Tahap Perencanaan Tahap Uji Coba Pengumpulan Data dan Informasi Wawancara

BAB III METODE PERANCANGAN SISTEM

Aspek dalam pengelolaan obat publik di instalasi farmasi kabupaten meliputi perencanaan kebutuhan obat, pengadaan obat, penerimaan obat, penyimpanan dan pendistribusian obat sampai ke puskesmas. Untuk terlaksananya pengelolaan obat yang efektif dan efesien perlu ditunjang dengan sistem informasi manajemen pengelolaan obat, sehingga dengan adanya sistem ini dapat menggalang keterpaduan kegiatan pengelolaan obat dan mengatasi berbagai kendala yang menimbulkan kegagalan dan keterlambatan salah satu kegiatan. Perancangan sistem informasi ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan ini menggunakan metode daur hidup atau metode System Development Life Cycle SDLC. Metode daur hidup ini memiliki beberapa tahapan proses yaitu: perencanaan, tahap analisis, tahap perancangan, tahap uji coba, tahap penerapan, dan tahap penggunaan Sutedjo, 2002.

3.1 Tahap Perencanaan

Pada tahap perencanaan dilakukan identifikasi terhadap kondisi sistem informasi ketersediaan obat yang terdapat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan dengan memperhatikan sarana dan prasarana yang tersedia dalam mendukung penyediaan informasi ketersediaan obat di toko obat tersebut. Dalam tahap perencanaan juga perlu diperhatikan hal apa saja yang menjadi pendukung maupun penghambat dalam menghasilkan informasi ketersediaan obat. 50 Universitas Sumatera Utara Kedua hal tersebut nantinya akan dianalisis sehingga dapat mendukung dalam perancangan sistem informasi ketersediaan obat.

3.2 Tahap Analisis

Sistem informasi yang akan dibuat diperlukan analisis permasalahan secara mendalam dengan menyusun studi kelayakan, antara lain:

3.2.1 Kelayakan Teknis

Kelayakan teknis yaitu dengan menganalisis ketersediaan perangkat lunak untuk melaksanakan proses yang diperlukan. Sedangkan Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan terdapat satu unit komputer dan dapat digunakan untuk menjalankan program ini nantinya.

3.2.1.1 Persiapan Perangkat Keras

Perangkat keras yang perlu dipersiapkan dalam pembuatan program ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan adalah satu set komputer dengan perangkat kerasnya terdiri dari: a. CPU Intel Pentium 4 atau yang terbaru b. Layar Monitor VGA c. Piranti Input mouse dan keyboard d. Printer

3.2.1.2 Persiapan Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang dibutuhkan dalam pembuatan program sistem informasi ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan adalah sistem informasi Microsoft Visual Basic 6.0. Universitas Sumatera Utara

3.2.2 Kelayakan Legal

Sebelum dilakukan perancangan sistem informasi ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan, hal yang perlu dilakukan adalah meminta ijin dan dukungan dari pihak Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan yang merupakan tempat program ini akan dirancang nantinya.

3.3 Tahap Perancangan

Perancangan sistem dibuat berdasarkan tujuan sistem yang akan dikembangkan, permasalahan sistem dan hasil identifikasi kebutuhan informasi dari para pengguna informasi. Perancangan sistem akan memperlihatkan secara jelas tentang wujud dari sistem yang akan dikembangkan.

3.3.1 Desain Program

Perancangan sistem merupakan salah satu unsur atau tahapan penting dari keseluruhan pembangunan sistem komputerisasi. Perancangan sistem untuk pengembangan sistem informasi biasanya memerlukan jangka waktu yang lebih lama daripada pemecahan masalah pada umumnya. Salah satu unsur pokok yang harus dipertimbangkan dalam pembangunan sistem komputerisasi yaitu masalah perangkat lunak, karena perangkat lunak yang digunakan haruslah sesuai dengan masalah yang akan diselesaikan, disamping masalah perangkat itu sendiri. Sistem Informasi Ketersediaan Obat merupakan pengembangan sistem informasi yang dibuat untuk membantu mengatasi permasalahan pada sistem informasi ketersediaan obat pada Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Universitas Sumatera Utara Kota Medan yang ada saat ini. Sistem ini akan menghasilkan informasi tentang gambaran ketersediaan obat, baik di tingkat Kabupaten maupun Puskesmas, informasi obat yang akan dan telah kadaluarsa, pembuatan laporan obat kabupaten secara otomatis dan perhitungan indikator-indikator yang diperlukan dalam ketersediaan obat. Untuk menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan efisien, diperlukan sistem informasi melalui pengkajian terhadap input, proses dan output yang dihasilkan dengan memanfaatkan data yang ada. Selain itu pula perlu dilakukan pengkajian terhadap umpan balik sebagai dasar pengendalian terhadap sistem yang berjalan. Pada perancangan sistem ini, harus disesuaikan dengan prosedur tetap pengamprahan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan.

3.3.2 Perancangan Proses

Rancangan proses bertujuan untuk menggambarkan bagaimana sistem berjalan, menjelaskan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dan perjalanan data pada setiap kegiatan. Model yang akan dirancang harus mempunyai daya dukung terhadap kebutuhan sistem informasi. Untuk mendapatkan rancangan model yang sesuai dengan kebutuhan sistem, maka diperlukan pembuatan tabel database untuk memudahkan pengolah dan pengguna sistem informasi dalam pengumpulan, pengolahan, maupun penyajian informasi yang diperlukan. Universitas Sumatera Utara Desain program secara umum pada perancangan sistem informasi ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan adalah sebagai berikut: Gambar 3.1 Perancangan sistem 3.3.3 Perancangan Database Dalam perancangan suatu sistem yang baik diperlukan perancangan database yang baik. Database merupakan kumpulan dari data-data yang saling terkait satu dengan lainnya dan merupakan salah satu aspek penting yang akan menentukan mutu kerja data program yag dibuat. Perancangan sebuah database berdasarkan bagaimana cara merancang dari sistematika proses dari sistem tersebut. Pada umumnya database telah dipersiapkan untuk menghaslkan sebuah laporan informasi yang dikehendaki. Pada sistem informasi ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan menggunakan software database Microsoft Office Access 2007. Secara garis besar sistem informasi ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan menggunakan stuktur database sebagai berikut: Penerimaan Obat Pengolahan Data Distribusi Obat Laporan Ketersediaan Obat Universitas Sumatera Utara

3.3.3.1 Tabel Data Obat

Tabel Data Obat digunakan untuk menyimpan data –data Obat. Rancangan dari tabel tersebut dapat dilihat seperti pada tabel 3.1. Tabel 3.1.Data Obat Data Field Tipe Data Ukuran Index Keterangan KdObat Text 10 Y Kode Obat NmObat Text 50 - Nama Obat Satuan Text 40 - Satuan Obat Stok Currency - - StokPersediaanObat TglExpired DateTime - - Tanggal Expired Obat Primary Key : KdObat 3.3.3.2 Tabel Donor Tabel Donor digunakan untuk menyimpan data –data Donor. Rancangan dari tabel tersebut dapat dilihat seperti pada table 3.2. Tabel 4.2.Data Donor Data Field Tipe Data Ukuran Index Keterangan KdDonor Text 10 Y Kode Donor NmDonor Text 50 - Nama Donor Alamat Text 50 - Alamat Telepon Text 30 - Nomor Telepon Primary Key : KdDonor Universitas Sumatera Utara

3.3.3.3 Tabel Puskesmas

Tabel Puskesmas digunakan untuk menyimpan data –data Puskesmas. Rancangan dari tabel tersebut dapat dilihat seperti pada table 3.3 Tabel 3.3.Puskesmas Data Field Tipe Data Ukuran Index Keterangan KdPuskesmas Text 10 Y Kode Puskesmas NmPuskesmas Text 50 - NamaPuskesmas Alamat Text 50 - Alamat Telepon Text 30 - NomorTelepon Primary Key : KdPuskesmas 3.3.3.4 Tabel Obat Masuk Tabel Obat Masuk digunakan untuk menyimpan data –data Obat Masuk. Rancangan dari tabel tersebut dapat dilihat seperti pada tabel 3.4 Tabel 3.4.Obat Masuk Data Field Tipe Data Ukuran Index Keterangan NoObatMasuk Text 10 Y Nomor Obat Masuk TglObatMasuk DateTime - - Tanggal Obat Masuk KdDonor Text 10 Y Kode Donor Keterangan Text 250 - Keterangan Primary Key : NoObatMasuk Foreign Key : KdDonor

3.3.3.5 Tabel Detail Obat Masuk Detail

Tabel Obat Masuk Detaik digunakan untuk menyimpan data –data Obat Masuk Detail. Rancangan dari tabel tersebut dapat dilihat seperti pada table 3.5. Universitas Sumatera Utara Tabel 3.5 Obat Masuk Detail Data Field Tipe Data Ukuran Index Keterangan IdObatMasuk Text 10 Y Obat Masuk NoObatMasuk Texr 10 Y Nomor Obat Masuk KdObat Text 10 Y Kode Obat QtyMasuk Number - - Qty Masuk Nomor Text 10 - Nomor Primary Key : IDObatMasuk Foreign Key : NoObatMasuk, KdObat

3.3.3.6 Tabel Obat Keluar

Tabel Obat Keluar digunakan untuk menyimpan data –data Obat Keluar. Rancangan dari tabel tersebut dapat dilihat seperti pada table 3.6 Tabel 3.6. Obat Keluar Data Field Tipe Data Ukuran Index Keterangan NoObatKeluar Text 10 Y Nomor Obat Keluar TglObatKeluar DateTime - - Tanggal Obat Keluar KdPuskesmas Text 10 Y Kode Puskesmas Keterangan Text 250 - Keterangan Primary Key : NoObatKeluar Foreign Key : KdPuskesmas 3.3.3.7 Tabel Obat Keluar Detail Tabel Obat Keluar Detail digunakan untuk menyimpan data –data Detail Obat Keluar. Rancangan dari tabel tersebut dapat dilihat seperti pada table 3.7 Universitas Sumatera Utara Tabel 3.7 Obat Keluar Detail Data Field Tipe Data Ukuran Index Keterangan IdObatKeluar Text 10 Y Obat Keluar NoObatKeluar Texr 10 Y Nomor Obat Keluar KdObat Text 10 Y Kode Obar QtyKeluar Number - - Qty Keluar Nomor Text 10 - Nomor Primary Key : IDObatKeluar Foreign Key : NoObatKeluar, KdObat

3.3.4 Perancangan Output

Output berisi informasi yang merupakan hasil pengolahan dari data yang ada yang berguna bagi pemakainya. Output dapat berupa bentuk-bentuk informasi yang diinginkan. Output perancangan ini merupakan sistem informasi ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan yang diperoleh melalui pengolahan data pada penerimaan dan distribusi obat. Sehingga dapat diketahui informasi ketersediaan obat kapan saja apabila sedang dibutuhkan.

3.4 Tahap Uji Coba

Pada tahap ini, dilakukan uji coba sistem yang telah disusun selama lebih kurang dua minggu. Proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut sudah benar, dan tidak ada kesalahan-kesalahan di dalamnya. Proses uji coba dapat dilakukan secara bertahap. Komponen yang diuji adalah sebagai berikut : Universitas Sumatera Utara a. Komponen rancangan input, meliputi pengujian pengendalian input dan kemudahan dalam penggunaan. b. Komponen rancangan proses, meliputi pengujian terhadap prosedur sistem operasi, konsistensi dan kehandalan perangkat yang digunakan, fungsi dari fasilitas yang digunakan, fleksibilitas dan model yang digunakan. c. Komponen rancangan database, meliputi pengujian terhadap kejelasan fungsi dari entitas dan atribut serta kapasitas database yang dimiliki.

3.5 Pengumpulan Data dan Informasi

Pengumpulan data dan informasi pada pengembangan sistem ini dibuat dalam suatu matriks pengumpulan data dengan tujuan untuk memudahkan penulis dalam melakukan pengumpulan dan pengolahan hasil penelitian di lapangan. Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini antara lain:

a. Wawancara

Dalam wawancara dipilih subjek atau informan untuk mendukung informasi yang dibutuhkan. Pemilihan informan dilakukan berdasarkan unit kerja yang terkait dengan sistem manajemen logistik obat secara langsung dan dianggap mampu memberikan keterangan, informasi yang akurat dan mengerti permasalahan yang dihadapi. Wawancara dilakukan kepada pegawai Gudang Farmasi Peka Labuhan bagian sistem informasi ketersediaan obat. Universitas Sumatera Utara

b. Observasi