PERSPECTI VES
STRATEGIC OBJECTIVES
STRATEGIC INITIATIVES
NO.T UKK
PI TOLOK UKUR
KEBERHASILAN KPI SASARAN
UKUR- AN
TAR- GET
2016- 2017
I5 Implementasi
Management Information System
Pengelolaan Sistem Informasi
Manajemen Terpadu
20 Pemanfaatan Sistem
Informasi Manajemen berdasarkan menu dan
submenu min
100 Optimalisasi
software dan lisensi aplikasi
21 pengendalian dan
pemanfaatan software dan lisensi aplikasi dari
keseluruhan PCLaptop kerja min
100
I6 Implementasi strategi
kehumasan dan pemasaran
Optimalisasi Strategi Publikasi
22 pengelolaan portal
lembaga berita kegiatanaktivitas per kategori
unit karya 48 berita dalam 1 tahun
Satuan min
432
Penetapan dan Optimalisasi Strategi
Pemasaran Sekolah 23
animo terhadap daya tampung kelas awal
min 145
dari 1.105
I7 Penjaminan mutu
Peningkatan kualitas standar
pendidikan Tarakanita
24 sekolah memenuhi standar
pendidikan Tarakanita min
90 Optimalisasi
Standar Pengelolaan
Administrasi Legal Lembaga
25 pemenuhan persyaratan
administratif legal sekolah min
100
I8 Meningkatkan kualitas
manajemen penyelenggara
pendidikan Melakukan
koordinasi, evaluasi dan penetapan
langkah strategis organisasi
26 Keterlaksanaan kegiatan
berdasarkan rencana yang ditetapkan
min 100
Melakukan peningkatan
efektifitas dan dukungan
operasional 27
keputusan, kebijakan, ketentuan, dan aturan yang
dihasilkan min
100
L ea
rn in
g G
ro w
th L1
Peningkatan kapabilitas SDM
Mengembangkan manajemen
rekrutmen dan seleksi
28 Terpenuhinya jumlah
kebutuhan SDM min
100
Mengembangkan manajemen kinerja
29 karyawan yang
memperoleh nilai indeks kinerja individu DP3 ≥ 0,80
min 80
30 guru yang memperoleh
nilai supervisi PBM berdasarkan perangkat
kurikulum 2013 ≥ 0,80 tuntas
min 90
Mengembangkan manajemen
pelatihan dan pengembangan
31 karyawan dengan jumlah
jam pelatihan dan pengembangan ≥ 50
jamorgtahun untuk guru, dan ≥ 20 jamorgtahun untuk TU
dan PP min
100
PERSPECTI VES
STRATEGIC OBJECTIVES
STRATEGIC INITIATIVES
NO.T UKK
PI TOLOK UKUR
KEBERHASILAN KPI SASARAN
UKUR- AN
TAR- GET
2016- 2017
32 guru yang memenuhi
kualifikasi Bahasa Inggris sesuai standar TOEIC MIPA
min 100
33 guru yang memenuhi
kualifikasi pembelajaran berbasis EL berdasarkan
standar yang ditetapkan min
34 guru yang memenuhi
kualifikasi TIK sesuai standar yang ditetapkan
min 50
35 guru yang memenuhi
kualifikasi Pembelajaran Berbasis Riset PBR yang
ditetapkan MIPA min
Mengembangkan manajemen karir
36 karyawan yang termasuk
dalam kelompok talentstar talent pool
min 8
37 SDM yang memenuhi
kualifikasi pendidikan minimal S1 Guru
min 96
38 GETO good employee turn
over max
100 Mengelola Biaya
Karyawan Secara Efisien
39 Rasio Biaya SDM terhadap
total oparational cost max
61,5 L2
Pelaksanaan pengembangan
karakter SDM yang bersumber pada nilai-
nilai ketarakanitaan Cc5, KPKC,
Kedisiplinan, dan Kejujuran
Mengembangkan Indeks Kepuasan
Kerja Karyawan 40
karyawan yang termasuk dalam kategori puas
min 80
Mengembangkan karakter karyawan
bersumber nila-nilai ketarakanitaan
41 jumlah karyawan dengan
nilai DP3 Sikap Kerj a ≥ 0,85
min 30
F IN
A N
S IA
L F1
Peningkatan efektifitas efisiensi
pengelolaan keuangan Optimalisasi margin
42 margin
min 110
Efisiensi Biaya 43
Rasio biaya operasional vs pendapatan non UPMB
min 90
Optimalisasi pendapatan
44 peningkatan pendapatan
UPMB min
106 45
peningkatan pendapatan Non UPMB
min 108
46 piutang Maksimal
max 3
Minimalisasi penggunaan dana
investasi untuk Operasional
47 Alokasi Dana Investasi
untuk Operasional max
Optimalisasi pengelolaan dana
investasi 48
saldo dana yang bisa diinvestasikan
min 49
saldo dana terhadap biaya operasional
max 100
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Proses Penyusunan Balanced Scorecard Pada Yayasan Tarakanita
Kantor Wilayah Yogyakarta
Unit analisis untuk data proses penyusunan balanced scorecard pada Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta adalah Kantor Pusat
Yayasan Tarakanita. Partisipan yang merupakan tim pencetus balanced scorecard memutuskan untuk melakukan konsolidasi sehingga disepakati
hanya menggunakan satu jawaban dalam pernyataan yang digunakan. Hal ini dilakukan karena tidak semua tim balanced scorecard saat ini terlibat dalam
proses penyusunan awal. Dengan demikian tidak akan terjadi bias dalam pengambilan keputusan karena kekurangpahaman partisipan tertentu. Analisis
data untuk proses penyusunan balanced scorecard pada Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta meliputi tahap-tahap sebagai berikut.
1. Merangkum Hasil Wawancara
Peneliti merangkum jawaban partisipan terhadap pertanyaan wawancara. Hal ini dimaksudkan untuk memilah jawaban yang sesuai atau menjawab
pertanyaan wawancara dan menghilangkan jawaban yang tidak sesuai atau tidak berhubungan dengan pertanyaan wawancara. Dengan
demikian, analisis akan terfokus pada jawaban partisipan yang berhubungan dengan pertanyaan wawancara. Dalam Hasil rangkuman ini
dipaparkan pada bagian lampiran.
76
2. Melakukan Analisis Kesesuaian
Analisis kesesuaian dilakukan berdasarkan empat belas tahap proses penyusunan balanced scorecard pada sektor pendidikan, yang disajikan
pada tabel berikut. Tabel 5.1. Tahapan Proses Penyusunan Balanced Scorecard Pada Sektor
Pendidikan
No Item Proses Penyusunan Balanced Scorecard
1 Membangun konsensus atas pentingnya perubahan manajemen
2 Pembentukan tim proyek
3 Mendefinisikan peran lembaga
4 Menentukan unit organisasi
5 Mengevaluasi sistem pengukuran yang ada
6 Merumuskan menkonfirmasi visi, misi, dan value
7 Merumuskan perspektif
8 Merinci visi berdasarkan masing-masing perspektif
9 Identifikasi faktor-faktor penting kesuksesan
10 Mengembangkan tolok ukur, identifikasi sebab da akibat, dan menyusun
keseimbangan 11
Mengembangkan Top Level balanced scorecard 12
Merinci balanced scorecard untuk seluruh unit organisasi 13
Merumuskan tujuan 14
Mengembangkan rencana tindakan
Berdasarkan tahapan tersebut dilakukan analisis kesesuaian terhadap
proses penyusunan balanced scorecard yang disajikan pada tabel sebagai berikut.
Tabel 5.2. Analisis Kesesuaian antara Proses Penyusunan Balanced Scorecard Pada Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta dengan Proses Penyusunan Balanced Scorecard Pada Sektor Pendidikan
No Item
Tahapan Proses Penyusunan Balanced Scorecard Analisis Kesesuaian
Skor Sektor Pendidikan
Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta 1
Membangun konsensus atas pentingnya perubahan manajemen. Hal ini bertujuan
agar balanced scorecard dipandang sebagai sasaran manajemen yang akan mengubah
sistem dan proses manajemen secara mendasar
Yayasan Tarakanita melalui serangkaian analisa pendahuluan menemukan adanya kebutuhan mendasar untuk tumbuh
khususnya akibat perubahan eksternal dunia pendidikan. Untuk menjawab tantangan perubahan tersebut, Yayasan
Tarakanita mulai melakukan envisioning. Terkait hal itu, diperlukan perubahan mendasar menyangkut sistem maupun
aspek-aspek lain terutama paradigma manajemen organisasi. Maka disusunlah serangkaian skenario perubahan. Agar ada
sense of urgency terhadap kondisi yang ada maka dimulailah konsensus bersama para pemegang kepentingan di tingkat
puncak untuk menyusun kesepakatan adanya perubahan, melalui balanced scorecard sebagai alat bantu.
Pada tahap ini, proses yang dilakukan Yayasan Tarakanita
telah sesuai dengan acuan pada sektor pendidikan. Konsensus
untuk mulai menggunakan balanced scorecard telah
dilakukan bersama para pemegang kepentingan di tingkat
puncak. 3
2 Pembentukan tim proyek. Tim harus terdiri
dari para manajemen level atas yang memahami keseluruhan permasalahan
organisasi di mana masukan-masukannya akan sangat berguna bagi proyek.
Penyusunan balanced scorecard dimulai dengan pembentukan tim project yang dikenal dengan sebutan Tim
Agen Perubahan Tarakanita. Tim tersebut beranggotakan lintas fungsi mengingat dalam balance scorecard, knowledge
masing-masing fungsi sangat diperlukan agar terjadi sinergi antar perspektif.
Proses sudah sesuai. Di bidang pendidikan, istilah pejabat
struktural digunakan untuk menggantikan istilah manajemen
3
3 Mendefinisikan peran lembaga. Tujuan
tahap ini adalah untuk mengembangkan sebuah dasar dalam menyusun konsensus
berbagai karakteristik dan persyaratan untuk sampai pada definisi yang jelas tentang
posisi dan peran lembaga saat ini. Dalam penyusunan awal balanced scorecard, tim melakukan
berbagai wawancara baik dari internal Tarakanita maupun dari eksternal, khususnya masyarakat pendidikan, agar dapat
dipetakan posisi sekolah Tarakanita dalam perannya di dunia pendidikan Indonesia. Bagaimana nantinya Tarakanita akan
membentuk, memperkuat positioning maupun differensiasi dalam layanan pendidikan dasar dan menengah
Proses sudah sesuai. Yayasan Tarakanita telah mendefinisikan
peran lembaga melalui wawancara baik kepada internal
maupun eksternal khususnya masyarakat pendidikan
3
78
No Item
Tahapan Proses Penyusunan Balanced Scorecard Analisis Kesesuaian
Skor Sektor Pendidikan
Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta 4
Menentukan cakupan unit organisasi. Tim pengembang balanced scorecard, sejak
awal dan secara hati-hati harus mempertimbangkan jangkauan aktivitas dan
unit organisasi yang akan dicakup oleh balanced scorecard. Menurut Olve dalam
Yuwono 2002, bagi lembaga yang relatif kecil, mungkin paling baik adalah
menciptakan balanced scorecard untuk organisasi secara keseluruhan.
Pada awalnya unit yang dibidik adalah Kantor Pusat Yayasan dan Kantor Wilayah sebagai pusat pengambil keputusan
strategis organisasi.Tetapi dalam perkembangannya seluruh unit sekolah 60 unit akhirnya menggunakan balanced
scorecard. Pertimbangan yang digunakan adalah bahwa sekolah Tarakanita meskipun berada di 7 wilayah, tetapi satu
pengelolaan terpusat, dengan goals dan target performance yang sama antar unit termasuk yang utama adalah
memastikan adanya sistem penjaminan mutu yang sama, sehingga alat manajemen yang digunakan tidak
memungkinkan berbeda. Proses sudah sesuai. Yayasan
Tarakanita telah menentukan unit organisasi yang dibidik untuk
menggunakan balanced scorecard. Meski demikian,
Yayasan Tarakanita yang merupakan lembaga besar harus
mempertimbangkan cakupan unit organisasi yang mempunyai
kondisi yang beragam 3
5 Mengevaluasi sistem pengukuran yang
ada. Pada umumnya sebagian besar organisasi tidak memiliki satu set tolok ukur
yang seimbang balanced, mereka terlalu terfokus pada tolok ukur keuangan jangka
pendek dan mengabaikan tujuan jangka panjang seperti kepuasan
pelangganpegawai maupun pertumbuhan Kaplan dan Norton, 1993.
Pada awal penyusunan balanced scorecard, tim melakukan evaluasi sistem manajemen sebelumnya yaitu manajemen by
objectif MBO. Di mana setelah dilakukan serangkaian analisa khususnya analisa ketercapaian pengukuran kinerja unit
dengan pertumbuhan kinerja organisasi, maka disimpulkan bahwa perangkat pengukuran yang lama kurang mampu
membidik kinerja secara tajam, dan mampu merefleksikan kondisi organisasi yang sebenarnya. Selanjutnya tim
menyusun perangkat pengukuran yang baru dengan cara menganalisas tujuan utama organisasi, tujuan masing-masing
fungsi, dan merumuskan KPI masing-masing fungsi. Masing- masing fungsi melakukannya dengan cara konsolidasi internal,
menyusun matrix kepentingan, dan merumuskan KPI utama yang mendukung kinerja organisasi secara keseluruhan.
Proses sudah sesuai. Yayasan Tarakanita telah mengevaluasi
sistem pengukuran yang lama dan memutuskan untuk mengantinya
karena perangkat pengukuran lama kurang mampu membidik
kinerja secara tajam. 3
79
No Item
Tahapan Proses Penyusunan Balanced Scorecard Analisis Kesesuaian
Skor Sektor Pendidikan
Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta 6
Menyusun menkonfirmasi visi, misi, dan value.
Perumusan visi-misi dilakukan dengan mekanisme penyusunan strategy map yayasan yang berujung pada visi
dan outcome yang hendak dicapai. Konfirmasi visi, misi dan nilai juga dilakukan melalui manajemen meeting lintas fungsi
untuk melihat kembali keselarasan organisasi dengan visi, misi, dan nilai, dan selanjutnya BSC diarahkan untuk
membantu organisasi mencapai visi, misi, dan nilai tersebut. Proses sudah sesuai. Yayasan
Tarakanita telah menkonfirmasi visi, misi, dan value yang ada.
3
7 Merumuskan perspektif. Setelah visi
komprehensif dan konsep usaha lembaga dirumuskan, kemudian perlu dipilih perspektif
untuk membangun balanced scorecard. Terdapat empat persepktif secara umum,
yaitu: finansial, pelanggan, proses bisnis internal, pembelajaran dan pertumbuhan.
Jika perspektif ini dirasa belum memadahi, dimungkinkan pula untuk menambah
perspektif lain. Pilihan perspektif harus diatur terutama oleh logika usaha, dengan
hubungan timbal balik yang jelas antarperspektif yang berbeda-beda.
Dalam menyusun perspektif diawali dengan menyusun strategy map Yayasan. Di mana dalam strategy map tersebut
menggambarkan hubungan antar perspektif dalam membentuk atau mendukung visi serta outcome yang hendak
diperjuangkan. Perspektif utama tetap mengikuti teori BSC yaitu Customer, Internal, Learning, dan finansial. Setelah
melalui kajian maka dimasukkan satu perspektif baru yaitu environment dengan pertimbangan utama bahwa Tarakanita
merupakan organisasi pendidikan yang dituntut memiliki tanggung jawab moral dan sosial. Demikian pula atas dasar
bahwa agar paradigma yang terbangun peserta didik adalah tujuan utama layanan ini didirikan, maka dalam
pengurutannya, perspektif finansial disepakati ditempatkan sebagai perspektif pada kolom terbawah. Namun hal ini tidak
dimaksudkan bahwa organisasi tidak care terhadap pencapaian pertumbuhan keuangan, melainkan strategi
organisasi untuk mengingatkan anggota organisasi bahwa tujuan utama organisasi didirikan adalah untuk pelayanan
kepada peserta didik. Proses sudah sesuai. Yayasan
Tarakanita menambahkan satu perspektif yaitu environment
dengan mempertimbangkan tanggung jawab moral dan sosial
3
80
No Item
Tahapan Proses Penyusunan Balanced Scorecard Analisis Kesesuaian
Skor Sektor Pendidikan
Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta 8
Merinci visi berdasar masing-masing perspektif. Model balanced scorecard
merupakan suatu alat untuk merumuskan dan mengimplementasikan strategi suatu
organisasi. Model tersebut harus dilihat sebagai suatu instrumen untuk
menerjemahkan visi dan strategi yang abstrak ke dalam toluk ukur dan sasaran
yang spesifik. Dengan kata lain, balanced scorecard yang dirumuskan dengan baik
merupakan presentasi strategi organisasi. Tujuan langkah ini adalah untuk
menerjemahkan visi ke dalam istilah nyata dari perspektif yang telah disusun. Dengan
demikian akan tercapai keseimbangan menyeluruh dan ini merupakan ciri unik dari
balanced scorecard. Visi dan strategi diterjemahkan ke dalam tolok ukur dan
sasaran melalui meeting bersama yang dipandu oleh konsultan manajemen dari PPM consulting. Untuk memastikan
agar tolok ukur dan sasaran spesifik, maka dilakukan serangkaian pengujian melalui diskusi dan perdebatan antar
lintas fungsi. Proses sudah sesuai. Yayasan
Tarakanita telah menterjemahkan visi dan strategi ke dalam tolok
ukur. Untuk memastikan kesesuaian, tolok ukur diuji
melalui diskusi dna perdebatan antar fungsi
3
9 Mengidentifikasi faktor-faktor penting
bagi kesuksesan. Organisasi harus menentukan faktor-faktor apa saja yang
paling penting bagi kesuksesan, lalu menyusun prioritasnya. Faktor-faktor kunci
keberhasilan digunakan untuk menjawab apa yang ingin dilakukan oleh lembaga
untuk membedakan dengan pesaing. Mekanismenya tim agen perubahan melakukan pertemuan
panel, yang meliputi pertemuan tim dengan Pengurus Yayasan, pertemuan dengan masing-masing Kepala
BiroDivisi, dan pertemuan tim dengan pemangku kepentingan di tingkat wilayah. Tujuan utama pertemuan tersebut adalah
mengidentifikasi faktor-faktor penentu kesuksesan organisasi pendidikan
Proses sudah sesuai. Yayasan Tarakaniya telah mengidentifikasi
faktor-faktor penting bagi kesuksesan melalui pertemuan
panel di berbagai tingkat. 3
81