Proses Penyusunan Balanced Scorecard Pada Yayasan Tarakanita

No Item Tahapan Proses Penyusunan Balanced Scorecard Analisis Kesesuaian Skor Sektor Pendidikan Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta 8 Merinci visi berdasar masing-masing perspektif. Model balanced scorecard merupakan suatu alat untuk merumuskan dan mengimplementasikan strategi suatu organisasi. Model tersebut harus dilihat sebagai suatu instrumen untuk menerjemahkan visi dan strategi yang abstrak ke dalam toluk ukur dan sasaran yang spesifik. Dengan kata lain, balanced scorecard yang dirumuskan dengan baik merupakan presentasi strategi organisasi. Tujuan langkah ini adalah untuk menerjemahkan visi ke dalam istilah nyata dari perspektif yang telah disusun. Dengan demikian akan tercapai keseimbangan menyeluruh dan ini merupakan ciri unik dari balanced scorecard. Visi dan strategi diterjemahkan ke dalam tolok ukur dan sasaran melalui meeting bersama yang dipandu oleh konsultan manajemen dari PPM consulting. Untuk memastikan agar tolok ukur dan sasaran spesifik, maka dilakukan serangkaian pengujian melalui diskusi dan perdebatan antar lintas fungsi. Proses sudah sesuai. Yayasan Tarakanita telah menterjemahkan visi dan strategi ke dalam tolok ukur. Untuk memastikan kesesuaian, tolok ukur diuji melalui diskusi dna perdebatan antar fungsi 3 9 Mengidentifikasi faktor-faktor penting bagi kesuksesan. Organisasi harus menentukan faktor-faktor apa saja yang paling penting bagi kesuksesan, lalu menyusun prioritasnya. Faktor-faktor kunci keberhasilan digunakan untuk menjawab apa yang ingin dilakukan oleh lembaga untuk membedakan dengan pesaing. Mekanismenya tim agen perubahan melakukan pertemuan panel, yang meliputi pertemuan tim dengan Pengurus Yayasan, pertemuan dengan masing-masing Kepala BiroDivisi, dan pertemuan tim dengan pemangku kepentingan di tingkat wilayah. Tujuan utama pertemuan tersebut adalah mengidentifikasi faktor-faktor penentu kesuksesan organisasi pendidikan Proses sudah sesuai. Yayasan Tarakaniya telah mengidentifikasi faktor-faktor penting bagi kesuksesan melalui pertemuan panel di berbagai tingkat. 3 81 No Item Tahapan Proses Penyusunan Balanced Scorecard Analisis Kesesuaian Skor Sektor Pendidikan Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta 10 Mengembangkan tolok ukur. Pada langkah ini, dikembangkan tolok ukur yang relevan terhadap hasil kerja. Tantangan terbesar pada proses ini adalah menemukan hubungan sebab akibat yang jelas dan menciptakan kesimbangan di antara berbagai tolok ukur. Usulan tolok ukur kinerja dari masing-masing fungsi yang dikaji dan diseminarkan oleh Tim Agen Perubahan untuk memastikan adanya koneksitas sebab-akibat dan mememastikan tolok ukur yang ditetapkan memiliki tingkat kepengaruhan yang paling dekat dengan penentu kesuksesan organisasi. Proses sudah sesuai. Yayasan Tarakanita telah mengembangkan tolok ukur dan memastikan adanya konektivitas sebab akibat melalui pengkajian antar fungsi dan diseminarkan. 3 11 Mengembangkan top level balanced scorecard Sebagai alat monitoring pengelolaan organisasi dikembangkan top level balanced scorecard. Top level management menggunakan BSC sebagai helicopter view untuk melihat progress organisasi. Setelah balanced scorecard dan tolok ukur dirumuskan untuk top level management Kantor Pusat lalu diturunkan ke masing-masing birodivisi, kemudian diteruskan penyusunan serupa untuk masing-masing Kantor Wilayah dan diturunkan ke unit kerja. Proses sudah sesuai. Yayasan Tarakanita telah mengembangkan balanced scorecard untuk top level manajemen 3 12 Merinci balanced scorecard dan tolok ukur untuk unit organisasi Setelah balanced scorecard dan tolok ukur dirumuskan untuk top level management Kantor Pusat lalu diturunkan ke masing-masing birodivisi, kemudian diteruskan penyusunan serupa untuk masing-masing Kantor Wilayah dan diturunkan ke unit kerja. Proses sudah sesuai. Yayasan Tarakanita telah menurunkan balanced scorecard dan tolok ukur untuk masing-masing biro, kantor wilayah, dan unit sekolah. 3 13 Merumuskan tujuan. Tiap-tiap tolok ukur yang digunakan harus memiliki sasarantujuan. Suatu organisasi membutuhkan sasaran jangka pendek dan panjang sehingga ia akan memeriksa bagiannya secara kontinue dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan pada waktunya. Tim melakukan management meeting dengan pemangku kepentingan tingkat pusat untuk menentukan sasaran strategi jangka panjang dan pendek. Sasaran tersebut dituangkan dalam RENSTRA 5 tahun organisasi, dan dibuat pentahapan dalam setiap tahunnya. Dalam operasional untuk mencapai sasaran jangka panjang dan pendek, maka disusun Key Performance organisasi tingkat pusat-wilayah-unit. Renstra disusun melalui tahapan; analisis faktor internal-eksternal Proses sudah sesuai. Yayasan Tarakanita telah merumuskan sasarantujuan strategi jangka panjang, menengah, dan pendek 3 82 No Item Tahapan Proses Penyusunan Balanced Scorecard Analisis Kesesuaian Skor Sektor Pendidikan Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta analisis Industri, analisis SWOT permasalahan strategis, pecermatan visi-misi dan nilai organisasi, menyusun ultimate goal jangka panjang, objective goal jangka pendek, penetapan sasaran strategy map, dan inisiatif strategis serta program strategis. Dalam inisiatif strategis dan program strategis inilah BSC berperan banyak. 14 Mengembangkan rencana tindakan. Untuk mencapai sasaran dan visi yang telah ditetapkan, perlu dispesifikasi langkah- langkah yang akan diambil. Rencana tindakan ini harus mencakup orang-orang yang bertanggungjawab dan jadwal untuk laporan sementara dan terakhir. Rencana tindakan disusun dalam bentuk pentahapan tematis setiap tahunnnya. Dimulai dari tahap; pemetaan organisasi, konsolidasi interbal, strandarisasi operasional, reorientasi, dan berujung pada efektivitas Tarakanita Baru. Untuk menjalankan pentahapan tersebut maka ditetapkan pola strategi dan strategi Yayasan. Dalam opearsionalnya ditetapkan penanggung jawab masing-masing sasaran. Sementara laporan disusun dalam 2 laporan, yaitu laporan semester 1 dan laporan semester 2 akhir. Proses sudah sesuai. Yayasan Tarakanita sudah mengembangkan rencana tindakan secara terstruktur dan sistematis 3 SKOR TOTAL 42 83 3. Menghitung Persentase Tingkat Kesesuaian Pada tahap ini akan dihitung persentase tingkat kesesuaian proses penyusunan balanced scorecard pada Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta dengan proses penyusunan balanced scorecard pada sektor pendidikan. Persentase tingkat kesesuaian dihitung dengan formulasi sebagai berikut. Jumlah skor total jumlah item pertanyaan x 3 Persentase tingkat kesesuaian dihitung dan disajikan sebagai berikut. 42 14 x 3 4. Melakukan Pembahasan Secara Deskriptif Analitis Analisis kesesuaian menunjukkan angka 100. Hal tersebut dapat dimaknai bahwa proses penyusunan balanced scorecard pada Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta sudah sesuai dengan proses penyusunan balanced scorecard pada sektor pendidikan. Argumentasi di balik dilakukannya setiap tahapan proses penyusunan balanced scorecard tersebut juga sudah dijelaskan secara logis, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan. 5. Memberikan Rekomendasi Sebagai Tindaklanjut Proses penyusunan balanced scorecard pada Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta sudah sesuai dengan tahapan penyusunan balanced scorecard pada sektor pendidikan. Meski demikian, peneliti memberikan X 100 X 100 = 100 rekomendasi untuk meninjau kembali proses penyusunan balanced scorecard untuk organisasi secara keseluruhan. Hal tersebut didasari pada bahwa Yayasan Tarakanita merupakan organisasi besar yang mencakup 7 kantor wilayah dan 58 unit sekolah. Menurut peneliti, masing-masing wilayah bisa jadi mempunyai analisis internal dan eksternal yang berbeda. Dengan demikian, menurut peneliti baik apabila proses penyusunan balanced scorecard dilakukan per wilayah meskipun harus selaras dengan keseluruhan organisasi. Hal ini selaras dengan pendapat Olve dalam Yuwono, 2002 yang menyebutkan bagi lembaga yang relatif kecil mungkin paling balik adalah menciptakan balanced scorecard untuk organisasi secara keseluruhan, tetapi tidak demikian untuk organisasi yang memiliki cakupan yang besar.

B. Konsep Balanced Scorecard Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah

Yogyakarta Unit analisis untuk data konsep balanced scorecard pada Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta adalah Kantor Pusat Yayasan Tarakanita dan Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta. Analisis data untuk proses penyusunan balanced scorecard pada Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta meliputi tahap-tahap sebagai berikut. 1. Merangkum Hasil Telaah Dokumen dan Wawancara Peneliti merangkum hasil telaah dokumen untuk mengumpulkan data- data yang dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan penelitian. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Selanjutnya, peneliti juga merangkum jawaban partisipan terhadap pertanyaan wawancara terkait konsep balanced scorecard Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta. Hal ini dimaksudkan untuk memilah jawaban yang sesuai atau menjawab pertanyaan wawancara dan menghilangkan jawaban yang tidak sesuai atau tidak berhubungan dengan pertanyaan wawancara. Dengan demikian, analisis akan terfokus pada jawaban partisipan yang berhubungan dengan pertanyaan wawancara. Hasil rangkuman telaah dokumen dan wawancara ini dipaparkan pada bagian lampiran. 2. Melakukan Analisis Kesesuaian Analisis kesesuaian dilakukan berdasarkan delapan konsep balanced scorecard pada sektor pendidikan, yang disajikan pada tabel berikut. Tabel 5.3. Konsep Balanced Scorecard Pada Sektor Pendidikan No Item Konsep Balanced Scorecard 1 Rumusan Visi 2 Rumusan Misi 3 Proses Analisis SWOT 4 Perspektif 5 Tujuan Strategis 6 Peta Strategi 7 Indikator Kinerja Utama 8 Hubungan Sebab Akibat Berdasarkan panduan tersebut dilakukan analisis kesesuaian terhadap konsep balanced scorecard yang disajikan pada tabel sebagai berikut. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Tabel 5.4. Analisis Kesesuaian antara Konsep Balanced Scorecard Pada Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta dengan Konsep Balanced Scorecard Pada Sektor Pendidikan No Item Konsep Balanced Scorecard Analisis Kesesuaian Skor Sektor Pendidikan Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta 1 Rumusan visi, bersifat: a. Imaginable, bukan fakta tetapi bisa dibayangkan b. Desireable, memberikan kenyamanan jangka panjang untuk seluruh stakeholder dan shareholder c. Feasible, masuk akal dan mampu dicapai d. Focus, memberikan panduan yang jelas dalam pengambilan keputusan e. Fleksible, masih dapat berubah f. Communicable, mudah dikomunikasikan dan dijelaskan Visi yang ditetapkan adalah “mendidik peserta didik agar berkompetensi tinggi yang berbelarasa, dan berwawa san lingkungan”. Visi tersebut: a. Imaginable karena belum menjadi fakta tetapi dapat menggambarkan kualitas peserta didik yang diharapkan selama mengalami pendidikan di sekolah Tarakanita. Untuk mempermudah dalam menggambarkannya, disusun buku pedoman standar pendidikan Tarakanita yang merupakan terjemahan dari visi yang dimaksud. b. Desirable karena visi tersebut cukup menarik dan menantang untuk bisa memuaskan pengguna jasa. c. Feasible karena visi tersebut masuk akal dan mampu untuk dicapai meskipun tidak mudah. Untuk mencapainya maka dibuat pentahapan setiap tahun dengan ukuran yang jelas. d. Focus karena visi tersebut memberikan panduan yang jelas dalam pengambilan keputusan terkait pelayanan yang akan diselenggarakan. Setiap keputusan yang bertentangan dengan visi terutama keputusan strategis dengan mudah terkoreksi karena rumusan visi yang gamblang. e. Fleksible karena visi tersebut bersifat umum meskipun untuk konsensus dalam top management menghendaki agar visi yang telah ditetapkan tidak mudah berubah-ubah agar organisasi dapat fokus pada sasaran yang hendak dicapai. f. Communicable karena mudah dikomunikasikan disebabkan rumusan singkat dan jelas dan berfokus pada profil peserta didik. Rumusan visi sudah sesuai. Yang dimaksud sesuai adalah bahwa rumusan visi Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta memenuhi sifat imaginable, desirable, feasible, focus, fleksible, dan communicable 3 87 No Item Konsep Balanced Scorecard Analisis Kesesuaian Skor Sektor Pendidikan Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta 2 Rumusan misi memuat unsurkomponen: a. konsumen b. produkjasa c. Pasar d. Teknologi e. fokus pada kelangsungan hidup, pertumbuhan, dan profibilitas f. Filosofi g. konsep diri h. fokus pada citra publik i. fokus pada karyawan Rumusan misi Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta, a. Memenuhi unsur konsumen, yaitu terdapat dalam rumusan misi nomor 2: mengupayakan agar di sekolah-sekolah, keunggulan akademis sungguh dikejar, dan kualitas pembelajaran serta pelatihan peserta didik senantiasa ditingkatkan sehingga peserta didik terbentuk menjadi pribadi yang cerdas, mandiri, kreatif dan terampil. b. Memenuhi unsur produkjasa, yaitu terdapat pada rumusan misi nomor 2 yang berbunyi ... dan kualitas pembelajaran serta pelatihan peserta didik senantiasa ditingkatkan .... dan misi nomor 4 yang berbunyi melakukan koordinasi dan menciptakan iklim kondusif di sekolah-sekolah yang dikelola guna terselenggaranya proses pembelajaran sehingga terbentuk manusia yang berkepribadian utuh. c. Tidak memenuhi unsur pasar d. Tidak memenuhi unsur teknologi e. Memenuhi unsur fokus pada keberlangsungan hidup, pertumbuhan, dan profibilitas, yaitu terdapat pada rumusan visi nomor 9 yang berbunyi memperhatikan, mengembangkan dan memberdayakan pada pendidikan dan tenaga kependidikan agar karya pendidikan dapat terus berlangsung dan berkembang. f. Memenuhi unsur filosofi yaitu rumusan misi nomor 2 cerdas, mandiri, kreatif, dan terampil, nomor 3 keadilan, nomo 5jujur, adil, dan wawasan kebangsaan, nomor 6 persaudaraan sejati, nomor 7 keadilan, menciptakan perdamaian dunia, dan menjaga keutuhan ciptaan, dan nomor 8 semangat kasih dan berbela rasa. Rumusan misi belum sepenuhnya mencakup sembilan komponen misi, khususnya dalam aspek pasar dan teknologi 2 88 No Item Konsep Balanced Scorecard Analisis Kesesuaian Skor Sektor Pendidikan Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta g. Memenuhi unsur konsep diri yaitu terdapat pada rumusan misi nomor 4 yang berbunyi ... sehingga terbentuk manusia dengan kepribadian yang utuh.... h. Memenuhi unsur fokus pada citra publik, yaitu dijelaskan pada hampir seluruh rumusan misi i. Memenuhi unsur fokus pada karyawan, yaitu terdapat pada rumusan visi nomor 9 yang berbunyi memperhatikan, mengembangkan dan memberdayakan pada pendidikan dan tenaga kependidikan agar karya pendidikan dapat terus berlangsung dan berkembang 3 Analisis SWOT: a. memuat pilar utama manajemen keuangan, sumber daya manusia, pemasaran dan operasional b. Butir-butirnya dirumuskan secara tepat c. Mengarah pada pemilihan strategi a. Sudah memuat pilar utama manajemen bahkan menambahkan beberapa pilar strategis yang lain. Namun karena terlalu banyak justru menjadi kurang fokus. Akan menjadi lebih fokus apabila faktor strategis tersebut dipadatkan sesuai pilar-pilar utama manajemen dalam organisasi seperti operasi, pemasaran, keuangan, sumber daya manusia, sarana prasarana dan teknologi b. Kurang tepat dalam memasukkan butir-butir SWOT. Butir-butir SWOT yang merupakan fakta dan bersifat internal seharusnya dimasukkan pada kolom kekuatan atau kelemahan. Sedangkan butir-butir SWOT yang bersifat asumsi dan bersifat eksternal dimasukkan pada kolom peluang dan ancaman. Masih cukup banyak butir- butir yang dimasukkan “salah kamar”. c. Terdapat tahapan yang hilang atau proses yang tidak terdokumenkan dari proses analisis SWOT sampai pada penentuan tujuan strategis. Fase pemilihan strategi berdasarkan hasil analisis SWOT tidak dilakukan sehingga terkesan putus atau kurang adanya korelasi antara analisis SWOT dan perumusan tujuan strategis. Belum sepenuhnya sesuai terutama pada point b dan c 2 89 No Item Konsep Balanced Scorecard Analisis Kesesuaian Skor Sektor Pendidikan Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta 4 Perspektif a. Memuat perspektif umum Customer, internal proces, learning and growth, finansial b. Ada tambahan dengan mempertimbangkan urgensi dan kebermanfaatan Empat perspektif dasar digunakan. Perspektif tambahan adalah environment dengan pertimbangan utama bahwa Tarakanita merupakan organisasi pendidikan yang dituntut memiliki tanggung jawab moral dan sosial. Fokus pada lingkungan juga menjadi arahan sidang kapitel kongregasi dan gereja secara universal Sudah sesuai. Penambahan persepktif enviroment sudah berdasarkan pada logika hubungan timbal balik yang jelas dan merupakan salah satu komponen visi Yayasan Tarakanita 3 5 Tujuan strategis a. Sesuai dengan visi misi b. Sesuai dengan pemilihan strategi Secara dokumen sudah terdapat hubungan sebab akibat antara tujuan strategis dan visi misi. Hubungan sebab akibat ditunjukkan dengan arah panah dalam strategy map Yayasan yang tercantum dalam RENSTRA. Hubungan sebab akibat antara tujuan strategis dan pemilihan strategi belum cukup tampak. Hal ini masih berhubungan dengan analisis pada nomor item 3 yaitu pemilihan strategi belum cukup jelas. Belum sepenuhnya sesuai. Evaluasi lain yaitu masih banyak rumusan tujuan strategis belum menggunakan kata kunci hasil meningkatnya, tersedianya, terwujudnya, dsb. Juga banyak rumusan strategis yang tidak verifiabel atau dapat diketahui tingkat ketercapaiannya. 2 6 Peta strategi strategy map: a. Misi dipindahkan ke paling atas b. Perspektif pelanggan naik ke atas menggantikan perspektif keuangan c. Perspektif keuangan tetap ada untuk dipertahankan d. Identifikasi proses internal menjadi pendorong nilai pelanggan e. perspektif pembelajaran dan pertumbuhan tetap menjadi dasar Dalam peta strategi, a. Puncak strategy map adalah visi b. Perspektif pelanggan naik ke atas menggantikan perspektif keuangan agar paradigma yang terbangun peserta didik adalah tujuan utama layanan ini didirikan Organisasi c. Tetap perlu ditopang dengan finansial yang kuat dan sehat agar mampu menggerakkan organisasi dalam mencapai visi. d. Perspektif internal menjadu pendorong nilai pelanggan e. Bersama dengan finansial perspective, learning growth menjadi dasar strategy map organisasi Kurang sesuai. Perlu diperhatikan meskipun sebagai organisasi nonbisnis tetapi Yayasan Tarakanita Kantor Wilayah Yogyakarta tidak memiliki sumber finansial lain di luar peserta didik, sehingga perseptif finansial tidak bisa menjadi dasar 2 90