BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi.
Kebutuhan akan informasi dalam suatu organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan
organisasi. Di
dalam suatu
organisasi biasanya
organisasi menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus dilaksanakan,
sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Kantor merupakan pusat kegiatan dan penyedia informasi, guna
menunjang kemudahan pelaksanaan kegiatan organisasi. Oleh sebab itu, kantor diharapkan mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta untuk
memenuhi kebutuhan informasi pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan perusahaan atau organisasi. Salah satu kegiatan kantor yang
penting diantaranya adalah sistem kearsipan. Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting.
Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar dapat memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam
pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip
dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu, suatu kantor dalam mengelolah kearsipannya harus memperhatikan sistem
Universitas Sumatera Utara
kearsipan yang paling sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuan. Maka dari itu dapat dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu organisasi
kantor terletak pada penyelenggaraan arsip yang sederhana, efektif dan efisien. Dikatakan efisien apabila suatu yang dibutuhkan sesuai yang diharapkan dengan
cepat dan tepat. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien dapat memotivasi dan mendorong pegawai mencapai hasil kerja yang memuaskan.
Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan
dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut.
Sub Bagian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara adalah salah satu unit kerja yang mempunyai kewenangan untuk melaksanakan usaha-
usaha penyediaan data dan informasi yang berkaitan dengan kepegawaian atau kepangkatan yang dibutuhkan oleh dosen, pegawai-pegawai di lingkungan
Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara. Data dan informasi mengenai kepegawaian dan kepangkatan harus benar-benar dikelola dengan baik
oleh pegawai kearsipan untuk menunjang efisiensi kerja pegawai maka suatu surat atau dokumen diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu
sistem. Dengan demikian pekerjaan pegawai akan semakin lancar sehingga arus kerja semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.
Meskipun sistem kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting, namun pada prakteknya masih banyak organisasi atau instansi yang tidak
melakukan penataan arsip dengan baik. Oleh karena kelengkapan, kecepatan dan
Universitas Sumatera Utara
ketepatan informasi yang disajikan berpengaruh terhadap pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan, maka dari itu masalah-masalah mengenai arsip
perlu dipahami sebaik mungkin. Sistem Kearsipan yang baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar Iebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai
macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana.
Seluruh kegiatan-kegiatan di Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara juga tidak terlepas dari peran
penting kearsipan. Banyak sekali arsip yang harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sistem kearsipan yang benar. Sistem kearsipan
yang belum maksimal di Subbag Kepegawaian ini terlihat dari keberadaan ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja dan masih banyak
dijumpai arsip yang hanya ditumpuk sehingga arsip cepat rusak dan sulit ditemukan
kembali apabila
sewaktu-waktu diperlukan,
pegawai lupa
mengembalikan arsip yang dipinjam ke tempat penyimpanannya, tidak adanya sanksi yang diberikan untuk pegawai yang tidak mengembalikan arsip dan
kurangnya pemahaman pegawai tentang penataan arsip jelas dapat menimbulkan tidak efektifnya pengelolaan arsip yang mengakibatkan pegawai kesulitan
mendapatkan informasi atau dokumen yang diperlukan dalam pekerjaannya, tentu itu akan menghambat pekerjaan dan efisiensi kerja yang tidak tercapai.
Universitas Sumatera Utara
Dengan alasan tersebut di atas, timbul keinginan Penulis untuk memilih judul
“ PENGARUH SISTEM KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PADA SUBBAG KEPEGAWAIAN FAKULTAS KEDOKTERAN
GIGI UNIVERSITAS SUMATERA UTA RA”
B. Perumusan Masalah
