Proses Transfer Pengetahuan
A.4. Proses Transfer Pengetahuan
beberapa pendekatan knowledge management (lihat TABEL 16). Pendekatan ini penting karena dapat digunakan untuk untuk mengetahui posisi dari suatu
Carrillo 37 menjabarkan
36 Hasil wawancara dengan responden OMS 4 yang dilakukan pada November 2011. 37 Al-Ghassani A.M., Kamara J.M., Anumba C.J. and Carrillo P.M. 2002. A structured approach for
identifying knowledge management problems, The New International Journal of Innovation in Architecture, Construction and Engineering (ACE).
lembaga/ organisasi/ kelompok/ komunitas/ jaringan. Apakah hanya berada pada satu kolom tertentu, atau kah berada pada beberapa kolom yang memiliki proporsi yang berbeda.
Tabel 16
Pendekatan KM menurut Carrillo (1999, dan 2002)
Tiga pendekatan KM menurut Carrillo (1999, dan 2002)
Fitur
Berorientasi objek Berorientasi agen
berorientasi konteks
Konsep pengetahuan Rekord
Aliran (Flow)
Penjajaran (Alignment)
Proses kapitalisasi Menyimpan dan
Memfasilitasi dan
Memperoleh
akumulasi stok
meningkatkan
keseimbangan nilai
sirkulasi
berlanjut
Definisi KM alat untuk
metode untuk
strategi untuk
mengorganisasi, dan
menstruktur,
dan
menemu balik
menyimpan, menemu mengembangkan
pangkalan
kembali dan
universum nilai
pengetahuan sebuah
mendifusikan
sebuah organisasi
organisasi
pengalaman
Sumber: Modul kursus pengelolaan pengetahuan bagi organisasi
masyarakat. Edisi Juli 2011.
Secara keseluruhan, AJI Damai, Forum LSM DIY, maupun JPY masih berorientasi pada objek. Konsep pengetahuan masih sebatas ‗menyimpan‘. Misalnya pendokumentasian setiap kegiatan. Kemudian simpanan tersebut diakumulasi. Harapannya, ketika suatu saat nanti partisipan membutuhkan, maka dapat digunakan.
It is important to identify points of knowledge creation and sharing within an organization that hols strategic relevance.
(Rob cross, Adrew Parker, dan Laurence Prusak) 38
38 Cross, Rob, Adrew Parker, dan Laurence Prusak. 2000. Knowing what we know: Supporting knowledge creation and sharing in social networks. Cambridge: IBM Institute for
Knowledge Management
Pemetaan karakteristik pengetahuan yang ditransfer menjadi sesuatu yang penting untuk merumuskan strategi transfer pengetahuan yang sesuai, sehingga proses transfer pengetahuan berjalan baik. Pada uraian di atas telah dijelaskan bahwa ketiga jejaring tersebut masih berada pada pengelolaan pengetahuan berdasarkan objek. Agenda besar dalam pengelolaan pengetahuan masih seputar penyimpanan. Perencanaan strategi berbasis pengelolaan pengetahuan belum dilaksanakan. Perumusan agenda ke depan terkait dengan strategi masih membutuhkan ekstra tenaga dan waktu.
Pada bagian A.1. Hubungan Antar OMS telah dibahas pendapat Rob Cross, Adrew Parker, dan Laurence Prusak 39 terkait dengan karakteristik hubungan dalam jejaring guna penciptaan pengetahuan di jaringan, yaitu mengetahui apa yang aktor lain tahu, memiliki akses pada pemikiran aktor lain, aktor-aktor memiliki keinginan secara aktif dalam pemecahan masalah, dan memiliki hubungan yang aman untuk agenda pembelajaran dan kreativitas. Pada bagian ini, keempat karakteristik tersebut menjadi empat dimensi yang penting dalam proses transfer pengetahuan.
Pertama , dimensi pengetahuan, yaitu bagaimana kita mengetahui apa yang kita ketahui? (How do we know what we know?). Penekannya pada kapasitas individu. Ketika setiap partisipan fokus pada peningkatan kapasitas pengetahuannya masing-masing untuk menciptakan pola yang selaras, ada kecenderungan partisipan yang satu tidak mampu mendidik partisipan yang lain dalam jejaring.
39 Cross, Rob, Adrew Parker, dan Laurence Prusak. 2000. Knowing what we know: Supporting knowledge creation and sharing in social networks. Cambridge: IBM Institute for
Knowledge Management
Problematika yang muncul dikenal dengan sebutan unshared knowledge problems .
Problematically, most our team interventions focus largely on shared vision dan process skills that help to create a harmonious environment, but do little to educate team members of each others‟ unique capabilities.
(Rob Cross, Adrew Parker, dan Laurence Prusak) 40
Kedua , dimensi akses, yaitu bagaimana menambah akses untuk pengetahuan kolektif kita? (How do we improve access to our colletive knowledge? ). Pada sebuah organisasi atau jejaring, penambahan akses secara luas berpusat pada intervensi-intervensi teknik seperti surat elektronik (e-mail), telepon seluler, jejaring sosial, dan lain sebagainya. Demikian pula yang terjadi pada AJI Damai, Forum LSM DIY, dan JPY. Mayoritas kerja-kerja dengan menggunakan media komunikasi teknologi.
Ketiga, dimensi keterikatan, yaitu bagaimana meningkatkan keterikatan dalam pemecahan masalah? (How do we improve engagement in problem solving? ). Ini merupakan dimensi yang cukup sulit dilakukan. Keaktifan dari partisipan hingga saat ini masih menjadi problematika yang belum terselesaikan. Menurut hasil pengamatan lapangan, meskipun partisipan yang tersisa tidak banyak dan merupakan aktor yang sama antar jaringan OMS, namun partisipan tersebut masih sebagai ‗penjaga gawang‘ yang mencoba menjaga keberlangsungan jejaring OMS. Para ‗penjaga gawang‘ itulah yang selalu berusaha menyelesaikan segala permasalahan di jejaring. Apabila para ‗penjaga gawang‘ sudah tidak mampu menangani permasalahan yang ada, maka para
40 Cross, Rob, Adrew Parker, dan Laurence Prusak. 2000. Knowing what we know: Supporting knowledge creation and sharing in social networks. Cambridge: IBM Institute for
Knowledge Management.
‗penjaga gawang tersebut akan mengadakan rapat besar dan meminta semua partisipan untuk hadir. Hal semacam itu terjadi pada ketiga jejaring OMS (AJI Damai, Forum LSM DIY, dan JPY).
Keempat, dimensi keamanan, yaitu bagaimana kita menyakinkan bahwa pembelajaran dan kreativitas terjadi? (How do we ensure that learning and creativity occurs? ). Ini berkaitan dengan bagaimana menciptakan hubungan yang aman/save antar aktor dalam jejaring sehingga pembelajaran dan kreativitas dapat terjadi. Produk akhirnya ialah peningkatan partisipasi anggota dalam jejaring OMS. Dimensi terakhir ini juga menjadi tantangan bagi masing- masing jejaring OMS. Hingga sekarang, keaktifan partisipan masih menjadi permasalahan di masing-masing jejaring OMS, terlebih jika dimensi ini mengisyaratkan adanya produk akhir yaitu peningkatan partisipasi
jejaring OMS. Kecenderungan yang terjadi saat ini ialah penurunan keaktifan partisipan. Faktor yang nampak terasa ialah karena tidak adanya isu besar bersama yang mampu menggerakkan semua eleman masyarakat sipil. Namun, jika penekanan dimensi ini hanya terletak pada pembelajaran dan kreativitas, maka dapat dipastikan hal tersebut sudah berjalan, tentunya dengan irama kegiatan yang berbeda-beda antar jejaring OMS. Walaupun proses pembelajaran dan kreativitas tersebut hanya diikuti oleh partisipan yang sama setiap waktunya.
anggota dalam
Gambar 6
Spiral evolution of knowledge conversion and self-transcending process
(Nonaka & Konno, 1998)
Sumber : Schwartz
GAMBAR 6 menggambarkan proses SECI 41 (Socialization, Externalization, Combination, Internalization). Penelitian ini menggunakan SECI untuk melihat proses pengetahuan di jejaring OMS. Sosialisasi merupakan proses berbagi pengalaman tacit kepada yang lain. Hal ini dapat dilakukan melalui cara mentoring, misalnya berbagi pengetahuan, ketrampilan, dan wawasan. Eksternalisasi menekankan pada proses konversi pengetahuan yang mentransformasikan pengetahuan tacit menjadi eksplisit. Proses konversi pengetahuan dapat dilihat melalui tulisan-tulisan pengalaman partisipan dan juga di laporan-laporan kegiatan di masing-masing jejaring. Kombinasi terjadi ketika partisipan jejaring bertukar pengetahuan eksplisit. Hal tersebut dapat dilakukan melalui e-mail, maillist-group, dan sebagainya. Dari ketiga jejaring OMS pada penelitian ini, hanya Forum LSM DIY yang memiliki produk pengetahuan berupa modul bersama. Pembuatan modul
41 Schwartz, D. G. (2006). Encyclopedia of Knowledge Management. United Kingdom: Idea Gropus Reference. P.812.
dan buku merupakan agenda Forum LSM DIY, sedangkan di AJI Damai dan JPY tidak ada agenda kerja secara specifik untuk penerbitan
buletin. Internalisasi mengkonversikan pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan tacit. Internalisasi merupakan rangkaian terakhir dari siklus SECI. Internasilasi akan berjalan apabila sosialisasi, eksternalisasi, dan kombinasi sudah diterapkan di jejaring. Pada ketiga jejaring OMS tersebut, internalisasi d ilakukan dengan ―learning by doing‖. Partisipan membawa pengetahuan di tingkat jejaring OMS ke lembaganya masing-masing dan mempraktekkannya.
Prinsipnya, ketiga jejaring (AJI Damai, Forum LSM, dan JPY) menyediakan ruang bagi partisipannya untuk berbagi pengetahuan, ketrampilan, wawasan, dan juga untuk latihan bersama guna meningkatkan kapasitas partisipannya masing- masing. Bahkan, masing-masing partisipannya memperoleh pengalaman-pengalaman kerja yang dapat diimplementasikan ke tingkat lembaganya masing-masing. Hal tersebut ditunjang dengan pendokumentasian hasil kerja-kerja dan dokumen tersebut dapat diakses oleh semua partisipannya. Hanya saja, pada prakteknya, ada berbagai hambatan yang dihadapi dalam proses pendokumentasian. Umumnya, hal tersebut terjadi karena faktor sumber daya manusianya.
Gambar 7
Tingkat Transfer Pengetahuan di Jejaring OMS
AJI DAMAI
FORUM LSM DIY
JPY
Sumber: Pengolahan data lapangan dengan SPSS
GAMBAR 7 menunjukkan tingkat transfer pengetahuan di masing- masing jejaring OMS. Ketiga jejaring (AJI Damai, Forum LSM DIY, dan JPY) memiliki tingkat transfer pengetahuan yang tinggi (lebih dari 50 %). Tingkat transfer pengetahuan yang tinggi menandakan bahwa di masing-masing jejaring tersebut sudah terdapat sistem pengelolaan informasi dan pengetahuan, meskipun pada level sederhana dan berorientasi pada objek. Sistem pengelolaan pengetahuan yang ada di jejaring OMS berawal dari kesadaran saling berbagi pengalaman- pengalaman kerja dari masing-masing partisipan jejaring. Selanjutnya, hasil dari berbagi pengalaman-pengalaman dipraktekkan. Mayoritas bentuk berbagi pengalaman-pengalaman kerja tersebut berupa catatan- catatan pengalaman sederhana dari masing-masing partisipan. Penekanan utamanya ialah pada dinamika proses berbagi pengetahuan. Dampaknya pun dapat dirasakan oleh masing-masing partisipan. Salah satunya yaitu memperkaya perspektif partisipan di masing-masing jejaring.
Sistem pengelolaan informasi dan pengetahuan seharusnya berujung pada lahirnya inovasi. Inovasi-inovasi dalam jejaring OMS antara lain lahirnya strategi-strategi baru pergerakan sosial. Ini menuntut keaktifan Sistem pengelolaan informasi dan pengetahuan seharusnya berujung pada lahirnya inovasi. Inovasi-inovasi dalam jejaring OMS antara lain lahirnya strategi-strategi baru pergerakan sosial. Ini menuntut keaktifan