aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang review hal-hal yang telah
terjadi. 2.
Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan
pengawasan. 3.
Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data
tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.
2. Unsur-unsur Sistem Akuntansi
Pada umumnya unsur sistem akuntansi adalah sebagai berikut: 1.
Formulir Formulir adalah lembaran-lembaran bukti yang dibuat untuk mencatat
transaksi pada saat terjadinya. Bentuk dan jumlah salinannya telah dibuat terlebih dahulu dengan perencanaan agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang
menerapkannya. Formulir merupakan elemen utama dalam sistem akuntansi, digunakan
untuk mencatat suatu transaksi yang terjadi, seperti faktur pembelian, bukti kas keluar yang dapat digunakan melakukan pencatatan lebih lanjut. Yang dimaksud
dengan pencatatan lebih lanjut disini adalah mencatat lebih bukti-bukti dalam buku jurnal maupun buku besar.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Baridwan 20027 bahwa “formulir dan dokumen adalah blanko- blanko yang digunakan untuk melakukan pencatatan dari suatu transaksi seperti
faktur penjualan, voucher, formulir, rekening, dan lain-lain”. Jadi formulir
mempunyai peranan penting dalam sistem akuntansi. Hampir semua peristiwa yang terjadi dalam perusahaan memerlukan formulir untuk merekamnya.
Menurut Mulyadi 2001:78 manfaat formulir bagi suatu perusahaan adalah:
a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua
kejadian dalam bentuk tulisan. d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam
organisasi yang sama atau ke organisasi lain. Dari kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa formulir bermanfaat untuk
menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas terjadinya suatu transaksi sekaligus merekam jenis transaksi yang terjadi. Tembusan formulir akan
disampaikan ke fungsi lain yang kemudian digunakan sebagai dasar untuk memulai kegiatan pada fungsi tersebut sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan. Formulir-formulir yang digunakan oleh perusahaan misalnya adalah untuk
pembelian dan penerimaan barang, digunakan formulir-formulir sebagai berikut: a.
Permintaan pembelian b.
Permintaan penawaran harga c.
Order pembelian d.
Laporan penerimaan barang
Universitas Sumatera Utara
Dengan adanya formulir-formulir tersebut transaksi perusahaan dapat direkam sehingga dapat menjadi bukti tertulis bagi perusahaan dan dapat
digunakan bagi pencatatan-pencatatan dalam buku jurnal buku besar sesuai dengan berlaku pada masing-masing bagian.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.
Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut panggilan yang
sesuai dengan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya berupa
jumlah rupiah transaksi tertentu kemudian dipostingkan ke rekening yang bersangkutan dalam bukti besar. Contoh jumlah adalah jurnal penerimaan kas,
jurnal pembelian, jurnal penjualan dan jurnal umum. 3.
Buku Besar Menurut Mulyadi 2001:4 bahwa buku besar general ledger adalah:
“Terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar
ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan”.
Buku besar ini dapat juga dipisahkan menjadi dua buku yaitu buku besar umum dan buku besar pembantu. Buku besar umum berisi rekening-rekening
pembukuan yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang terjadi
Universitas Sumatera Utara
terhadap tiap jenis aktiva, hutang, modal, pendapatan dan laporan keuangan yang disusun.
4. Buku Pembantu
Jika data keuangan yang digunakan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu ini subsidiary ledger.
Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang mengenai data keuangan yang tercantum dalam rekening-rekening tertentu dalam buku besar.
Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir book of final entry, yang berarti tidak ada catatan akuntansi lagi sesudah data akuntansi
diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan akhir karena setelah data
akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut proses akuntansi selanjutnya, penyajian laporan keuangan, dan pencatatan ke dalam catatan
akuntansi. 5.
Laporan Pemprosesan transaksi biasanya menghasilkan berbagai jenis laporan.
Salah satu laporan terpenting adalah laporan keuangan. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia 2007:2 bahwa:
Laporan keuangan merupakan bagian dari proses keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi, neraca, laporan laba-rugi,
laporan perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan dalam berbagai cara seperti misalnya sebagai laporan arus dana, catatan dan laporan lain
serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan.
Universitas Sumatera Utara
Dari definisi di atas disimpulkan bahwa hasil akhir proses akuntansi
adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran
sistem akuntansi. Menurut Baridwan 2002:17 lima prinsip dasar suatu laporan sebagai
berikut: a.
Pertanggungjawaban, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa laporan itu harus disusun dengan tanggung jawab bagian-bagian
dalam perusahaan. Laporan-laporan seperti ini dibuat bertingkat sesuai dengan tingkat-tingkat yang ada dalam struktur organisasi.
b. Pengecualian, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa laporan yang
disusun itu hendaknya menunjukkan hal-hal yang menyimpang dari standart dan budgetnya. Maksud dari prinsip ini ialah agar
manajemen dapat memusatkan perhatiannya pada hal-hal yang menyimpang tersebut.
c. Perbandingan, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa laporan yang
disusun itu hendaknya dibandingkan dengan data lain agar lebih mempunyai arti. Perbandingan ini dapat dilakukan dengan
standarbudget atau dengan realisasi periode sebelumnya.
d. Ringkas, yaitu prinsip bahwa laporan yang dibuat untuk bagian yang
lebih tinggi harus lebih ringkas, sehingga dapat memberikan ruang lingkup yang lebih luas.
e. Komentar, yaitu prinsip bahwa laporan itu sebaiknya juga berisi
beberapa komentar dari pihak yang menyusun. Maksud pemberian komentar ini adalah agar pembaca laporan tersebut dapat segera
mengetahui hal-hal penting yang ada dalam laporan tersebut.
6. Flowchart
Flowchart pembelian adalah mengatur cara-cara yang harus ditaati dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh
perusahaan. Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan. Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian
pembelian, bagian penerimaan barang, bagian gudang.
Universitas Sumatera Utara
3. Dokumen dan Catatan Pembelian
