14. Staf Gudang
Staf gudang bertugas sebagai berikut: -
Melakukan penyimpanan terhadap bahan baku dan hasil produksi sampai tiba waktunya untuk digunakan atau dipasarkan.
- Secara rutin mengecek persediaan bahan baku di gudang serta membuat
permintaan pembelian terhadap bahan baku yang kurang. 15.
Staf Pembelian Bagian pembelian bertugas sebagai berikut:
- Mencari dan menentukan pemasok bahan baku sesuai dengan kebutuhan
perusahaan dengan harga yang paling rendah. -
Membuat surat order pembelian sesuai dengan permintaan staf gudang. 16.
Staf Penerimaan Bagian penerimaan bertugas sebagai berikut:
- Menerima dan memeriksa jenis dan jumlah bahan baku yang dibeli dari
pemasok. -
Membuat laporan penerimaan bahan baku.
3. Dokumen dan Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Persediaan bahan baku yang terdapat pada PT. Hilon Sumatera Medan terdiri dari berbagai jenis bahan yang digunakan untuk memproduksi bantal, yaitu
kapas dan kain. Penyimpanan persediaan ditangani secara khusus oleh staf gudang.
Semua bahan baku diperoleh dari pemasok dengan cara melakukan pembelian. Sesuai kebijakan perusahaan, sistem pembelian bahan baku dilakukan
Universitas Sumatera Utara
secara kredit. Artinya, perusahaan telah menerima bahan baku dari pemasok, tetapi pembayarannya dilakukan di kemudian hari sesuai dengan syarat yang
disepakati dengan perusahaan pemasok. Untuk menjamin ketersediaan bahan baku serta melindunginya dari
penyelewengan, maka semua bahan baku harus diproses melalui sistem akuntansi yang telah dirancang sedemikian rupa. Terdapat dua sistem akuntansi yang terkait
dengan proses perolehan bahan baku perusahaan, yaitu sistem pembelian dan sistem pengeluaran bahan baku. Adapun jenis-jenis dokumen yang digunakan
dalam sistem pembelian dan pengeluaran kas perusahaan adalah: a.
Surat Permintaan Pembelian Bahan baku SPPB Surat permintaan pembelian bahan baku dibuat oleh staf gudang, yang
berisi: jenis, jumlah, dan kualitas bahan baku yang akan dibeli, yang kemudian diserahkan kepada staf pembelian.
b. Surat Order Pembelian SOP
Surat order pembelian dibuat oleh staf pembelian, sesuai dengan spesifikasi bahan baku yang tertera pada surat permintaan pembelian, serta
jumlah harga yang telah disepakati dengan pemasok bahan baku. c.
Laporan Penerimaan Bahan baku LPB Laporan penerimaan bahan baku dibuat oleh staf penerimaan berdasarkan
faktur dari pemasok yang telah diperiksa kebenarannya sesuai dengan surat order pembelian.
Universitas Sumatera Utara
d. Dokumen permintaan pembayaran DPP
Dokumen permintaan pembayaran merupakan bukti yang diperoleh dari pihak eksternal pemasok bahan baku atau jasa, atau bukti internal yang
dibuat oleh unit-unit organisasi yang terdapat di perusahaan. e.
Bukti kas keluar BKK Bukti kas keluar dibuat oleh bagian akuntansi, berisi jumlah uang yang
harus dibayar oleh perusahaan. f.
Laporan kas keluar harian LKKH Laporan kas keluar dibuat oleh kasir berdasarkan register bukti kas keluar,
berisi perincian transaksi pengeluaran kas pada setiap hari. Sedangkan catatan akuntansi yang digunakan perusahaan dalam prosedur
pengendalian persediaan bahan bakunya adalah sebagai berikut: a.
Kartu Gudang Kartu gudang diselenggarakan oleh staf gudang, berisi jumlah bahan baku
yang disimpan di gudang serta mutasinya. Dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan kartu gudang adalah laporan
penerimaan bahan baku. b.
Kartu Persediaan Bahan baku Kartu persediaan bahan baku diselenggarakan oleh bagian akuntansi,
berisi harga pokok persediaan bahan baku yang dibeli. Dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok bahan baku pada
Universitas Sumatera Utara
kartu persediaan adalah faktur dari pemasok dan laporan penerimaan bahan baku.
c. Jurnal pengeluaran kas
Jurnal pengeluaran kas diselenggarakan oleh bagian akuntansi, digunakan untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas. Jurnal pengeluaran kas
dicatat berdasarkan bukti kas keluar yang telah di cap lunas oleh kasir. d.
Register bukti kas keluar Register bukti kas keluar diselenggarakan oleh kasir, digunakan untuk
mencatat semua bukti kas keluar yang digunakan dalam transaksi-transaksi pengeluaran kas perusahaan.
e. Register cek
Register cek diselenggarakan oleh bagian akuntansi, berisi nomor cek serta nilai nominal cek yang telah digunakan untuk melakukan pembayaran
hutang. Register cek dicatat berdasarkan bukti kas keluar.
4. Prosedur Pembelian Bahan Baku
