19
2.5. Pengolahan Terbitan Berseri
Setiap terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus segera diproses, agar informasi yang ada di dalamnya dapat secepatnya disebarluaskan
kepada pengguna perpustakaan. Keterlambatan pengolahan bahan pustaka berarti menghambat proses penyampaian informasi kepada masyarakatpengguna. Hal
pertama yang dilakukan dalam mengolah koleksi terbitan berseri adalah pengklasifikasian. Pengkasifikasian secara umum telah dilaksanakan oleh
masyarakat, yaitu mengumpulkan satu kelompok, bahan-bahan sejenis atau yang hampir bersamaan antara yang satu dengan yang lainnya. Pekerjaan ini
dilaksanakan untuk memudahkan dalam pencarian kembali apabila bahan bahan tersebut dibutuhkan.
Demikian pula pengklasifikasian bagi terbitan berseri tidak terkecuali. Klasifikasi bagi terbitan ini sangat diperlukan sebab dengan dilaksanakannya
klasifikasi akan memudahkan dalam pelayanan. Terbitan yang sejenis atau yang sama menjadi satu kelompok, sedangkan yang hampir sejenis atau berhubungan
erat akan berdekatan letaknya. Majalah yang terjilid dibundel diangggap sebagai monograf. Oleh karena itu harus diproses pengklasifikasinya menurut subjek
sebagaimana melakukan klasifikasi terhadap monograf. Untuk menentukan sistem klasifikasi yang dipergunakan sebaiknya adalah
sistem klasifikasi yang sudah umum dipergunakan sehingga tidak menyulitkan pelaksanaanya.
Ada beberapa sistem klasifikasi yang dapat dipergunakan sebagai berikut : 1. Dewey Decimal classification DDC.
2. Universal Decimal Classification UDC. 3. Library of Congres Classification LLC.
4. Colon Classification. 5. Bills Bibliographic classification.
Klasifikasi UDC dan DDC sudah umum dipergunakan oleh perpustakaan perpustakaan. Namun dalam perkembangannya sistem DDC lebih banyak
dipergunakan di setiap perpustakaan di Amerika, Eropa, Asia, Australia dan juga sudah tentu di Indonesia. UDC kebanyakan dipergunakan oleh perpustakaaan
Universitas Sumatera Utara
20
khusus, yaitu Bibliotheca Bogoriensis, RISPA Medan. Sistem UDC walaupun namanya universal berasal dari klasifikasi persepuluhan Dewey, angka-angka
yang dipergunakan UDC sangat komplek dan membingungkan bagi pustakawan pemula, sebab angka dasarnya sampai ada mencapai enam bahkan sembilan
bilangan. Sistem klasifikasi colon adalah sistem yang diperkenalkan oleh R.Rangganathan yang hidup dari tahun 1892-1972, berasal dari India di kota
Madras. Klasifikasi persepuluhan Dewey yang lebih dikenal dengan istilah DDC,
di perkenalkan pertama sekali oleh Melvil Dewey pada tahun 1873 selagi beliau masih seorang mahasiswa pada Amherst College, diterbitkan pertama sekali pada
tahun 1876 dengan hanya berjumlah 42 halaman yang terdiri dari atas 12 dari padanya adalah tabel dan indeksnya adalah 18 halaman. Pada tahun 1894
klasifikasi ini telah berada dalam edisi yang kelima dan telah berkembang menjadi 467 halaman yaitu 275 halaman tabel dan 191 halaman indeks. Melvil
Dewey meninggal pada tahun 1931. Ilmu yang diwariskannya telah beredar di seantero dunia, dipergunakan oleh perpustakaan perpustakaan di Jepang, Jerman,
Prancis dan negara-negara maju yang telah tinggi teknologinya. Sampai pada saat ini DDC telah mengalami pencetakan edisi ke 9 yang diterbitkan pada tahun 1978
dan juga telah diterbitkan dalam edisi bahasa Indonesia oleh pusat pembinaan perpustakaan. 1 set buku DDC ini terdiri atas 3 jilid yaitu:
1. Introduction Tables yang merupakan bagan umum tentang pemakain DDC.
2. Schedules yaitu yang menunjukkan subjek subjek dengan menggunakan
nomor nomor klasifikasi. 3.
Index yaitu daftar subjek-subjek yang disusun secara alfabetis, yang dipergunakan dalam pencarian nomor nomor klasifikasi yang terdapat pada
schedules.
Sebagai dasar Melvil Dewey membagi bidang ilmu pengetahuan atas dasar 10 bidang yang mendasari pembagian ini diperbuatnya sejalan dengan sejarah
pertumbuhan akal pikiran manusia sebab menurut Dewey mula-mula manusia berfilsafat kebutuhan agama, kebutuhan hidup, dan berhubungan yang satu
Universitas Sumatera Utara
21
dengan yang lainnya dalam berbahasa. Ilmu pasti alam kemudian lahir diikuti dengan pengetahuan praktek kesehatan teknologi barulah manusia terpikir akan
olah raga dan kesenian sastra dan ditutup dengan sejarah dan ilmu bumi. Dari 10 bidang pertama tadi dibagi lagi tiap-tiap bidang menjadi 10 seksi
sehingga mencapai 100 seksi untuk lebih terperinci dalam subjek-subjeknya bilangan tersebut dikembangkan lagi uraiannya dengan keperluannya kesepuluh
bidang pertama tersebut yang menjadi dasarnya adalah sebagai berikut ini: 1. Karya karya umum
golongan 000 2. Filsafat
golongan 100 3. Agama
golongan 200 4. Ilmu pengetahuan masyarakat
golongan 300 5. Ilmu pengetahuan bahasa
golongan 400 6. Ilmu pasti dan pengetahuan alam
golongan 500 7. Ilmu pengetahuan praktis
golongan 600 8. Kesenian, hiburan dan olahraga
golongan 700
9. Kesusastraan golongan
800 10. Sejarah, Bibliografi dan ilmu bumi
golongan 900
Untuk menentukan nomor klasifikasi terbitan berseri isi subjek harus diperiksa dengan teliti walaupun subjek terbitan berseri sudah tertera pada
judulnya namun ada terbitan berseri yang meragukan antara lain judul dengan subjeknya. Untuk hal tersebut dapat diketahui dari daftar isi atau informasi lain
yang terdapat di dalamnya, lebih baik lagi isinya diteliti secermat mungkin agar diketahui subjeknya atau masalah yang dikemukakan dalam terbitan berseri itu.
Bila subjek telah dapat diketahui maka dapat ditentukan pula nomor klasifikasinya.
Menurut Lasa 1994:34 terdapat beberapa langkah dalam proses pengolahan terbitan berseri yakni:
1. Pemeriksaan
Terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus diperiksa terlebih dahulu, apakah diterima sebagai hadiahsumbangan, langganan, pertukaran
Universitas Sumatera Utara
22
atau sekedar titipan, kegiatan tersebut hendaknya dilakukan oleh perpustakaan agar tidak terjadi kesalahfahaman dalam pemrosesan.
2. Pemberian cap, tanda kepemilikan
Setelah pemeriksaan terbitan, dilakukan pemberian stempel atau cap yang diletakkan pada halaman paling depan yakni halaman setelah
sampulcover, dengan syarat tidak menutupi tulisan atau teks pada terbitan berseri tersebut.
3. Pencatatan
Setelah kedua kegiatan tersebut selesai dilakukan, dilanjutkan dengan kegiatan berikutnya yaitu:
a. Pencatatan kartu registrasi
Pencatatan atau registrasi ini dilakukan pada kartu registrasi. Data yang perlu dicatat antara lain adalah judul terbitan berseri, ISSN
atau International Standard Serial Number, penerbit, alamat, kala terbit, harga langganan, asal terbitan, subjek. Kartu-kartu registrasi
ini biasanya hanya ditempatkan pada bagian pengadaan untuk mencatat atau mengontrol masuknya terbitan berseri ke
perpustakaan yang mengolahnya. b.
Pencatatan dalam buku inventarisasi Pencatatan terbitan berseri dapat juga dilakukan dengan
menggunakan buku inventarisasi. Data yang dicatat dalam sistem kartu ini meliputi judul terbitan berseri, ISSN, nomor inventarisasi
tanggal diterima, volume, nomor, bulan, tahun dan lain-lain. 4. Pembuatan kartu katalog
Setiap majalah maupun terbitan berkala lainnya yang diterima oleh perpustakaan perlu dibuatkan daftarkatalog. Katalog ini dapat berbentuk
bukuprinted katalog maupun kartucard katalog. Katalog tersebut sangat berguna bagi pencarian informasi terutama pengenalan judul dan nomor-nomor yang
dimiliki oleh suatu perpustakaan. Untuk membuat deskripsi bibliografi katalog terbitan berseri, perpustakaan
memerlukan sumber informasi pengatalogan. Sumber informasi tersebut antara lain:
Universitas Sumatera Utara
23
1. Halaman Judul.
2. Halaman lain seperti halaman judul singkat, samping halaman judul, balik
halaman judul dan kolofon. 3.
Bagian lain dari buku seperti kata pengantar praktis kulit buku teks dan bibiliografis serta indeks.
4. Luar buku publikasi. Yahya Suhendar, 2005:44
Informasi tersebut dapat membantu kataloger untuk menentukan subjek terbitan berseri. Dalam melakukan pengatalogan terbitan berseri ada beberapa
informasi yang perlu dicantumkan pada deskripsinya katalog yaitu: 1.
Judul majalah, judul pararel, anak judul. 2.
Nomor, volume dan tahun terbit pertama kali. Apabila tidak diketahui maka cukup dicantumkan nomor, bulan yang paling lama dimiliki.
3. Frekuensi kala terbit.
4. ISSN International Standard Serial Number.
5. Kota terbit.
6. Nama lembaga.
7. Tahun, volume, nomor maupun bulan majalah yang dimiliki perpustakaan.
8. Nama pemimpin redaksieditor. Terutama apabila nama itu cukup dikenal
oleh kalangan luas. 9.
Ukuran tinggi majalah. 10.
Edisi. 11.
Catatan. Abdul Rahman Saleh dan Yuyu Yulia, 1996:51 Bentuk kartu inventarisasi dalam rangka pengkatalogan ini dapat
dibedakaan menjadi: 1.
Kartu inventarisasi, terbitan berseri yang diterbitkan secara harian. 2.
Kartu inventarisasi, terbitan berseri yang diterbitkan secara mingguan, dua mingguan, bulanan, dua bulanan, tiga bulanan, empat bulanan, tengah
tahunan, tahunan, dll.
Untuk terbitan berseri yang diterbitkan secara harian, seperti surat kabar dan jurnal, kartu pencatatan dapat dipakai untuk selama 1 tahun setiap halaman.
Universitas Sumatera Utara
24
Bila dipergunakan 2 halam an secara timbal balik maka kartu dapat dipergunakan selama 2 tahun. Hal tersebut sangat praktis dan ekonomis. Pada kartu inventarisasi
terbitan berseri yang baru berukuran 25 x 22 cm, yang perlu dicatat adalah data berikut:
a. Judul surat kabar.
b. Penerbit surat kabar.
c. Alamat surat kabar.
d. Kala terbit.
e. Harga.
Tahun, bulan dan tanggal, dll, yang dianggap penting. Surat kabar terbit setiap hari, kartu pencatatan ini dapat dipergunakan setiap hari,kartu pencatatan
ini dapat dipergunakan setiap hari pula mulai tanggal 1 Januari sampai dengan tanggal 31 Desember setiap tahun. Tangggal dan bulan sudah tertera pada kartu
pencatatan yang tetap tidak berubah walaupun judul surat kabar berbagai judul. Pustakawan hanya bertugas mengisi data surat kabar pada setiap awal tahun dan
selanjutnya seriap hari hanya mem beri tanda “V” bila surat kabar sudah masuk ke perpustakaan dan tanda baca “-“ bila surat kabar tidak masuktidak ada.
Untuk pencatatan terbitan berseri yang diterbitkan secara tengah bulanan sekali atau tiga minggu sekali, kartu pencatatan terbitan berseri ini untuk selama 2
tahun yang dipergunakan timbal balik. Pada halaman pertama atau halaman depan dipergunakan pencatatan terbitan berseri yang terbit pada bulan Januari sampai
dengan bulan Juni. Sedangkan pada halaman belakang atau sebaliknya dipergunakan untuk pencatatan terbitan berseri yang terbit pada bulan Juli sampai
dengan Desember. Kartu tetap dibuat 10 jalur dengan ukuran 22x15 cm. Data majalah dapat seluruhnya dimasukkan pada kartu pencatatan seperti: judul,
penerbit, alamat, frekuensi terbit, harga, ISSN, tanggal tahun dan bulan, nomor majalah, volumetahun ke, dll.
Kartu pencatatan terbitan berseri yang diterbitkan secara mingguan, untuk menghemat kartu dapat memuat masa penerbitan 2 tahun yang dipergunakan
secara timbal balik. Pada halaman depan diperuntukkan pencatatan yang terbit pada bulan januari sampai dengan bulan Juni. Sedangkan pada halaman belakang
Universitas Sumatera Utara
25
dipergunakan untuk pencatatan yang terbit pada bulan Juli sampai dengan desember. Kartu yang berukuran 22x15 cm itu harus dibuat sebanyak 10
jalur.sebab dalam 1 bulan, hari yang sama ada yang 5 kali. Jadi kalau untuk 2 tahun, ada yang terpakai 10 jalur. Di bawah ini dapat dilihat contoh kartu katalog
terbitan berseri.
Gambar 3.Contoh Kartu Katalog Terbitan Berseri. Majalah pertanian Indonesia
Volume 1 no.1 1974- Bogor: Institute Pertanian Bogor, 1974.
Jil: Il ; 24cm Kuartalan
ISSN 0216-0455
Tahun volume nomor
1999 1
1,2,3,4 2000
II 1,2,3,4
2001 III
1,2,3,4
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sebelum melakukan pengatalogan terbitan berseri, perpustakaan perlu terlebih dahulu memeriksa
setiap terbitan berseri yang telah diterima agar tidak terjadi kesalahan dalam pembuatan kartu katalog yang menjadi sarana penelusuran koleksi perpustakaan
bagi pengguna. Setelah selesai melakukan pengatalogan proses selanjutnya adalah pemberian kelengkapan seperti label dan kantong kartu terbitan berseri.
Universitas Sumatera Utara
26
Gambar 4.Contoh Kartu Majalah. UNIVERSITAS GADJAH MADA
PERPUSTAKAAN FAK.TEKNOLOGI PERTANIAN KARTU MAJALAH
No.Inventaris :738jfs90 Judul
: j.of food science Kode
: 664.8.05jfs
Volume : XlX Nomor
: 1-3
Tahun :
1989 No.Anggota
Tgl Pinjam No. Anggota
Tgl Pinjam
Sumber : Lasa Hs, 1994:94.
Untuk kantong kartu terbitan berseri dapat berbentuk segitiga dan segi empat, dapat dilihat pada contoh di bawah ini.
Gambar 5.Kartu Katalog Berbentuk Segitiga.
Gambar 6.Kantong Kartu Majalah Berbentuk Segi Empat.
Kelengkapan tersebut diperlukan apabila sewaktu-waktu majalah tersebut dipinjam untuk difotocopy.
Universitas Sumatera Utara
27
2.6. Penjajaran Terbitan Berseri
Kategori