Dokumen yang digunakan Tinjauan Teoritis 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Oleh sebab pentingnya dokumen dan catatan akuntansi maka di bawah ini akan diuraikan dokumen dan catatan yang digunakan dalam pengendalian intern persediaan, yaitu :

1. Dokumen yang digunakan

Didalam prosedur pemilihan atau perolehan barang, digunakan dokumen- dokumen pembelian sebagai berikut: a. Dokumen permintaan pembelian Merupakan formulir yang ditulis oleh kepala bagian yang membutuhkan barang atau gudang atau bagian buku pembantu persediaan yang isinya meminta kepada bagian pembelian untuk membeli barang-barang atau jasa seperti yang tercantum di dalam formulir tersebut. Contoh dokumen pembelian barang tertera pada Gambar 2.1 PT. SUKSES SELALU MEDAN PERMINTAAN PEMBELIAN No : 01234 l Februari 1999 Kepada Yth. : Bagian Pembelian RUDI GUDANG Harap dibelikan barang-barang berikut ini Barang-barang ini dibutuhkan - tanggal 10 Februari 1999 Kuantitas Nama Spesifikasi Kode Barang Gambar 2.1. Dokumen Permintaan Pembelian Sumber : Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Cetakan Kelima: BPFE UGM, Yogyakarta, 2002, hal.176. Universitas Sumatera Utara b. Dokumen Penawaran Harga Merupakan formulir yang dibuat oleh bagian pembelian untuk meminta daftar harga dari penjual atau supplier c. Dokumen Order Pembelian yaitu suatu pesanan pembelian yang dibuat bagian pembelian dan dikirimkan kepada penjual barang. Dokumen ini berisi permintaan kepada penjual untuk mengirimkan barang atau jasa tertentu. Contoh dokumen permintaan atau order tertera pada Gambar 2.2 PT. SUKMA SENTOSA MEDAN ORDER PEMBELIAN Medan, 22 Februari 1999 Kepada Yth. Toko Cempaka Jl. Merdeka No. 10 Medan Nomor Order Pembelian : 00947 Nomor Permintaan Pembelian : 00875 Harap Sdr. Kirim barang-barang berikut pada tanggal 27 Februari 1999 Kuantitas Keterangan Harga Satuan Jumlah Barang Gambar 2.2. Dokumen Order Pembelian Sumber: Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Cetakan Kelima: BPFE UGM, Yogyakarta, 2002, hal.176. d. Laporan Penerimaan Barang Merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan barang-barang yang diterima. Contoh dokumen penerimaan barang pada Gambar 2.3 Universitas Sumatera Utara PT. SUKMA SENTOSA MEDAN LAPORAN PENERIMAAN BARANG Nomor LPB : 01223 Nomor Order Pembelian : 00947 Nomor Permintaan Pembelian : 00875 Diterima dari : Toko Cempaka Via : Truk BK 5364 EM Jumlah Peti Berat Jumlah Unit Keterangan Tempat dalam gudang bagian Dihitung oleh : Budi Tanggal : 27 Februari 1999 Ditempatkan ke gudang oleh : Harum Tanggal : 27 Januari 1999 Gambar 2.3. Dokumen Penerimaan Barang Sumber : Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Cetakan Kelima: BPFE UGM, Yogyakarta, 2002, hal.178. e. Dokumen persetujuan faktur Merupakan dokumen yang oleh bagian pembelian untuk menunjukkan bahwa harga, perkalian, penjumlahan dalam faktur sudah benar dan barang yang diterima sesuai pesanan. f. Dokumen memo kreditdebit Memo debit merupakan dokumen yang diisi oleh bagian pembelian untuk menunjukkan barang-barang yang dikembalikan pada penjual. Memo kredit merupakan dokumen yang diisi oleh bagian pembelian apabila barang dikirim Universitas Sumatera Utara melebihi jumlah pesanan dan kelebihan itu belum diperhitungkan dalam faktur penjual. Contoh dokumen debit memo tertera pada Gambar 2.4 PT. SUKMA SENTOSA MEDAN MEMO DEBIT No. 00510 Kepada Yth : Tangggal : No. Faktur : Tgl. Faktur : No. Order Pembelian : Rekening Saudara sudah kami terima denga jumlah sebagai berikut : No Kuantitas Keterangan Harga Satuan Jumlah Barang Keterangan : Dikembalikan Via : Bagian Pembelian Gambar 2.4. Formulir Debit Memo Sumber: Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Cetakan Kelima: BPFE UGM, Yogyakarta, 2002, hal.179.

2. Catatan Akuntansi yang digunakan