Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY

Gambar sistem informasi akuntansi pengeluaran kas prosesdur pengelolaan uang muka yang ada di PKBI DIY. Gambar 5.1 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY Prosedur Pengelolaan Uang Muka Sumber : PKBI DIY – 2017 dan data diolah Gambar 5.1 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY Prosedur Pengelolaan Uang Muka lanjutan Sumber : PKBI DIY – 2017 dan data diolah 2. Deskripsi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas prosedur pengadaan barang atau jasa yang ada di PKBI DIY. Karyawan PKBI DIY yang memerlukan dana untuk kebutuhan barang atau jasa perlu melalui prosedur pengadaan barang atau jasa. Setiap pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh PKBI DIY dimulai oleh pengguna dana dengan menyusun Permohonan Pengadaan Barang atau Jasa PPBJ yang kemudian diajukan ke bagian kerumahtanggan untuk direview dan disetujui. Setelah itu bagian manajer keuangan juga akan melakukan review kesesuaian PPBJ dengan anggaran. Apabila tidak sesuai dengan anggaran berarti PPBJ ditolak oleh manajer dan akan dikembalikan ke bagian kerumahtanggan untuk diberikan kembali kepada pengguna dana. Sebaliknya, jika PPBJ sesuai anggaran maka manajer keuangan akan melakukan otorisasi dengan menyetujui PPBJ tersebut dan diberikan kepada direktur eksekutif untuk diotorisasi. Pengajuan permohonan pengadaan barang jasa dilakukan paling lambat 5 lima hari kerja sebelum penggunaan. Setelah disetujui oleh direktur eksekutif, selanjutnya terdapat dua jenis prosedur pengadaan barang jasa. Prosedur yang pertama apabila pengadaan barang jasa yang diperlukan membutuhkan biaya kurang dari Rp 5.000.000,- maka oleh manajer keuangan PPBJ akan dilanjutkan ke prosedur pengeluaran pengeluaran melalui Bank untuk memperoleh dana yang dibutuhkan. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Prosedur pengadaan barangjasa yang kedua adalah jika pengadaan barang jasa memerlukan biaya yang lebih dari Rp 5.000.000,- maka akan diadakan proses pemilihan supplier atau penyedia jasa paling sedikit 3 tiga suppplier penyedia. Bagian kerumahtanggaan akan menerbitkan SPPH Surat Permintaan Penawaran Harga yang kemudian diberikan kepada penyedia barangjasa. Bagian kerumahtanggan juga akan melakukan pemilihan dan menyusun BAP Berita Acara Pemilihan saat memperoleh surat PH Penawaran Harga dari penyedia barangjasa. BAP kemudian diberikan ke manajer keuangan berserta dengan dokumen PH dan PPBJ untuk diperiksa kembali. Dokumen PH dan BAP yang telah diperiksa oleh manajer dikembalikan dan diarsipkan berdasarkan nomor BAP oleh bagian kerumahtanggaan. Dokumen PPBJ yang telah diperiksa akan dilanjutkan ke prosedur pengeluaran melalui bank. Bagian kerumahtanggan selanjutnya akan melakukan pembayaran barangjasa dengan uang tunai. Selesai pembayaran dilakukan, bersama dengan pengguna barang jasa dilakukan pemeriksaan kesesuain barangjasa dan menandatangani TTBKJ Tanda Terima BarangKontrak Jasa. Tanda terima tersebut akan diarsipkan oleh bagian kerumahtanggan berdasarkan tanggal. Gambar sistem informasi akuntansi pengeluaran kas prosesdur pengadaan barang atau jasa yang ada di PKBI DIY. Gambar 5.2 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa Sumber : PKBI DIY – 2017 dan data diolah Gambar 5.2 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa lanjutan Sumber : PKBI DIY – 2017 dan data diolah 3. Deskripsi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas prosedur pengelolaan kas kecil yang ada di PKBI DIY. Pembentukan dan perubahan kas kecil diajukan dalam Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil SP PKK yang disusun oleh staf keuangan dengan jumlah sebesar Rp 2.500.000,- yang disetujui oleh manajer keuangan dan direktur eksekutif. Atas dasar SP PKK yang telah disetujui tersebut, staf keuangan akan menyusun Formulir Permohonan Dana FPD dan mencatat penerimaan kas sebagai pengisian kas kecil ke buku kas. Dokumen SP PKK nantinya akan diarsipkan oleh staf keuangan dan FPD akan dilanjutkan ke prosedur pengeluaran melalui bank. Pemegang dana kas kecil akan melakukan pencatatan jurnal dengan mendebit akun Kas Kecil dan mengkredit akun Kas. Dana yang diterima untuk pengisian kas kecil akan disimpan dalam cash box atau lemari besi dan pemegang kuncinya adalah staf keuangan dan manajer keuangan. Staf keuangan bertanggungjawab menyimpan dan mengelola dana kas kecil. Pemeriksaan kas kecil secara fisik cash opname dilakukan oleh manajer keuangan secara periodik. Pengeluaran untuk kas kecil ini dilakukan hanya untuk keperluan mendesak. Pada saat pengeluaran kas kecil ini tidak dilakukan pencatatan. Penggunaan kas kecil di pakai untuk : pembelian ATK, transport lokal, fotocopy, dan kebutuhan rumah tangga PKBI DIY. Pengeluaran dana kas kecil ini diawali dengan pengguna dana kas kecil menyusun FPD. Kemudian, staf keuangan akan melakukan review PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI kesesuaian FPD dengan anggaran. Pengeluaran dana kas kecil per item anggaran maksimal adalah Rp 300.000,-. Apabila FPD tidak sesuai berarti FPD ditolak dan akan dikembalikan kepada pengguna dana. Jika FPD sesuai dan disetujui maka staf keuangan akan memprosesnya dengan menerbitkan BPK Bukti Pengeluaran 2 rangkap. Lembar BPK pertama diberikan kepada pengguna kas kecil beserta uang yang dibutuhkan. Lembar BPK kedua akan dijadikan bukti sebgai dasar pencatatan pengeluaran ke Buku Kas BK dan diarsipkan. Gambar sistem informasi akuntansi pengeluaran kas prosesdur pengelolaan kas kecil yang ada di PKBI DIY. Gambar 5.3 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY Prosedur Pengelolaan Kas Kecil Sumber : PKBI DIY – 2017 dan data diolah Gambar 5.3 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY Prosedur Pengelolaan Kas Kecil lanjutan Sumber : PKBI DIY – 2017 dan data diolah Gambar 5.3 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY Prosedur Pengelolaan Kas Kecil lanjutan Sumber : PKBI DIY – 2017 dan data diolah 4. Deskripsi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas kas prosedur pengeluaran melalui bank yang ada di PKBI DIY. Pengeluaran dana selain untuk program dan pengadaan barangjasa yang dilakukan PKBI adalah pembagian gaji. Penggajian di PKBI selalu dilakukan tepat waktu pada tanggal 27 atau lebih awal. Bagian staf keuangan perlu membuat dan mengajukan permohonan pembayaran uang muka dan formulir permohonan dana untuk pembayaran gaji staf beserta dengan lampiran daftar karyawannya. Proses penggajian ini langsung dilakukan dengan prosedur pengeluaran melalui bank. Manajer keuangan akan mereview kembali seluruh formulir dan menyiapkan cek. Cek ini harus diotorisasi oleh dua dari tiga orang pejabat yang berwenang. Direktur Eksekutif yang akan mereview kesesuaian cek dan memberi tandatangan. Setelah disetujui direktur eksekutif, Pengurus Harian Daerah dan atau bendahara juga menandatangani cek. Proses penarikan dan pengambilan dana dilakukan oleh karyawan PKBI DIY di Bank CIMB Niaga. Setelah dilakukan penarikan maka teller Bank CIMB Niaga akan memberikan uang tunai sesuai dengan cek atau menerbitkan BTB Bukti Transfer Bank. BTB merupakan bukti penarikan dana dengan menyetorkan uang melalui bank dengan jumlah yang telah ditentukan sesuai dengan tanggal yang tertera dikuitansi tersebut. Kemudian, bagian keuangan juga akan membuat BPK Bukti Pengeluaran Bank dan digunakan untuk mencatat pengeluaran ke BB Buku Bank. Gambar sistem informasi akuntansi pengeluaran kas prosesdur pengeluaran melalui bank yang ada di PKBI DIY. Gambar 5.4 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY Prosedur Pengeluaran Melalui Bank Sumber : PKBI DIY – 2017 dan data diolah Gambar 5.4 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY Prosedur Pengeluaran Melalui Bank lanjutan Sumber : PKBI DIY – 2017 dan data diolah

B. Mengidentifikasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi

Pengeluaran Kas di PKBI DIY 1. Mengidentifikasi komponen utama Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY. a. Orang-orang dalam Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas PKBI DIY : 1 Pengguna dana, sebagai pelaku yang memerlukan dana atau bagian yang menjalankan fungsi yang memerlukan kas pada unsur sistem informasi pengeluaran kas. Pengguna dana ini adalah kerumahtanggaan koordinator program manajer atau direktur cabang PKBI DIY. 2 Kerumahtanggaan, menjalankan fungsi pengadaan barang jasa yang tugasnya adalah membeli barang, membuat penawaran harga dan memilih supplier . 3 Staf Akuntansi, menjalankan fungsi akuntansi pada unsur sistem informasi pengeluaran kas, tugasnya adalah mencatat segala transaksi pengeluaran kas dengan menginput ke dalam software accounting SAKU PKBI. 4 Staf Keuangan, menjalankan fungsi kas pada unsur sistem informasi pengeluaran kas. 5 Manajer keuangan, menjalankan fungsi pemeriksa intern dan fungsi pengesahaan pada unsur sistem informasi pengeluaran kas. 6 Direktur Eksekutif dan PHD sebagai pejabat berwenang di PKBI DIY yang menjalankan fungsi pengesahan. b. Prosedur-prosedur, terdapat beberapa prosedur yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY. Prosedur- prosedur yang digunakan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data menggunakan prosedur dengan cara manual dan terkomputerisasi. Prosedur yang terdapat pada sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY, yaitu: 1 Prosedur pembuatan permintaan dana Prosedur ini dilakukan pada saat PKBI DIY pengguna dana membutuhkan dana. Pengguna dana perlu membuat atau mengajukan Formulir Permohonan Dana ke bagian keuangan. 2 Prosedur pengadaan barang atau jasa Prosedur ini dilakukan oleh Pengguna barang atau jasa melalui bagian kerumahtanggaan apabila terdapat kebutuhan barang atau jasa. Pengguna perlu membuat atau mengajukan Formulir Permohonan Pengadaan Barang Jasa ke bagian kerumahtanggaan. 3 Prosedur pengeluaran kas Prosedur ini dilakukan dengan dua cara. Pertama yaitu melalui sistem dana kas kecil atau dengan uang tunai yang terdapat pada prosedur pengelolaan uang kas. Cara yang kedua dilakukan menggunakan cek atau dengan prosedur pengeluaran melalui bank. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Pengeluaran kas akan dilakukan apabila ada pemohon yang memerlukan dana. 4 Prosedur pencatatan kas Pencatatan dilakukan guna mencatat semua transaksi pengeluaran kas. Prosedur ini dilakukan oleh staf akuntansi dengan menginput seluruh transaksi pengeluaran yang ada ke dalam software accounting SAKU PKBI. c. Data yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY adalah berupa dokumen dan catatan. Dokumen yang berkaitan dengan pengeluaran kas adalah Form Permohonan Pengadaan Barang Jasa, Form Permohonan Pembayaran Uang Muka, Form Permohonan Uang Muka Perjalanan, Form Permohonanan Dana, Bukti Pengeluaran Bank , Form Bukti Pertanggungjawaban Permintaan Uang Muka, Form Pertanggungjawaban Uang Muka Perjalanan, Nota Pembelian, Tanda Terima Barang Kontrak Jasa, Bukti Pengeluaran Kas, Surat Permintaan Penawaran Harga, Berita Acara Pemilihan, Cek, Kuitansi. Catatan yang berkaitan dengan pengeluaran kas adalah Buku Kas, Buku Bank, Jurnal Pengeluaran Kas. d. Perangkat lunak adalah software yang ada pada komputer-komputer di PKBI DIY. Software yang digunakan di PKBI DIY adalah Sofware SAKU PKBI. Software ini diperoleh dari PKBI pusat dan telah digunakan oleh PKBI DIY sejak tahun 2014. Software SAKU PKBI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI