Pengetahuan yang Ditransfer

A.2. Pengetahuan yang Ditransfer

Istilah pengetahuan (knowledge), informasi, dan data pada dasarnya bukan merupakan sesuatu yang asing lagi. Mayoritas orang akan menguhubungkan ketiga istilah tersebut dengan suatu sistem yang terhubung pada database, web, portal, dan lain sebagainya. Ketiga istilah tersebut juga tidak dapat terlepas dari kata teknologi. Sebelum membahas pengetahuan yang ditransfer di jejaring OMS, ada baiknya mengulas sekilas tentang ketiga istilah tersebut dalam lingkup jejaring OMS.

Tidak dapat dipungkiri bahwa informasi merupakan hal penting dalam semua aspek kehidupan. Namun, terkadang infomasi tidak dapat dikelola dengan baik sehingga tidak berguna. Pentingnya pengelolaan informasi dan pengetahuan dapat disederhanakan melalui GAMBAR 2 di bawah ini.

Gambar 2 Information in 5 themes

Sumber: Management extra; Information and knowledge

management

GAMBAR 2 27 menjelaskan bahwa informasi digunakan untuk menemukan kebutuhan-kebutuhan setiap orang. Penting di sini untuk menemukan sumber informasi yang bagus. Setelah seseorang mendapatkan informasi, lalu informasi tersebut dikelola supaya tidak terjadi overload. Selanjutnya, seseorang juga perlu mengelola informasi yang keluar. Dalam tataran organisasi atau jaringan, penting untuk mengelola informasi dan pengetahuan dalam sebuah sistem. Sistem tersebut yang akan digunakan untuk mengelola konten dari informasi dan pengetahuan yang ada.

27 Heinemann-Elseiver Butterworth. 2005. Management Extra: Information and knowledge management. Burlington: Elsevier, Ltd.

Jejaring OMS pastinya memiliki stock/ simpanan informasi yang banyak. Bahasan selanjutnya ialah bagaimana tiap jejaring OMS mendapatkan dan mengelola informasi tersebut. Sebagai sebuah jaringan OMS, informasi mayoritas berasal dari partisipannya. Informasi itu diakumulasi. Biasanya proses akumulasi terjadi melalui pertemuan/ rapat, atau melalui media e-mail groups/ mail-list. Informasi yang ada biasanya akan direkap dalam bentuk catatan-catatan atau notulensi. Catatan tersebut sebagai bagian dari filterisasi dan penyederhanaan informasi. Awalnya catatan itu akan disebarkan melalui mail-list. Kemudian, para partisipan akan memberikan tanggapannya. Di sinilah terjadi proses komunikasi antar aktor atau partisipan jejaring OMS. Melalui proses komunikasi tersebut, lalu terbangun pengetahuan-pengetahuan bersama. AJI Damai, Forum LSM, JPY menerapkan pola yang sama dalam alur informasi. Perbedaan muncul pada pengelolaan sistem pengetahuan dan kontennya. Lebih jelasnya, hal tersebut akan dibahas pada A.4 Pengelolaan Transfer Pengetahuan. Intinya, individu/ lembaga/ organisasi/ komunitas/ jaringan memerlukan informasi untuk merencanakan kerja-kerjanya dan meraih tujuan- tujuannya.

Gambar 3

Form data to information to knowledge

Applied for

Build and

Data Information Knowledge

A pourpose

Proces s

Sumber: Management extra; Information and knowledge management

Banyak terjadi kebingungan dalam membedakan antara data, informasi, dan pengetahuan. GAMBAR 3 di atas setidaknya Banyak terjadi kebingungan dalam membedakan antara data, informasi, dan pengetahuan. GAMBAR 3 di atas setidaknya

informasi ke pengetahuan 28 .

Data is pure and unproccessed- facts and figures without any added interpretation or analysis. ....How does „data‟ (whether internal or external) become „information‟? When it is applied to some purpose and is adding value which has meaning for the recipient. ....Just as the words „data‟ and „information‟ are used interchangeably, there is considerable blurring and confusion between the terms „information‟ and „knowledge‟. It is helpful to think of knowledge as being two type: the instinctive, subconscious, tacit or hidden knowledge, an the more formal, explicit or publicly available knowledge.

(Management extra; Information and knowledge management) 29

Menurut kutipan di atas, data merupakan sesuatu yang belum terproses dan belum ada interpretasi atau analisis apapun. Ketika data diaplikasikan untuk suatu tujuan, maka data berubah menjadi informasi. Ketika informasi dikembangkan melalui proses-proses tertentu, maka informasi akan berubah menjadi pengetahuan. Contoh data yang biasanya dimiliki oleh jejaring OMS, yaitu daftar nama partisipan, alamat partisipan, program kerja, dan lain sebagainya. Dari data tersebut menghasilkan berbagai macam informasi. Hal itu tergantung siapa yang mengaplikasikan data, kapan data diaplikasikan, dan lain sebagainya.

Misalnya, seorang peneliti yang akan meneliti tentang OMS akan menggunakan daftar nama partisipan jejaring OMS untuk mencari sampel penelitiannya. Lain halnya, mungkin, lembaga donor bisa saja menggunakan daftar nama partisipan sebagai pertimbangan dalam mendistribusikan berbagai proyek. Daftar nama partisipan jejaring OMS oleh peneliti dianggap sebagai informasi terkait

28 Heinemann-Elseiver Butterworth. 2005. Management Extra: Information and knowledge management. Burlington: Elsevier, Ltd.

29 Idem.

responden atau informan yang dicarinya. Sedangkan, daftar nama partisipan jejaring OMS oleh lembaga donor dianggap sebagai informasi untuk kepentingan proyeknya. Dalam proses menjadi informasi, ada beberapa aktivitas yang dilakukan seperti menyaring data atau memilah data sesuai kebutuhan. Selanjutnya, informasi diproses dengan memadukan pengalaman-pengalaman dan beberapa eksperimen sehingga menjadi pengetahuan. Pengetahuan yang dihasilkan ini dapat disimpan sendiri (tacit), atau dapat dibagikan ke yang lain (eksplisit).

Permasalahan

bagaimana membangun pengetahuan. Kolb (1985) memberikan empat tahapan yang disebut Lingkaran Pembelajaran/ Learning Cycle (Lihat GAMBAR 4 di bawah ini).

kemudian

ialah,

Gambar 4 Kolb’s Learning Cycle

Sumber: Management extra; Information and knowledge management

Setiap individu memiliki cara yang berbeda dalam membangun pengetahuannya. Ada individu yang membangun pengetahuannya melalui proses learning by doing, namun ada juga yang membangun pengetahuannya dengan cara lain. Ketika seorang individu terbiasa membangun pengetahuannya melalui learning by thinking dan kemudian individu tersebut dipaksa untuk membangun pengetahuannya melalui learning by watching and listening, maka individu tersebut bisa saja merasa frustasi. Penekanan pada konsep ini ialah penting bagi tiap individu untuk mengenali proses mana yang biasa dilakukannya dalam membangun pengetahuan. Begitu pula dalam jejaring OMS. Perwakilan dari masing-masing OMS ialah individu. Individu tersebut yang menjadi aktor. Dalam satu jejaring OMS, terdiri dari beberapa individu. Oleh karenanya, penting untuk mengetahui karakteristik setiap individu, sehingga pengetahuan yang dibangun bisa bersinergis. Pemetaan kecenderungan proses membangun pengetahuan pada tiap aktor di jejaring OMS akan membantu mempermudah proses transfer pengetahuan dalam jejaring OMS tersebut.

Memahami bagaimana karakteristik masing-masing individu dalam membangun pengetahuannya masing-masing di lingkup jejaring OMS, secara tidak langsung akan mempererat hubungan antar aktor di jejaring OMS tersebut. Ketika tiap aktor memiliki kesadaran untuk berbagi pengetahuan yang dimilikinya, tentu ia akan mempertimbangkan bagaimana cara aktor lain dapat menerima dan memahami pengetahuan yang ia bagikan. Tentu saja hal ini juga dipengaruhi oleh jenis pengetahuan yang ditransfer.

Pengetahuan yang ditransfer pada tiap jaringan OMS tergantung pada karakteristik jejaring OMS tersebut. Ini diperkuat dengan Pengetahuan yang ditransfer pada tiap jaringan OMS tergantung pada karakteristik jejaring OMS tersebut. Ini diperkuat dengan

bahwa tipe-tipe pengetahuan dikombinasikan sesuai bentuk dari organisasi-organisasinya. Penelitian ini menggunakan dua tipe pengetahuan untuk memetakan pengetahuan di masing-masing jejaring OMS, yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge.

Rene Jorna 30 ,

Tacit knowledge is highly personal and hard to formalize, making it difficult to communicate or share with others. Subjective insights, intuitions, and hunches fall into this category of kn owledge. It is deeply rooted in an individual‟s actions and experience as well as in the ideals, values, or emotions he/she embraces......Explicit knowledge is knowledge that can be codified into symbolic representations such as words and numbers. As such, it can be readily transferred among persons in formal, systematic ways.

(Nonaka & Konno) 31

Pengetahuan merupakan interaksi dinamis antara tacit knowledge dan explicit knowledge. Organisasi/ komunitas/ jaringan harus menemukan cara untuk membuatnya eksplisit dan berbagi tacit knowledge dari pengalaman-pengalaman partisipan-partisipannya. Proses tersebut akan digambarkan melalui proses SECI di bagian

A.4. Proses Transfer Pengetahuan.

Pengetahuan bisa bersifat global, namun bisa juga bersifat spesifik. Hal itu tergantung pada domain dari pengetehuan tersebut. Seorang ahli akan memiliki persepsi yang lebih dalam melihat sesuatu dibandingkan dengan seseorang amatir. Dalam lingkup jejaring OMS, partisipan yang memahami isu dan karakteristik jejaring OMS yang diikutinya akan dapat memberikan gambaran dan persepsinya yang lebih luas dibandingkan partisipan yang

30 Jorna, Rene. 2001. Knowledge types and organizational forms in knowledge management. ISMICK. Netherlands: Knowledge management, Faculty of Management adn

Organization, University of Gronigen. 31 Nonaka, I., & Konno, N. (1998). The concept of ―Ba‖: Building a foundation for knowledge

creation. California Management Review. P.42.

tidak begitu mengenal isu dan karakteristik jejaring OMS yang diikutinya. Intinya, ketika seseorang memiliki personal knowledge / pengetahuan personal yang lebih terkait domain tertentu, maka seseorang tersebut akan mampu memberikan persepsinya secara lebih luas. Hal ini perlu dikembangkan di tiap jejaring OMS. Pertimbangan utamanya ialah bahwa kerja-kerja di jejaring OMS merupakan bagian dari gerakan sosial baru yang lebih dominan untuk menyebarkan wacana ke arah transformatif. Memang dalam kenyataannya, personal knowledge hanya dimiliki oleh aktor-aktor tertentu saja.

Lihat saja pada bagian A.1.Hubungan Antar OMS. Nampak bahwa ada kecenderungan aktor yang berada di sentral dari pola relasi. Diasumsikan bahwa aktor tersebut memiliki personal knowledge yang lebih dibandingkan aktor lain yang berada di pinggir dari pola relasi. Tidak heran apabila aktor sentral tersebut menjadi acuan terkait segala sesuatu tentang jejaring OMS. Meskipun aktor sentral tersebut tidak aktif dalam aktivitas reguler jejaring OMS, namun hal ini tidak berpengaruh terhadap peranannya sebagai aktor sentral. Pada dasarnya, aktivitas reguler di jejaring OMS dilakukan oleh broker/ aktor perantara dalam pola relasi tersebut. Secara tidak langsung, kunci dinamika jejaring OMS bukan terletak pada aktor sentral, melainkan pada aktor perantara yang memediasi antara aktor yang berada di sentral dengan aktor yang berada di pinggir dari pola relasi tersebut.

Knowledge is ... a fluid of mix of framed experience, values, contextual information, and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experience and information. (Daveport & Prusak)

Poin utama dari pengertian pengetahuan menurut Daveport & Prusak 32 dalam konteks kerja masyarakat sipil ialah framed experience . Bagaimana pengalaman-pengalaman yang dimiliki oleh komunitas atau organisasi masyarakat sipil dapat dikumpulkan, dan selanjutnya menggunakan kerangka untuk memaknai akumulasi pengalaman tersebut. Tentunya jika ada pengetahuan yang memadai, maka ada kerangka untuk evaluasi dan memasukkan informasi dan pengalaman baru. Pada akhirnya, tercipta alur informasi yang mengalir secara terus-menerus. Informasi dan pengalaman pun senantiasa berkembang dan tumbuh. Tujuannya, pengalaman dan informasi tersebut tidak bertumpu hanya pada individu anggotanya/partisipannya, melainkan sudah terinternalisasi dalam kelompok/ komunitas/ organisasi.

Pada AJI Damai sudah menerapkan kebiasaan berbagi pengalaman di lembaganya masing-masing kepada sesama partisipan di jejaring. Begitu pula sebaliknya, pengalaman di jejaring juga dibagikan ke internal partisipan masing-masing. Proses berbagi pengalaman tersebut melalui rapat rutin (bulanan/mingguan) internal OMS partisipan dan lewat e-mail / maillist. Hal tersebut dikarenakan berjejaring juga merupakan bagian penting dari kerja- kerja masing-masing OMS.

32 Davenport, Thomas H. & Larry Prusak. 1998. Working Knowledge; How Organizations

Manage What They Know. Boston: Harvard Business School Press

Antara pengalaman-pengalaman kerja di AJI Damai dengan pengalaman-pengalaman kerja masing-masing lembaga partisipan memiliki banyak persamaan. Meski demikian, selalu saja ada pengalaman baru yang bisa dibawa untuk dibagikan pada level lembaga masing-masing. Berbagi pengalaman menjadi hal penting di AJI Damai. Partisipannya menganggap bahwa dengan berbagi pengetahuan, antara lain berbagi pengalaman-pengalaman, dari lembaga masing-masing ke jejaring ini, maka akan membantu dalam usaha pencapaian tujuan jejaring ini.

Gambar 5

Pesan di maillist AJI Damai

Sumber: AJI Damai Mail-list groups

Proses berbagi pengetahuan di AJI Damai berjalan cukup dinamis, walaupun intensitas pertemuannya tidak tinggi. Akan tetapi, partisipan mampu menginternalisasikannya ke lembaganya masing-masing. Hal ini dipengaruhi oleh kebutuhan dari partisipannya.

partisipan AJI Damai mendokumentasikan

kegiatan yang kegiatan yang

Sistem pengelolaan informasi sudah terdapat di jejaring ini. Misalnya melalui maillist groups dan catatan-catatan pertemuan. Hanya saja, sistem pengelolaan informasi tersebut tidak berjalan cukup baik. Faktor utamanya ialah karena tidak ada partisipasi aktif dari partisipan AJI Damai dalam pengelolaan sistem informasi. Biasanya pengelolaan informasi dilakukan oleh pengurus AJI Damai. Begitu pula dengan sistem pengelolaan pengetahuan. Meskipun AJI Damai memiliki sistem pengelolaan pengetahuan sederhana, misal berbagi pengalaman kerja-kerja di mailist groups , namun sistem pengelolaan pengetahuan tidak berjalan dengan baik. Faktor yang mempengaruhi ialah ketidak- aktifan partisipan dalam sistem pengelolaan pengetahuan. Hal tersebut mengakibatkan tidak ada produk-produk pengetahuan yang dihasilkan.

Forum LSM DIY juga memiliki kebiasaan berbagi pengalaman- pengalaman kerja dari lembaga masing-masing ke jejaring ini, dan sebaliknya. Hal ini menandakan bahwa ada kesadaran saling berbagi antar OMS partisipan. Pengalaman-pengalaman OMS di Forum LSM DIY berbeda satu sama lain. Terlebih Forum LSM DIY dibentuk bukan atas dasar persamaan fokus atau isu. Justru dengan begitu, hal tersebut dapat memperkaya pengalaman kerja di lembaga masing-masing. Hal itu juga dapat membantu dalam pencapaian tujuan-tujuan dari jejaring ini.

Proses berbagi pengalaman di Forum LSM DIY berjalan dinamis, meskipun intensitas pertemuan antar partisipan di jejaring ini tidak

cukup tinggi. Hal itu berarti bahwa pertemuan tidak memiliki pengaruh yang signifikan terhadap proses berbagi pengalaman di jejaring ini. Ada media lain yang digunakan untuk proses berbagi pengalaman-pengalaman kerja antar partisipannya. Salah satunya melalui maillist-group atau memanfaatkan teknologi. Media tersebut menjadi alternatif karena sifatnya yang efektif dan terjangkau. Selain itu, berbagi pengalaman dapat memberikan keuntungan bagi masing-masing OMS partisipan. Terkait dengan jumlah partisipan yang aktif dalam satu tahun terakhir ini, di mana jumlahnya hanya sekitar lima OMS, maka ada indikasi proses berbagi pengetahuan yang berjalan dinamis dilakukan oleh sebagian kecil aktor tersebut. Bukan melibatkan keseluruhan partisipan di Forum LSM DIY. Keterlibatan partisipan di Forum LSM DIY mempengaruhi berkembangnya topik-topik dan isu-isu di Forum LSM DIY. Seandainya, jumlah partisipan aktif lebih banyak, maka lebih memperkaya pengetahuan di jejaring ini.

Partisipan

menganggap bahwa pendokumentasian kegiatan-kegiatan di jejaring ini penting. Oleh karenanya, semua kegiatan di jejaring ini terdokumentasikan. Biasanya pendokumentasian kegiatan dilakukan oleh pengurus harian Forum LSM DIY. Partisipan Forum LSM DIY mengaku tidak ada sistem pengelolaan informasi. Akan tetapi, pada kenyataannya sistem pengelolaan informasi itu ada, hanya saja tidak berjalan dengan baik. Faktor partispasi dari para partisipan menjadi kendala. Menurut partisipan, informasi terkait jejaring ini dapat diakses dengan mudah, baik oleh partisipannya atau pun luar partisipan. Forum LSM DIY memang memiliki website ( http://www.forumlsmdiy.webs.com/ ). Namun, website tersebut sudah tidak berfungsi. Media komunikasi yang masih digunakan

Forum

LSM

DIY

ialah maillist-groups. Apabila ada yang membutuhkan informasi terkait FORUM LSM DIY, biasanya akan mencari pengurus hariannya langsung.

Ada kesamaan antara FORUM LSM DIY dengan AJI Damai, bahwa permasalahan tidak bekerjanya sistem pengelolaan informasi lebih dikarenakan ketidak-aktifan mayoritas partisipannya. Hal itu berimbas pada ketiadaan sistem pengelolaan pengetahuan. Hanya saja, partisipan di Forum LSM DIY ini mengaku bahwa ada produk pengetahuan yang mereka miliki, misalnya saja modul bersama, buku, dan lain sebagainya. Perlu menjadi catatan, produk-produk tersebut memang merupakan bentuk gerakan dari Forum LSM DIY. Hal ini tidak menandakan ada sistem pengelolaan pengetahuan yang dinamis. Pada jejaring lainnya, tidak ada produk-produk serupa, karena memang itu bukan menjadi bentuk gerakannya.

Pada JPY terdapat banyak kesamaan dengan kedua jejaring sebelumnya. Ada kebiasaan berbagi pengalaman kerja-kerja dari tingkat lembaga, maupun sebaliknya di jejaring ini. Mayoritas hal tersebut disebabkan adanya kesamaan pengalaman-pengalaman kerja antar lembaga, hingga pada akhirnya mayoritas partisipan memperoleh pengalaman-pengalaman baru. Hal itu terjadi karena OMS yang tergabung di JPY mayoritas memiliki kesamaan latar belakang dan fokus pada isu gender. Kebiasaan berbagi pengalaman ini merupakan kesadaran partisipan demi mencapai tujuan-tujuan bersama di jejaring ini. Pada akhirnya, berbagi pengetahuan dapat berjalan secara dinamis.

Salah satu manfaat berjejaring yang didapatkan oleh partisipan JPY ialah penyerapan wacana, pengalaman, dan lain sebagainya, dari level jejaring ke level lembaga masing-masing. Hal ini sangat dipengaruhi oleh keaktifan partisipan. Ada pendokumentasian di setiap kegiatan yang diadakan oleh JPY. Fungsinya ialah untuk mempermudah akses informasi terkait JPY, baik secara internal atau antar OMS partisipan, maupun oleh pihak luar. Pendokumentasian kegiatan merupakan hal penting di JPY, namun belum ada kodifikasi yang diterapkan untuk mempermudah pengarsipan dokumen-dokumen JPY. Proses ini dilakukan oleh partisipan yang sifatnya sukarela. Sehingga, apabila ada yang membutuhkan informasi terkait JPY, maka partisipan tersebut yang akan dihubungi. Di JPY sudah terdapat sistem pengelolaan informasi dan sistem pengelolaan informasi tersebut berjalan cukup baik.

Secara menyeluruh berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya setiap jejaring OMS (AJI Damai, Forum LSM DIY, dan JPY) kaya akan informasi dan pengetahuan. Secara eksplisit hal tersebut dapat dilihat dari email-email yang ada di maillist-groups dari masing-masing jejaring OMS. Ada pemberitaan kegiatan, informasi peristiwa, dan juga berbagi pengalaman yang dilakukan oleh partisipannya. Maillist-groups juga mempermudah partisipannya dalam mengakses informasi & pengetahuan yang ada di jejaring OMS. Mayoritas explicit knowledge yang dimiliki oleh jejaring OMS berbentuk digital yang diakses melalui komputer dan internet. Hal ini menandakan peranan internet yang cukup signifikan dalam dinamika jejaring OMS terlebih dalam proses transfer pengetahuan.

Kebanyakan kalau ikut jaringan, kebanyakan memang pada aktifnya di mailist. Untuk transfer knowledge, ada seh beberapa individu yang melakukannya.

(OMS 9) 33

Bagi Forum LSM DIY yang bersifat formal serta memiliki kantor, tentu arsip dokumen dan aset/ properti secara fisik jumlahnya lebih banyak. AJI Damai dan JPY tidak memiliki kantor, dan hanya menggunakan alamat kantor partisipannya untuk keperluan surat menyurat. Dokumen-dokumen dan aset-aset/ properti secara fisik jumlahnya sedikit. Misalnya saja bendera, alat peraga, spanduk sisa acara, dan lain sebagainya.

Tacit knowledge pada ketiga jejaring OMS dapat dilihat ketika sesi rapat atau diskusi dengan berinteraksi langsung atau face-to-face. Di atas dijelaskan bahwa ada kesadaran berbagi pengetahuan di tingkat jejaring ke tingkat lembaga dan sebaliknya. Ini mengindikasikan adanya perputaran pengetahuan. Namun, pengetahuan masih sebatas lisan dari masing-masing partisipan. Oleh karenanya tidak dapat dikodifikasi untuk menjadi explicit knowledge. Padahal, dalam proses transfer pengetahuan, explicit

knowledge merupakan kebutuhan yang penting supaya pengetahuan dapat ditransfer dengan baik.