BAB III METODE PERANCANGAN SISTEM
Aspek dalam pengelolaan obat publik di instalasi farmasi kabupaten meliputi perencanaan kebutuhan obat, pengadaan obat, penerimaan obat, penyimpanan dan
pendistribusian obat sampai ke puskesmas. Untuk terlaksananya pengelolaan obat yang efektif dan efesien perlu ditunjang dengan sistem informasi manajemen
pengelolaan obat, sehingga dengan adanya sistem ini dapat menggalang keterpaduan kegiatan pengelolaan obat dan mengatasi berbagai kendala yang menimbulkan
kegagalan dan keterlambatan salah satu kegiatan. Perancangan sistem informasi ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan
Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan ini menggunakan metode daur hidup atau metode System Development Life Cycle SDLC. Metode daur hidup ini memiliki
beberapa tahapan proses yaitu: perencanaan, tahap analisis, tahap perancangan, tahap uji coba, tahap penerapan, dan tahap penggunaan Sutedjo, 2002.
3.1 Tahap Perencanaan
Pada tahap perencanaan dilakukan identifikasi terhadap kondisi sistem informasi ketersediaan obat yang terdapat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas
Kesehatan Kota Medan dengan memperhatikan sarana dan prasarana yang tersedia dalam mendukung penyediaan informasi ketersediaan obat di toko obat tersebut.
Dalam tahap perencanaan juga perlu diperhatikan hal apa saja yang menjadi pendukung maupun penghambat dalam menghasilkan informasi ketersediaan obat.
50
Universitas Sumatera Utara
Kedua hal tersebut nantinya akan dianalisis sehingga dapat mendukung dalam perancangan sistem informasi ketersediaan obat.
3.2 Tahap Analisis
Sistem informasi yang akan dibuat diperlukan analisis permasalahan secara mendalam dengan menyusun studi kelayakan, antara lain:
3.2.1 Kelayakan Teknis
Kelayakan teknis yaitu dengan menganalisis ketersediaan perangkat lunak untuk melaksanakan proses yang diperlukan. Sedangkan Gudang Farmasi Pekan
Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan terdapat satu unit komputer dan dapat digunakan untuk menjalankan program ini nantinya.
3.2.1.1 Persiapan Perangkat Keras
Perangkat keras yang perlu dipersiapkan dalam pembuatan program ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan
adalah satu set komputer dengan perangkat kerasnya terdiri dari: a.
CPU Intel Pentium 4 atau yang terbaru b.
Layar Monitor VGA c.
Piranti Input mouse dan keyboard d.
Printer
3.2.1.2 Persiapan Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang dibutuhkan dalam pembuatan program sistem informasi ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan
adalah sistem informasi Microsoft Visual Basic 6.0.
Universitas Sumatera Utara
3.2.2 Kelayakan Legal
Sebelum dilakukan perancangan sistem informasi ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan, hal yang perlu
dilakukan adalah meminta ijin dan dukungan dari pihak Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan yang merupakan tempat program ini akan
dirancang nantinya.
3.3 Tahap Perancangan
Perancangan sistem dibuat berdasarkan tujuan sistem yang akan dikembangkan, permasalahan sistem dan hasil identifikasi kebutuhan informasi dari
para pengguna informasi. Perancangan sistem akan memperlihatkan secara jelas tentang wujud dari sistem yang akan dikembangkan.
3.3.1 Desain Program
Perancangan sistem merupakan salah satu unsur atau tahapan penting dari keseluruhan pembangunan sistem komputerisasi. Perancangan sistem untuk
pengembangan sistem informasi biasanya memerlukan jangka waktu yang lebih lama daripada pemecahan masalah pada umumnya. Salah satu unsur pokok yang harus
dipertimbangkan dalam pembangunan sistem komputerisasi yaitu masalah perangkat lunak, karena perangkat lunak yang digunakan haruslah sesuai dengan masalah yang
akan diselesaikan, disamping masalah perangkat itu sendiri. Sistem Informasi Ketersediaan Obat merupakan pengembangan sistem
informasi yang dibuat untuk membantu mengatasi permasalahan pada sistem informasi ketersediaan obat pada Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan
Universitas Sumatera Utara
Kota Medan yang ada saat ini. Sistem ini akan menghasilkan informasi tentang gambaran ketersediaan obat, baik di tingkat Kabupaten maupun Puskesmas,
informasi obat yang akan dan telah kadaluarsa, pembuatan laporan obat kabupaten secara otomatis dan perhitungan indikator-indikator yang diperlukan dalam
ketersediaan obat. Untuk menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan efisien, diperlukan
sistem informasi melalui pengkajian terhadap input, proses dan output yang dihasilkan dengan memanfaatkan data yang ada. Selain itu pula perlu dilakukan
pengkajian terhadap umpan balik sebagai dasar pengendalian terhadap sistem yang berjalan.
Pada perancangan sistem ini, harus disesuaikan dengan prosedur tetap pengamprahan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota
Medan.
3.3.2 Perancangan Proses
Rancangan proses bertujuan untuk menggambarkan bagaimana sistem berjalan, menjelaskan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dan perjalanan data pada
setiap kegiatan. Model yang akan dirancang harus mempunyai daya dukung terhadap kebutuhan sistem informasi. Untuk mendapatkan rancangan model yang sesuai
dengan kebutuhan sistem, maka diperlukan pembuatan tabel database untuk memudahkan pengolah dan pengguna sistem informasi dalam pengumpulan,
pengolahan, maupun penyajian informasi yang diperlukan.
Universitas Sumatera Utara
Desain program secara umum pada perancangan sistem informasi ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan
adalah sebagai berikut:
Gambar 3.1 Perancangan sistem 3.3.3 Perancangan
Database
Dalam perancangan suatu sistem yang baik diperlukan perancangan database yang baik. Database merupakan kumpulan dari data-data yang saling terkait satu
dengan lainnya dan merupakan salah satu aspek penting yang akan menentukan mutu kerja data program yag dibuat. Perancangan sebuah database berdasarkan bagaimana
cara merancang dari sistematika proses dari sistem tersebut. Pada umumnya database telah dipersiapkan untuk menghaslkan sebuah laporan informasi yang dikehendaki.
Pada sistem informasi ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan menggunakan software database Microsoft Office
Access 2007. Secara garis besar sistem informasi ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan menggunakan stuktur
database sebagai berikut:
Penerimaan Obat
Pengolahan Data
Distribusi Obat
Laporan Ketersediaan
Obat
Universitas Sumatera Utara
3.3.3.1 Tabel Data Obat
Tabel Data Obat digunakan untuk menyimpan data –data Obat. Rancangan
dari tabel tersebut dapat dilihat seperti pada tabel 3.1.
Tabel 3.1.Data Obat Data Field
Tipe Data Ukuran Index
Keterangan
KdObat Text
10 Y
Kode Obat NmObat
Text 50
- Nama Obat
Satuan Text
40 -
Satuan Obat Stok
Currency -
- StokPersediaanObat
TglExpired DateTime
- -
Tanggal Expired Obat
Primary Key : KdObat 3.3.3.2 Tabel Donor
Tabel Donor digunakan untuk menyimpan data –data Donor. Rancangan dari
tabel tersebut dapat dilihat seperti pada table 3.2.
Tabel 4.2.Data Donor Data Field
Tipe Data
Ukuran Index Keterangan
KdDonor Text
10 Y
Kode Donor NmDonor
Text 50
- Nama Donor
Alamat Text
50 -
Alamat Telepon
Text 30
- Nomor Telepon
Primary Key : KdDonor
Universitas Sumatera Utara
3.3.3.3 Tabel Puskesmas
Tabel Puskesmas digunakan untuk menyimpan data –data Puskesmas.
Rancangan dari tabel tersebut dapat dilihat seperti pada table 3.3
Tabel 3.3.Puskesmas Data Field
Tipe Data Ukuran Index Keterangan
KdPuskesmas Text
10 Y
Kode Puskesmas NmPuskesmas Text
50 -
NamaPuskesmas Alamat
Text 50
- Alamat
Telepon Text
30 -
NomorTelepon
Primary Key : KdPuskesmas 3.3.3.4 Tabel Obat Masuk
Tabel Obat Masuk digunakan untuk menyimpan data –data Obat Masuk.
Rancangan dari tabel tersebut dapat dilihat seperti pada tabel 3.4
Tabel 3.4.Obat Masuk Data Field
Tipe Data Ukuran Index
Keterangan
NoObatMasuk Text 10
Y Nomor Obat Masuk
TglObatMasuk DateTime -
- Tanggal Obat Masuk
KdDonor Text
10 Y
Kode Donor Keterangan
Text 250
- Keterangan
Primary Key : NoObatMasuk Foreign Key : KdDonor
3.3.3.5 Tabel Detail Obat Masuk Detail
Tabel Obat Masuk Detaik digunakan untuk menyimpan data –data Obat
Masuk Detail. Rancangan dari tabel tersebut dapat dilihat seperti pada table 3.5.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3.5 Obat Masuk Detail Data Field
Tipe Data Ukuran Index
Keterangan
IdObatMasuk Text
10 Y
Obat Masuk NoObatMasuk Texr
10 Y
Nomor Obat Masuk KdObat
Text 10
Y Kode Obat
QtyMasuk Number
- -
Qty Masuk Nomor
Text 10
- Nomor
Primary Key : IDObatMasuk Foreign Key : NoObatMasuk, KdObat
3.3.3.6 Tabel Obat Keluar
Tabel Obat Keluar digunakan untuk menyimpan data –data Obat Keluar.
Rancangan dari tabel tersebut dapat dilihat seperti pada table 3.6
Tabel 3.6. Obat Keluar Data Field
Tipe Data Ukuran Index
Keterangan
NoObatKeluar Text 10
Y Nomor Obat Keluar
TglObatKeluar DateTime -
- Tanggal Obat Keluar
KdPuskesmas Text
10 Y
Kode Puskesmas Keterangan
Text 250
- Keterangan
Primary Key : NoObatKeluar Foreign Key : KdPuskesmas
3.3.3.7 Tabel Obat Keluar Detail
Tabel Obat Keluar Detail digunakan untuk menyimpan data –data Detail Obat
Keluar. Rancangan dari tabel tersebut dapat dilihat seperti pada table 3.7
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3.7 Obat Keluar Detail Data Field
Tipe Data Ukuran Index
Keterangan
IdObatKeluar Text
10 Y
Obat Keluar NoObatKeluar Texr
10 Y
Nomor Obat Keluar KdObat
Text 10
Y Kode Obar
QtyKeluar Number
- -
Qty Keluar Nomor
Text 10
- Nomor
Primary Key : IDObatKeluar Foreign Key : NoObatKeluar, KdObat
3.3.4 Perancangan Output
Output berisi informasi yang merupakan hasil pengolahan dari data yang ada yang berguna bagi pemakainya. Output dapat berupa bentuk-bentuk informasi yang
diinginkan. Output perancangan ini merupakan sistem informasi ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan yang diperoleh
melalui pengolahan data pada penerimaan dan distribusi obat. Sehingga dapat diketahui informasi ketersediaan obat kapan saja apabila sedang dibutuhkan.
3.4 Tahap Uji Coba
Pada tahap ini, dilakukan uji coba sistem yang telah disusun selama lebih kurang dua minggu. Proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem
tersebut sudah benar, dan tidak ada kesalahan-kesalahan di dalamnya. Proses uji coba dapat dilakukan secara bertahap.
Komponen yang diuji adalah sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
a. Komponen rancangan input, meliputi pengujian pengendalian input dan
kemudahan dalam penggunaan. b.
Komponen rancangan proses, meliputi pengujian terhadap prosedur sistem operasi, konsistensi dan kehandalan perangkat yang digunakan, fungsi dari
fasilitas yang digunakan, fleksibilitas dan model yang digunakan. c.
Komponen rancangan database, meliputi pengujian terhadap kejelasan fungsi dari entitas dan atribut serta kapasitas database yang dimiliki.
3.5 Pengumpulan Data dan Informasi
Pengumpulan data dan informasi pada pengembangan sistem ini dibuat dalam suatu matriks pengumpulan data dengan tujuan untuk memudahkan penulis dalam
melakukan pengumpulan dan pengolahan hasil penelitian di lapangan. Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini antara lain:
a. Wawancara
Dalam wawancara dipilih subjek atau informan untuk mendukung informasi yang dibutuhkan. Pemilihan informan dilakukan berdasarkan unit kerja yang terkait
dengan sistem manajemen logistik obat secara langsung dan dianggap mampu memberikan keterangan, informasi yang akurat dan mengerti permasalahan yang
dihadapi. Wawancara dilakukan kepada pegawai Gudang Farmasi Peka Labuhan bagian sistem informasi ketersediaan obat.
Universitas Sumatera Utara
b. Observasi