diserahkan kepada Kasubbag Kepegawaian untuk selanjutnya diperiksa oleh Kassubag Kepegawaian untuk menentukan tindakan selanjutnya.
“ Berkas yang datang di Subbag Kepegawaian ini pertama kali diterima dahulu oleh Kasubbag kemudian beliau memberikan perintah kepada saya dalam bentuk
disposisi, sedangkan kalau surat yang akan kami buat, biasanya saya terlebih dahulu saya buat draft ny kemudian saya serahkan ke Ibu Kassubbag untuk
diperiksa, kalau sudah sesuai langsung diparaf” Hasil wawancara dengan staf pegawai di Subbag Kepegawaian FKG USU
Hal ini menunjukan bahwa pada tahap penciptaan atau penerimaan arsip di Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara sudah
terlaksana dengan baik dibuktikan dengan adanya pemeriksaan yang dilakukan terlebih dahulu sebelum ditindaklanjuti terhadap suratarsip yang akan dibuat atau
diterima.
2. Pengurusan dan Pengendalian Arsip :
Untuk mengetahui memutuskan surat yang diterima termasuk penting di Sub Bagian Kepegawaian , maka berikut hasil wawancara dengan Ibu Kassubag
Kepegawaian . “ Pada dasarnya semua dokumen di Subbag kepegawaian FKG ini penting,
tetapi kadang ada surat atau pemberitahuan yang harus segera disampaikan misalnya ada pemberitahuan pengisian formulir data untuk Dosen yang isian nya
harus segera dikirimkan ke Biro Rektorat untuk kepentingan sertifikasi dosen. Kalau yang tergolong biasa-biasa saja itu seperti pemberitahuan upacara
bendera. “ Dalam menentukan jenis dari arsipdokumen yang diterima, petugas arsip
dengan seksama misalnya untuk surat masuk, petugas melihat keterangan yang tercantum dalam surat tersebut. Setelah dibaca dan diteliti, kemudian dokumen
atau arsip tersebut digolongkan berdasarkan sistem penyimpanan yang digunakan oleh Sub Bagian Kepegawaian.
Universitas Sumatera Utara
Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara tidak hanya melihat keterangan yang tercantum dalam surat tetapi juga
memperhatikan ada tidaknya batas waktu untuk merespon atau menyediakan arsip yang diminta seperti yang tercantum dalam surat tersebut. Untuk proses
selanjutnya petugas melihat disposisi – disposisi dari atasan atau dari Bapak
Kepala Tata Usaha dan Ibu Kepala Subbag Kepegawaian. Pencatatan arsip merupakan tahap dimana surat masukkeluar dicatat
sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Pelaksanaan sistem kearsipan dalam hal pencatatan arsip Berdasarkan wawancara dengan staf pegawai pada Subbag
Kepegawaian Setiap arsip yang diterima oleh Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara dicatat ke dalam sebuah buku,
khusus pencatatan Nomor Induk Pegawai dan data kepegawaian lainnya dicatat secara elektonik melalui komputerisasi berbentuk data file.
“Pencatatan untuk surat masuk, nota dinas dan edaran kami catat berdasarkan urutan tanggal masuk dan tanggal keluar nya setelah diberi nomor
karena semua penomoran surat di Bagian Tata Usaha berada di Bagian Umum, kecuali Departemen penomoran dilakukan di masing-masing departemen, mereka
mempunyai nomor surat masing-masing, sedangkan untuk pencatatatan daftar
nomor induk pegawai dan data kepegawaian kami catat di komputer “ .
Adapun sarana dan prasarana yang digunakan untuk keperluan kearsipan pada Subbag Kepegawaian ini sudah dijelaskan oleh Ibu Kasubbag Kepegawaian
dalam hasil wawancara sebagai berikut : “ seperti yang dapat dilihat disini ada folder-folder, map-map, lemari,
filling kabinet, komputer dan printer.Fasilitas yang lain yang mendukung yaitu ruangan sudah dipasang Air Conditioner AC yang dapat berfungsi untuk
mencegah rusaknya arsip karena kelembaban udara. “
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan observasi yang peneliti lakukan dapat disimpulkan bahwas sarana yang tersedia untuk keperluan kearsipan pada Sub bagian ini juga cukup baik, hal
ini dilihat dari : 1
Lemari penyimpanan arsip sudah memadai tetapi belum maksimal karena masih terdapat outner yang tersusun di atas lemari seperti dapat
terlihat dalam hasil dokumentasi berikut ;
2 Meja dan kursi pegawai yang tersedia dalam keadaan layak
3 Adanya fasilitas computer lengkap dengan printer yang sangat
diperlukan oleh pegawai dalam melaksanakan kegiatan kearsipan
Universitas Sumatera Utara
4 Seluruh file disimpan di dalam folder yang cukup memadai
5 Selain lemari arsip, juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan
arsip Tahap pengendalian dengan menggunakan suatu sistem misalnya kartu
kendali dengan tujuan untuk mengetahui riwayat dan keberadaan arsip tersebut beserta lampiran-lampirannya. Pengurusan arsip pada Subbag Kepegawaian
belum menerapkan sistem kartu kendali dalam pengurusan arsip di bagian tersebut. Setiap berkas asli yang dipinjam hanya dicatat di lembaran fotokopi
berkas tersebut saja. “ Kami hanya saya tulis di fotocopy berkas pertinggal yang dipinjam, disitu
saya catat tanggal diambil dan diambil oleh siapa dan ditandatangani yang bersangkutan.
” Hasil wawancara dengan Kasubbag Kepegawaian
Arsip yang dikelola Subbag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara sangat diperlukan oleh banyak pihak seperti :
1 Pegawai dan staf Pengajar yang bersangkutan
2 Biro SDM USU
3 Biro Perencanaan USUHal ini didukung dengan hasil wawancara dengan
staf pegawai Subbag kepegawaian
Universitas Sumatera Utara
“ Biasanya ya pegawai yang bersangkutan yang sering dipinjam itu fotocopi
berkasSK kenaikan
pangkat untuk
keperluan administrasi
pinjamankredit di bank, pihak Biro SDM USU biasanya hanya meminjam fotocopi berkas pegawai staf pengajar kepangkatan seperti SK kepangkatan,
ijazah, dan daftar riwayat hidup, Biro Perencanaan USU berkepentingan dengan daftar data pegawai staf pengajar per 3 bulan yakni pada bulan Maret, Juni,
September, dan Desember tiap tahunnya
Untuk SK Kenaikan Pangkat yang sering dipinjam oleh PegawaiDosen, apakah itu berkas Asli atau hanya fotocopi nya?
“ Keduanya, ada yang pinjam fotokopiannya dan ada yang pinjam aslinya ada yang dengan alasan berkas Asli SK Kenaikan Pangkat miliknya ketinggalan di
rumah atau lainnya, ” Hasil wawancara dengan Ibu Kasubbag Kepegawaian
Pelaksanaan sistem kearsipan dalam hal peminjaman arsip di Subbag Kepegawaian belum efektif, hal ini diperkuat dengan hasil wawancara dengan Ibu
Kasubbag dan Staf Kepegawaian tentang prosedur yang digunakan hanya mencatat peminjaman di atas fotocopi dokumen asli yang dipinjam selain itu tidak
ada sanksi yang dikenakan untuk peminjam yang tidak mengembalikan atau menghilangkan arsip.
“ Lama waktu peminjaman sekitar dua – tiga hari kemudian saya ingatkan pegawai atau dosen yang kebetulan telah meminjam berkas di Subbag
Kepegawaian ini, kemudian setelah saya ingatkan untuk mengembalikan arsip yang dipinjam, ada yang mengembalikan dan ada juga yang tidak
mengembalikannya dengan alasan lupa bawa dan tidak sanksi buat mereka yang
tidak mengembalikan arsip. ” Hasil wawancara dengan staf Pegawai di subbag Kepegawaian.
Universitas Sumatera Utara
3. Retensi Arsip :
