Bagian Registrasi yang Langsung Berhadapan dengan Tamu

Media Pemesanan Kamar Media reservasi adalah alat pengantar atau penghubung reservasi antara pihak pemesan dengan hotel. jenis media yang bisa digunakan adalah: 1. Telepon Merupakan salah satu alat komunikasi yang mudah dilaksanakan dan juga menghemat waktu. Namun cara ini memiliki kelemahan juga yaitu pemesanan merupakan overseas call dan melalui telepon juga tidak memberikan bukti konkret karena hotel umumnya tidak menyediakan alat perekam. 2. Surat Reservasi melalui surat merupakan cara yang lebih efektif karena informasi yang digunakan lebih jelas dan mudah dipahami terutama reservasi untuk tamu rombongan. 3. Facsimile Faksimili adalah alat elektronik berteknologi oleh sebab itu berita yang disampaikan sama persis dengan yang diterima. 4. Telegram Telegram juga merupakan salah satu media reservasi namun cara seperti ini sudah jarang digunakan. 5. Kabel Media reservasi ini merupakan cara lama dalam membuat pemesanan kamar. Sekarang sudah jarang digunakan. 6. Go Show Go show adalah reservasi yang dilakukan oleh orang yang bersangkutan yang secara langsung datang ke hotel. Yang melakukan cara ini biasanya adalah tamu yang sedang melakukan perjalanan dan belum membuat reservasi ke hotel.

2.5 Bagian Registrasi yang Langsung Berhadapan dengan Tamu

Bagian yang ada didalam registrasi yang berhadapan dengan tamu : 1. Bagian Registrasi Reception Section Bagian penerimaan tamu adalah bagian Operational hotel yang tugas utamanya menerima tamu. Proses registrasi ini dibagi kedalam 6 bagian yaitu: Universitas Sumatera Utara Aktivitas pra-registrasi preregistration activity Pendataan registrasi creating registration record Penentuan harga kamar dan nomor kamar assigning the room and rate Memastikan sistem pembayaran establissing the method of payment Pemberian kunci kamar issuing the room key Pencatatan permintaan khusus tamu fulfilling special request Prosedur chek-in dan pembayaran tamu adalah sebagai berikut: a. Prosedur Check-in Secara manual Setiap tamu yang datang ke counter resepsion harus segera di greets sesuai dengan waktu. Bila mengenal nama tamu, harus selalu menyebut namanya. Tanyakan pada tamu apakah sudah membuat reservasi atau belum. Bila belum, berikan registration card kosong untuk diisi. Siapkan guest card dan kunci kamar tamu, mencarikan nomor kamar tamu, membuat temporary rooming slip yang sifatnya sementara. Tanyakan system pembayaran tamu, apakah tamu akan membayar secara cash, traveler cheque, credit card, guarantee letter, voucher. Berikan guest card, guest key dan welcome drink card pada tamu Panggil bellboy untuk mengantarkan barang bawaan tamu ke kamar. Setelah tamu ke kamar masukkan data ke dalam arrival list. Dari data arrival list dipindahkan ke dalam arrival book, setelah itu di buatlah guest name slip rangkap empat. Setelah pembuatan guest name slip selesai buatlah guest bill dan masukkan ke dalam bill rack. b. Prosedur Check-in untuk hotel yang beroperasi secara komputerisasi penuh Ucapkan selamat datang dan tawarkan bantuan pada tamu yang akan check-in. sebut nama tamu bila anda sudah mengenal tamu tersebut. Untuk yang regular guest berikan preregistration card untuk ditanda tangani Siapkan guest card, welcome drink card dan kunci kamar. Universitas Sumatera Utara Tanyakan sistem pembayaran dan langsung di proses Tugaskan bellboy untuk mengantarkan barang bawaan tamu ke kamar. Masukkan seluruh data dari registration card ke dalam computer melalui display check-in Beri inisial diri anda pada registration dan beri cap entered pada registration card. Registration card di dalam industri hotel memiliki jumlah lembar yang bebeda-beda, tergantung pada kebijaksanaan hotel. Tergantung pada kebijaksanaan hotel, ada yang menggunakan dua lembar, ada yang tiga, masing-masing mempunyai kegunaan yang berbeda. lembar 1 dimasukkan ke dalam bill rack, lembar kedua untuk pembuatan daftar A ke polda setempat, sedangkan lembar 3 di masukkan ke reception file. 2.Macam-Macam Sistem Pembayaran Tamu Tamu–tamu yang akan menginap di hotel dapat menentukan sistem pembayaran apa saja yang akan dipakai saat check-out nantinya. Hal ini ditentukan pada saat melakukan pemesanan kamar atau pada saat proses check-in. Ada bermacam–macam sistem pembayaran yang dapat digunakan di hotel, hingga saat ini sangat jarang atau hampir tidak ada sistem pembayaran yang mempergunakan personal cheque. Jenis-jenis sistem pembayaran dapat di golongkan menjadi 5 lima bagian besar yaitu cash, credit card, voucher, traveller cheque dan guarantee letter, dan secara umum pembayaran dapat di golongkan dalam 2 golongan, pembayaran tunaikontan dan pembayaran kredit. Petunjuk Pelaksanaan 1. Pembayaran kontancash moneybank note a. Hotel menerima pembayaran kontantunai dalam bentuk rupiah atau mata uang asing yang ditetapkan pihak hotel, misalnya dollar amerika. b. Bentuk pembayaran kontantunai yang diterima berupa: Uang kertas Universitas Sumatera Utara Uang logam, kecuali untuk mata uang asing Kertas berharga sebagai ganti uang kertas yang telah disahkan dengan peraturan pemerintah, misalnya traveller cheque dan sebagainya. c. Nilai tukar untuk setiap mata uang asing yang dapat di terima diatur tersendiri oleh bagian keuangan hotel. 2. Pembayaran Kredit a. Hotel menerima pembayaran kredit sesuai dengan instruksi antara lain dalam bentuk: Kartu kredit Credit Card Guarantee Letter, untuk suatu perusahaaninstansi tertentu yang telah mengikat dalam suatu perjanjian. Guarantee Letter adalah sistem pembayaran di hotel dengan menggunakan surat jaminan. Dalam hal ini ada syarat khusus yang biasanya dilakukan diantara perusahaan dengan pihak hotel, atau dengan kata lain harus ada perjanjian kerja sama terlebih dahulu. tanpa adanya perjanjian kerja sama ini seorang petugas receptionis tidak berhak men check-in kan tamu tersebut, dan apabila ada tamu yang membawa guarantee letter yang kemudian ditolak karena belum ada perjanjian kerja sama tawarkan alternatif lain untuk pembayarannya. Pemberlakuan surat jaminan biasanya hanya bagi perusahaan domestik atau perusahaan asing yang telah bersosialisasi dengan perusahaan lokal. b. Setiap penerimaan pembayaran kredit harus di teliti tentang jaminan atas penagihan pembayaran kredit tersebut dan penggunaan peralatan khusus untuk pembayaran tersebut, misalnya untuk proses kartu kredit. c. Keragu-raguan atas pembayaran kredit harus dilaporkan ke atasannya atau bagian yang memberi izin tentang jenis kredit yang di terima hotel. 3. pembayaran dengan menggunakan cheque pribadi personal cheque tidak diterima, kecuali seizin pimpinan hotelfront office. Universitas Sumatera Utara 4. pembayaran dengan cheque dari bank atas nama perusahaaninstansi tertentu harus dijamin perusahannya. Secara umum hotel hanya menerima jaminan pembayaran kredit dari perusahaan yang dianggap benafit dan tidak sulit dalam perjuangannya. .2.6 Fungsi dan Peranan Kantor Depan Hotel Kantor Depan adalah cermin dari kualitas hotel untuk pertama kali bagi tamu saat memasuki suatu Hotel, untuk itu kesiapan, kesigapan, ketepatan serta kemampuan semua karyawan di bagian kantor depan dalam menjalankan fungsi tugas dan tanggung jawabnya sangatlah menentukan dalam memberikan impresi baik maupun kurang baik atau buruk pada para tamu Hotel sebelum para tamu tersebut mendapatkan pelayanan dan pengalaman yang lainnya saat mereka dating untuk menginap maupun tidak di suatu Hotel. Ingat ada dorongan motivasi berupa slogan bagi karyawan kantor depan sebagai berikut: “ WE DO NOT HAVE A SECOND CHANCE TO GIVE GOOD IMPRESSION TO OUR GUESTS” Kita tidak pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk memberikan impresi yang baik kepada para tamu kita. Kantor depan hotel front office secara Operational berhubungan dengan tamu dan area kerjanya tidak jauh dari lobby, daerah yang paling ramai hilir mudik tamunya, oleh sebab itu bagian ini disebut dengan bagian front office. Kantor depan hotel merupakan salah satu bagian dari hotel yang paling penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh hotel. Tujuan dari kantor depan hotel adalah sebagai berikut: a. Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel dari tahun ke tahun b. Meningkatkan jumlah tamu langganan c. Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat kepada tamu d. Membentuk citra hotel yang positif Kantor depan hotel memiliki fungsi dalam mewujudkan tujuan dari hotel, fungsi tersebut dilakukan oleh petugas kantor depan sehari-hari, adapun fungsi tersebut adalah: Universitas Sumatera Utara a. Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain: menerima pemesanan kamar, melakukan pendaftaran tamu, memblok kamar b. Memberikan informasi mengenai seluruh produk, fasilitas, pelayanan dan aktivitas yang ada di hotel maupun diluar hotel c. Mengkoordinasikan kepada bagian lain yang terkait dalam rangka memenuhi keinginan tamu serta memberikan pelayanan yang maksimal d. Melaporkan status kamar yang terkini e. Mencatat, memeriksa pembayaran tamu serta menangani rekening tamu f. Membuat laporan yang dibutuhan oleh hotel g. Memberikan pelayanan telekomunikasi untuk tamu h. Memberikan pelayanan barang bawaan tamu i. Menyelesaikan keluhan tamu. Universitas Sumatera Utara

BAB III GAMBARAN UMUM TENTANG HOTEL SINABUNG RESORT

3.1 Sejarah Berdirinya Hotel Sinabung Resort

Berastagi merupakan salah satu daerah yang dikenal dengan budaya ada Batak Karo yang sangat dijunjung tinggi oleh masyarakatnya. Daerah ini salah satu penghasil sayur-sayuran dan buah-buahan yang terkenal di Sumatera Utara bahkan di Indonesia. Berastagi juga memiliki banyak objek wisata dan peninggalan sejarah, dan salah satu daerah tujuan wisata yang diketahui oleh masyarakat Sumatera Utara pada khususnya dan Indonesia pada umumnya salah satunya adalah Bukit Gundaling. Oleh karena itu, Berastagi merupakah salah daerah tujuan wisata yang banyak dikunjungi oleh wisatawan lokal maupun manca negara. Sektor pariwisata terus berkembang dengan pesat dan dengan faktor tersebut berkembang pula lah akomodasi penginapan terutama hotel bagi para wisatawan. Melihat hal tersebut, maka tahun 1990 timbulah ide dari Bapak Yansen Sutanto untuk mendirikan sebuah hotel di Berastagi. Pada tahun 1992, Hotel Sinabung Resort Berastagi mulai beroperasi dengan 74 kamar. Namun kamar-kamar tersebuh masih dirasakan kurang mencukupi, sehingga tahun 1993 di bangun lagi 30 cottage, sehingga sampai saat ini Hotel Sinabung Resort Berastagi memiliki 104 kamar. Hal ini bertujuan untuk mengimbangi meningkatnya jumlah wisatawan yang berkunjung ke kota berastagi yang menggunakan jasa akomodasi hotel.

3.2 Klasifikasi Hotel Sinabung Resort Berastagi

Bila ditinjau dari lokasi, jumlah, jenis dan ukuran Hotel Sinabung Resort Berastagi dapat diklasifikasikan sebagai berikut : a. Berdasarkan Lokasi Hotel Sinabung Resort Berastagi dapat diklasifikasikan sebagai resort hotel, karena berada di darah mountain area. b. Berdasarkan Plan Apabila ditinjau dari segi plan, maka Hotel Sinabung Resort Berastagi dapat diklasifikasikan ke dalam continental plan, dikarenakan harga kamar sudah termasuk sarapan pagi. Universitas Sumatera Utara