Mengidentifikasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi

Pengeluaran kas akan dilakukan apabila ada pemohon yang memerlukan dana. 4 Prosedur pencatatan kas Pencatatan dilakukan guna mencatat semua transaksi pengeluaran kas. Prosedur ini dilakukan oleh staf akuntansi dengan menginput seluruh transaksi pengeluaran yang ada ke dalam software accounting SAKU PKBI. c. Data yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY adalah berupa dokumen dan catatan. Dokumen yang berkaitan dengan pengeluaran kas adalah Form Permohonan Pengadaan Barang Jasa, Form Permohonan Pembayaran Uang Muka, Form Permohonan Uang Muka Perjalanan, Form Permohonanan Dana, Bukti Pengeluaran Bank , Form Bukti Pertanggungjawaban Permintaan Uang Muka, Form Pertanggungjawaban Uang Muka Perjalanan, Nota Pembelian, Tanda Terima Barang Kontrak Jasa, Bukti Pengeluaran Kas, Surat Permintaan Penawaran Harga, Berita Acara Pemilihan, Cek, Kuitansi. Catatan yang berkaitan dengan pengeluaran kas adalah Buku Kas, Buku Bank, Jurnal Pengeluaran Kas. d. Perangkat lunak adalah software yang ada pada komputer-komputer di PKBI DIY. Software yang digunakan di PKBI DIY adalah Sofware SAKU PKBI. Software ini diperoleh dari PKBI pusat dan telah digunakan oleh PKBI DIY sejak tahun 2014. Software SAKU PKBI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI berfungsi sebagai perangkat lunak untuk menginput semua transaksi pengeluaran kas. Hal ini dapat membantu fungsi-fungsi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dalam menjalankan tugasnya. Software ini selalu ada pembaharuan atau di update dari pusat PKBI di Jakarta. e. Infrastruktur Teknologi Informasi sangat diperlukan untuk membantu kinerja atau proses pelaksanaan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas. Infrastruktur teknologi informasi yang tersedia di PKBI DIY adalah 4 empat unit perangkat komputer, jaringan wifi yang ada disetiap lantai, telepon kabel, printer dengan mesin fotocopy serta scanner, alat FAX, dan proyektor. Adanya infrastruktur teknologi informasi yang tersedia di PKBI DIY ini dapat membantu pengguna sistem informasi akuntansi dalam menjalankan tugasnya dengan tepat waktu. 2. Mengidentifikasi komponen Sistem Informasi Akuntansi Unsur Pengendalian Internal yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY. a. Organisasi 1 Fungsi kas sudah terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi yang menjalankan penyimpanan kas di PKBI DIY adalah staf keuangan, sedangkan yang melaksanakan fungsi akuntansi adalah staf akuntansi. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 2 Setiap transaksi pengeluaran kas yang ada di PKBI DIY dilaksanakan oleh fungsi kas mendapat campur tangan dari pihak lain, seperti kerumahtanggaan yang menjalankan proses pengadaan barang , staf akuntansi yang melaksanakan fungsi akuntansi dan manajer keuangan yang melakukan pengecekan seluruh transaksi yang ada, hingga bagian pengesahan atau otorisasi dari Direktur dan Pengurus Harian Daerah PHD. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1 Setiap pengeluaran kas dengan cek dicatat ke dalam bukti pengeluaran bank dan harus mendapat otorisasi dari direktur eksekutif dan PHD. Begitu pula pengeluaran kas secara tunai akan dicatat ke dalam bukti pengeluaran kas dan harus diotorisasi oleh bagian keuangan pemegang dana kas. 2 Setiap pembukaan dan penutupan rekening bank atas nama PKBI DIY harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang yaitu dari direktur dan PHD. 3 Setiap pencatatan dalam jurnal pengeluaran didasarkan atas bukti kas keluar yang diotorisasi oleh pihak yang berwenang dengan formulir pertanggungjawaban dan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap berupa nota. 4 Setiap transaksi pengeluran dicatat dan diinput menggunakan Software SAKU PKBI. Software ini hanya dapat diakses oleh pengguna yang sah yaitu staf akuntansi dan manajer keuangan di PKBI DIY. Akses terhadap software tersebut memerlukan user ID dan password khusus. 5 Pencatatan dan pemrosesan data di PKBI menggunakan software sehingga sistem informasi sudah relevan dan tepat waktu serta ada otorisasi data dari pejabat berwenang. c. Praktik yang Sehat 1 Saldo kas yang ada ditangan disimpan secara khusus menggunakan brankas lemari besi dengan 2 buah kunci yang dipegang oleh staf keuangan dan manajer keuangan. 2 Setiap dokumen untuk transaksi pelunasan selalu dibubuhi cap “lunas” oleh staf keuangan setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan. 3 Penggunaan rekening koran di PKBI DIY sudah dilakukan secara online. Fungsi kas dan bagian akuntansi terlibat dalam mengecek kebenaran catatan kas PKBI DIY. 4 Terdapat dua sistem pengeluaran yang dilakukan PKBI DIY yaitu pngeluaran kas dengan cek melalui bank dan melalui kas kecil. 5 Secara periodik dilakuakan pencocokan jumlah kas fisik yang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan. 6 Setiap ada transaksi pengeluaran dengan cek, untuk penggunaan cek sudah tertera urutan nomor cek. 7 Uang tunai yang ada di tangan dan dalam perjalanan di PKBI DIY tidak memerlukan asuransi karena jumlah uang tunai yang PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI ada tidak terlalu besar dan belum pernah terjadi kehilangan. 8 Semua pengeluaran dengan cek dilakukan atas nama pengguna dana atau perusahaan pembayaran, cek atas nama tersebut dilakukan sesuai dengan keperluan di PKBI DIY d. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya 1 Seleksi karyawan di PKBI DIY dilaksanakan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya, sesuai dengan peraturan yang tertera pada pedoman ketenagaan PKBI. 2 PKBI DIY memberikan kesempatan kepada karyawan untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi 3. Mendeskripsikan dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI. Dalam PKBI DIY terdapat dokumen-dokumen yang terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas, yaitu: a. Formulir Permohonan Pengadaan Barang Jasa PBJ Dokumen ini dibuat oleh pengguna baranjasa pada saat memerlukan barang dan dokumen ini berupa uraian nama barang jasa yang dibutuhkan untuk dibeli oleh kerumahtanggaan. Formulir ini sudah direalisasikan berdasarkan nomor urut PBJ, tanggal, divisi, uraian nama barang, anggaran harga barang, kuantitas barang, dan keterangan penggunaan barang serta nama supplier . PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI b. Surat Permintaan Penawaran Harga PPH Surat ini berupa uraian nama dan jumlah barang serta penjelasan untuk penawaran harga yang diinginkan PKBI DIY. Terdapat pula syarat pembelian barang dengan jangka waktu pengiriman barang. Formulir PPH ini sudah direalisasikan berdasarkan nomor urut PH, tanggal, uraian nama barang, jumlah barang, harga penawaran barang, dan keterangan. Bagian kerumahtanggan yang akan menerbitkan Surat Permintaan Penawaran Harga apabila Pengeluaran yang dianggarkan lebih dari Rp 5.000.000,- c. Berita Acara Pemilihan BAP Berita Acara Pemilihan merupakan dokumen yang dibuat oleh kerumahtanggan untuk menjawab berdasrkan Surat PPH sebelumnya. BAP ini mendokumentasikan data pemilihan supplier sebagai penyedia barang jasa. Pada dokumen ini terdapat nomor BAP, tanggal, nama supplier yang dipilih, harga penawaran dan penjelasannya. BAP ini juga menyebutkan secara jelas kriteria atas alasan pemilihan dan keterangan. d. Formulir Permohonan Pembayaran Uang Muka Formulir ini diajukan oleh pengguna dana dengan rincian penggunaan uang muka berupa uraian kegunaan dan jumlah uang yang dibutuhkan. Formulir ini direalisasikan berdasarkan tanggal dan terdapat nama lengkap pengguna dana atau yang akan bertanggungjawab sebgai penerima dan jumlah uangnya. e. Bukti Pengeluaran Bank Dokumen ini diterbitkan oleh manajer keuangan pada saat cek dicairkan. Dokumen ini terdapat dua rangkap. Rangkap pertama berwana putih, diserahkan kepada pengguna dana bersana dengan uang yang tertera pada dokumen tersebut. Rangkap kedua berwarna merah muda digunakan sebgai dasar pencatatan pengeluaran ke Buku Bank dan nantinya akan diarsipkan. f. Cek Manajer Keuangan yang bertugas menyiapkan dokumen ini untuk mencairkan dana atau uang di Bank CIMB Niaga. Cek harus ditandatangani dan diotrisasi dua dari tiga orang yang berwenang yaitu oleh bendahara direktur eksekutif Pengurus Harian Daerah. g. Formulir Permohonanan Dana Dokumen ini dibuat oleh pemohon pengguna dana berupa uraian keperluan dana dengan kode program dan uraian kegiatan serta jumlah dana yang dibutuhkan. Formulir ini nantinya akan diriview oleh manajer keuangan dan ditandatangani oleh Direktur Eksekutif. h. Form Bukti Pertangguangjawaban Permintaan Uang Muka Dokumen ini dibuat oleh pihak pngguna dana seperti pelaksana atau penanggungjawab kegiatan program. Berisi rincian biaya yang digunakan untuk operasional kegiatan atau program PKBI DIY dengan tanggal pelaporan. Dokumen ini sebagai laporan pertanggungjawaban penggunaan dana dan diserahkan bersama PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI dengan dokumen pendukung berupa nota-nota yang dibuat oleh pihak terkait supplier . i. Nota Pembelian dan atau Tanda Terima BarangKontrak Jasa Bukti kas keluar di PKBI DIY adalah dokumen pendukung berupa nota atau kuitansi yang nantinya dilampirkan bersama laporan pertanggungjawaban. Dokumen ini diterbitkan oleh supplier pada saat PKBI DIY melakukan pembayaran kepada supplier . Dokumen ini nantinya akan diarsipkan berdasarkan tanggal dan dicatat dengan menggunakan sofware Accounting SAKU PKBI. Setelah dokumen ini menjadi laporan pengeluaran kas maka dokumen ini akan diserahkan ke staf keuangan untuk dilakukan pemeriksaan. 4. Mendeskripsikan Catatan yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY. Dalam PKBI DIY terdapat Catatan-catatan yang terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas, yaitu: a. Buku Bank Buku bank mencatat semua informasi terkait transaksi pengeluaran dana kas di Bank yang dilakukan oleh PKBI DIY. b. Jurnal Pengeluaran Kas Semua transaksi pengeluaran kas yang terjadi di PKBI DIY, dicatat oleh staf akuntansi dengan menggunakan program komputer yaitu software SAKU PKBI. Jurnal pengeluaran ini dibuat berdasarkan PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI bukti pengeluaran kas berupa kuitansi atau nota. c. Register Cek Terdapat register cek ketika PKBI DIY mengeluarkan cek pada saat pengambilan dana untuk pembentukan dana kas kecil. d. Buku Kas Buku kas mencatat semua informasi penerimaan dan pengeluaran dana kas kecil yang dilakukan oleh PKBI DIY. 5. Mendeskripsikan fungsi yang terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY. Dalam PKBI DIY terdapat fungsi-fungsi yang terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas, yaitu: a. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas Pihak-pihak yang memerlukan kas pada prosedur pengeluaran kas disebut Pengguna Dana. Pengguna dana adalah pelakuorang yang membutuhkan dana untuk membiayai segala keperluan dan pelaksanakan program PKBI DIY. Pengguna dan harus mengajukan pemohonan dana dan mendapatkan persetujuan dari direktur eksekutif dan PHD. Setelah disetujui maka manajer keuangan akan mengeluarkan dana yang diperlukan. b. Fungsi Kas Manajer keuangan bertanggungjawab menyiapkan cek, memintakan otorisasi atas cek kepada direktur eksekutif dan PHD. c. Fungsi akuntansi Fungsi ini dilakukan oleh staf akuntansi. Bagian keuangan ini akan melakukan pencatatan atas pembelian barangjasa. Setelah transaksi pengeluaran kas tercatat, maka manajer keuangan akan mereview dan menyerahkan laporan keuangan kepada direktur eksekutif untuk diperiksa dan diotorisasi. d. Fungsi pemegang dana kas kecil Fungsi ini bertanggungjawab menyimpan, mengeluarkan kas, dan melakukan pengisian kembali dana kas kecil. Fungsi ini dilakukan oleh staf keuangan. e. Fungsi pemeriksaan intern Fungsi pemeriksaan internal dilakukan oleh Manajer Keuangan. Manajer Keuangan bertugas memeriksa transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang di kerjakan oleh pemohon atau bagian kerumahtanggan sebelum ditandatangani oleh direktur eksekutif. f. Fungsi Pengesahan Fungsi ini dilakukan oleh direktur eksekutif dan PHD. Bagian ini bertugas dan berfungsi untuk mengesahkan surat-surat yang bersangkutan dengan pengeluaran kas, seperti Dokumen Permohonan Pengadaan BarangJasa, Dokumen Permohonan Dana, Surat Penawaran Harga, Berita Acara Pemilihan Supplier, Cek, dll.

C. Pembahasan Evaluasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi

Pengeluaran Kas di PKBI DIY dengan Teori Evaluasi ini bertujuan untuk membandingkan kesesuaian antara kajian teori sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dengan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang ada di PKBI DIY. Berdasarkan uraian teori mengenai sistem informasi akuntansi pengeluaran kas serta deskripsi mengenai sistem informasi pengeluaran kas yang ada di PKBI DIY, maka evaluasi dengan tabel penyesuaian yang telah penulis lakukan dijelaskan di Tabel 5.1, Tabel 5.2, Tabel 5.3, Tabel 5.4, Tabel 5.5, Tabel 5.6, Tabel 5.7, dan Tabel 5.8. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 74 Tabel 5.1 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi dengan Unsur Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi menurut Romney No Teori Komponen SIA Praktik Fakta Sesuai Tidak sesuai Keterangan 1 Orang yang menggunakan sistem. Orang-orang yang mengoperasikan sistem informasi akuntansi dan melaksanakan berbagai fungsi. Pengguna dana, menjalankan fungsi yang memerlukan kas pada unsur sistem informasi pengeluaran kas. Sesuai. Setiap orang atau pelaku sistem telah menjalankan fungsinya pada unsur sistem informasi akuntansi pengeluaran kas. Kerumahtanggan, menjalankan fungsi pengadaan barangjasa di PKBI DIY yang bertugas membeli barang. Staf Akuntansi, menjalankan fungsi akuntansi pada unsur sistem informasi pengeluaran kas. Staf Keuangan, menjalankan fungsi kas pada unsur sistem informasi pengeluaran kas. Manajer Keuangan, menjalankan fungsi Pengesahan dan fungsi pemeriksa intern pada unsur sistem informasi pengeluaran kas. Direktur Eksekutif dan PHD, menjalankan fungsi pengesahan pada unsur sistem informasi pengeluaran kas dengan mengotorisasi segala transaksi di PKBI DIY. 2 Prosedur-prosedur. Prosedur yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas organisasi. Prosedur Pembuatan Permintaan Dana Prosedur ini dilakukan pada saat pengguna dana atau karyawan PKBI membutuhkan dana. Sesuai. Setiap prosedur dilakukan oleh setiap bagian dan pelaku yang menjalankan fungsi pada sistem informasi pengeluaran kas. Prosedur Pembelian Pengadaan Barang atau Jasa Prosedur ini dilakukan oleh pengguna barang jasa melalui bagian kerumahtanggaan apabila terdapat kebutuhan barang atau keperluan pembelian barang. Sumber: Romney and Steinbart 2015: 11 dan hasil wawancara 75 Tabel 5.1 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi dengan Unsur Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi menurut Romney lanjutan No Teori Komponen SIA Praktik Fakta Sesuai Tidak sesuai Keterangan Prosedur yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas organisasi. Prosedur Pengeluaran Kas. Prosedur ini dilakukan dengan 2cara. Pertama yaitu melalui sistem dana kas kecil atau dengan uang tunai yang terdapat pada prosedur pengelolaan uang kas. Cara yang kedua dilakukan menggunakan cek atau dengan prosedur pengeluaran melalui bank. Pengeluaran dilakukan apabila ada pengguna dana yang memerlukan dana. Sesuai Setiap prosedur dilakukan oleh setiap bagian dan pelaku yang menjalankan fungsi pada sistem informasi pengeluaran kas. Prosedur Pencatatan Kas. Pencatatan dilakukan guna mencatat semua transaksi pengeluaran kas, dilakukan oleh staff accounting . 3 Data. Data mengenai proses-proses organisasi bisnis berupa dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi. Form Permohonan Pengadaan Barang atau Jasa Sesuai. Form ini diajukan untuk pengeluaran dana sesuai dengan kebutuhan dana. Form Pembayaran Uang Muka Form Permohonan Uang Muka Perjalanan Form Permohonanan Dana Bukti Pengeluaran Bank Sesuai. Dokumen ini sebagai bukti pengeluaran kas di Bank. Sumber: Romney and Steinbart 2015: 11 dan hasil wawancara