2.3 Tugas Dan Tanggung Jawab Pegawai Kantor Depan 2.3.1 Tugas Dan Tanggung Jawab
Front Office Manager Tugas pokok:
Tugas pokok front office manager mengarahkan dan mengawasi seluruh bawahan secara langsung dan menjamin bahwa Operational sehari-hari di kantor
depan berjalan lancar. Tugas dan Tanggung jawab
1. Berpartisipasi terhadap proses seleksi dan penerimaan karyawan di bagian kantor depan hotel
2. Membuat dan mengatur jadwal kerja karyawan 3. Mengawasi pekerjaan bawahan terutama pada saat pergantian shift dan
jam-jam sibuk. 4. Mengevaluasi kemampuan kerja karyawan
5. Memelihara hubungan kerja bawahan 6. Memelihara hubungan kerja dan komunikasi yang baik dengan seluruh
departemen di hotel 7. Mengontrol dan mengawasi penggunaan master kay untuk hotel yang
masih menggunakan kunci manual 8. Mengontrol kondisi kamar yang paling akhir, untuk mencegah hal-hal
yang tidak terkontrol dalam penjualan kamar. 9. Mencek petty cash dari Front Office pada setiap akhir shift-nya
10. Menerima informasi paling akhir dari manager departemen lain yang berhubungan dengan pekerjaan di kantor depan hotel.
11. Menyelesaikan permasalahan tamu dengan cepat,efisien dan penuh keramahan.
2.3.2 Assisten Front Office Manager
Tugas pokok assisten front office manager menjalankan tugas dan tanggung jawab front office manager bila yang bersangkutan berhalangan atau
tidak dapat menjalankan tugasnya.
Universitas Sumatera Utara
Tugas dan Tanggung jawabnya: 1. Membantu front office manager dalam membuat program pelatihan,
pembuatan job description, standar prosedur operasional serta merencanakan program pelatihan karyawan.
2. Menciptakan dan memelihara hubungan baik dalam suasana kerja yang menyenangkan, menumbuhkan semangat kerja dalam kelompok, dan
sedapat mungkin memperkecil jumlah karyawan yang keluar. 3. Membantu Front Oficce Manager dalam hal seleksi, penerimaan dan
pelatihan karyawan baru. 4. Menghadiri pertemuan antar pinpinan bagian bila front office manager
berhalangan hadir. 5. Membantu front office manager dalam pekerjaan administrasi sehari-
hari
2.3.3 Front Office Manager Secretary
Tugas pokok Front Office Manager Secretary memproses pekerjaan administrasi di kantor depan hotel departemen secara khusus ia bertanggung
jawab terhadap pekerjaan administrasi front office manager serta membantu kegiatan operasional front office dalam hal surat menyurat.
Tugas dan Tanggung Jawabnya 1. Memeriksa surat-surat yang masuk
2. Menyimpan dan mengarsipkan semua surat yang masuk 3. Menerima telepon yang masuk sehubungan dengan pekerjaan front
office manager 4. Mencatat notulen bagi pertemuan front office manager dengan para staff
nya 5. Membuat store room requisition untuk front office department
6. Memproses faximili masuk ataupun keluar
2.3.4 Reservation Manager
Tugas Pokok Reservation Manager membantu FOM atau asistent FOM
dalam memantau dan mengontrol akurasi kemampuan kamar yang bisa dijual agar
Universitas Sumatera Utara
tercapai occupancy yang tinggi serta jika mungkin dengan harga yang maksimal. Mengawasi serta ikut bekerjasama staf dalam lingkup bagian pemesanan kamar,
khususunya dalam penerimaan, proses dan persetujuan pemesanan kamar. Tugas dan Tanggung Jawabnya
1. Melatih, memotivasi dan mendisplinkan bawahan dibagian pemesanan 2. Mempersiapkan semua laporan yang menyangkut pemesanan kamar
sehari-hari seperti perkiraan penjualan kamar dalam sebulan, laporan mingguan, statistik dan jumlah kamar yang terjual dalam satu malam
room night production
3. Secepat mungkin menjawab secara lisan atau tertulis terhadap semua pemesanan kamar, harga, fasilitas hotel, dan pelayanan.
2.3.5 Guest Relation Manager
