Analisa Data ANALISA DATA

Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara sudah terbukti secara analisa statistik dari data yang dikumpulkan. Jadi kesimpulannya koefisien korelasi antara variabel bebas dengan variabel terikat sebesar 0,617 signifikan, artinya dapat digeneralisasikan pada seluruh populasi yang ada.

c. Koefisien Determinan

Cara ini dipergunakan untuk mengetahui berapa persen pengaruh variabel bebas yaitu pengelolaan kearsipan terhadap variabel terikat yaitu efisiensi kerja pegawai. Perhitungan dilakukan dengan cara mengkuadratkan nilai koefisien korelasi product moment r XY dan dikalikan dengan 100 dengan rumus sebagai berikut : D = r XY 2 X 100 D = 0,617 2 X 100 D = 38,07 Dengan demikian dapat diartikan bahwa besarnya pengaruh variabel bebas yaitu pengelolaan kearsipan terhadap variabel terikat yaitu efisiensi kerja sebesar 38,07 yang berarti selebihnya yaitu 61,93 lagi dipengaruhi oleh faktor-faktor lainnya yang tidak termasuk dalam penelitian ini.

B. Analisa Data

Berdasarkan hasil perhitungan yang diperoleh dari variabel bebas menunjukkan bahwa pengelolaan kearsipan pada kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara berada pada kategori tinggi yaitu sebesar 50 tabel 37. Hal ini menunjukkan bahwa pengelolaan kearsipan yang dilakukan pada kantor tersebut sudah berjalan dengan baik. Universitas Sumatera Utara Dari kegiatan penerimaan arsip dapat dilihat pada tabel 6,7,8,9. Dimana persentase rata-rata adalah 60. Surat dinas yang masuk diterima oleh petugas penerima surat baik surat yang datang melalui pos maupun melalui kurir. Selanjutnya surat-surat tersebut diteliti kebenaran alamatnya. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pembalasan surat. Setelah itu dibubuhkan paraf pada bukti penerimaan naskah dinas dan diteliti kelengkapan lampirannya. Selain kegiatan penerimaan arsip, pengelolaan kearsipan juga dipengaruhi oleh kegiatan pengarahan arsip. Kegiatan pengarahan arsip sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat pada tabel 10,11 dengan persentase rata-rata 58,75. Surat-surat rahasia dan tertutup lainnya diberi stempel dan tanggal terima surat pada amplop bagian belakang. Selanjutnya diteliti apakah lampirannya sesuai dengan apa yang tertulis pada surat, ada atau tidaknya tembusan dan lain-lain. Surat-surat dikelompokkan jadi satu berdasarkan susunan kronologis tanggal surat. Surat-surat yang bersifat rahasia atau tertutup dikumpulkan dalam satu file. Selanjutnya surat-surat untuk bagian tertentu atau yang sifatnya boleh dibuka diserahkan kepada bagian sesuai dengan isi surat. Kegiatan pencatatan dan pengurusan arsip juga merupakan faktor yang penting bagi pelaksanaan pengelolaan kearsipan. Pada kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara kegiatan pencatatan arsip sudah baik. Hal ini dapat dilihat pada tabel 12 dan 13 dengan persentase rata-rata 51,25. Pencatatan terhadap surat-surat penting dibukukan dalam buku agenda yang memuat keterangan-keterangan sebagai berikut : tanggal penerimaan surat, nomor urus surat masuk, isi ringkas diambil dari isi yang terkandung dalam surat, memberi kode klasifikasi, memberi indekspengenal, darimana suart berasal, kepada siapa surat ditujukan, tanggal dan nomor surat. Universitas Sumatera Utara Disamping itu juga kegiatan penyimpanan merupakan hal yang harus diperhatikan dalam pengelolaan kearsipan karena keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan adalah juga secara langsung dipengaruhi oleh peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Dalam kegiatan penyimpanan perlu diperhatikan mengenai sistem penyimpanan yang paling cocok bagi organisasi, karena sistem penyimpanan turut mendukung keberhasilan pengelolaan kearsipan karena dengan sistem penyimpanan yang tepat, maka kemudahan penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan arsip yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana arsip tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Kegiatan penyimpanan arsip sudah terlaksana dengan baik. Hal ini dapat dilihat pada tabel 17 dan 18 dengan persentase rata-rata 67,5. Kegiatan penyimpanan arsip di kantor tersebut menggunakan sistem subjek dan abjad. Pada sistem subjek arsip disusun berdasarkan nama-nama instansiperusahaan, dimana arsip yang berasal dari instansi lain dikelompokkan menjadi satu. Sedangkan arsip yang disusun menurut abjad adalah yang menyangkut segala arsip-arsip pegawai dimana arsip disusun berdasarkan nama perorangan pegawai. Pada umumnya arsip disimpan dalam boks dam filling cabinet yang sudah diberi label berdasarkan pada tanda tertentu. Akhirnya dengan adanya penyimpanan surat-surat yang menurut prosedur manajemen kearsipan yang baik akan menghasilkan pula penemuan kembali dengan cepat dan tepat. Kegiatan penemuan kembali arsip juga memegang peranan penting dalam menentukan keberhasilan pengelolaan kearsipan. Pada kantor ini kegiatan penemuan kembali arsip belum terlaksana dengan baik. Hal ini dapat terlihat pada tabel 19 sebanyak 23 responden 57,5 yang menyatakan kadang-kadang menemukan arsip secara cepat dan Universitas Sumatera Utara tepat. Hal ini menunjukkan bahwa penyimpanan arsip yang dilakukan oleh kantor ini masih belum sempurna, sehingga masih perlu diperbaiki dan ditingkatkan lagi. Kegiatan peminjaman arsip instansi lain yang meminjam arsip pada kantor ini pada dasarnya tidak terlaksana dengan baik, dimana hal tersbut dapat dilihat pada tabel 21, 22, 23, 24. Hal ini terjadi karena tidak dilakukan peminjaman arsip terhadap instansi lain. Peminjaman hanya dilakukan oleh kepala bagian atau kepala seksi. Para staf juga tidak diperbolehkan meminjam arsip kecuali untuk urusan yang sangat penting. Kegiatan peminjaman arsip yang dilakukan belum berjalan dengan baik karena tidak ditetapkannya jangka waktu peminjaman serta tidak adanya sanksi yang diberikan bagi si peminjam arsip. Hal ini tentu saja dapat mengurangi informasi yang terkandung dalm arsip. Oleh karena itu kantor ini perlu menetapkan waktu peminjaman dan sanksi bagi yang terlambat mengembalikan arsip. Kegiatan terakhir yang turut mendukung keberhasilan pengelolaan kearsipan adalah kegiatan pemusnahan arsip. Adapun keuntungan dengan adanya pemusnahan arsip adalah : penghematan penggunaan ruangan kantor, penghematan pemakaian peralatan dan perlengakapan kearsipan, serta tempat arsip yang longgar dapat memudahakan petugas bekerja. Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara tidak melakukan pemusnahan arsip di kantor tersebut melainkan mengirimkan arsip-arsip yang tidak dipergunakan lagi in-aktif ke Badan Kepegawaian Daerah BKD. Pemindahan ini dilakukan satu kali dalam 5 tahun. Pada hasil penelitian terhadap variabel terikat menunjukkan bahwa efisiensi kerja pegawai pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara berada pada kategori tinggi yaitu sebesar 85 tabel 38. Jika dilihat berdasarkan indikator yang telah ditentukan Universitas Sumatera Utara pada Bab I yang terdiri dari keinginan bekerja, kemampuan bekerja dan kemahiran bekerja tidak mempunyai hambatan yang berarti. Masalah yang dihadapi hanya pegawai yang datang tidak tepat waktu. Dari indikator keinginan bekerja, terlihat bahwa pegawai telah memiliki keinginan yang kuat untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik. Hal ini dapat dilihat pada tabel 27 bahwa sebanyak 26 responden 65 menyatakan sangat bersedia untuk menerima beban kerja yang diberikan. Ini menunjukkan bahwa pegawai telah memiliki kesadaran yang tinggi akan beban kerja yang diberikan. Kemudian untuk ketaatan terhadap peraturan, kewajiban dan tugas dapat dilihat pada tabel 28 bahwa sebanyak 27 responden 67,5 menyatakan selalu menaati peraturan, kewajiban dan tugas. Namun untuk pertanyaan datang tepat waktu sesuai jam masuk kantor, mayoritas responden menjawab kadang- kadang 57,5. Hal ini mungkin terjadi karena kondisi jarak rumah pegawai yang berada jauh dengan lokasi kantor atau karena suatu masalah tertentu yang tidak dibahas dalam penelitian ini. Untuk kedepannya tingkat disiplin pegawai terhadap jam masuk kantor perlu ditingkatkan lagi karena terlambat jam masuk dapat menghambat pekerjaan kantor. Dilihat dari indikator kemampuan bekerja, terlihat bahwa pegawai kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara memiliki kemampuan bekerja yang baik. Hal ini dapat dilihat pada tabel 32 bahwa sebanyak 31 responden 77,5 menyatakan paham terhadap tugasbidang kerja yang diberikan. Sedangkan untuk ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan kantor dapat dilihat pada tabel 33 bahwa sebanyak 18 responden 45 menyatakan sering. Ini menunjukkan pegawai di kantor tersebut umunya cekatan dan terampil dalam melaksanakan pekerjaan yang diberikan sehingga mampu menyelesaikan pekerjaan kantor tepat waktu. Universitas Sumatera Utara Selanjutnya dari indikator kemahiran bekerja dapat dilihat pada tabel 34, 35 dan 36. Pada tabel 34 terlihat bahwa pekerjaan yang diberikan telah sesuai dengan keahlianketerampilan yang dimiliki pegawai. Hal ini dapat dilihat dari jawaban responden yang menyatakan sebanyak 22 orang 55 menjawab sangat sesuai. Ini berarti penempatan pegawai sudah tepat atau sesuai. Kemudian untuk usaha pegawai dalam memberikan hasil terbaik dalam melakukan pekerjaan kantor dapat dilihat pada tabel 35 bahwa sebanyak 21 responden 52,5 menyatakan berusaha. Dan terakhir hal yang tidak kalah pentingnya dalam menciptakan efisiensi kerja adalah kemahiran dalam mengatur ruangan kantor. Pada tabel 36 terlihat bahwa sebanyak 21 responden 52,5 menyatakan suasana kerja mendukung pekerjaan di kantor. Hal ini menunjukkan bahwa Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara sudah baik dalam mengatur ruangan kantor. Pengaturan tata ruang yang baik tentu sangat mendukung tercapainya efisiensi dan kinerja yang baik. Apabila pegawai merasa tidak nyaman dengan lingkungan tempat bekerja tentu buruk akibatnya dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Lingkungan yang baik sangat dibutuhkan untuk membuat pegawai merasa nyaman saat melaksanakan pekerjaan. sehingga pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai juga akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja. Berdasarkan perhitungan koefisien korelasi product moment diperoleh hasil sebesar 0,617, dan nilai pada r tabel dengan tingkat taraf signifikan 5 untuk n=40 diperoleh nilai r tabel sebesar 0,312. Yang berarti bahwa hasilperhitungan koefisien korelasi product moment adalah lebih besar dari nilai r tabel 0,6170,312. Sehingga hipotesa yang dikemukakan dalam penelitian ini dapat diterima, yaitu pengelolaan kearsipan mempunyai pengaruh Universitas Sumatera Utara positif terhadap efisiensi kerja pegawai pada Kantor dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara. Pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai berada pada tingkat kuat atau mempunyai pengaruh yang positif, yang menunjukkan bahwa jika pengelolaan kearsipan tinggiberjalan dengan baik, maka efisiensi kerja pegawai akan tinggi pula. Sehingga perlu penerapan pengelolaan kearsipan yang baik agar efisiensi kerja pegawai dapat berjalan dengan lancer dan baik. Dari hasil penelitian diperoleh koefisien determinan sebesar 38,07, sedangkan selebihnya yaitu 61,93 lagi dipengaruhi oleh faktor-faktor lain yang tidak termasuk dalam penelitian ini. Universitas Sumatera Utara

BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan analisa yang telah dilakukan dalam penelitian ini, maka penulis merumuskan kesimpulan sebagai berikut : 1. Pengelolaan Kearsipan pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara telah berjalan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari jawaban responden yang termasuk ke dalam kategori tinggi yaitu 20 orang atau 50, yang ditunjukkan antara lain dari dapat ditemukannya arsip dengan cepat dan tepat sehingga dapat menghemat waktu, tenaga, fikiran dan biaya. Hal ini menunjukkan bahwa para pegawai di kantor tersebut menyadari bahwa arsip memiliki peranan penting dalam segi kehidupan terutama bagi pelaksanaan pekerjaan kantor. 2. Efisiensi kerja pegawai pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara sudah berjalan baik. Hal ini dapat dilihat dari jawaban responden yang berada dalam kategori tinggi yaitu 34 orang atau 85, yang ditunjukkan antara lain pegawai mampu menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, demikian pula dengan hasilnya baik kuantitas maupun kualitas juga sudah sesuai dengan yang ditetapkan sehingga usaha pencapaian tujuan organisasi dapat dicapai dengan baik. 3. Dari hasil analisa dengan menggunakan rumus korelasi product moment diperoleh r = 0,617. Hal ini menunjukkan adanya hubungan yang kuat dan positif antara sistem kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai. Dan berdasarkan tabel ketepatan untuk pemberian interpretasi koefisien korelasi berada dalam kategori tinggi. Dengan Universitas Sumatera Utara

Dokumen baru

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

97 2755 16

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

36 711 43

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

32 600 23

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

15 395 24

PENGARUH PENERAPAN MODEL DISKUSI TERHADAP KEMAMPUAN TES LISAN SISWA PADA MATA PELAJARAN ALQUR’AN HADIS DI MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI TUNGGANGRI KALIDAWIR TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

23 535 23

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

45 909 14

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

44 818 50

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

13 501 17

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

19 744 30

KREATIVITAS GURU DALAM MENGGUNAKAN SUMBER BELAJAR UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PEMBELAJARAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DI SMPN 2 NGANTRU TULUNGAGUNG Institutional Repository of IAIN Tulungagung

30 895 23