Tabel 7 Tanggapan petugas kantor depan yang menangani proses
check-out pernah mengalami kesulitan dalam proses
check out tamu yang menggunakan guarantee letter.
n=7 No Jawaban Responden
Jumlah Persentase
a. Selalu b. Kadang-kadang
c. Tidak Pernah -
6 1
86 14
7 100
Sumber : Hasil olahan kuisioner, 2010. Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa ada 6 orang 86 responden yang
menyatakan bahwa perusahaan bersangkutan kadang-kadang langsung membayar rekeningnya setelah tamu tersebut check-out dan ada 1 orang 14 responden
yang menyatakan perusahaan yang bersangkutan tidak pernah langsung membayar rekeningnya setelah tamu tersebut check-out. Dan data diatas dapat
dianalisa bahwa terhambatnya proses check-out akibat kesalahpahaman antara tamu dan pihak hotel membuat adanya masalah dalam penagihan guarantee leter
kepada perusahaan terkait.
4.4 Tinjauan tentang bagaimana Standard Operational Procedure Check-In
tamu yang jenis pembayarannya menggunakan Guarantee Letter.
Demi kelancaran pekerjaan juga mewujudkan hasil kerja yang maksimal. Maka diperlukan adanya prosedur agar dapat menyelesaikan suatu aktifitas
dengan baik. Hal ini sesuai dengan Kamus Besar Bahasa Indonesia 2002 yang menyatakan : “Prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu
aktivitas”. Menurut Drs. T. Hani Handoko MANAJEMEN hal 90 Edisi UU tahun
1980. Prosedur standar : Kebijakan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman terperinci, disebut sebagai “prosedur Standar” atau “metoda standar” atau sering
disebut sebagai “Standard Operational Procedure” SOP. Suatu prosedur memberikan sejumlah instruksi yang terperinci untuk pelaksanaan serangkaian
Universitas Sumatera Utara
kegiatan yang terjadi secara teratur. Instruksi-instruksi seperti ini mengarahkan para karyawan dalam pelaksanaan tugas-tugas dan membantu untuk menjamin
pendekatan yang konsisten pada situasi tertentu. Dan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi 3 Departemen
Pendidikan. Standar
: Ukuran tertentu yang dipakai sebagai patokan Operational : Berhubungan dengan operasi pelaksanaan
Proses registrasi merupakan awal dari penilaian tamu terhadap kesan dari si petugas penerima tamu dan juga kesan terhadap hotel dimana bila tamu merasa
puas, maka dia akan kembali lagi untuk menginap. Untuk itu proses Registrasi perlu dilakukan dengan baik dan benar guna untuk mendaftarkan tamu, sesuai
dengan Kamus Istilah Pariwisata dan Perhotelan 1955 yang menyatakan : “Registrasi adalah pendaftaran tamu atau pengunjung yang akan menginap di
hotel”. Proses Check-In oleh Receptionist dilakukan menggunakan kartu
registrasi, hal ini sesuai menurut Trizno Tarmoezi dan Heldin Manurung hal 32 : “Kartu registrasi adalah untuk mencatat data lengkap tamu yang menginap, yakni
nama tamu, nomor kamar, nomor folio, tanggal kedatangan, tanggal keberangkatan, jumlah tamu dalam satu kamar, tempat dan tanggal lahir, No KTP,
alamat, nomor telepon dan jenis pembayaran”. Agar proses registrasi dapat berjalan dengan baik maka Receptionist perlu mengetahui prosedur Check-In yang
ada. Prosedur Check-In menurt Trizno Tarmoezi dan Heldin Manurung hal 33
adalah: 1. Menyapa setiap tamu yang akan datang ke counter sesuai dengan
situasi. 2. Bila tamu mengatakan akan check-in maka receptionist harus
menanyakan namanya apakah sudah membuat reservasi sebelumnya. 3. Bagi tamu yang datang ke counter untuk meminta kamar tetapi belum
membuat reservasi, receptionist memberikan brosur dan daftar harga kepada tamu yang bersangkutan.
Universitas Sumatera Utara
4. Bila tamu setuju dengan harga dan fasilitas yang ia peroleh, Receptionist memberikan kartu registrasi untuk diisi sementara tamu
sedang mengisi kartu registrasi, receptionist mencari kamar kosong dan menentukan kamar yang bisa dihuni.
5. Petugas receptionist dapat memperjelas kepada tamu mengenai lamanya ia menginap siapa tahu ada perubahan, dan jelas semuanya
petugas mempersiapkan kunci kamar dan segala fasilitas yang akan diperoleh tamu tersebut seperti : welcome drink voucher, breakfast
voucher, laundry voucher dll. 6. Setelah tamu selesai mengisi kartu registrasi, petugas mengecek
apakah sudah diisi secara benar dan lengkap, apabila belum, petugas receptionist dapat mengisikannya dengan meminjam kartu identitas
tamu tersebut. 7. Setelah data yang dibutuhkan diperoleh maka receptionist
menanyakan tamu tentang cara pembayaran. 8. Apabila membayar dengan kartu kredit, petugas receptionist
meminjam kartu kredit dari tamu yang bersangkutan untuk dicetak dengan menggunakan mesin credit card imprinter.
9. Bila biaya penginapan ditanggung perusahaan, ia harus
memperlihatkan surat jaminan guarantee letter dari perusahaan yang bersangkutan dan petugas receptionist harus mengecek tanggal
kedatangan dan keberangkatan, nama, jenis dan jumlah kamar serta harus memberitahukan kepada tamu fasilitas apa saja yang ia
dapatkan yang ditanggung oleh perusahaan tersebut. 10. Setelah semua proses dilakukan, receptionist menyerahkan kunci
kamar, memberitahukan pada tamu nomor kamar dan lantar berapa, serta menanyakan apakah tamu membawa bagasi atau tidak.
11. Apabila tamu membawa bagasi, receptionist meminta kartu bagasinya dan menuliskan nomor kamar tamu serta menyerahkan
kepada bellboy. 12. Setelah Tamu meninggalkan counter, receptionist memindahkan
data yang tertera ke dalam komputer selengkap dan sedetail mungkin.
Universitas Sumatera Utara
4.5 pelaksanaan Check-In terhadap proses Check-Out tamu yang jenis
