Penerapan Balanced Scorecard Pada Yayasan Tarakanita Kantor

PERSPECTI VES STRATEGIC OBJECTIVES STRATEGIC INITIATIVES NO.T UKK PI TOLOK UKUR KEBERHASILAN KPI SASARAN UKUR- AN TAR- GET 2016- 2017 I5 Implementasi Management Information System Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Terpadu 20 Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen berdasarkan menu dan submenu min 100 Optimalisasi software dan lisensi aplikasi 21 pengendalian dan pemanfaatan software dan lisensi aplikasi dari keseluruhan PCLaptop kerja min 100 I6 Implementasi strategi kehumasan dan pemasaran Optimalisasi Strategi Publikasi 22 pengelolaan portal lembaga berita kegiatanaktivitas per kategori unit karya 48 berita dalam 1 tahun Satuan min 432 Penetapan dan Optimalisasi Strategi Pemasaran Sekolah 23 animo terhadap daya tampung kelas awal min 145 dari 1.105 I7 Penjaminan mutu Peningkatan kualitas standar pendidikan Tarakanita 24 sekolah memenuhi standar pendidikan Tarakanita min 90 Optimalisasi Standar Pengelolaan Administrasi Legal Lembaga 25 pemenuhan persyaratan administratif legal sekolah min 100 I8 Meningkatkan kualitas manajemen penyelenggara pendidikan Melakukan koordinasi, evaluasi dan penetapan langkah strategis organisasi 26 Keterlaksanaan kegiatan berdasarkan rencana yang ditetapkan min 100 Melakukan peningkatan efektifitas dan dukungan operasional 27 keputusan, kebijakan, ketentuan, dan aturan yang dihasilkan min 100 L ea rn in g G ro w th L1 Peningkatan kapabilitas SDM Mengembangkan manajemen rekrutmen dan seleksi 28 Terpenuhinya jumlah kebutuhan SDM min 100 Mengembangkan manajemen kinerja 29 karyawan yang memperoleh nilai indeks kinerja individu DP3 ≥ 0,80 min 80 30 guru yang memperoleh nilai supervisi PBM berdasarkan perangkat kurikulum 2013 ≥ 0,80 tuntas min 90 Mengembangkan manajemen pelatihan dan pengembangan 31 karyawan dengan jumlah jam pelatihan dan pengembangan ≥ 50 jamorgtahun untuk guru, dan ≥ 20 jamorgtahun untuk TU dan PP min 100 PERSPECTI VES STRATEGIC OBJECTIVES STRATEGIC INITIATIVES NO.T UKK PI TOLOK UKUR KEBERHASILAN KPI SASARAN UKUR- AN TAR- GET 2016- 2017 32 guru yang memenuhi kualifikasi Bahasa Inggris sesuai standar TOEIC MIPA min 100 33 guru yang memenuhi kualifikasi pembelajaran berbasis EL berdasarkan standar yang ditetapkan min 34 guru yang memenuhi kualifikasi TIK sesuai standar yang ditetapkan min 50 35 guru yang memenuhi kualifikasi Pembelajaran Berbasis Riset PBR yang ditetapkan MIPA min Mengembangkan manajemen karir 36 karyawan yang termasuk dalam kelompok talentstar talent pool min 8 37 SDM yang memenuhi kualifikasi pendidikan minimal S1 Guru min 96 38 GETO good employee turn over max 100 Mengelola Biaya Karyawan Secara Efisien 39 Rasio Biaya SDM terhadap total oparational cost max 61,5 L2 Pelaksanaan pengembangan karakter SDM yang bersumber pada nilai- nilai ketarakanitaan Cc5, KPKC, Kedisiplinan, dan Kejujuran Mengembangkan Indeks Kepuasan Kerja Karyawan 40 karyawan yang termasuk dalam kategori puas min 80 Mengembangkan karakter karyawan bersumber nila-nilai ketarakanitaan 41 jumlah karyawan dengan nilai DP3 Sikap Kerj a ≥ 0,85 min 30 F IN A N S IA L F1 Peningkatan efektifitas efisiensi pengelolaan keuangan Optimalisasi margin 42 margin min 110 Efisiensi Biaya 43 Rasio biaya operasional vs pendapatan non UPMB min 90 Optimalisasi pendapatan 44 peningkatan pendapatan UPMB min 106 45 peningkatan pendapatan Non UPMB min 108 46 piutang Maksimal max 3 Minimalisasi penggunaan dana investasi untuk Operasional 47 Alokasi Dana Investasi untuk Operasional max Optimalisasi pengelolaan dana investasi 48 saldo dana yang bisa diinvestasikan min 49 saldo dana terhadap biaya operasional max 100 BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Proses Penyusunan Balanced Scorecard Pada Yayasan Tarakanita

Kantor Wilayah Yogyakarta Unit analisis untuk data proses penyusunan balanced scorecard pada Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta adalah Kantor Pusat Yayasan Tarakanita. Partisipan yang merupakan tim pencetus balanced scorecard memutuskan untuk melakukan konsolidasi sehingga disepakati hanya menggunakan satu jawaban dalam pernyataan yang digunakan. Hal ini dilakukan karena tidak semua tim balanced scorecard saat ini terlibat dalam proses penyusunan awal. Dengan demikian tidak akan terjadi bias dalam pengambilan keputusan karena kekurangpahaman partisipan tertentu. Analisis data untuk proses penyusunan balanced scorecard pada Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta meliputi tahap-tahap sebagai berikut. 1. Merangkum Hasil Wawancara Peneliti merangkum jawaban partisipan terhadap pertanyaan wawancara. Hal ini dimaksudkan untuk memilah jawaban yang sesuai atau menjawab pertanyaan wawancara dan menghilangkan jawaban yang tidak sesuai atau tidak berhubungan dengan pertanyaan wawancara. Dengan demikian, analisis akan terfokus pada jawaban partisipan yang berhubungan dengan pertanyaan wawancara. Dalam Hasil rangkuman ini dipaparkan pada bagian lampiran. 76 2. Melakukan Analisis Kesesuaian Analisis kesesuaian dilakukan berdasarkan empat belas tahap proses penyusunan balanced scorecard pada sektor pendidikan, yang disajikan pada tabel berikut. Tabel 5.1. Tahapan Proses Penyusunan Balanced Scorecard Pada Sektor Pendidikan No Item Proses Penyusunan Balanced Scorecard 1 Membangun konsensus atas pentingnya perubahan manajemen 2 Pembentukan tim proyek 3 Mendefinisikan peran lembaga 4 Menentukan unit organisasi 5 Mengevaluasi sistem pengukuran yang ada 6 Merumuskan menkonfirmasi visi, misi, dan value 7 Merumuskan perspektif 8 Merinci visi berdasarkan masing-masing perspektif 9 Identifikasi faktor-faktor penting kesuksesan 10 Mengembangkan tolok ukur, identifikasi sebab da akibat, dan menyusun keseimbangan 11 Mengembangkan Top Level balanced scorecard 12 Merinci balanced scorecard untuk seluruh unit organisasi 13 Merumuskan tujuan 14 Mengembangkan rencana tindakan Berdasarkan tahapan tersebut dilakukan analisis kesesuaian terhadap proses penyusunan balanced scorecard yang disajikan pada tabel sebagai berikut. Tabel 5.2. Analisis Kesesuaian antara Proses Penyusunan Balanced Scorecard Pada Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta dengan Proses Penyusunan Balanced Scorecard Pada Sektor Pendidikan No Item Tahapan Proses Penyusunan Balanced Scorecard Analisis Kesesuaian Skor Sektor Pendidikan Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta 1 Membangun konsensus atas pentingnya perubahan manajemen. Hal ini bertujuan agar balanced scorecard dipandang sebagai sasaran manajemen yang akan mengubah sistem dan proses manajemen secara mendasar Yayasan Tarakanita melalui serangkaian analisa pendahuluan menemukan adanya kebutuhan mendasar untuk tumbuh khususnya akibat perubahan eksternal dunia pendidikan. Untuk menjawab tantangan perubahan tersebut, Yayasan Tarakanita mulai melakukan envisioning. Terkait hal itu, diperlukan perubahan mendasar menyangkut sistem maupun aspek-aspek lain terutama paradigma manajemen organisasi. Maka disusunlah serangkaian skenario perubahan. Agar ada sense of urgency terhadap kondisi yang ada maka dimulailah konsensus bersama para pemegang kepentingan di tingkat puncak untuk menyusun kesepakatan adanya perubahan, melalui balanced scorecard sebagai alat bantu. Pada tahap ini, proses yang dilakukan Yayasan Tarakanita telah sesuai dengan acuan pada sektor pendidikan. Konsensus untuk mulai menggunakan balanced scorecard telah dilakukan bersama para pemegang kepentingan di tingkat puncak. 3 2 Pembentukan tim proyek. Tim harus terdiri dari para manajemen level atas yang memahami keseluruhan permasalahan organisasi di mana masukan-masukannya akan sangat berguna bagi proyek. Penyusunan balanced scorecard dimulai dengan pembentukan tim project yang dikenal dengan sebutan Tim Agen Perubahan Tarakanita. Tim tersebut beranggotakan lintas fungsi mengingat dalam balance scorecard, knowledge masing-masing fungsi sangat diperlukan agar terjadi sinergi antar perspektif. Proses sudah sesuai. Di bidang pendidikan, istilah pejabat struktural digunakan untuk menggantikan istilah manajemen 3 3 Mendefinisikan peran lembaga. Tujuan tahap ini adalah untuk mengembangkan sebuah dasar dalam menyusun konsensus berbagai karakteristik dan persyaratan untuk sampai pada definisi yang jelas tentang posisi dan peran lembaga saat ini. Dalam penyusunan awal balanced scorecard, tim melakukan berbagai wawancara baik dari internal Tarakanita maupun dari eksternal, khususnya masyarakat pendidikan, agar dapat dipetakan posisi sekolah Tarakanita dalam perannya di dunia pendidikan Indonesia. Bagaimana nantinya Tarakanita akan membentuk, memperkuat positioning maupun differensiasi dalam layanan pendidikan dasar dan menengah Proses sudah sesuai. Yayasan Tarakanita telah mendefinisikan peran lembaga melalui wawancara baik kepada internal maupun eksternal khususnya masyarakat pendidikan 3 78 No Item Tahapan Proses Penyusunan Balanced Scorecard Analisis Kesesuaian Skor Sektor Pendidikan Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta 4 Menentukan cakupan unit organisasi. Tim pengembang balanced scorecard, sejak awal dan secara hati-hati harus mempertimbangkan jangkauan aktivitas dan unit organisasi yang akan dicakup oleh balanced scorecard. Menurut Olve dalam Yuwono 2002, bagi lembaga yang relatif kecil, mungkin paling baik adalah menciptakan balanced scorecard untuk organisasi secara keseluruhan. Pada awalnya unit yang dibidik adalah Kantor Pusat Yayasan dan Kantor Wilayah sebagai pusat pengambil keputusan strategis organisasi.Tetapi dalam perkembangannya seluruh unit sekolah 60 unit akhirnya menggunakan balanced scorecard. Pertimbangan yang digunakan adalah bahwa sekolah Tarakanita meskipun berada di 7 wilayah, tetapi satu pengelolaan terpusat, dengan goals dan target performance yang sama antar unit termasuk yang utama adalah memastikan adanya sistem penjaminan mutu yang sama, sehingga alat manajemen yang digunakan tidak memungkinkan berbeda. Proses sudah sesuai. Yayasan Tarakanita telah menentukan unit organisasi yang dibidik untuk menggunakan balanced scorecard. Meski demikian, Yayasan Tarakanita yang merupakan lembaga besar harus mempertimbangkan cakupan unit organisasi yang mempunyai kondisi yang beragam 3 5 Mengevaluasi sistem pengukuran yang ada. Pada umumnya sebagian besar organisasi tidak memiliki satu set tolok ukur yang seimbang balanced, mereka terlalu terfokus pada tolok ukur keuangan jangka pendek dan mengabaikan tujuan jangka panjang seperti kepuasan pelangganpegawai maupun pertumbuhan Kaplan dan Norton, 1993. Pada awal penyusunan balanced scorecard, tim melakukan evaluasi sistem manajemen sebelumnya yaitu manajemen by objectif MBO. Di mana setelah dilakukan serangkaian analisa khususnya analisa ketercapaian pengukuran kinerja unit dengan pertumbuhan kinerja organisasi, maka disimpulkan bahwa perangkat pengukuran yang lama kurang mampu membidik kinerja secara tajam, dan mampu merefleksikan kondisi organisasi yang sebenarnya. Selanjutnya tim menyusun perangkat pengukuran yang baru dengan cara menganalisas tujuan utama organisasi, tujuan masing-masing fungsi, dan merumuskan KPI masing-masing fungsi. Masing- masing fungsi melakukannya dengan cara konsolidasi internal, menyusun matrix kepentingan, dan merumuskan KPI utama yang mendukung kinerja organisasi secara keseluruhan. Proses sudah sesuai. Yayasan Tarakanita telah mengevaluasi sistem pengukuran yang lama dan memutuskan untuk mengantinya karena perangkat pengukuran lama kurang mampu membidik kinerja secara tajam. 3 79 No Item Tahapan Proses Penyusunan Balanced Scorecard Analisis Kesesuaian Skor Sektor Pendidikan Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta 6 Menyusun menkonfirmasi visi, misi, dan value. Perumusan visi-misi dilakukan dengan mekanisme penyusunan strategy map yayasan yang berujung pada visi dan outcome yang hendak dicapai. Konfirmasi visi, misi dan nilai juga dilakukan melalui manajemen meeting lintas fungsi untuk melihat kembali keselarasan organisasi dengan visi, misi, dan nilai, dan selanjutnya BSC diarahkan untuk membantu organisasi mencapai visi, misi, dan nilai tersebut. Proses sudah sesuai. Yayasan Tarakanita telah menkonfirmasi visi, misi, dan value yang ada. 3 7 Merumuskan perspektif. Setelah visi komprehensif dan konsep usaha lembaga dirumuskan, kemudian perlu dipilih perspektif untuk membangun balanced scorecard. Terdapat empat persepktif secara umum, yaitu: finansial, pelanggan, proses bisnis internal, pembelajaran dan pertumbuhan. Jika perspektif ini dirasa belum memadahi, dimungkinkan pula untuk menambah perspektif lain. Pilihan perspektif harus diatur terutama oleh logika usaha, dengan hubungan timbal balik yang jelas antarperspektif yang berbeda-beda. Dalam menyusun perspektif diawali dengan menyusun strategy map Yayasan. Di mana dalam strategy map tersebut menggambarkan hubungan antar perspektif dalam membentuk atau mendukung visi serta outcome yang hendak diperjuangkan. Perspektif utama tetap mengikuti teori BSC yaitu Customer, Internal, Learning, dan finansial. Setelah melalui kajian maka dimasukkan satu perspektif baru yaitu environment dengan pertimbangan utama bahwa Tarakanita merupakan organisasi pendidikan yang dituntut memiliki tanggung jawab moral dan sosial. Demikian pula atas dasar bahwa agar paradigma yang terbangun peserta didik adalah tujuan utama layanan ini didirikan, maka dalam pengurutannya, perspektif finansial disepakati ditempatkan sebagai perspektif pada kolom terbawah. Namun hal ini tidak dimaksudkan bahwa organisasi tidak care terhadap pencapaian pertumbuhan keuangan, melainkan strategi organisasi untuk mengingatkan anggota organisasi bahwa tujuan utama organisasi didirikan adalah untuk pelayanan kepada peserta didik. Proses sudah sesuai. Yayasan Tarakanita menambahkan satu perspektif yaitu environment dengan mempertimbangkan tanggung jawab moral dan sosial 3 80 No Item Tahapan Proses Penyusunan Balanced Scorecard Analisis Kesesuaian Skor Sektor Pendidikan Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta 8 Merinci visi berdasar masing-masing perspektif. Model balanced scorecard merupakan suatu alat untuk merumuskan dan mengimplementasikan strategi suatu organisasi. Model tersebut harus dilihat sebagai suatu instrumen untuk menerjemahkan visi dan strategi yang abstrak ke dalam toluk ukur dan sasaran yang spesifik. Dengan kata lain, balanced scorecard yang dirumuskan dengan baik merupakan presentasi strategi organisasi. Tujuan langkah ini adalah untuk menerjemahkan visi ke dalam istilah nyata dari perspektif yang telah disusun. Dengan demikian akan tercapai keseimbangan menyeluruh dan ini merupakan ciri unik dari balanced scorecard. Visi dan strategi diterjemahkan ke dalam tolok ukur dan sasaran melalui meeting bersama yang dipandu oleh konsultan manajemen dari PPM consulting. Untuk memastikan agar tolok ukur dan sasaran spesifik, maka dilakukan serangkaian pengujian melalui diskusi dan perdebatan antar lintas fungsi. Proses sudah sesuai. Yayasan Tarakanita telah menterjemahkan visi dan strategi ke dalam tolok ukur. Untuk memastikan kesesuaian, tolok ukur diuji melalui diskusi dna perdebatan antar fungsi 3 9 Mengidentifikasi faktor-faktor penting bagi kesuksesan. Organisasi harus menentukan faktor-faktor apa saja yang paling penting bagi kesuksesan, lalu menyusun prioritasnya. Faktor-faktor kunci keberhasilan digunakan untuk menjawab apa yang ingin dilakukan oleh lembaga untuk membedakan dengan pesaing. Mekanismenya tim agen perubahan melakukan pertemuan panel, yang meliputi pertemuan tim dengan Pengurus Yayasan, pertemuan dengan masing-masing Kepala BiroDivisi, dan pertemuan tim dengan pemangku kepentingan di tingkat wilayah. Tujuan utama pertemuan tersebut adalah mengidentifikasi faktor-faktor penentu kesuksesan organisasi pendidikan Proses sudah sesuai. Yayasan Tarakaniya telah mengidentifikasi faktor-faktor penting bagi kesuksesan melalui pertemuan panel di berbagai tingkat. 3 81