3. Retensi Arsip :
Tahap referensi yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses sehari-hari setelah surat tersebut diklasifikasikan dalam indeks, maka kemudian surat
disimpan berdasarkan sistem tertentu. Sistem penataan arsip yang digunakan Subbag Kepegawaian Fakultas
Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip yaitu menggunakan sistem Pokok Masalah Subject
Filling System kemudian mengurutkannya dengan Sistem Abjad untuk arsip data pegawai dan berdasarkan Sistem Tanggal Cronological Filling System atau
memperhatikan tanggal, bulan, dan tahun datangnya suratarsip. “ Untuk data pegawai, kami menyimpan berkas-berkasnya sesuai dengan
nama pegawai kemudian disusun berdasarkan abjad, mulai ijazah, SK Capeg, SK Pegawai, kenaikan golongan, sertifikasi dan lainnya,
Untuk surat-surat lain seperti nota dinas, edaran, surat masuk, saya menyimpannya di folder dengan nama yang sama misalnya untuk nota dinas
dengan nama “ Nota Dinas”, tetapi untuk surat masuk yang berasal dari Biro Rektorat dan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Depdikbud saya buat
tersendiri dalam folder surat masuk “Biro Rektorat” dan “Depdikbud” Hasil wawancara dengan Kasubbag Kepegawaian
Subbag Kepegawaian juga mempunyai prosedur penyimpanan yang digunakan dalam menyusun arsip sesuai dengan sistem yang ada:
- Untuk arsip kepegawaian, arsip disimpan ke dalam map-map yang
dideretkan pada laci khusus arsip filling cabinet.
Universitas Sumatera Utara
- Surat masuk, Edaran, Nota Dinas, dan Surat-surat pemberitahuan lainnya,
pertinggal surat keluar, edaran, nota dinas, dan lainnya disimpan ke dalam folder-folder yang bertuliskan nama subjek yang telah disusun berdasarkan
tanggal masuk nya arsip misalnya : a
Surat datang dari luar Tata Usaha ataupun dari luar Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara diterima oleh Dekan
FKG USU, kemudian di buat disposisi untuk diproses oleh PD II, kemudian dicatat dibuku besar PD II yang kemudian didisposisi ke
Kepala Tata Usaha untuk diproses. Kemudian Kepala tata Usaha memberikan disposisi sesuai dengan kepentingan surat, misalnya surat
mengenai kepegawaian untuk diproses oleh Subbag Kepegawaian .
Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “SURAT MASUK”.
Universitas Sumatera Utara
b Surat yang diciptakan oleh Subbag Kepegawaian akan dikeluarkan dari
bagian Tata Usaha, dinomori terlebih dahulu di bagian Sekretaris Dekan untuk ditandatangani oleh Dekan. Arsip tersebut disimpan
didalam file yang diberi subjek “SURAT KELUAR”.
c Surat izin dosen yang melanjutkan studi di Luar atau didalam USU
diberikan ke bagian Kesekretariatan Dekan untuk ditandatangani Dekan kemudian diserahkan ke Biro Rektor. Arsip tersebut disimpan didalam
file yang diberi subjek
“TUGAS BELAJAR”.
d Setiap dosen atau pegawai yang akan melegalisir kenaikan pangkat,
menyerahkkan fotokopi SK Rektor terbaru kemudian ditandatangani oleh Kepala Tata Usaha yang kemudian disetujui oleh Dekan untuk
diserahkan ke Biro Rektor. Arsip tersebut disimpan didalam file yang
diberi subjek “SERTIFIKASI DOSEN”.
Arsip – arsip tersebut disimpan dalam lemari dan filling cabinet yang
berada dalam satu ruangan , disusun sedemikian bersama meja kerja Kasubbag dan Staf Kepegawaian selain karena tempatnya mudah dijangkau juga belum
tersedia ruangan khusus untuk menyimpan arsip. Berdasarkan observasi yang peneliti lakukan, masih terdapat tumpukan
berkas berupa lembaran-lembaran dan map-map di atas meja dan di samping lemari pegawai dan ruangan penyimpanan yang masih berada dalam ruang kerja.
Dalam hal ruangan penyimpanan yang masih berada dalam satu ruang kerja, hal ini merupakan kemudahan yaitu tempat yang mudah terjangkau. Salah satu yang
Universitas Sumatera Utara
menjadi penyebabnya masih terdapat tumpukan arsip adalah kurangnya Sumber daya manusia yang ditugaskan di Subbag Kepegawaian.
“ Tidak ada ruangan khusus untuk menyimpan dokumen-dokumen, selama ini lemari berkas berada dalam satu ruangan dengan ruang kerja Kepala Subbag
Kepegawaian dan Staf Pegawai nya, dengan begitu kami dapat dengan cepat
menemukan suatu berkas” Hasil wawancara dengan Staf pegawai di Subbag Kepegawaian
Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan
kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau
Universitas Sumatera Utara
pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam
proses penyelengaraan administrasi. Yang dinamakan penemuan arsip kembali adalah memastikan dimana arsip yang akan dipergunakan disimpan, dalam
kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa. “ Karena lemari arsip berada satu ruangan dengan saya, jadi saya dapat
dengan mudah cepat dapat menemukan arsip yang diperlukan dan saya sudah menyusunnya berdasarkan abjad buat data pegawai jadi kalau ada pegawai yang
mengurus kenaikan golongan ya tinggal saya buka saja folder dengan nama pegawai yang dimaksud”
Hasil Wawancara dengan Staf Pegawai di Subbag Kepegawaian Berdasarkan hasil wawancara dengan staf pegawai di Subbag
Kepegawaian, staf pegawai dapat menemukan kembali arsip yang dimaksud karena lemari berkas terletak di tempat yang mudah terjangkau oleh staf pegawai.
Berdasarkan observasi peneliti arsip dipegang oleh pengarsipan hanya dilakukan oleh satu orang petugas, maka hanya petugas tersebut yang mengetahui
keberadaan arsip yang dimaksud. Menurut peneliti terdapat kelemahan yakni apabila petugas tidak dapat hadir
karena sesuatu hal dan pada saat tersebut ada arsip yang diperlukan untuk segera ditemukan maka untuk menemukannya harus menunggu kehadiran Staf Pegawai
tersebut. Selain terdapat kelemahan juga terdapat kelebihan nya yaitu kerahasian
arsip dapat terjaga.
Universitas Sumatera Utara
4. PenyusutanPemusnahan Arsip :
Kategori