16
Dari urian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka melalui hadiah sangat bermanfaat bagi perpustakaan, terutama untuk memperoleh
bahan pustaka yang langka atau tidak dijual secara umum.
2.3.3 Tukar menukar
Penambahan koleksi dapat dilakukan dengan melakukan tukar menukar, namun perlu ada persetujuan antara kedua belah pihak yang melaksanakan
pertukaran. Dua perpustakaan yang akan melaksanakan pertukaran terbitan berseri pada prinsipnya harus mengirimkan contoh terbitan berseri yang akan
dipertukarkan. Sebagai bahan pertukaran dapat diambil dari terbitan yang tidak sesuai dengan kebutuhan perpustakaanhasil penerbitan sendiri atau lembaga
induk perpustakaan tersebut. Untuk dapat melakukan pertukaran, perpustakaan perlu memperhatikan beberapa prosedur tukar menukar terbitan berseri yaitu:
1. Perpustakaan yang menawarkan, menyusun daftar terbitan yang akan
ditukarkan. Penawaran terbitan berseri dapat dilakukan berdasarkan judul, maupun pengarang.
2. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada sejumlah perpustakaan lain
yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan yang ditawarkan, yang telah menjalin kerjasama dengan perpustakaan yang
menawarkan terbitan berseri. Dalam penawaran disebutkan syarat-syarat tukar menukar, misalnya terbitan apa yang diinginkan, ongkos kirim dan
sebagainya. 3.
Perpustakaan yang menerima penawaran harus mempelajari tawaran dan persyaratan dari pihak yang menawarkan.
4. Perpustakaan penerima memilih terbitan yang diinginkannya dan
menyusun daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukaran.
5. Perpustakaan penerima mengirim daftar bahan yang diinginkan yang
disertai dengan daftar koleksi yang akan dilaksanakan sebagai penukaran. 6.
Apabila kedua perpustakaan telah sepakat dalam tukar menukar maka dapat dilaksanakan.
Universitas Sumatera Utara
17
7. Setelah menerima bahan penukaran masing-masing perpustakaan segera
mengelola sesuai dengan prosedur inventarisasi. Yuyu Yulia dkk, 1993:43
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan koleksi terbitan berseri pada perpustakaan dapat dilakukan dengan cara pembelian,
hadiah, dan pertukaran.
2.4. Inventarisasi Terbitan Berseri
Langkah awal yang harus dilakukan perpustakaan terhadap terbitan berseri yang diterima baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan, mencakup kegiatan
penerimaan dan inventarisasi. Kegiatan penerimaan meliputi pemeriksaan terhadap terbitan berseri yang diterima. Dalam hal ini terbitan berseri yang
diterima harus benar-benar sesuai dengan terbitan yang dipesan. Pada waktu penerimaan terbitan berseri harus diperiksa keutuhan terbitannya dan faktur
dicocokan dengan terbitan dan kartu pesanan yang ada dalam file perpustakaan. Jika terbitan berseri yang diterima tidak cocok dengan yang tercantum dalam
kartu pesanan maka dilakukan klaim kepada toko bukuagen yang mengirim terbitan tersebut. Terbitan berseri yang telah diterima diberi tanda atau cap
perpustakaan, selanjutnya diinventarisasi dalam bukuinventaris. Informasi yang dicatat dalam buku induk adalah:
1. Judul terbitan 2. ISSN
3. Penerbit 4. Alamat
5. Kala terbit 6. Harga langganan
7. Asalsumber. Disini dicatat asal terbitan berseri apakah hasil pembelian, hadiah dan pertukaran
8. Pengarang
Universitas Sumatera Utara
