B. Pembahasan Hasil Penelitian
1. Prosedur Pembelian Bahan Baku
Salah satu prosedur yang cukup rutin dilakukan dalam pengadaan bahan baku pada PT. Hilon Sumatera Medan adalah sistem pembelian bahan baku.
Fungsi yang terkait dengan prosedur pembelian bahan baku adalah: staf gudang, staf pembelian, staf penerimaan, dan bagian akuntansi.
Dalam sistem pengendalian intern yang baik, fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi gudang dan fungsi akuntansi. Pada PT. Hilon Sumatera
Medan, fungsi pembelian dilaksanakan oleh staf pembelian, terpisah dari fungsi penyimpanan bahan baku yang dilaksanakan oleh staf gudang dan terpisah dari
fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh bagian akuntansi. Pemisahan ketiga fungsi tersebut telah sesuai dengan prinsip pengendalian intern yang baik, karena
pembelian bahan baku telah didasarkan atas permintaan fungsi gudang. Surat order pembelian juga tidak dibuat oleh bagian akuntansi sehingga catatan
akuntansi tentang persediaan bahan baku lebih terjamin keandalannya. Prosedur pembelian diawali dari staf gudang melalui surat permintaan
pembelian bahan baku rangkap satu dan menyerahkannya ke staf pembelian. Staf pembelian menentukan pemasok serta membuat surat order pembelian rangkap
empat. Surat order pembelian didistribusikan sebagai berikut: lembar ke-4 ke pemasok, lembar ke-2 ke staf akuntansi, lembar ke-3 ke staf gudang, dan lembar
ke-1 sebagai arsip pertinggal. Staf penerimaan menerima serta memeriksa bahan
Universitas Sumatera Utara
baku dan faktur dari pemasok. Pada sore harinya membuat laporan penerimaan bahan baku rangkap tiga. Laporan penerimaan bahan baku didistribusikan
sebagai berikut: lembar ke-1 bersama bahan baku ke staf gudang, lembar ke-2 bersama faktur dari pemasok ke bagian akuntansi, dan lembar ke-3 sebagai arsip
pertinggal. Staf gudang mencocokkan laporan penerimaan bahan baku lembar ke- 1 dan bahan baku yang diterima dengan surat order pembelian lembar ke-3,
kemudian mencatat mutasi tambah bahan baku pada kartu gudang. Bahan baku disimpan di gudang sedangkan laporan penerimaan bahan baku lembar ke-1 dan
surat order pembelian lembar ke-3 disimpan sebagai arsip. Bagian akuntansi mencocokkan faktur dari pemasok dengan surat order pembelian lembar ke-1,
kemudian mencatat bertambahnya harga pokok bahan baku pada kartu serta mencatat bertambahnya utang pada kartu utang. Semua dokumen yang diterima
disimpan sebagai arsip pertinggal. Dari uraian di atas dapat dijelaskan bahwa terdapat satu kelemahan atas
prosedur pembelian bahan baku pada perusahaan, dimana bagian penerimaan tidak memperoleh tembusan surat order pembelian, sehingga tidak dapat
mengetahui atau mengecek apakah bahan baku yang diterima dari pemasok telah sesuai dengan jumlah dan spesifikasi bahan baku yang dipesan perusahaan.
Bagian penerimaan melakukan pengecekan hanya dengan cara mencocokkan faktur dari pemasok terhadap fisik bahan baku yang diterima. Keadaan tersebut
Universitas Sumatera Utara
dapat menyebabkan kerugian pada perusahaan, dimana perusahaan menerima bahan baku yang tidak sesuai dengan yang dipesan.
Pengecekan faktur dari pemasok justru dilakukan oleh bagian akuntansi setelah bahan baku yang dibeli diterima oleh staf penerimaan, yaitu dengan cara
mencocokkan surat order pembelian dengan faktur dari pemasok. Dalam hal ini, seandainya bagian akuntansi menemukan adanya ketidakcocokan antara surat
order pembelian dengan faktur dari pemasok, maka perusahaan akan kesulitan untuk menolak atau mengembalikan bahan baku kepada pemasok, karena proses
serah terima bahan baku yang dibeli sudah selesai. Disamping itu, kalaupun pemasok menerima pengembalian bahan baku, maka proses pengembalian
tersebut membutuhkan biaya dan waktu. Biaya yang harus ditanggung dapat berupa biaya bongkar muat dan biaya pengangkutan bahan baku ke perusahaan
pemasok. Perusahaan juga dapat kehilangan waktu dalam proses produksi. Jika
bahan baku yang dibeli segera harus digunakan dalam proses produksi, padahal bahan baku tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan, maka proses produksi
terpaksa akan berhenti sampai bahan baku yang sesuai dengan kebutuhan tiba digudang. Ini berarti perusahaan telah kehilangan kesempatan untuk mencapai
target produksi. Untuk mengatasi keadaan tersebut maka sebaiknya dokumen surat order
pembelian dibuat rangkap lima. Salah satu rangkapan dokumen tersebut
Universitas Sumatera Utara
diserahkan ke staf penerimaan, yang kemudian digunakan untuk mengecek faktur dari pemasok dan bahan baku diterima dari pemasok. Dengan demikian,
kemungkinan perusahaan menerima bahan baku yang tidak sesuai dengan kebutuhan semakin kecil, yang berarti memperkecil kemungkinan kerugian yang
timbul dari proses pembelian.
2. Prosedur Pengeluaran Kas
Kategori