d. Menyerahkan surat order pembelian lembar ke-4 ke pemasok, surat order
pembelian lembar ke-2 ke bagian akuntansi, serta surat order pembelian lembar ke-3 ke staf gudang.
e. Menyimpan surat permintaan pembelian bahan baku dan surat order
pembelian lembar ke-1 sebagai arsip pertinggal.
3. Staf Penerimaan
a. Menerima faktur dari pemasok yang disertai dengan bahan baku yang
dibeli dari pemasok. b.
Memeriksa jumlah dan mutu bahan baku yang dikirim oleh pemasok. c.
Membuat laporan penerimaan bahan baku rangkap tiga. d.
Menyerahkan laporan penerimaan bahan baku lembar ke-1 bersama bahan baku yang diterima dari pemasok ke staf gudang.
e. Menyerahkan laporan penerimaan bahan baku lembar ke-2 dan faktur dari
pemasok ke bagian akuntansi. f.
Menyimpan surat order pembelian lembar ke-2 dan laporan penerimaan bahan baku lembar ke-3 sebagai arsip pertinggal.
4. Bagian Akuntansi
a. Menerima surat order pembelian lembar ke-2 dari staf pembelian.
b. Menerima faktur dari pemasok dan laporan penerimaan bahan baku
lembar ke-2 dari staf penerimaan. c.
Mencocokkan isi surat order pembelian lembar ke-1 dengan faktur dari pemasok dan laporan penerimaan bahan baku lembar ke-1.
Universitas Sumatera Utara
d. Mencatat harga pokok bahan baku yang dibeli pada kartu persediaan
bahan baku, serta mencatat bertambahnya utang pada kartu utang. e.
Menyimpan surat order pembelian lembar ke-2, faktur dari pemasok, dan laporan penerimaan bahan baku lembar ke-2 sebagai bukti pertinggal.
Dengan demikian, prosedur pembelian bahan baku yang diterapkan pada PT. Hilon Sumatera Medan adalah sebagai berikut:
a. Staf gudang membuat surat permintaan pembelian bahan baku rangkap
satu dan menyerahkannya ke staf pembelian. b.
Staf pembelian menentukan pemasok serta membuat surat order pembelian rangkap empat. Surat order pembelian didistribusikan sebagai berikut:
lembar ke-4 ke pemasok, lembar ke-2 ke staf akuntansi, lembar ke-3 ke staf gudang, dan lembar ke-1 sebagai arsip pertinggal.
c. Staf penerimaan menerima serta memeriksa bahan baku dan faktur dari
pemasok. Pada sore harinya membuat laporan penerimaan bahan baku rangkap tiga. Laporan penerimaan bahan baku didistribusikan sebagai
berikut: lembar ke-1 bersama bahan baku ke staf gudang, lembar ke-2 bersama faktur dari pemasok ke bagian akuntansi, dan lembar ke-3 sebagai
arsip pertinggal. d.
Staf gudang mencocokkan laporan penerimaan bahan baku lembar ke-1 dan bahan baku yang diterima dengan surat order pembelian lembar ke-3,
kemudian mencatat mutasi tambah bahan baku pada kartu gudang. Bahan baku disimpan di gudang sedangkan laporan penerimaan bahan baku
lembar ke-1 dan surat order pembelian lembar ke-3 disimpan sebagai arsip.
Universitas Sumatera Utara
e. Bagian akuntansi mencatat bertambahnya harga pokok bahan baku pada
kartu serta mencatat bertambahnya utang pada kartu utang. Semua dokumen yang diterima disimpan sebagai arsip pertinggal.
Untuk lebih jelasnya, flowchart prosedur pembelian bahan baku yang diterapkan pada PT. Hilon Sumatera Medan dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Universitas Sumatera Utara
Ok
Ok
Keterangan:
SPPB 1
SOP 3
LPB 1 Kartu
Gudang Bahan
Baku Menyimpan
Barang di Gudang
SPPB 1 Menentukan
Pemasok dan membuat
SOP
1 2
3 SOP
4 SOP 4
FDP Barang
FDP Barang
1 2
LPB 3 SOP 2
FDP LPB 2
Kartu Persediaan
Bahan baku
SPPB = Surat Permintaan Pembelian Bahan Baku SOP = Surat Order Pembeliaan
FDP = Faktur dari Pemasok LPB = Laporan Penerimaan Bahan Baku
Gambar 3.2. Flowchart Pembelian Bahan Baku Sumber: PT. Hilon Sumatera Medan
Staf Gudang Staf Pembelian
Pemasok Staf Penerimaan
Bagian Akuntansi
1 1
3 4
2 3
2
6 8
7 7
8
Kartu Utang Memeriksa
barang dan membuat
LPB 6
Universitas Sumatera Utara
5. Prosedur Pengeluaran Kas
