2.5.3 Ruang Lingkup Pengelolaan Obat di Kabupaten atau Dati II
Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek perencanaan pengadaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusiaan dan penggunaan
obat. Aspek pengelolaan obat meliputi:
a. Perencanaan Pengadaan: meliputi kegiatan penentuan jenis perhitungan dan
penetapan jumlah untuk setiap jenis obat yang akan disediakan dengan metode perhitungan yang telah ditetapkan.
b. Pengadaan: meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan pembelian,
pemantauan status pesanan, pemeriksaan penerimaan dan pemeliharaan mutu obat.
c. Distribusi: meliputi kegiatan pengendalian persediaan, penyimpanan,
pengeluaran dan pengiriman obat. d.
Penggunaan: meliputi peresapan, dispesing dan penerimaan pasien. Proses perencanaan pengadaan obat di KabupatenKota diawali di tingkat
Puskesmas dengan menyiapkan dan menyediakan data yang diperlukan dan selanjutnya dikompilasi menjadi data Kab.Kota dengan teknik perhitungan yang
telah ditentukan.
2.5.4 Dokumen-dokumenFormulir yang harus ada di Gudang Farmasi
Dokumen-dokumen atau formulir yang harus ada di gudang farmasi saat terjadi pengadaan obat di Dati II sebagai berikut:
1. Dokumen pada saat perencanaan pengadaan obat :
a. Formulir I
: Kartu kompilasi pemakaian obat.
Universitas Sumatera Utara
b. Formulir II
: Data 10 penyakit terbesar. c.
Formulir III : Lembar kerja perencanaan pengadaan obat.
d. Formulir IV
: Penyesuaian rencana pengadaan obat untuk semua sumber anggaran.
2. Dokumen pada saat pengadaan barang :
a. Formulir V
: Berita acara pemeriksaan penerimaan obat. b.
Formulir Va : Lampiran berita acara pemeriksaan penerimaan obat.
c. Formulir VI
: Buku harian penerimaan obat. d.
Formulir VII : Formulir realisasi pengadaan obat.
3. Dokumen pada saat penyimpanan barang :
a. Formulir VIII
: Kartu stok. b.
Formulir IX : Kartu stok induk.
4. Dokumen pada saat distribusi obat :
a. Formulir X
: Kartu rencana distribusi. b.
Formulir XI : Buku harian pengeluaran obat.
c. Formulir XII
: Lembar pemakaian dan lembar permintaan obat LPLPO d.
Formulir XIII : Form surat kiriman obat.
5. Dokumen pada saat pencatatan dan pelaporan
a. Formulir XIV
: Laporan mutasi obat. b.
Formulir XV : Laporan kegiatan distribusi.
c. Formulir XVI
: Berita acara pencacahan akhir tahun anggaran. d.
Formulir XVIa : Laporan pencacahan obat akhir tahun anggaran. e.
Formulir XVII : Berita acara pemeriksaanpenelitian obat untuk dihapus.
Universitas Sumatera Utara
f. Formulir XVIIa : Lampiran laporan berita acara pemeriksaanpenelitian obat
untuk dihapus.
2.5.5 Tata Cara Pengelolaan ObatPerbekalan Farmasi di Gudang Farmasi Kabupaten.
Tahapan kegiatan pengelolaan obatperbekalan farmasi di Gudang Farmasi
Kabupaten meliputi:
1 Perencanaan
Kegiatan perencanaan pengadaan obat bertujuan untuk menetapkan jenis dan jumlah obat yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan
kesehatan dasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan.
2 Pengadaan
Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya
obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin sertadapat diperoleh pada saat diperlukan. Langkah
– langkah dalam pengadaan barang :
a Pemilihan metode pengadaan.
b Pemilhan pemasok.
c Pemantauan status pesanan.
d Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat.
e Penerimaan dan pemeriksaan obat.
Metode pengadaan obat ada 4 macam yaitu :
Universitas Sumatera Utara
a Pelelangan umum.
b Pelelangan terbatas.
c Pemilihan langsung.
d Pembelianpengadaan langsung
3. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan yang meyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman
dari pencurian serta gangguan baik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan obat :
a. Memelihara mutu obat.
b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab.
c. Menjaga kelangsungan persediaan.
d. Memudahkan pencarian dan pengawasan.
Kegiatan penyimpanan obat yaitu : a
Pengaturan tata ruang. b
Penyusunan stock obat. c
Pencatatan stock obat. d
Pengamanan mutu obat
4. Distribusi
Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan pengiriman obat-obatan yang bermutu terjamin keabsahan serta tepat jenis
dan jumlah dari gudang obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan
Universitas Sumatera Utara
unit-unit pelayanan kesehatan. Kegiatan Distribusi meliputi Kegiatan Distribusi Rutin dan Kegiatan Distribusi Khusus. Tujuan distribusi adalah :
a Terlaksananya pengiriman obat secara teratur dan merata sehingga dapat
diperoleh pada saat dibutuhkan. b
Terjamin kecukupan dan terpelihara efisiensi penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan.
c Terlaksana pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan program
kesehatan.
5. Pencatatan
Pencatatan merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat- obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, dan di
distribusikan maupun yang digunakan di unit-unit pelayanan, di Puskesmas dan Rumah Sakit. Tujuan Pencatatan adalah tersedianya data mengenai jenis
dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaranpenggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.
6. Penggunaan
Meliputi peresepan, dispesing dan penerimaan pasien.
7. Penghapusan Obat
Pemusnahan akan dilakukan jika ada sediaan farmasi yang rusak atau sudah kadaluarsa. Dengan cara memisahkan sediaan yang rusak dengan sediaan yang
masih baik, kemudian mengeluarkan obat alkes dari kemasannya setelah itu obat dapat dihancurkan kemudian di timbun dalam tanah.
Universitas Sumatera Utara
Pengelolaan obat di gudang farmasi di tingkat KabupatenKota dilakukan sebagai berikut:
a Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian obat, alat
kesehatan dan perbekalan farmasi. b
Melakukan penyimpanan, penyaluran, rencana pencatatan dan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan persediaan
farmasi. c
Melakukan pengamatan terhadap mutu dan khasiat obat secara umum dan baik yang ada dalam persediaan maupun yang akan didistribusikan.
d Melaksanakan uusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan urusan dalam.
2.5.6 Definisi Obat dan Penggolongannya
Kategori