melakukan komunikasi yang baik kepada mahasiswa dengan melayani apa yang dibutuhkan, baik mengenai informasi maupun kepentingan dalam pengurusan surat-surat keterangan sesuai dengan kepentimgannya.

Secara umum kegiatan yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitia-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.

Fakultas juga terus melakukan pembinaan tehadap civitas akademik agar dapat menghasilakn Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

E. Rancana Kegiatan

Rencana kegiatan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

1. Mengadakan Latihan Kepemimpinan Mahasiswa. 2. Mempersiapkan penyambutan mahasiswa baru. 3. Melaksanakan kegiatan Kemahasiswaan.

BAB III PEMBAHASAN 1. Pengertian Komunikasi

Organisasi harus menyadari bahwa salah satu kunci pernting tercapainya tujuan tergantung kepada kemampuan secara efektif dengan pihak lain. Suatu organisasi baik bawahan maupun pimpinan perlu mempelajari tentang teori komunikasi organisasi, agar proses komunikasi berjalan dengan lancar. Pesan, ide, gagasan serta feedback dapat diterima, dipahami, dengan jelas sehingga tugas-tugas dapat dikerjakan dengan baik. Bila komunikasi berjalan dengan efektif, maka sasaran organisasi dapat tercapai dengan hasil yang optimal. Pengertian komunikasi menurut beberapa ahli:

a. Stoner, Freeman, dan Gilbert dalam buku Purwanto (1995: 15) mendefinisikan komunikasi sebagai process by which poeple attempt to share meaning via transmission of symbolic messages. Komunikasi adalah peoses dimana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis. Komunikasi dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung, dengan menggunakan berbagai media yang tersedia.

b. Menurut Eric (2006 : 15) komunikasi adalah yang didalamnya menunjukkan arti pengetahuan dipindahakan dari seorang kepada orang lain, biasanya dengan maksud mencapai beberapa tujuan khusus.

A. Komponen Komunikasi

Eric ( 2006 : 37 ) menyatakan bahwa komponen-komponen komunikasi ini akan membentuk suatu proses komunikasi. Komponen-komponen tersebut adalah :

a. Komunikator atau Pengirim pesan

Kumunikator adalah individu atau orang yang mengirim pesan. Pesan tersebut diproses melalui pertimbangan dan perencanaan dalam pikiran. Proses mempertimbangkan dan merencanakan tersebut berlanjut kepada proses penciptaan pesan. Dengan demikian seorang komunikator menciptakan pesan, untuk selanjutnya mengirimkannya dengan saluran tertentu kepada orang atau pihak lain.

b. Pesan atau Informasi

Pesan atau Informasi merupakan sebuah komponen yang menjadi isi komunikasi. Pesan adalah komunikasi yang diciptakan komunikator dan akan dikirimkan kepada komunikan. Pesan dapat berupa pesan verbal maupun non-verbal.

c. Media atau Saluran

Media adalah suatu sasaran yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari seorang komunikator kepada komunikan. Ada berbagai macam media, meliputi media cetak, radio, audio visual.

Komunikan adalah pihak yang menerima pesan. Tugas seorang komunikan bukan hanya menerima pesan melainkan juga menganalisis dan menafsirkan, sehingga dapat memahami pesan tersebut.

e. Umpan Balik atau Feedback

Umpan balik juga dapat disebut dengan respon. Komponen ini disebut demikian karena komponen ini merupakan tanggapan dari seorang komunikan setelah mendapatkan pesan.

f. Noise

Gangguan tak terencana dalam proses komunikasi sebagai akibat diterimanya pesan lain oleh komunikasi yang berbeda dengan pesan yang disampaikan oleh komunikatornya kepadanya.

B. Proses Terjadinya Komunikasi

Gangguan / Noise

Gambar 3.1 Proses Terjadinya Komunikasi

Sumber : Munir dalam buku Manajemen Administrasi Perkantoran Modern 2007

a. Komunikasi berawal dari adanya pesan atau informasi yang akan dikirim atau disampaikan dari pengirim kepada penerima. Dalam hal ini pengirim dinamakan sebagai sumber pesan atau sumber informasi. Pesan atau informasi yang kemudian akan dikirim atau disampaikan kepada penerima tersebut pertama kali mengalami Enkoding.

Pengiri m

Enkoding Mediator Dekodin g

Penerim a

b. Proses enkoding dimana pesan atau informasi yang akan disampaikan tersebut mengalami transformasi ke dalam bentuk simbol atau sesuatu yang terjadi representasi pengirim pesan dalam menyampaikan pesannya. Simbol tersebut dapat disampaikan secara langsung maupun melalui Mediator.

c. Mediator dapat berupa telepon, komputer dan juga bisa berupa orang lain. Pesan atau informasi yang di representasikan melalui simbol kemudian diterima oleh penerima. Namun, karena penerima memiliki persepsi sendiri maka ketika simbol komunikasi berupa kata-kata diterima oleh penerima, penerima harus melakukan tranformasi makna atau proses Dekoding.

d. Proses dekoding adalah dimana simbol komunikasi berupa kata-kata dari si pengirim di transformasikan ke dalam persepsi si penerima. e. Jika penerima telah mengerti, maka penerima kan memberikan respon

balasan dengan memberikan umpan balik kepada penerima dengan bentuk komunikasi lainnya.

2. Fungsi Komunikasi

Munir ( 2007 : 50 ) Komunikasi mempunyai empat fungsi penting, yaitu : a. Fungsi Kontrol. Komunikasi dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan

dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya, kepada siapa melaporkan hasil pekerjaannya, dan hal-hal lain yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka.

b. Fungsi Motivasi. Fungsi dimana dilakukan untuk pemberian feedback kepada bawahn agar meningkatkan kinerjanya di masa depan.

c. Fungsi Emosi. Orang yang bekerja tentunya melakukan interaksi sosial, salah satunya adalah komunikasi. Dimana masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosinya baik positif maupun negatif. d. Fungsi Informasi. Dengan adanya informasi berhubungan dengan

memperlancar keputusan yang dapat dilakukan pihak manajemen.

3. Komunikasi Yang Efektif A. Bentuk-bentuk Komunikasi

Menurt Dessler ( 2006 : 33 ) Komunikasi dapat berupa komunikasi interpersonal pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terbentuk komunikasi seperti :

Komunikasi Interpersonal adalah komunikasi yang dilakukan antara seorang dengan orang lain dalam sebuah organisasi. Terdapat dua bentuk komunikasi yang biasa dilakukan dalam komunikasi interpersonal yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tulisan.

Dalam pelaksanaan kegiatan antar pegawai pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, komunikasi dilakukan dengan cara lisan dan tulisan. Komunikasi lisan adalah Komunikasi yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain melalui penggunaan mulut dimana pesan yang disampaikan dapat langsung diterima oleh si penerima pesan. Pelaksanaan komunikasi secara lisan dilaksanakan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu

dengan tatap muka berupa pemberitahuan secara lisan melaksanakan pertemuan antara Pembantu Dekan III dengan pegawainya, serta pembicaraan melalui telepon apabila ada hal-hal informasi yang perlu disampaikan terhadap pegawai maupun bagian-bagian yang lain. Konikasi lisan merupakan komunikasi yang lebih efektif karena lebih cepat dan praktis dalam proses penyampaiannya. Komunikasi lisan pada Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi hubungan antara Pembantu Dekan III dengan pegawai, pegawai dengan pegawai, dan juga hubungan antara keseluruhan pihak yang berada pada lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terutama untuk mahasiswa yang berada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Job Description pada bagian Kemahasiswaan dapat dilihat sebagai berikut :

a. Melakukan administrasi kemahasiswaan

b. Melakukan pemberian izin dan rekomendasi kegiatan kemahasiswaan

c. Memberikan layanan kesejahteraan mahasiswa

d. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni

Komunikasi lisan memiliki kebaikan dan kelemahan. Kebaikan :

a. Penjelasan dapat dilakukan dengan mendetail.

b. Dapat menimbulkan sistem komunikasi secara timbal balik. c. Dapat menimbulkan partisipasi secara langsung.

a. Dapat terjadi kesalahpahaman dalam penyampaian pesan.

b. Tidak dapat digunakan sebagai pegangan bagi si penerima komunikasi.

Komunikasi juga dilakukan dengan mahasiswa karena mahasiswa memerlukan pelayanan dari bagian Kemahasiswaan dalam bentuk komunikasi. Pelayanan yang diberikan oleh pegawai terhadap mahasiswa harus baik. Untuk itu bagian Kemahasiswaan harus memberikan informasi secara jelas agar mahasiswa memahami informasi tersebut melalui komunikasi yang berjalan dengan lancar.

Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang dilakukan seseorang kepada orang lain melalui mediator berupa sesuatu yang dapat menyampaikan pesan pengirim kepada penerima sehingga maksud dari pesan dapat dengan mudah diterima. Pelaksanaan komunikasi secara tertulis yang dilaksanakan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu perintah dan penjelasan secara tertulis dari Pembantu Dekan III kepada semua pegawai yang ada pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara dan juga laporan tertulis berupa hasil kerja dari pegawai kepada pimpinan yaitu Pembantu Dekan III. Komunikasi secata tertulis yang dilakukan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kepada mahasiswanya yaitu :

1. Mempunyai informasi mengenai lowongan pekerjaan, beasiswa dalam bentuk pengumuman yang disajikan di majalah dinding.

2. Menginformasikan kepada mahasiswa apa yang menjadi hak dan kewajibannya seperti pembayaran SPP, pengisian KRS.

Komunikasi tertulis juga dapat memiliki kebaikan dan kelemahan. Kebaikan:

1. Dapat disebarluaskan

2. Merupakan penjelasan yang baik pada sipenerima komunikasi 3. Dapat diperbanyak dalam waktu singkat.

Kelemahan:

Yaitu pemeliharaan atau penyimpanan yang bersifat up to date dan usaha untuk mendapatkan kembali dokumen itu bila diperlukan di kemudian hari.

Selain komunikasi Interpersonal komunikasi juga bisa bersifat atau berbentuk Kelompok Kerja. Bentuk komunikasi ini biasanya dilakukan baik antarindividu maupun kelompok ternayata memiliki pola komunikasi tersendiri sehingga memiliki semacam jejaring komunikasi. Pada bagian Kemahasiswaan komunikasi yang terjalin yaitu :

1. Komunikasi dari atasan kebawah yang disebut top-down communications yang berupa perintah, instruksi, petunjuk, informasi, dan lain sebagainya kepada bawahan. Dalam hal ini komunikasi terjalin antara Pembantu Dekan III dengan bawahannya.

2. Komunikasi dari bawah ke atas yang disebut bottom-up communications yang berupa laporan hasil pekerjaan, saran, pengaduan, dan lain sebagainya kepada pimpinan. Komunikasi ini terbentuk antara pegawai yang bertanggung jawab atas hasil laporan pekerjaannya kepada pimpinan.

3. Komunikasi horizontal yaitu pertukaran pesan diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya didalam organisasi. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugasnya, seperti : pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi. Komunikasi yang horizontal yang trjadi pada bagian Kemahasiswaan Fakutas Ekonomi Universitas Sumatera Utara misalnya komunikasi antara Pembantu Dekan III dengan Pembantu Dekan II maupun Pembantu Dekan I. Komunikasi horizontal bisa juga terjadi di antara sesama pegawai yang ada pada Fakulyas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Komunikasi sangat diperlukan umtuk saling bertukar pikiran karena setiap bagian saling berkaitan. Berdasarkan keterangan di atas dapat disimpulkan bahwa kerja sama yang erat dalam berkomunikasi antara pimpinan dengan pegawai maupun antara pegawai itu sendiri sangat diperlukan. Dalam aktivitas kerja pegawai pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus melaksanakan komunikasi sebaik-baiknya dan pimpinan juga harus bisa membina komunikasi dengan pegawai selaku bawahannya, sehingga para pegawainya dapat melaksanakan aktivitas kerja dengan hasil yang optimal. Apabila ada masalah yang tidak dapat dipecahkan oleh para pegawai, pegawai dapat langsung menanyakan kepada Pembantu Dekan III selaku pimpinan di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan Pembantu Dekan III akan memberikan penjelasan dan pengarahan sehingga masalah dapat dipecahkan.

B. Asas Komunikasi

Menurut Munir ( 2007 : 51) Beberapa asas komunikasi agar dapat berkomunikasi secara efektif, antara lain :

a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.

b. Orang hanya bisa memahami tentang suatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah di mengerti.

c. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya di mengerti.

d. Orang yang tidak paham menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan.

C. Media Komunikasi / Fasilitas Komunikasi

Fasilitas komunikasi yang membantu kelancaran aktivitas kerja pegawai pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:

a. Surat

Surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis yang membuat berita atau informasi. Penggunaan surat lebih sering digunakan untuk pelaksanaan tugas dan surat tersebut merupakan bukti atas pelaksanaan suatu pekerjaan seperti surat keterangan, surat masuk dan surat keluak, laporan dan sifat-sifat yang berhubungan dengan kegiatan kantor.

Telepon adalah media komunikasi lisan yang cepat dan menambah kontak diantara sesama anggota organisasi dengan organisasi lain yang tempat kerjanya berjauhan. Telepon lebih sering digunakan untuk mengakses informasi dari luar bagian ataupun luar organisasi.

c. Faximile

Faximile yaitu pengiriman berita, copy (salinan), surat jarak jauh. Pesawat faximile merupakan kombinasi dari pesawat telepon dan komputer. d. Pertemuan

Dalam pertemuan diharapkan agar para pegawai mampu memberikan masukan terhadap masalah yang dibicarakan sehingga ditemukan cara untuk menyelesaikan masalah tersebut. Bentuk-bentuk pertemuan yang ada misalnya Rapat, seminar-seminar dan lain sebagainya.

e. Papan Pengumuman

Papan Pengumuman yaitu informasi pengumuman-pengumuman penting lainnya yang perlu untuk diketahui oleh Bagian Kemahasiswaan maupun seluruh yang berada pada lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Kinerja Pegawai Pada Bagian Kemahasiswaan A. Pengertian Penilaian Kinerja

Purwanto ( 2006 : 46 ) Penilaian kinerja pegawai merupakan salah satu tugas yang paling penting bagi setiap pimpinan, yang diakui pula bahwa banyak kesulitan dialami dalam menanganinya secara memadai. Tidaklah selalu mudah untuk menilai prestasi seorang pegawai bawahan secara akurat, dan lagi pula

adalah serba sulit untuk menyampaikan hasil penilaian tersebut kepada bawahan yang bersangkutan tanpa menimbulkan rasa kecewa bagi yang bersangkutan.

Masalah yang dihadapi Pimpinan adalah bagaimana menilai kemampuan-kemampuan tenaga kerja pada saat ini sehubungan dengan persyaratan-persyaratan sekarang maupun pada waktu-waktu mendatang.

Penilaian-penilaian semacam ini umumnya mengacu kepada pegawai atau kebajikan atau efisiensi pengharkatan. Hal tersebut memberitahukan kepadanya bagaimana ia telah melakukan pekerjaannya. Apa yang dapat ia perbuat selanjutnya untuk mengubah perilaku kerjanya agar dapat berprestasi lebih efektif. Demikian pula ia dapat memperkirakan kemungkinan memperoleh kompensasi dan imbalan-imbalan lain yang lebih meningkat pada waktu-waktu mendatang.

Penilaian kinerja dapat didefenisikan menutut ahli, yaitu :

a. Penilaian kinerja dapat didefenisikan sebagai suatu hasil yang dicapai oleh pegawai dalam mengerjakan tugas atau pekerjaannya secara efisien dan efektif (Lawler (dalam As’ad, 1991).

b. Jeweel & Siegall (1990) menyatakan bahwa prestasi merupakan hasil sejauh mana anggota organisasi telah melakukan pekerjaan dalam rangka memuaskan organisasinya yang telah diikuti.

c. Hasibuan (1990) hal ini juga dapat didefenisikan sebagai suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas waktu, kecakapan, kesungguhan, serta pengalaman.

Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai pada bagian Kemahasiswaan adalah bersumber dari pegawai. Semangat dan kegairahan kerja para pegawai merupakan unsur penting dalam peningkatan kinerja pegawai. Maka sebaliknya pimpinan memperhatikan unsur penting tersebut, seperti :

1. Gaji yang memadai.

2. Kebutuhan pegawai perlu diperhatikan. 3. Penempatan pegawai pada posisi yang tepat.

Unsur-unsur ini diperhatikan oleh Pembantu Dekan III selaku Pimpinan pada Bagian Kemahasiswaan. Apabila unsure tersebut tidak diperhatikan akan membuat semangat kerja menjadi rendah dan menyebabkan kinerja pegawai juga menurun.

a. Faktor Manajerial

Gaya kepemimpinan yang efektif, memotivasi, mengarahkan dan menggerakkan bawahannya agar dapat bekerja dengan lebih semangat dalam melaksanakan tugasnya. Dalam hal ini faktor manajerial ini telah dilakukan Pembantu Dekan III selaku Pimpinan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b. Motivasi

Pemberian motivasi oleh seseorang Pimpinan yang baik akan membimbing dan melatih pegawainya. Memotivasi setiap pegawai tidaklah mudah, sebab setiap pegawai mempunyai latar belakang, pengalaman, harapan dan keinginan yang berbeda-beda. Dengan memiliki motivasi yang tinggi tentu saja kinerja pegawai akan meningkat.

c. Alat-Alat Komunikasi

Untuk dapat meningkatkan kinerja pegawai juga dilihat dari faktor alat-alat komunikasi yang digunakan. Dengan alat-alat komunikasi yang canggih tentunya proses komunikasi akan terjalin dengan baik dan informasi yang akan disampaikan akan cepat diterima oleh komunikan.

B. Penilaian Kinerja Pegawai Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara

Pada waktu sekarang proses penilaian bersifat universal. Evaluasi berlaku sepanjang pegawai ada dalam ikatan kerja. Tidak ada hari lewat tanpa terjadi diskusi mengenai nilai dan kemampuan pegawai. Kebanyakan diskusi mengenai nilai dan kemampuan pegawai yang dilakukan secara informal. Dalam penilaian kinerja pada Bagian Kemahasiswaan ini melalui 3 pendekatan, yaitu :

a. Seorang atasan menilai bawahannya. Dalam hal ini Pembantu Dekan III menilai langsung pegawainya dari tugas-tugas atau perintah yang diberikan kepada pegawai sesuai dengan standar penilaian yang ditetapkan.

b. Sekelompok rekan sekerja menilai seorang rekan sekerja tertentu. c. Para pegawai menilai atasannya. Penilaian kinerja ini dilakukan

melalui komunikasi yang terjalin antara Pimpinan dan bawahan apakah terbentuk dengan baik atau tidak. Hal ini dapat dilihat apakah Pimpinan sudah memperhatikan atau memberikan bimbingan dan pelatihan yang baik terhadap pegawai mengenai tugas-tugas yang diberikan dan

memberikan nasehat apabila terjadi kesalahpahaman dalam berkomunikasi.

Penilaian Kinerja ini sendiri memiliki beberapa tujuan bagi suatu organisasi sebagai berikut :

a. Untuk memperoleh dasar untuk pengambilan keputusan promosi. b. Mengetahui kelemahan-kelemahan individu yang menghambat kinerja. c. Mengetahui prestasi-prestasi yang dikembangkan.

d. Untuk mengalokasikan imbalan-imbalan bagi para karyawan.

Sedangkan bagi individu / pegawai sendiri penilaian kinerja juga memiliki tujuan, yaitu :

a. Perbaikan kinerja menjadi lebih efektif.

b. Kesempatan untuk mendapatkan promosi baik jabatan maupun peningkatan gaji.

C. Pentingnya Kinerja Pegawai

Dalam suatu organisasi tentunya pegawai dituntut untuk melakukan pekerjaan dengan sungguh-sungguh. Dengan standar kerja yang ditentukan oleh seorang pimpinan pegawai melakukan pekerjaan dengan baik dan melakukan komunikasi dan koordinasi dengan pegawai lainnya untuk membantu proses pekerjaan agar lebih cepat diselesaikan. Untuk itu kinerja pegawai tersebut penting untuk pencapaian tujuan organisasi. Pada Bagian Kemahasiswaan kinerja penting bagi pegawai maupun organisasi.

Pentingnya Kinerja bagi suatu organisasi adalah : a. Kebutuhan latihan dan pengembangan.

b. Untuk menunjang pengembangan diri dan kariernya dan dengan demikian menjamin efektivitas organisasi.

c. Sedangkan bagi individu / pegawai sendiri kinerja juga penting, yaitu : d. Dengan kinerja yang baik tentunya mendapatkan kesempatan promosi baik

jabatan maupun peningkatan gaji. e. Mengembangkan diri dan kariernya.

Hubungan yang dapat disimpulkan antara komunikasi dengan kinerja pegawai adalah dengan terciptanya komunikasi yang baik antara Pimpinan dengan Pegawai, Pegawai dengan pegawai maka akan membentuk koordinasi kerja yang baik pula. Dengan demikian tugas-tugas yang diberikan dapat diselesaikan dengan baik sehingga berdampak pada kinerja pegawai yang meningkat. Apabila Pimpinan tidak dapat berkomunikasi dengan baik atas perintah yang akan diberikan maka pegawai tidak dapat mengerjakan pekerjaannya dengan baik dan pegawai tidak dapat memberikan tanggung jawab penuh atas hasil kerjanya kepada Pimpinan. Dengan keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam efektifitas dan efisiensinya merupakan alat perekat organisasi / instansi, yang juga mempengaruhi nama baik (goodwill) organisasi bersangkutan.

D. Faktor-Faktor Penghambat Dalam Komunikasi

Sering kali dalam proses komunikasi terjadi kegagalan ataupun tidak mendapat sambutan dari pihak lawan. Hal ini bisa timbul karena kuranynya

pengetahuan dan keterampilan dalam berkomunikasi. Disamping itu peralatan yang dipergunakan juga dapat mengakibatkan kegagalan dalam berkomunikasi.

Hambatan komunikasi dapat terjadi didalam masing-masing unsur atau komponen komunikasi. Untuk hambatan yang mungkin terjadi pada unsur pesan. Pesan komunikasi sebaiknya dipilih yang menarik dan disampaikan menarik. Lambang-lambang yang dikenal komunikan hendaknya dipilih komunikator agar tujuan komunikasi berhasil, perlu juga diperhatikan agar pesan yang disampaikan dan dibutuhkan komunikan, serta dalam penyampaiannya dipilih teknik yang tepat pula.

Proses komunikasi pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlihat sudah relatif baik, ini terlihat dengan adanya faktor-faktor pendukung seperti tata ruang kantor yang terbuka, dimana pegawai dapat bertatap muka sehingga komunikasi dapat dilakukan secara langsung, serta dibarengi faktor pendukung komunikasi seperti media-media komunikasi yaitu telepon, computer, surat yang akan membantu kelancaran aktivitas kerja pegawai pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

5. Peranan Komunikasi Terhadap Pegawai Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Komunikasi merupakan faktor yang sangat penting demi pencapaian tujuan suatu organisasi. Mereka dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik yang konvensional maupun yang elektronik sebagai sarana penyampaian pesan-pesan. Demikian halnya pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang selalu berusaha agar

komunikasi yang diterapkan berjalan dengan baik. Tujuan komunikasi yang dilaksanakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah terjadinya perubahan sikap, maksudnya adalah suatu pesan disampaikan dengan tujuan agar komunikan atau orang lain mempunyai sikap tertentu, untuk itu komunikator harus menyampaikan informasi sebenarnya dengan lengkap sehingga komunikan mengerti dan dapat merubah sikap sesuai informasi yang disampaikan oleh pihak komunikator. Komunikasi juga dapat mengubah perilaku sosial dari para pegawai apabila komunikasi sudah berjalan dengan baik dan sudah dapat diterima oleh audiens, maka audiens sudah bisa merasakan arti komunikasi tersebut sehingga audiens dapat menjalin kerjasama dan memiliki jiwa sosial serta tidak terjadi kesalahpahaman dalam memberikan dan menerima infomasi diantara para pegawai sehingga aktivitas kerja yang dilakukan akan berhasil dan tujuan akan tercapai sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Apabila Pembantu Dekan III tidak dapat berkomunikasi dengan baik dengan setiap pegawainya, maka pegawai yang ada pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik dan tidak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Untuk itu, perlu dilaksanakan komunikasi antara atasan dengan bawahan sehingga pegawai merasa diawasi dan terdorong untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Hubungan vertical ke atas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. Dalam suatu organisasi yang baik pegawai menyampaikan laporan mengenai pelaksanaan tugasnya sehingga dari dari

laporan-laporan itu Pembantu Dekan III akan mengetahui apakah seluruh tugas pegawai sudah berjalan sesuai dengan tanggung jawab yang telah diberikan.

Selain laporan tertulis, Pembantu Dekan III pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara juga menerima laporan lisan. Laporan lisan diperoleh dari rapat yang telah direncanakan setiap setahun sekali dan rapat ini disebut Rapat Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian. Selain membahas menyusun Rapat Kerja dan Anggaran Tahunan juga membahas masalah-masalah yang belum terpecahkan pada Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara.

Komunikasi yang dilaksanakan di Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik dan dapat berjalan dengan lancar. Hal ini dilihat dari penyelesaian tugas-tugas yang diberikan kepada para pegawai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa dengan adanya komunikasi pegawai dapat mengetahui tugas yang diberikan Pimpinan sehingga dapat dilaksanakan dengan baik sesuai standar waktu yang ditetapkan dan mencapai hasil yang optimal. Dengan komunikasi Pimpinan juga dapat mengetahui apakah tugas yang diberikan kepada pegawai sudah dilaksanakan sesuai dengan tanggung jawabnya. Melalui komunikasi Pimpinan dapat melakukan evaluasi terhadap kinerja pegawai apakah adanya peningkatan atau tidak. Untuk itu, komunikasi harus tetap terjalin dengan baik antara Pimpinan dengan pegawai, pegawai dengan

pegawai maupun pegawai dengan mahasiswa agar tujuan organisasi dapat tercapai.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah dilakukan penelitian pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka dapat ditarik kesimpulan dan saran tentang peranan komunikasi sebagai berikut:

A. Kesimpulan

1. Komunikasi adalah alat untuk membina hubungan kerjasama yang baik dan harmonis di antara pihak komunikator dengan pihak komunikan terutama salam aktivitas kerja pegawai.

2. Sistem komunikasi yang diterapkan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah komunikasi secara formal dan informal dimana adanya komunikasi timbal balik antar pegawai-pegawai serta mencakup komunikasi keseluruhan di lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Peranan dan tujuan komunikasi pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu supaya terjadi pemahaman yang sama terhadap apa yang disampaikan oleh pihak komunikator, sehingga tidak menimbulkan kesalah pahaman salam menanggapi pesan.

4. Bentuk komunikasi yang dilaksanakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu komunikasi vertikal dan horizontal.

B. Saran

1. Sistem komunikasi formal dan informal pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik. Untuk itu perlu dipertahankan dan ditingkatkan lagi di masa yang akan datang agar semakin baik.

2. Bentuk komunikasi yang dilaksanakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik secara vertikal antara pimpinan dengan bawahan, bawahan dengan pimpinan, maupun bentuk komunikasi secara horizontal antara sesama pegawai hendaknya dilakukan sesering mungkin supaya terjalin rasa kesetiakawanan dan tali persaudaraan di antara sesama semakin erat sehingga tujuan organisasi dapat tercapai sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan.

3. Alat-alat komunikasi yang sudah ada pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara seperti surat, telepon, faximile, dan komputer hendaknya dapat dipelihara dengan baik agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam kantor, dan tetap mengikuti perkembangan alat-alat komunikasi di masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

A W, Suranto. 2005. Komunikasi Perkantoran. Yogyakarta : Media Kencana Dessler. Gary. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : PT.INDEKS Eric. 2006. Pengantar Manajemen. Jakarta : Penerbit Kencana

Mangkunegara, Anwar Prabu. 2000. Komunikasi Bisnis. Jakarta : Erlangga Munir, Badri. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran. Jakarta : Erlangga Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta : Erlangga

Simamora Hanry. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Penerbit Kencana

komunikasi yang diterapkan berjalan dengan baik. Tujuan komunikasi yang dilaksanakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah terjadinya perubahan sikap, maksudnya adalah suatu pesan disampaikan dengan tujuan agar komunikan atau orang lain mempunyai sikap tertentu, untuk itu komunikator harus menyampaikan informasi sebenarnya dengan lengkap sehingga komunikan mengerti dan dapat merubah sikap sesuai informasi yang disampaikan oleh pihak komunikator. Komunikasi juga dapat mengubah perilaku sosial dari para pegawai apabila komunikasi sudah berjalan dengan baik dan sudah dapat diterima oleh audiens, maka audiens sudah bisa merasakan arti komunikasi tersebut sehingga audiens dapat menjalin kerjasama dan memiliki jiwa sosial serta tidak terjadi kesalahpahaman dalam memberikan dan menerima infomasi diantara para pegawai sehingga aktivitas kerja yang dilakukan akan berhasil dan tujuan akan tercapai sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Apabila Pembantu Dekan III tidak dapat berkomunikasi dengan baik dengan setiap pegawainya, maka pegawai yang ada pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik dan tidak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Untuk itu, perlu dilaksanakan komunikasi antara atasan dengan bawahan sehingga pegawai merasa diawasi dan terdorong untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Hubungan vertical ke atas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. Dalam suatu organisasi yang baik pegawai menyampaikan laporan mengenai pelaksanaan tugasnya sehingga dari dari

laporan-laporan itu Pembantu Dekan III akan mengetahui apakah seluruh tugas pegawai sudah berjalan sesuai dengan tanggung jawab yang telah diberikan.

Selain laporan tertulis, Pembantu Dekan III pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara juga menerima laporan lisan. Laporan lisan diperoleh dari rapat yang telah direncanakan setiap setahun sekali dan rapat ini disebut Rapat Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian. Selain membahas menyusun Rapat Kerja dan Anggaran Tahunan juga membahas masalah-masalah yang belum terpecahkan pada Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara.

Komunikasi yang dilaksanakan di Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik dan dapat berjalan dengan lancar. Hal ini dilihat dari penyelesaian tugas-tugas yang diberikan kepada para pegawai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa dengan adanya komunikasi pegawai dapat mengetahui tugas yang diberikan Pimpinan sehingga dapat dilaksanakan dengan baik sesuai standar waktu yang ditetapkan dan mencapai hasil yang optimal. Dengan komunikasi Pimpinan juga dapat mengetahui apakah tugas yang diberikan kepada pegawai sudah dilaksanakan sesuai dengan tanggung jawabnya. Melalui komunikasi Pimpinan dapat melakukan evaluasi terhadap kinerja pegawai apakah adanya peningkatan atau tidak. Untuk itu, komunikasi harus tetap terjalin dengan baik antara Pimpinan dengan pegawai, pegawai dengan

pegawai maupun pegawai dengan mahasiswa agar tujuan organisasi dapat tercapai.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah dilakukan penelitian pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka dapat ditarik kesimpulan dan saran tentang peranan komunikasi sebagai berikut:

A. Kesimpulan

1. Komunikasi adalah alat untuk membina hubungan kerjasama yang baik dan harmonis di antara pihak komunikator dengan pihak komunikan terutama salam aktivitas kerja pegawai.

2. Sistem komunikasi yang diterapkan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah komunikasi secara formal dan informal dimana adanya komunikasi timbal balik antar pegawai-pegawai serta mencakup komunikasi keseluruhan di lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Peranan dan tujuan komunikasi pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu supaya terjadi pemahaman yang sama terhadap apa yang disampaikan oleh pihak komunikator, sehingga tidak menimbulkan kesalah pahaman salam menanggapi pesan.

4. Bentuk komunikasi yang dilaksanakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu komunikasi vertikal dan horizontal.

B. Saran

1. Sistem komunikasi formal dan informal pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik. Untuk itu perlu dipertahankan dan ditingkatkan lagi di masa yang akan datang agar semakin baik.

2. Bentuk komunikasi yang dilaksanakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik secara vertikal antara pimpinan dengan bawahan, bawahan dengan pimpinan, maupun bentuk komunikasi secara horizontal antara sesama pegawai hendaknya dilakukan sesering mungkin supaya terjalin rasa kesetiakawanan dan tali persaudaraan di antara sesama semakin erat sehingga tujuan organisasi dapat tercapai sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan.

3. Alat-alat komunikasi yang sudah ada pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara seperti surat, telepon, faximile, dan komputer hendaknya dapat dipelihara dengan baik agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam kantor, dan tetap mengikuti perkembangan alat-alat komunikasi di masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

A W, Suranto. 2005. Komunikasi Perkantoran. Yogyakarta : Media Kencana Dessler. Gary. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : PT.INDEKS Eric. 2006. Pengantar Manajemen. Jakarta : Penerbit Kencana

Mangkunegara, Anwar Prabu. 2000. Komunikasi Bisnis. Jakarta : Erlangga Munir, Badri. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran. Jakarta : Erlangga Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta : Erlangga

Simamora Hanry. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Penerbit Kencana