Oleh sebab pentingnya dokumen dan catatan akuntansi maka di bawah ini akan diuraikan dokumen dan catatan yang digunakan dalam pengendalian intern
persediaan, yaitu :
1. Dokumen yang digunakan
Didalam prosedur pemilihan atau perolehan barang, digunakan dokumen- dokumen pembelian sebagai berikut:
a. Dokumen permintaan pembelian Merupakan formulir yang ditulis oleh kepala bagian yang membutuhkan
barang atau gudang atau bagian buku pembantu persediaan yang isinya meminta kepada bagian pembelian untuk membeli barang-barang atau jasa
seperti yang tercantum di dalam formulir tersebut. Contoh dokumen pembelian barang tertera pada Gambar 2.1
PT. SUKSES SELALU MEDAN
PERMINTAAN PEMBELIAN No : 01234
l Februari 1999 Kepada Yth. : Bagian Pembelian
RUDI GUDANG
Harap dibelikan barang-barang berikut ini Barang-barang ini dibutuhkan
-
tanggal 10 Februari 1999
Kuantitas Nama
Spesifikasi Kode Barang
Gambar 2.1. Dokumen Permintaan Pembelian Sumber : Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan
Metode, Edisi Kelima, Cetakan Kelima: BPFE UGM, Yogyakarta, 2002, hal.176.
Universitas Sumatera Utara
b. Dokumen Penawaran Harga Merupakan formulir yang dibuat oleh bagian pembelian untuk meminta
daftar harga dari penjual atau supplier c. Dokumen Order Pembelian yaitu suatu pesanan pembelian yang dibuat
bagian pembelian dan dikirimkan kepada penjual barang. Dokumen ini berisi permintaan kepada penjual untuk mengirimkan barang atau jasa tertentu.
Contoh dokumen permintaan atau order tertera pada Gambar 2.2
PT. SUKMA SENTOSA MEDAN
ORDER PEMBELIAN
Medan, 22 Februari 1999 Kepada Yth.
Toko Cempaka Jl. Merdeka No. 10
Medan
Nomor Order Pembelian : 00947 Nomor Permintaan Pembelian
: 00875 Harap Sdr. Kirim barang-barang berikut pada tanggal 27 Februari 1999
Kuantitas Keterangan
Harga Satuan Jumlah Barang
Gambar 2.2. Dokumen Order Pembelian Sumber: Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan
Metode, Edisi Kelima, Cetakan Kelima: BPFE UGM, Yogyakarta, 2002, hal.176.
d. Laporan Penerimaan Barang
Merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan barang-barang yang diterima.
Contoh dokumen penerimaan barang pada Gambar 2.3
Universitas Sumatera Utara
PT. SUKMA SENTOSA MEDAN
LAPORAN PENERIMAAN BARANG
Nomor LPB : 01223
Nomor Order Pembelian : 00947 Nomor Permintaan Pembelian :
00875 Diterima dari : Toko Cempaka
Via : Truk BK 5364 EM
Jumlah Peti
Berat Jumlah
Unit Keterangan
Tempat dalam gudang bagian
Dihitung oleh : Budi Tanggal
: 27 Februari 1999 Ditempatkan ke gudang oleh : Harum
Tanggal : 27 Januari
1999
Gambar 2.3. Dokumen Penerimaan Barang Sumber : Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan
Metode, Edisi Kelima, Cetakan Kelima: BPFE UGM, Yogyakarta, 2002, hal.178.
e. Dokumen persetujuan faktur Merupakan dokumen yang oleh bagian pembelian untuk menunjukkan bahwa
harga, perkalian, penjumlahan dalam faktur sudah benar dan barang yang diterima sesuai pesanan.
f. Dokumen memo kreditdebit
Memo debit merupakan dokumen yang diisi oleh bagian pembelian untuk menunjukkan barang-barang yang dikembalikan pada penjual. Memo kredit
merupakan dokumen yang diisi oleh bagian pembelian apabila barang dikirim
Universitas Sumatera Utara
melebihi jumlah pesanan dan kelebihan itu belum diperhitungkan dalam faktur penjual.
Contoh dokumen debit memo tertera pada Gambar 2.4
PT. SUKMA SENTOSA MEDAN
MEMO DEBIT No. 00510
Kepada Yth : Tangggal
: No. Faktur
: Tgl. Faktur
: No. Order Pembelian :
Rekening Saudara sudah kami terima denga jumlah sebagai berikut :
No Kuantitas
Keterangan Harga Satuan
Jumlah Barang
Keterangan :
Dikembalikan Via :
Bagian Pembelian
Gambar 2.4. Formulir Debit Memo Sumber: Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan
Metode, Edisi Kelima, Cetakan Kelima: BPFE UGM, Yogyakarta, 2002, hal.179.
2. Catatan Akuntansi yang digunakan